TATA NASKAH DINAS

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis dan

format, teknik penyusunan, kewenangan

penandatanganan serta pengamanan Naskah Dinas

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh

pejabat yang berwenang di lingkungan Badan

Kepegawaian Negara dalam rangka penyelenggaraan

tugas pemerintahan dan pembangunan.

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, serta perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

1. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang

menggambarkan tata letak dan redaksional, serta

penggunaan lambang negara atau logo dan cap lembaga.

1. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah

hak dan kewajiban yang melekat pada pejabat yang

berwenang untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai

dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada

jabatannya.

1. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan

dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

1. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas

Badan Kepegawaian Negara.

1. Cap Dinas adalah tulisan, lambang tingkat jabatan,

dan/atau jabatan di lingkungan Badan Kepegawaian

Negara yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah

serta dibubuhkan dengan alat khusus pada ruang tanda

tangan.

1. Kop Surat adalah identitas pada Naskah Dinas, yang

terdiri atas lambang Garuda Pancasila dan tulisan

Badan Kepegawaian Negara serta alamat lengkap tanpa

singkatan, kode pos, telepon, faksimile, laman (website),

pos elektronik (pos-el), dan garis tebal yang ditempatkan

pada bagian atas kertas.

1. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam

(acid free), yang memiliki tingkat keasaman rendah,

memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka

waktu lama.

1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat

BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang

diberi kewenangan melakukan pembinaan dan

menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara

secara nasional sebagaimana diatur dalam undang-

undang.

1. Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara yang

selanjutnya disebut Kanreg BKN adalah instansi Badan

Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan

Kepegawaian Negara.

1. Pusat Pengembangan Kepegawaian Aparatur Sipil Negara

adalah unsur pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi

BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala BKN melalui Sekretaris Utama.

1. Unit Penyelenggara Seleksi Calon dan Penilaian

Kompetensi Pegawai ASN yang selanjutnya disebut UPT

BKN adalah unit pelaksana teknis di lingkungan BKN

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Deputi yang membidangi Sistem Informasi Kepegawaian

melalui Kepala Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kerja

Kanreg BKN yang bersangkutan.

1. Perubahan adalah berubahnya bagian tertentu dari

Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar

perubahan.

1. Pencabutan adalah cara mencabut Naskah Dinas

tertentu karena bertentangan, tidak sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, atau

Naskah Dinas yang baru ditetapkan.

1. Pembatalan adalah cara menyatakan bahwa seluruh

materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui

suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang

baru.

1. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap

sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat

dalam Naskah Dinas yang baru.

1. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian Badan

Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat SAPK

BKN adalah sistem informasi berbasis komputer yang

disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian

yang terkoneksi dalam jejaring atau secara daring

(secara online) antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN,

dan instansi yang terkait dengan menggunakan jejaring

komunikasi data.

Bagian Kesatu

Tujuan

Tata Naskah Dinas di lingkungan BKN bertujuan agar:

• menjadi pedoman bagi unit kerja di lingkungan BKN

dalam menyusun Naskah Dinas; dan

• memperlancar tata komunikasi kedinasan dalam bentuk

tertulis, baik di lingkungan BKN maupun antara BKN

dan kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian.

Bagian Kedua

Ruang Lingkup

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di lingkungan BKN terdiri

atas:

• jenis dan format Naskah Dinas;

• pembuatan Naskah Dinas;

• tanda tangan elektronik Naskah Dinas;

• kewenangan penandatanganan Naskah Dinas; dan

• pengamanan Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas di lingkungan BKN terdiri atas:

• Naskah Dinas arahan;

• Naskah Dinas korespondensi;

• Naskah Dinas khusus;

• Naskah Dinas lainnya;

• Laporan; dan

• Telaahan Staf.

Bagian Kesatu

Naskah Dinas Arahan

(1) Naskah Dinas arahan terdiri atas Naskah Dinas

pengaturan, Naskah Dinas penetapan, dan Naskah

Dinas penugasan.

(2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) terdiri dari peraturan, instruksi, prosedur

operasional standar administrasi pemerintahan, dan

surat edaran.

(3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan.

(4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) disusun dalam bentuk surat tugas.

Paragraf 1

Peraturan

Peraturan merupakan jenis Naskah Dinas yang berisi

pengaturan, yang dikeluarkan Kepala BKN, serta yang

bersifat mengikat dan berlaku secara umum, baik di

lingkungan BKN maupun di lingkungan

kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian.

Kepala BKN berwenang menetapkan dan menandatangani

peraturan.

Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas

pengaturan yang berupa peraturan, pada halaman pertama

Naskah Dinas menggunakan Kop Surat yang terdiri atas

gambar lambang negara Garuda Pancasila dan tulisan Badan

Kepegawaian Negara.

Gambar lambang negara Garuda Pancasila diletakkan di

bagian tengah atas pada halaman pertama dokumen dan

digunakan untuk Naskah Dinas Pengaturan yang

ditandatangani Kepala BKN, dengan ketentuan sebagai

berikut:

• Gambar lambang negara Garuda Pancasila berwarna

emas timbul dengan ukuran panjang dan tinggi: 3 cm

(tiga sentimeter) x 3,1 cm (tiga koma satu sentimeter).

• Jenis huruf menggunakan Bookman Old Style ditulis

menggunakan huruf kapital dengan ukuran 13 (tiga

belas) serta dengan ketentuan cetak huruf ditebalkan.

• Kop Naskah Dinas Pengaturan berbentuk simetris.

Susunan Peraturan terdiri atas:

• judul;

• pembukaan;

• batang tubuh;

• penutup;

• penjelasan (jika diperlukan); dan

• lampiran (jika diperlukan).

Ketentuan mengenai teknis penyusunan Peraturan dibuat

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada

pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu serta

lengkap dan aman.

(2) Naskah asli peraturan yang ditandatangani harus

disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang

mempunyai tugas, antara lain, melaksanakan

dokumentasi, publikasi dan informasi peraturan

perundang-undangan di bidang kepegawaian.

Format Naskah Dinas pengaturan yang berupa Peraturan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dibuat sesuai dengan

contoh yang tercantum pada angka 1 Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan

ini.

Paragraf 2

Instruksi

Instruksi merupakan jenis Naskah Dinas yang memuat

perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan

suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-

undangan.

(1) Pejabat yang berwenang menetapkan dan

menandatangani Instruksi adalah Kepala BKN.

(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat

dilimpahkan kepada pejabat lain.

Susunan Instruksi terdiri atas:

• kepala;

• batang tubuh; dan

• kaki.

Bagian kepala Instruksi terdiri atas:

• kop Instruksi menggunakan Lambang Negara;

• frasa Instruksi Kepala Badan Kepegawaian Negara

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris;

• nomor Instruksi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital

secara simetris;

• kata tentang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital

secara simetris;

• judul Instruksi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital

secara simetris; dan

• frasa Kepala Badan Kepegawaian Negara ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri dengan

tanda baca koma (,) secara simetris.

Bagian batang tubuh Instruksi terdiri atas:

• bagian konsiderans Instruksi memuat:

1. latar belakang penetapan Instruksi dan/atau dasar

hukum sebagai landasan penetapan Instruksi; dan

1. bagian konsiderans diakhiri dengan tanda baca

titik koma (;);

• bagian diktum dimulai dengan kalimat dengan ini

memberi Instruksi dan dilanjutkan dengan kata kepada

yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan

tanda baca titik dua (:);

• nama pejabat yang menerima Instruksi diawali dengan

angka bilangan (1, 2, dst.) dan diakhiri dengan tanda

baca titik koma (;);

• substansi Instruksi diawali dengan kata untuk yang

ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti tanda baca

titik dua (:), yang diuraikan ke dalam bentuk kalimat

yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst.;

dan

• Kata kesatu, kedua, ketiga, dst., ditulis seluruhnya

dengan huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah

dan terdiri atas:

• tempat (kota sesuai dengan alamat Badan Kepegawaian

Negara) dan tanggal penetapan Instruksi;

• nama Kepala Badan Kepegawaian Negara yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma

(,);

• tanda tangan Kepala Badan Kepegawaian Negara; dan

• nama Kepala Badan Kepegawaian Negara yang ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara

cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman.

(2) Pendistribusian Instruksi sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) diikuti tindakan pengendalian dengan

menggunakan buku ekspedisi atau media elektronik.

(3) Naskah asli dan salinan Instruksi yang ditandatangani

harus disimpan sebagai pertinggal pada unit kerja yang

mempunyai fungsi, antara lain, dokumentasi, publikasi,

dan informasi peraturan perundang-undangan dan

disampaikan kepada pihak yang berhak.

Format Naskah Dinas pengaturan yang berupa Instruksi

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 dibuat sesuai dengan

contoh yang tercantum pada angka 2 Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan

ini.

Paragraf 3

Prosedur Operasional Standar Administrasi Pemerintahan

Prosedur operasional standar administrasi pemerintahan

yang selanjutnya disingkat POS AP merupakan jenis Naskah

Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan

urutan kegiatan tertentu.

POS AP bertujuan agar:

• menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat

penyampaian petunjuk;

• memudahkan tugas;

• memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan

kegiatan; dan

• meningkatkan kerjasama antara pimpinan, pejabat

fungsional, dan pejabat pelaksana.

POS AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat

pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama,

dan/atau pejabat pimpinan UPT BKN.

Susunan POS AP terdiri atas:

• halaman judul;

• keputusan pimpinan;

• daftar isi;

• penjelasan singkat penggunaan;

• bagian identitas;

• bagian bagan alir (flowchart); dan

• bagian pendukung.

(1) Halaman judul sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25

huruf a, merupakan halaman pertama sebagai

sampul muka sebuah POS AP .

(2) Halaman judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

berisi informasi mengenai:

• judul POS AP ;

• nama unit kerja;

• tahun pembuatan; dan

• informasi lain yang diperlukan.

(1) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 25 huruf b merupakan landasan kekuatan

mengikat suatu POS AP.

(2) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) diletakan setelah halaman judul.

Daftar isi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c

digunakan untuk membantu mempercepat pencarian

informasi dari POS AP terkait.

(1) Penjelasan singkat penggunaan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 25 huruf d memuat penjelasan bagaimana

membaca dan menggunakan POS AP .

(2) Materi penjelasan singkat penggunaan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), meliputi:

• ruang lingkup yang menjelaskan tujuan prosedur

dibuat dan menjelaskan kebutuhan organisasi;

• ringkasan yang memuat keterangan singkat

mengenai prosedur yang dibuat.

Bagian identitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25

huruf e dijelaskan sebagai berikut:

• logo BKN dan nomenklatur unit kerja pembuat;

• nomor POS AP, yang diisi dengan nomor secara

berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim;

• tanggal pengesahan, yang diisi tanggal pengesahan POS

AP oleh pejabat yang berwenang di unit kerja;

• tanggal revisi, yang diisi tanggal POS AP direvisi atau

tanggal rencana diperiksa kembali POS AP yang

bersangkutan;

• pengesahan dilakukan oleh pejabat yang berwenang

pada unit kerja setingkat jabatan pimpinan tinggi madya

dan pratama dan/atau jabatan pimpinan UPT BKN;

• pengesahan sebagaimana dimaksud pada huruf e yang

berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat

tanpa mencantumkan gelar, nomor induk pegawai, serta

Cap Dinas BKN;

• judul POS AP, yang diisi sesuai dengan kegiatan yang

berdasarkan tugas dan fungsi;

• dasar hukum, yang berupa peraturan perundang-

undangan yang mendasari penyusunan POS AP beserta

aturan pelaksanaannya;

• keterkaitan, yang memberikan penjelasan mengenai

keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan

prosedur lain yang distandarkan (POS lain yang terkait

secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan dan

menjadi bagian dari kegiatan tersebut);

• peringatan, memberikan penjelasan mengenai

kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan

atau tidak dilaksanakan;

• kualifikasi pelaksana, yang memberikan penjelasan

mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam

melaksanakan perannya pada prosedur yang

distandarkan;

• peralatan dan perlengkapan, yang memberikan