TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi publik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1. Logo Kementerian Pekerjaan Umum yang selanjutnya disebut Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian Pekerjaan Umum.
2. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah;
3. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan Naskah Dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi Kementerian.
4. Tanda Tangan Elektronik yang selanjutnya disingkat TTE adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
5. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum.
6. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai acuan bagi

unit organisasi, unit kerja, unit pelaksana teknis, dan satuan kerja di Kementerian dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas.

(2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk menciptakan

penyelenggaraan Tata Naskah Dinas yang tertib dalam mendukung pelaksanaan tugas pemerintahan dan pembangunan di Kementerian.

Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi:

• pembina Tata Naskah Dinas;
• jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas;
• pembuatan Naskah Dinas;
• pengamanan Naskah Dinas;
• pejabat penanda tangan Naskah Dinas;
• pengendalian Naskah Dinas; dan
• aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian.

(1) Pelaksana Tata Naskah Dinas terdiri atas:

• unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan tata naskah dinas dan kearsipan Kementerian;
• bagian yang menangani urusan tata usaha dan umum di sekretariat unit organisasi; dan
• bagian atau subbagian yang menangani urusan tata usaha dan umum pada lingkup unit kerja/unit pelaksana teknis.

(2) Unit kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan dan pembinaan arsip dinamis pada lingkup Kementerian.

(3) Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam mengoordinasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan Tata Naskah Dinas dan TNDE serta Arsip yang tercipta pada lingkup unit organisasi.

(4) Bagian atau subbagian sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) huruf c mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

mengoordinasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan Tata Naskah Dinas dan TNDE serta Arsip yang tercipta pada lingkup unit kerja/unit pelaksana teknis/satuan kerja.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas:

• Naskah Dinas arahan;
• Naskah Dinas korespondensi; dan
• Naskah Dinas khusus.

Bagian Kedua Naskah Dinas Arahan

(1) Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal

6 huruf a terdiri atas:

• Naskah Dinas pengaturan;
• Naskah Dinas penetapan; dan
• Naskah Dinas penugasan.

(2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) huruf a terdiri atas:

• peraturan Menteri;
• instruksi;
• surat edaran; dan
• standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b disusun dalam bentuk keputusan.

Susunan dan bentuk Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) dan Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 7 ayat (1) huruf c terdiri atas:

• surat tugas; dan
• surat perintah.

(2) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a

merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas yang memuat apa yang harus dilakukan.

(3) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibuat

dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(4) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf

b disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Bagian Ketiga Naskah Dinas Korespondensi

(1) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 6 huruf b terdiri atas:

• Naskah Dinas korespondensi internal; dan
• Naskah Dinas korespondensi eksternal.

(2) Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas:

• memorandum;
• nota dinas;
• disposisi; dan
• surat undangan internal.

(3) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas:

• surat dinas; dan
• surat undangan eksternal.

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat

(2) huruf a merupakan Naskah Dinas korespondensi

internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan di Kementerian sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak

dibubuhi cap dinas.

(3) Tembusan pada memorandum sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) berlaku di Kementerian.

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat

(2) huruf b merupakan salah satu bentuk sarana

komunikasi resmi internal antar pejabat di Kementerian.

(2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatan di Kementerian serta sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(3) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat

berupa catatan ringkas, tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

(4) Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) tidak dibubuhi cap dinas.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2)

huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk yang ditulis secara singkat dan jelas pada lembar disposisi.

(2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya

diberikan oleh pejabat kepada pejabat lainnya dengan jenjang jabatan di bawahnya.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 11 ayat (2) huruf d merupakan surat dinas yang

memuat undangan kepada pejabat dan/atau pegawai di dalam lingkup Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu berupa rapat, upacara, forum grup diskusi, atau kegiatan sejenis lainnya.

(2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat

(3) huruf a merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas

pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian Naskah Dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di dalam maupun di luar Kementerian.

(2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(3) Penandatanganan surat dinas sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(4) Kop surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas.

(5) Dalam hal terdapat lampiran pada surat dinas

sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya.

(6) Hal pada surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa diakhiri tanda baca.

(1) Surat undangan eksternal sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 11 ayat (3) huruf b merupakan surat dinas yang

memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

(2) Surat undangan eksternal sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(3) Surat undangan eksternal sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dapat berbentuk kartu undangan.

Bagian Keempat Naskah Dinas Khusus

(1) Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 6 huruf c terdiri atas:

• surat perjanjian;
• surat kuasa;
• berita acara;
• surat keterangan;
• surat pengantar;
• pengumuman;
• laporan;
• telaah staf; dan
• sertifikat.

(2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf a disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat

(1) huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi

pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

(2) Dalam hal penandatanganan perjanjian luar negeri, surat

kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan surat kuasa (full powers) yang dikeluarkan oleh Presiden atau menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri untuk memberikan kuasa kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk paling rendah pejabat pimpinan tinggi madya di Kementerian.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat

(1) huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang

pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan saksi.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat

disertai lampiran.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18

ayat (1) huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan.

(2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18

ayat (1) huruf e merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan barang atau naskah.

(2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat

(1) huruf f merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar Kementerian.

(2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat

dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenangannya.

(3) Penandatanganan pengumuman sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1)

huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(2) Wewenang pembuatan dan penandatanganan laporan

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat atau staf yang diberi tugas.

Telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1) huruf h merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

(1) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1)

huruf i terdiri atas:

• sertifikat pelatihan; dan
• sertifikat kegiatan sosialisasi, seminar, atau kegiatan lainnya.

(2) Sertifikat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf a diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(3) Sertifikat kegiatan sosialisasi, seminar, atau kegiatan

lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Naskah Dinas yang digunakan sebagai tanda atau keterangan tertulis sebagai bukti telah mengikuti kegiatan sosialisasi, seminar, atau kegiatan lainnya.

(4) Sertifikat kegiatan sosialisasi, seminar, atau kegiatan

lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c perlu memperhatikan hal sebagai berikut:

• Naskah Dinas diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang;
• bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami;
• melaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan
• proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 6 huruf b dan huruf c dapat menggunakan:

• media rekam kertas; atau
• media rekam elektronik.

(2) Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menggunakan:

• aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian;
• Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau
• aplikasi pengolah kata atau data.

(1) Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 28 memuat unsur sebagai berikut:

• Lambang Negara atau Logo;
• penomoran Naskah Dinas;
• penggunaan kertas, amplop, dan tinta;
• ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung;
• penentuan batas atau ruang tepi;
• nomor halaman;
• tembusan;
• lampiran;
• tanda tangan, paraf, dan cap dinas; dan

• perubahan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(2) Unsur Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

digunakan pada:

• Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 7 ayat (2) huruf d;

• Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) huruf a;
• Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); dan
• Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 18 ayat (1) huruf b sampai dengan huruf i.

(1) Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf a digunakan dalam Tata Naskah

Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi.

(2) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh:

• Menteri;
• Wakil Menteri; dan
• pejabat yang bertindak atas nama Menteri atau Wakil Menteri.

(3) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.

(1) Logo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1) huruf

a digunakan oleh pejabat berwenang selain pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2).

(2) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di

sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.

(3) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf b menggunakan angka arab dengan

memuat:

• kode klasifikasi Arsip;
• kategori klasifikasi keamanan;
• kode identifikasi otoritas pejabat penanda tangan Naskah Dinas;
• tahun terbit; dan
• nomor urut.

(2) Kode klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) huruf a dan kategori klasifikasi keamanan

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Kertas, amplop, dan tinta sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf c digunakan pada Naskah Dinas

dengan media rekam kertas.

(2) Kertas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

memenuhi syarat sebagai berikut:

• kertas jenis houtvrij schrijfpapier (HVS);
• ukuran A4; dan
• standar kertas permanen.

(3) Kertas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan

terhadap Naskah Dinas yang ditandatangani oleh:

• Menteri;
• Wakil Menteri; dan
• pejabat yang bertindak atas nama Menteri atau Wakil Menteri.

(4) Dalam hal keperluan kegiatan yang bersifat nasional atau

internasional, kertas sebagaimana dimaksud ayat (2) untuk surat undangan eksternal dapat berbentuk kartu undangan.

(5) Naskah Dinas yang ditandatangani selain sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) menggunakan kertas jenis houtvrij schrijfpapier (HVS) berukuran A4.

(6) Standar kertas permanen sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) huruf c meliputi:

• gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2;
• ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN;
• ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT;
• pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh);
• kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan
• daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

(1) Ukuran, bentuk, dan warna pada amplop sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1) huruf c yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas disesuaikan dengan kebutuhan Kementerian.

(2) Amplop sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

mencantumkan:

• alamat pengirim;
• nomor surat;
• tanggal surat;
• tujuan surat; dan
• alamat tujuan.

(3) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

huruf a berupa kop Lambang Negara atau Logo, nama Kementerian atau jabatan, serta alamat Kementerian, unit organisasi, unit kerja, unit pelaksana teknis, atau satuan kerja.

(4) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf

e ditulis lengkap dengan nama jabatan dan alamat instansi.

Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat.

(1) Jenis tinta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf c yang digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat

(1) huruf a merupakan tinta pigmen.

(2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar

jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jenis tinta tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Dalam penentuan jarak spasi sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf d pada Naskah Dinas dengan media

rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika dengan ketentuan sebagai berikut:

• jarak antara judul dan isi yaitu dua spasi;
• jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua yaitu satu spasi; dan
• masing-masing baris diberi jarak satu sampai dengan satu setengah spasi.

Jenis dan ukuran huruf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1) huruf d pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a menggunakan huruf Arial berukuran 11 (sebelas) atau 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29

ayat (1) huruf d merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya.

(2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditulis pada:

• akhir setiap halaman;
• baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman;
• kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya; dan
• jika halaman berikutnya berbentuk gambar atau tabel, tidak diberikan kata penyambung.

(3) Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik

tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 29 ayat (1) huruf e pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas.

(2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut:

• ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop; dan
2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas;

• ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas;
• ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan
• ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29

ayat (1) huruf f pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a menggunakan angka arab.

(2) Nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dicantumkan secara simetris di bagian atas kertas dan diapit tanda hubung (-).

(3) Dalam hal halaman pertama Naskah Dinas menggunakan

kop Naskah Dinas, tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

(1) Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf g memiliki tujuan untuk menunjukkan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut.

(2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada

pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas.

(1) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf h pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang pada halaman terakhir setiap lampiran.

(2) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf h pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf b yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang pada halaman terakhir setiap lampiran.

(3) Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu

halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab.

(1) Tanda tangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat

(1) huruf i pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (1) huruf a merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(2) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi.

(3) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri

atas:

• tanda tangan basah; dan
• TTE.

(4) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada

ayat (3) dilakukan oleh pegawai sesuai kewenangan penanda tangan Naskah Dinas.

Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (3) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) TTE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (3) huruf

b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(2) TTE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki

kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• data pembuatan TTE terkait hanya kepada pejabat penanda tangan;
• data pembuatan TTE pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa pejabat penanda tangan;
• segala perubahan terhadap TTE yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
• segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan TTE tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
• terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa pejabat penanda tangannya; dan
• terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

(3) Pemberian TTE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada

Naskah Dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

• TTE harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode QR yang disertai nama pejabat penanda tangan dan nama jabatan;
• Naskah Dinas dengan TTE didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak;

• pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian, atau media daring; dan
• menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik indonesia.

(4) Penyalahgunaan TTE oleh pihak lain yang tidak berhak

merupakan tanggung jawab pemilik sertifikat elektronik.

(5) Dalam hal terjadi penyalahgunaan TTE sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) oleh pihak lain yang tidak berhak menggunakan, tanggung jawab pembuktian penyalahgunaan TTE dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data, informasi, dan teknologi informasi Kementerian.

(1) TTE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (3) huruf

b dapat dilakukan setelah penanda tangan memiliki sertifikat elektronik.

(2) Untuk mendapatkan sertifikat elektronik sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), pengguna TTE mengajukan permohonan pendaftaran penerbitan sertifikat elektronik untuk TTE kepada unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data, informasi, dan teknologi informasi Kementerian.

(1) Unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan data, informasi, dan teknologi informasi Kementerian dapat mengajukan pencabutan sertifikat elektronik kepada penyelenggara sertifikasi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(2) Pencabutan sertifikat elektronik sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan dalam hal pemilik sertifikat elektronik:

• pensiun;
• berhenti atau diberhentikan;
• meninggal dunia; atau
• melanggar ketentuan dalam penggunaan TTE.

(3) Pencabutan sertifikat elektronik sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Dalam hal kondisi tertentu, TTE dapat digunakan selain

Naskah Dinas.

(2) Ketentuan penggunaan TTE selain Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Paraf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf i digunakan sebagai bukti persetujuan terhadap konsep Naskah Dinas.

(2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

dibubuhkan pada konsep Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat melalui:

• media rekam kertas; dan
• media elektronik.

(1) Pembubuhan paraf pada media rekam kertas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 50 ayat (2) huruf a dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bawahnya.

(2) Paraf pada media elektronik sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 50 ayat (2) huruf b dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Konsep Naskah Dinas dengan media rekam kertas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (2) huruf a dibuat dalam rangkap 2 (dua).

(2) Konsep Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) hanya 1 (satu) rangkap yang dibubuhi paraf.

Dalam hal Naskah Dinas dibuat oleh pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas tersebut, tidak diperlukan paraf.

Pembubuhan paraf pada media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (2) huruf a diatur sebagai berikut:

• tabel paraf diletakkan di sebelah ruang tanda tangan;
• pembubuhan paraf dilakukan secara berjenjang oleh pejabat struktural dan/atau pejabat perbendaharaan sesuai dengan jenjang jabatannya dan substansi Naskah Dinas; dan
• dalam hal Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja, pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada konsep Naskah Dinas.

(1) Cap dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (1)

huruf i digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(2) Cap dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak

digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(3) Cap dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri

atas:

• cap jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan

• cap instansi yang memuat Lambang Negara atau Logo yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.

(1) Perubahan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf j mengubah bagian tertentu dari

Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

(2) Pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (1) huruf j merupakan pernyataan bahwa

seluruh Naskah Dinas tidak berlaku lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

(3) Pejabat yang berhak menentukan perubahan dan

pembatalan yaitu pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

(4) Ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal

29 ayat (1) huruf j merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(5) Ralat sebagaimana dimaksud pada ayat (4) yang bersifat

kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilakukan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau pejabat yang berada 1 (satu) tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat:

• penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas;
• perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman; dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan aplikasi bidang kearsipan Kementerian harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 57.

(1) Kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 57 huruf a untuk Naskah Dinas terdiri atas:

• sangat rahasia;
• rahasia;
• terbatas; dan
• biasa/umum/terbuka.

(2) Kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.

(3) Kategori klasifikasi keamanan rahasia sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Arsip yang jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro.

(4) Kategori klasifikasi keamanan terbatas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

(5) Kategori klasifikasi keamanan biasa/umum/terbuka

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d merupakan Arsip yang memiliki informasi yang jika diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.

(6) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas.

(1) Akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 huruf a

untuk Naskah Dinas terdiri atas:

• sangat rahasia;
• rahasia;
• terbatas; dan
• biasa/terbuka.

(2) Akses untuk Naskah Dinas sangat rahasia sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf a, rahasia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, dan terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c diberikan kepada pimpinan tertinggi lembaga dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal, pengawas eksternal, dan penegak hukum.

(3) Akses untuk Naskah Dinas biasa/terbuka sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf d diberikan kepada semua tingkat pejabat, staf yang berkepentingan, dan masyarakat.

(1) Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 huruf b angka 1 sebagai berikut:

• Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi di sebelah kiri atas;
• dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, penyampaian menggunakan amplop rangkap dua;

• kode derajat Naskah Dinas memiliki klasifikasi yang terdiri atas:

1. sangat rahasia diberikan kode SR dengan menggunakan tinta warna merah;
2. rahasia diberikan kode R dengan menggunakan tinta warna merah;
3. terbatas diberikan kode T dengan menggunakan tinta warna hitam; dan
4. biasa/umum/terbuka diberikan kode B dengan menggunakan tinta warna hitam.

(2) Kode derajat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) huruf c angka 1, angka 2, dan angka 3, hak aksesnya, diberikan kepada pejabat atau petugas yang ditunjuk khusus untuk menjaga kerahasiaan.

(3) Kode derajat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) huruf c angka 4, hak aksesnya, diberikan kepada semua tingkat pejabat, staf yang berkepentingan, dan masyarakat.

(4) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf

c angka 1, angka 2, dan angka 3 diketik melalui komputer dan disimpan secara khusus dengan menggunakan media simpan elektronik.

(1) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 57 huruf b angka 2, dilakukan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap keautentikan dan keaslian Naskah Dinas.

(2) Nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) menggunakan metode teknis sebagai berikut:

• kertas khusus;
• markah tirta (watermarks);
• emboss;
• line width modulation;
• invisible ink; atau
• metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 57 huruf b angka 3 dapat menggunakan nomor seri pengamanan dan pencetakannya dilakukan oleh unit kerja yang menciptakan Naskah Dinas.

(2) Pembuatan nomor seri pengamanan dan pencetakan

pengamanan dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(3) Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan

tinggi diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah untuk diingat.

(1) Kementerian menetapkan batasan kewenangan pejabat

penanda tangan seluruh jenis Naskah Dinas pada seluruh jenjang jabatan.

(2) Kewenangan pejabat penanda tangan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) pada Naskah Dinas dengan jenis:

• Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, huruf b, dan huruf c;
• Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8; dan
• Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1), dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat dapat memberikan mandat kepada pejabat lain

yang menjadi bawahannya, kecuali ditentukan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut:

• atas nama;
• untuk beliau;
• pelaksana tugas; atau
• pelaksana harian.

(4) Penggunaan atas nama sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 65 ayat (2) huruf a dapat dilakukan dalam hal

pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

(5) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan atas

nama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

• pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis;
• materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
• tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang; dan
• pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan pada pejabat yang memberi wewenang serta Naskah Dinas ditembuskan kepada pejabat pemberi wewenang.

(1) Penggunaan untuk beliau sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 65 ayat (2) huruf b dapat dilakukan dalam hal

pejabat yang diberi wewenang melimpahkan wewenang tersebut kepada pejabat 1 (satu) tingkat di bawahnya.

(2) Penggunaan penyebutan untuk beliau sebagaimana

dimaksud ayat (1) dicantumkan setelah penggunaan atas nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66.

(3) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan

untuk beliau sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

• materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;
• dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti, pelaksana tugas, atau pelaksana harian;
• tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang telah diberi wewenang; dan
• pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan pada pejabat yang memberi wewenang serta Naskah Dinas ditembuskan kepada pejabat pemberi wewenang.

(1) Penggunaan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 65 ayat (2) huruf c dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap.

(2) Pelimpahan wewenang pelaksana tugas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis.

(3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif

ditetapkan.

(4) Batasan kewenangan pelaksana tugas sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan pelaksana harian sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 65 ayat (2) huruf d dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara.

(2) Pelimpahan wewenang pelaksana harian sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis.

(3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif

kembali di tempat.

(4) Batasan kewenangan pelaksana harian sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 3 huruf f meliputi kegiatan:

• pengendalian Naskah Dinas masuk; dan
• pengendalian Naskah Dinas keluar.

(2) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan pada:

• media rekam kertas; dan
• media rekam elektronik.

(3) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan pada:

• media rekam kertas; dan
• media rekam elektronik.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam

kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 ayat (2) huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

• penerimaan;
• pencatatan;
• pengarahan; dan
• penyampaian.

(2) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam

kertas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab sekretariat dan/atau unit tata usaha pada unit organisasi/unit kerja/unit pelaksana teknis/satuan kerja tujuan jika tindak lanjut dilaksanakan secara elektronik.

(1) Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat

(1) huruf a dikelompokkan berdasarkan kategori

klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa.

(2) Penerimaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dari

eksternal Kementerian yang ditujukan untuk pejabat negara, pejabat struktural, atau pejabat perbendaharaan yang berlokasi di kantor pusat Kementerian, dilakukan melalui layanan penerimaan surat Kementerian yang dikelola oleh unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan tata naskah dinas dan kearsipan Kementerian.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat

(1) huruf b dikelompokkan berdasarkan kategori

klasifikasi keamanan.

(2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas.

(3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dapat berupa:

• buku agenda Naskah Dinas masuk; atau
• kartu kendali.

(4) Registrasi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) paling sedikit memuat:

• nomor urut;
• tanggal penerimaan;
• tanggal dan nomor Naskah Dinas;
• asal Naskah Dinas;
• isi ringkas Naskah Dinas;
• unit kerja yang dituju; dan
• keterangan.

(1) Pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat

(1) huruf c dengan kategori klasifikasi keamanan sangat

rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada pejabat yang dituju.

(2) Pengarahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan

kategori klasifikasi keamanan biasa/umum/terbuka dapat dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui pejabat yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Penyampaian sebagaimana dimaksud Pasal 71 ayat (1)

huruf d disampaikan kepada pejabat yang dituju sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas.

(2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

memuat informasi tentang:

• nomor urut pencatatan;
• tanggal dan nomor Naskah Dinas;
• asal Naskah Dinas;
• isi ringkas Naskah Dinas;
• tujuan surat;
• waktu penerimaan; dan
• tanda tangan dan nama penerima.

(3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat

berupa:

• buku ekspedisi; atau
• lembar tanda terima penyampaian.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 ayat (2) huruf b menggunakan:

• Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau
• aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah

Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 ayat (2) huruf b yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan internal melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada pejabat yang dituju untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian.

(2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas

dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar atau salinan digital.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 ayat (3) huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:

• pencatatan;
• penggandaan;
• pengiriman; dan
• penyimpanan.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf

a harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar.

(2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) berupa buku agenda Naskah Dinas keluar.

(3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat:

• nomor urut;
• tanggal pengiriman;
• tanggal dan nomor Naskah Dinas;
• tujuan Naskah Dinas;
• isi ringkas Naskah Dinas; dan
• keterangan.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78

huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

(2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara khusus.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf

c oleh unit organisasi/unit kerja/unit pelaksana teknis/satuan kerja dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan.

(2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi

keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas.

(3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas,

dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda u.p. (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78

huruf d dilakukan oleh unit organisasi/unit kerja/unit pelaksana teknis/satuan kerja melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar.

(2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya.

(3) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi Arsip.

(4) Tanggung jawab penyimpanan pertinggal Naskah Dinas

keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh sekretariat dan/atau unit tata usaha pada unit organisasi/unit kerja/unit pelaksana teknis/satuan kerja.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam

elektronik sebagaimana dimaksud pada Pasal 70 ayat (3) huruf b menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian.

(2) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah

Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 ayat (3) huruf b yang ditujukan selain kepada instansi pemerintah, dapat dikirimkan melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai.

(1) Aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 ayat (2) huruf a digunakan dalam TNDE.

(2) Aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diakses melalui situs resmi https://eoffice.pu.go.id.

(3) Pengguna aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:

• pegawai aparatur sipil negara Kementerian;
• pegawai aparatur sipil negara instansi lain yang ditugaskan di Kementerian; dan
• pegawai non-aparatur sipil negara yang ditugaskan di Kementerian.

(4) Pengguna aplikasi bidang kearsipan dinamis Kementerian

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terekam pada sistem Electronic Human Resource Management (E-HRM) Kementerian yang dikelola oleh unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengelolaan kepegawaian, organisasi, dan tata laksana Kementerian.

(1) Akun pengguna aplikasi bidang kearsipan dinamis

Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 ayat

(3) minimal terdiri atas:

• akun administrator;
• akun pimpinan;
• akun sekretaris; dan

• akun pegawai.

(2) Akun administrator sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf a memiliki tugas minimal sebagai berikut:

• mengatur akun pengguna lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, huruf c, dan huruf d;
• memasukkan templat Naskah Dinas ke dalam aplikasi; dan
• memantau penggunaan sumber daya pendukung aplikasi.

(3) Akun pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf b dapat mengakses seluruh Naskah Dinas pada jabatan yang sama atau jabatan yang menjalankan tugas dan fungsi yang sama dengan nomenklatur baru sebagai penggantinya.

(4) Akun sekretaris sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf c dapat mengakses Naskah Dinas pada akun pimpinan, kecuali yang bersifat sangat rahasia dan rahasia.

(5) Akun sekretaris sebagaimana dimaksud pada ayat (4)

diberikan kepada:

• sekretaris Menteri;
• sekretaris Wakil Menteri;
• sekretaris pejabat pimpinan tinggi madya;
• sekretaris pejabat pimpinan tinggi pratama;
• sekretaris kepala unit pelaksana teknis; dan
• sekretaris kepala satuan kerja.

(6) Akun pegawai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf

d dapat menggunakan seluruh fitur pegawai yang tersedia pada aplikasi.

(1) Pengelolaan aplikasi bidang kearsipan dinamis

Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 ayat

(1) dilaksanakan oleh:

• unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan tata naskah dinas dan kearsipan Kementerian;
• unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data, informasi, dan teknologi informasi Kementerian;
• unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengelolaan kepegawaian, organisasi, dan tata laksana Kementerian; dan
• bagian yang menangani kepegawaian dan umum di sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, dan sekretariat badan.

(2) unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan dan pembinaan tata naskah dinas dan kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) huruf a memiliki tugas sebagai berikut:

• pengembangan konsep aplikasi;
• pembinaan teknik operasional aplikasi;
• monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi; dan
• pengelolaan aplikasi sebagai administrator.

(3) unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan data, informasi, dan teknologi informasi Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b memiliki tugas sebagai berikut:

• pengembangan dan pemeliharaan aplikasi;
• pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi pendukung aplikasi;
• pengamanan data pada aplikasi;
• pembinaan teknik operasional aplikasi; dan
• pengelolaan aplikasi sebagai administrator.

(4) Pengembangan dan pemeliharaan aplikasi sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) huruf a dapat dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pembinaan tata naskah dinas dan kearsipan Kementerian.

(5) Pengembangan dan pemeliharaan aplikasi sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) dilakukan berdasarkan arahan dan persetujuan Sekretaris Jenderal.

(6) unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan

pembinaan dan pengelolaan kepegawaian, organisasi, dan tata laksana Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mengelola dan memutakhirkan basis data sistem Electronic Human Resource Management (E-HRM) Kementerian.

(7) Bagian yang menangani kepegawaian dan umum di

sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, dan sekretariat badan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d memiliki tugas paling sedikit sebagai berikut:

• melakukan koordinasi terhadap penggunaan aplikasi pada lingkup unit organisasi; dan
• memfasilitasi pembinaan terhadap penggunaan aplikasi pada lingkup unit organisasi.

Ketentuan mengenai:

• susunan dan bentuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) huruf a, Pasal 11 ayat

(2) huruf a, b, dan d, Pasal 11 ayat (3), Pasal 18 ayat (1)

huruf b, c, d, e, f, g, h, dan i;

• pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 27;

• pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 57; dan

• pejabat penanda tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Ketentuan mengenai Tata Naskah Dinas Kementerian sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini berlaku secara mutatis mutandis untuk Tata Naskah Dinas bagi lembaga nonstruktural di Kementerian.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku:

• Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 16/PRT/M/2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1312); dan
• Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 28 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 16/PRT/M/2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 1483), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 Desember 2025

MENTERI PEKERJAAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA,

Œ

DODY HANGGODO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

DHAHANA PUTRA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж

LAMPIRAN

PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM

NOMOR 3 TAHUN 2025

TENTANG

TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN

PEKERJAAN UMUM

SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS, PEMBUATAN NASKAH DINAS,

PENGAMANAN NASKAH DINAS, DAN PEJABAT PENANDA TANGAN

NASKAH DINAS

I. SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS

A. Naskah Dinas Arahan

1. Susunan dan Bentuk Surat Tugas

• Kepala, bagian kepala Surat Tugas terdiri atas:

1. Kop Naskah Dinas, ditulis secara simetris di tengah atas;
2. Surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
3. Nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan berada di bawah tulisan surat tugas.

• Batang Tubuh, bagian batang tubuh surat tugas terdiri atas:

1. Konsideran meliputi pertimbangan dan/atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
2. Diktum dimulai dengan kata memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang menerima tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas- tugas yang harus dilaksanakan.

• Kaki, bagian kaki surat tugas terdiri dari:

1. Tempat sesuai dengan alamat instansi dan tanggal surat tugas;
2. Nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
3. Tanda tangan pejabat yang menugasi, baik tanda tangan basah atau TTE;
4. Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata;
5. Cap dinas atau cap jabatan, jika dibubuhi tanda tangan basah; dan
6. Tembusan (jika perlu).

Format Surat Tugas dapat dilihat pada Contoh 1A, 1B, 1C, 1D, 1E, IF, dan IG.

CONTOH 1A

FORMAT SURAT TUGAS

MENTERI PEKERJAAN UMUM

Lambang Negara berwarna kuning emas dan nama jabatan yang telah dicetak

MENTERI PEKERJAAN UMUM

Penomoran yang REPUBLIK INDONESIA berurutan dalam satu tahun takwin

SURAT TUGAS

NOMOR ..../..../..../..../....

Memuat alasan Menimbang : a. bahwa…………….....................................................................; tentang perlu

• bahwa…………….....................................................................; ditetapkannya Surat Tugas

Dasar : 1. bahwa…………….....................................................................;

1. bahwa………............................................................................;

Memuat peraturan/dasar MEMBERI TUGAS ditetapkan Surat Tugas Kepada : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................;
2. ..............……………..................................................................; Daftar pegawai
3. dan seterusnya. yang menerima tugas

Untuk : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................;
2. ..............……………..................................................................; Memuat
3. dan seterusnya. substansi arahan yang ditugaskan

Nama Tempat, Tanggal ..…..……......

Kota sesuai MENTERI PEKERJAAN UMUM, alamat instansi dan tanggal penanda tangan

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)

NAMA LENGKAP TANPA GELAR Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf Tembusan: kapital dan

1. ............. dibubuhi cap
2. ............. jabatan

CONTOH 1B

FORMAT SURAT TUGAS

WAKIL MENTERI PEKERJAAN UMUM

Lambang Negara berwarna kuning emas dan nama jabatan yang telah dicetak

WAKIL MENTERI PEKERJAAN UMUM Penomoran yang REPUBLIK INDONESIA berurutan dalam satu tahun takwin

SURAT TUGAS

NOMOR ..../..../..../..../....

Memuat alasan Menimbang : a. bahwa…………….....................................................................; tentang perlu

• bahwa…………….....................................................................; ditetapkannya Surat Tugas

Dasar : 1. bahwa…………….....................................................................;

1. bahwa………............................................................................;

Memuat peraturan/dasar MEMBERI TUGAS ditetapkan Surat Tugas Kepada : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................;
2. ..............……………..................................................................; Daftar pegawai
3. dan seterusnya. yang menerima tugas

Untuk : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................;
2. ..............……………..................................................................; Memuat
3. dan seterusnya. substansi arahan yang ditugaskan

Nama Tempat, Tanggal ..…..……......

Kota sesuai WAKIL MENTERI PEKERJAAN UMUM, alamat instansi dan tanggal penanda tangan

(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)

NAMA LENGKAP TANPA GELAR Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf Tembusan: kapital dan

1. ............. dibubuhi cap
2. ............. jabatan

CONTOH 1C

FORMAT SURAT TUGAS

PEJABAT PIMPINAN TINGGI MADYA

Logo dan nama instansi

Penomoran yang SURAT TUGAS berurutan dalam NOMOR ..../..../..../..../.... satu tahun takwin

Menimbang : a. bahwa……………......................................................................; Memuat alasan

• bahwa……………......................................................................; tentang perlu ditetapkannya Surat Tugas Dasar : 1. bahwa……………......................................................................;

1. bahwa……….............................................................................; Memuat peraturan/dasar ditetapkan Surat MEMBERI TUGAS Tugas

Kepada : 1. ..............……………...................................................................;

1. ..............……………...................................................................;
2. ..............……………...................................................................; Daftar pegawai
3. dan seterusnya. yang menerima tugas

Untuk : 1. ..............……………...................................................................; Memuat substansi

1. ..............……………...................................................................; arahan yang
2. ..............……………...................................................................; ditugaskan
3. dan seterusnya.

Kota sesuai alamat Nama Tempat, Tanggal ..……………... instansi dan tanggal penandatangan Sekretaris Jenderal,

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan Nama Lengkap Tanpa Gelar huruf awal kapital di setiap kata, dan dibubuhi cap dinas

Tembusan: ............................................................

CONTOH 1D

FORMAT SURAT TUGAS

PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA

Logo dan nama instansi

Penomoran yang SURAT TUGAS berurutan dalam NOMOR ..../..../..../..../.... satu tahun takwin

Menimbang : a. bahwa……………......................................................................;

• bahwa……………......................................................................; Memuat alasan tentang perlu Dasar : 1. bahwa……………......................................................................; ditetapkannya

1. bahwa……….............................................................................; Surat Tugas

MEMBERI TUGAS Memuat peraturan/dasar ditetapkan Surat Kepada : 1. ..............……………...................................................................; Tugas

1. ..............……………...................................................................;
2. ..............……………...................................................................;
3. dan seterusnya. Daftar pegawai yang menerima tugas

Untuk : 1. ..............……………...................................................................;

1. ..............……………...................................................................; Memuat
2. ..............……………...................................................................; substansi
3. dan seterusnya. arahan yang ditugaskan

Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Nama Tempat, Tanggal ..………..... penandatangan

Direktur ..................., Nama jabatan dan nama (Tanda Tangan dan Cap Dinas) lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di Nama Lengkap Tanpa Gelar setiap kata, dan dibubuhi cap dinas

Tembusan: .............................................................

CONTOH 1E

FORMAT SURAT TUGAS

PEJABAT ADMINISTRATOR

Logo dan nama instansi

Penomoran yang SURAT TUGAS berurutan dalam NOMOR ..../..../..../..../.... satu tahun takwin

Menimbang : a. bahwa……………......................................................................;

• bahwa……………......................................................................; Memuat alasan tentang perlu Dasar : 1. bahwa……………......................................................................; ditetapkannya

1. bahwa……….............................................................................; Surat Tugas

MEMBERI TUGAS Memuat peraturan/dasar ditetapkan Surat Kepada : 1. ..............……………...................................................................; Tugas

1. ..............……………...................................................................;
2. ..............……………...................................................................; Daftar pegawai
3. dan seterusnya. yang menerima tugas

Untuk : 1. ..............……………...................................................................;

1. ..............……………...................................................................; Memuat
2. ..............……………...................................................................; substansi arahan yang
3. dan seterusnya. ditugaskan

Nama Tempat, Tanggal ..………….. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Kepala Sub Direktorat ..................., penandatangan

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) Nama jabatan dan nama Nama Lengkap Tanpa Gelar lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, dan Tembusan: dibubuhi cap dinas .............................................................

CONTOH 1F

FORMAT SURAT TUGAS

PEJABAT PERBENDAHARAAN

Logo dan nama instansi

Penomoran yang berurutan dalam SURAT TUGAS satu tahun NOMOR ..../..../..../..../.... takwin

Menimbang : a. bahwa……………......................................................................; Memuat alasan

• bahwa……………......................................................................; tentang perlu ditetapkannya Dasar : 1. bahwa……………......................................................................; Surat Tugas

1. bahwa……….............................................................................;

Memuat MEMBERI TUGAS peraturan/dasar ditetapkan Surat Tugas Kepada : 1. ..............……………...................................................................;

1. ..............……………...................................................................;
2. ..............……………...................................................................; Daftar pegawai yang menerima 4. dan seterusnya. tugas

Untuk : 1. ..............……………...................................................................; Memuat

1. ..............……………...................................................................; substansi
2. ..............……………...................................................................; arahan yang ditugaskan
3. dan seterusnya.

Kota sesuai alamat instansi Nama Tempat, Tanggal ..…………... dan tanggal penandatangan

Kepala Satuan Kerja..................., Nama jabatan dan nama (Tanda Tangan dan Cap Dinas) lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, dan Nama Lengkap Tanpa Gelar dibubuhi cap dinas

Tembusan: .............................................................

CONTOH 1G

FORMAT SURAT TUGAS DENGAN TTE

Logo dan nama instansi

Penomoran yang SURAT TUGAS berurutan dalam NOMOR ..../..../..../..../.... satu tahun takwin

Menimbang : a. bahwa…………….....................................................................;

• bahwa…………….....................................................................; Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Dasar : 1. bahwa…………….....................................................................; Surat Tugas

1. bahwa………............................................................................;

Memuat peraturan/dasar MEMBERI TUGAS ditetapkan Surat Tugas Kepada : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................;
2. ..............……………..................................................................; Daftar pegawai
3. dan seterusnya. yang menerima t

Untuk : 1. ..............……………..................................................................;

1. ..............……………..................................................................; Memuat
2. ..............……………..................................................................; substansi arahan yang
3. dan seterusnya. ditugaskan

Nama Tempat, Tanggal ..……………….. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Direktur .........................., naskah dinas

Nama jabatan QR Code dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, Nama Lengkap Tanpa Gelar disematkan QR Code, dan tidak dibubuhi cap Tembusan: dinas .............................................................

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Susunan dan bentuk Memorandum

• Kepala, bagian kepala Memorandum terdiri dari:

1. Kop Naskah Dinas, ditulis secara simetris di tengah atas;
2. Memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;
3. Nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
4. Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua (:);
5. Dari, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua (:);
6. Hal, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua (:);
7. Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua (:);
8. Garis pemisah horizontal bawah dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan memorandum dengan ukuran tebal 3/4 pt.

• Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.

• Kaki Bagian kaki memorandum terdiri atas nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan basah atau TTE, dan tembusan (jika perlu).

Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 2A, 2B, 2C, dan 2D.

CONTOH 2A

FORMAT MEMORANDUM MENTERI PEKERJAAN UMUM

Lambang Negara berwarna kuning MENTERI PEKERJAAN UMUM emas dan nama REPUBLIK INDONESIA jabatan

MEMORANDUM Penomoran yang NOMOR ..../..../..../..../.... berurutan dalam satu tahun takwin

Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ....…………………………………………………………... Memuat materi ……………………….............……………………………………………....………….... yang bersifat ………………….……………………………………………..…………………. mengingatkan suatu masalah (Alinea Isi) …………………………………………...……………………......... atau …………….............……………………………………………....…………………..….. menyampaikan arahan, …………….…………………………………………..………………………….... peringatan, (Alinea Penutup) ……………………………………………………………..... saran/pendapat …………………….............……………………………………………....………..…….. kedinasan …………….…………………………………………………..…………………...

MENTERI PEKERJAAN UMUM,

Nama jabatan, nama lengkap ditulis dengan (Tanda Tangan) huruf kapital, dan tidak dibubuhi cap dinas

NAMA LENGKAP TANPA GELAR

Tembusan:

1. ………….......................................
2. ………….......................................

CONTOH 2B

FORMAT MEMORANDUM PIMPINAN TINGGI MADYA

Logo dan Nama Instansi

MEMORANDUM Penomoran yang NOMOR ..../..../..../..../.... berurutan dalam satu tahun takwin Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ....………………………………………...…………………... Memuat materi ……………………….............……………………………………………....…………....… yang bersifat ……………….……………………………………………..…………………. mengingatkan suatu masalah (Alinea Isi) …………………………………………...…………...…………......... atau …………….............……………………………………………....…………………..…..… menyampaikan arahan, ………….…………………………………………..……………….……….... peringatan, (Alinea Penutup) ………………………………………………...……………..... saran/pendapat kedinasan …………………….............……………………………………………...………..…...….. …………….…………………………………………………..…......………...

Sekretaris Jenderal, Nama jabatan, nama lengkap ditulis dengan (Tanda Tangan) huruf kapital, dan tidak dibubuhi cap dinas Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan: .............................................................

CONTOH 2C

FORMAT MEMORANDUM PIMPINAN TINGGI PRATAMA

Logo dan Nama Instansi

Penomoran MEMORANDUM yang berurutan NOMOR ..../..../..../..../.... dalam satu tahun takwin

Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ……...…………………………………………………………... Memuat materi ……………………….............……………………………………………....…………......… yang bersifat ……………….……………………………………………..…………………. mengingatkan (Alinea Isi) …………………………………………...………………………............ suatu masalah atau …………….............……………………………………………....……………………..…… menyampaikan ……….…………………………………………..…………………………..... arahan, peringatan, (Alinea Penutup) ………………………………………………………………........ saran/pendapat …………………….............……………………………………………....……………..…… kedinasan ……….…………………………………………………..………………….....

Nama jabatan, Direktur..................., nama lengkap ditulis dengan huruf kapital, dan tidak (Tanda Tangan) dibubuhi cap dinas

Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan:

1. ………….......................................
2. ………….......................................

CONTOH 2D

FORMAT MEMORANDUM DENGAN TTE

Logo dan Nama Instansi

Penomoran yang MEMORANDUM berurutan dalam NOMOR ..../..../..../..../.... satu tahun takwin

Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ……...…………………………………………………………..... Memuat materi ……………………….............……………………………………………....…………......…. yang bersifat ……………….……………………………………………..…………………. mengingatkan suatu masalah (Alinea Isi) …………………………………………...………………………............ atau …………….............……………………………………………....……………………..……. menyampaikan arahan, ……….…………………………………………..…………………………..... peringatan, (Alinea Penutup) ……………………………………………………………….......... saran/pendapat …………………….............……………………………………………....…………………… kedinasan ……………..…………………...................................................................

Direktur..................., Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf QR Code awal kapital di setiap kata, disematkan QR Code, dan tidak dibubuhi Nama Lengkap Tanpa Gelar cap dinas

Tembusan: .............................................................

1. Susunan dan bentuk Nota Dinas

• Kepala, bagian kepala Nota Dinas terdiri dari:

1. Kop Naskah Dinas, ditulis secara simetris di tengah atas;
2. Nota Dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
3. Nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
4. Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik dua (:);
5. Dari, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik dua (:);
6. Hal, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik dua (:);
7. Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan
8. Garis pemisah horizontal bawah dengan panjang sama dengan lebar ruang penulisan nota dinas dengan ukuran tebal 3/4 pt.

• Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

• Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri atas nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan basah atau TTE, dan tembusan (jika perlu).

Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 3A, 3B, dan 3C.

CONTOH 3A

FORMAT NOTA DINAS PIMPINAN TINGGI MADYA

Logo dan Nama Instansi

Penomoran NOTA DINAS yang berurutan dalam satu NOMOR ..../..../..../..../.... tahun takwin

Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ……...…………………………………………………………..... Memuat materi ……………………….............……………………………………………....…………......…. yang bersifat mengingatkan……………….……………………………………………..…………………. suatu masalah (Alinea Isi) …………………………………………...………………………............. atau …………….............……………………………………………....……………………..……. menyampaikan arahan, ……….…………………………………………..…………………………..... peringatan, (Alinea Penutup) ……………………………………………………………….......... saran/pendapat kedinasan …………………….............………………………….………………………..…………….... ..................................................................................................................

Sekretaris Jenderal, Nama jabatan, nama lengkap ditulis dengan huruf kapital, (Tanda Tangan) dan tidak dibubuhi cap dinas Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan:

1. ………….......................................
2. ………….......................................

CONTOH 3B

FORMAT NOTA DINAS PIMPINAN TINGGI PRATAMA

Logo dan Nama Instansi

NOTA DINAS Penomoran yang NOMOR ..../..../..../..../.... berurutan dalam satu tahun takwin Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ……...………………………………………………………...... ……………………….............……………………………………………....…………........ Memuat materi yang bersifat ….……………….……………………………………………..…………………. mengingatkan (Alinea Isi) …………………………………………...……………………….......... suatu masalah atau …………….............……………………………………………....……………………..….. menyampaikan .….……….…………………………………………..………………………….... arahan, (Alinea Penutup) ………………………………………………………………...... peringatan, saran/pendapat …………………….............………………………….………………………..……………. kedinasan ....................................................................................................................

Nama jabatan, nama Direktur..................., lengkap ditulis dengan huruf kapital, dan tidak (Tanda Tangan) dibubuhi cap dinas

Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan: .............................................................

CONTOH 3C

FORMAT NOTA DINAS DENGAN TTE

Logo dan Nama Instansi

Penomoran yang NOTA DINAS berurutan NOMOR ..../..../..../..../.... dalam satu tahun takwin

Yth. : ……………………………….. Dari : ……………………………….. Hal : ……………………………….. Tanggal : ………………………………..

(Alinea Pembuka) ……...………………………………………………………....... Memuat ……………………….............……………………………………………....………….......... materi yang bersifat ….……………….……………………………………………..…………………. mengingatkan (Alinea Isi) …………………………………………...………………………........... suatu masalah atau …………….............……………………………………………....……………………..…... menyampaika ….……….…………………………………………..…………………………..... n arahan, (Alinea Penutup) ………………………………………………………………....... peringatan, saran/pendap …………………….............………………………….………………………..…………….. at kedinasan ........................................................................................................................

Nama jabatan Direktur..................., dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, QR Code disematkan QR Code, dan tidak dibubuhi cap dinas Nema Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan:

1. ………….......................................
2. ………….......................................

1. Susunan dan bentuk Surat Undangan Internal

• Kepala, bagian kepala Surat Undangan Internal terdiri dari:

1. Kop Naskah Dinas, ditulis secara simetris di tengah atas;
2. Nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas, diikuti tanda baca titik dua (:). Batas tepi kanan hal tidak melebihi batas tepi kiri tempat Naskah Dinas ditandatangani;
3. Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
4. Kata Yth., yang ditulis di atas hal diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). Batas tepi kanan Yth. tidak melebihi batas tepi kiri tempat Naskah Dinas ditandatangani.

• Batang Tubuh, bagian batang tubuh Surat Undangan Internal terdiri dari:

1. Alinea pembuka;
2. Alinea isi surat undangan internal, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
3. Alinea penutup.

• Kaki Bagian kaki surat undangan internal terdiri atas nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, tanda tangan basah atau TTE, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, cap dinas atau cap jabatan (jika dibubuhi tanda tangan basah), dan tembusan (jika perlu).

Format Surat Undangan dapat dilihat pada Contoh 4A,4B, 4C, dan 4D.

CONTOH 4A

FORMAT SURAT UNDANGAN PEJABAT PIMPINAN MADYA

Kop surat berupa logo, nama instansi, dan alamat lengkap

Nomor : ..../..../..../..../.... …(Tempat), …(Tgl,Bln,Thn) Tempat dan Sifat : ..................... tanggal pembuatan Lampiran : ..................... surat Hal : Undangan ................................................. ...................................................................

Yth. ..........……............................................................. Alamat tujuan ……………………………………................................... yang ditulis di ……………………………………................................... bagian kiri

(Alinea Pembuka dan Alinea Isi)…………………….…………..............……......... ……………………………………………………………………………………………............ ………………………………………………………………………..……pada

hari, tanggal : …………………………….. waktu : pukul ……………………... tempat : …………………………….. acara : ……………………………..

(Alinea Penutup)………………………………………………………..……………... ………………………………………………………………………………………………........ ………………………………………………….........................................

Sekretaris Jenderal, Nama jabatan, dan nama lengkap ditulis dengan huruf (Tanda Tangan dan Cap Dinas) awal kapital di setiap kata, dan dibubuhi cap dinas Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan:

1. ……………….
2. ……………….

CONTOH 4B

FORMAT SURAT UNDANGAN PEJABAT PIMPINAN PRATAMA

Kop surat berupa logo, nama instansi, dan alamat lengkap

Tempat dan Nomor :..../..../..../..../.... …(Tempat), …(Tgl,Bln,Thn) tanggal Sifat : ........................ pembuatan Lampiran : ........................ surat Hal : Undangan ................................................. ..................................................................

Yth. ..........……............................................................. Alamat tujuan ……………………………………................................... yang ditulis di ……………………………………................................... bagian kiri

(Alinea Pembuka dan Alinea Isi)…………………….…………..............……….... …………………………………………………………………………………………….......... ……………………………………………………………………..……pada

hari, tanggal : …………………………….. waktu : pukul ……………………. tempat : …………………………….. acara : ……………………………..

(Alinea Penutup)……………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………...... ………………………………………………….........................................

Direktur..................., Nama jabatan, dan nama lengkap ditulis dengan huruf (Tanda Tangan dan Cap Dinas) awal kapital di setiap kata, dan dibubuhi cap dinas. Nama Lengkap Tanpa Gelar

Tembusan: .……………….

CONTOH 4C

FORMAT SURAT UNDANGAN DENGAN TTE

Kop surat berupa logo, nama instansi, dan alamat lengkap

Tempat dan tanggal Nomor :..../..../..../..../.... …(Tempat), …(Tgl,Bln,Thn) pembuatan Sifat : ........................ surat Lampiran : ........................ Hal : Undangan ................................................ ..................................................................

Yth. ..........……............................................................. Alamat tujuan ……………………………………................................... yang ditulis di ……………………………………................................... bagian kiri

(Alinea Pembuka dan Alinea Isi)…………………….…………..............……….... …………………………………………………………………………………………….......... ……………………………………………………………………..……pada

hari, tanggal : …………………………….. waktu : pukul ……………………. tempat : …………………………….. acara : ……………………………..

(Alinea Penutup)……………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………...... ………………………………………………….........................................

Nama jabatan Direktur..................., dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital di setiap kata, disematkan QR Code, dan tidak dibubuhi Nama Lengkap Tanpa Gelar cap dinas

Tembusan:

1. .……………….
2. .……………….

CON