Peraturan Menteri Nomor 5 Tahun 2024 tentang TATA NASKAH DINAS

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara dan pemerintahan daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Logo adalah lambang atau simbol yang terdiri atas gambar dan tulisan yang merupakan identitas lembaga negara dan pemerintahan daerah.

5. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

6. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

7. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah.

8. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

9. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.

10. Kementerian Koordinator adalah kementerian yang menyelenggarakan koordinasi, sinkronisasi, dan pengendalian urusan kementerian dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang politik, hukum, dan keamanan.

11. Menteri Koordinator adalah menteri yang menyelenggarakan koordinasi, sinkronisasi, dan pengendalian urusan kementerian dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang politik, hukum, dan keamanan.

12. Unit Kerja di Kementerian Koordinator yang selanjutnya disebut Unit kerja adalah Sekretariat Kementerian Koordinator, Deputi, dan Inspektorat.

13. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

14. Pegawai di Lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang selanjutnya disebut Pegawai adalah aparatur sipil negara dan pegawai lainnya yang berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang diangkat dalam suatu jabatan dan bekerja secara penuh pada satuan organisasi di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Tata Naskah Dinas digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dan pengelolaan Naskah Dinas di Kementerian Koordinator.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. Peraturan Menteri Koordinator; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pembentukan dan teknik penyusunan Peraturan Menteri Koordinator sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan sesuai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri Koordinator. (3) Wewenang penetapan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(1) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri atas: a. kepala; b. konsideran; c. batang tubuh; dan d. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh: a. Menteri Koordinator; b. pejabat pimpinan tinggi madya; atau c. pimpinan pejabat tinggi pratama, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Jenis, susunan, bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh: a. Menteri Koordinator; atau b. Sekretaris Kementerian Koordinator.

Pembentukan dan teknik penyusunan keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai tata cara pembentukan keputusan Menteri

Koordinator dan keputusan Sekretaris Kementerian Koordinator.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas dari Menteri Koordinator, pejabat pimpinan tinggi madya, atau pejabat pimpinan tinggi pratama kepada bawahan atau kepada pejabat lain yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dalam jangka waktu tertentu. (3) Pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas: a. pelaksanaan kegiatan; dan/atau b. pembentukan tim kerja.

Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 paling rendah ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat yang setara atau lebih tinggi. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 harus memperhatikan ketentuan: a. nota dinas tidak dibubuhi Cap Dinas; dan b. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi, bulan, dan tahun.

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat pemerintah kepada pejabat pemerintah dengan jenjang jabatan di bawahnya. (3) Ketentuan mengenai contoh disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau Pegawai untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu yang dapat berupa rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya dan/atau pejabat pimpinan tinggi pratama sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Kementerian Koordinator. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; h. telaah staf; i. sertifikat; j. piagam penghargaan; k. notula; l. naskah persidangan; dan m. risalah persidangan.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf a merupakan Naskah Dinas yang disusun dalam nota kesepahaman atau perjanjian kerja sama atau nama lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan berdasarkan kesepakatan para pihak. (2) Tahapan dan teknik penyusunan nota kesepahaman atau perjanjian kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai perjanjian dan/atau kerja sama.

Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum, kelompok orang, perseorangan, atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran.

(1) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 terdiri atas:

a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau mengenai seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf e merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf f merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat dan/atau Pegawai atau pihak lain di luar Kementerian Koordinator sepanjang berkaitan dengan lingkup tugas dan tanggung jawab Kementerian Koordinator. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama atau pejabat lain yang diberi pelimpahan wewenang oleh Menteri Koordinator.

(1) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(1) Wewenang pembuatan laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dilakukan oleh pejabat atau Pegawai yang diberi tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat atau Pegawai yang diserahi tugas.

(1) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

(2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf h merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau Pegawai yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf i merupakan pernyataan tertulis yang dikeluarkan oleh Kementerian Koordinator yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaannya atau perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai bukti yang sah.

Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf j merupakan pernyataan tertulis yang dikeluarkan oleh Kementerian Koordinator kepada seseorang atau lembaga berisi pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan.

Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ditandatangani oleh Menteri Koordinator atau Sekretaris Kementerian Koordinator.

(1) Susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf k merupakan bentuk catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan disepakati dalam rapat.

Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 ditandatangani oleh pejabat atau Pegawai sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Naskah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf l merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi dalam persidangan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Koordinator dalam rangka mendukung penyelenggaraan persidangan tingkat menteri, tingkat pejabat pimpinan tinggi madya, dan lintas koordinasi.

Naskah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk naskah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk naskah persidangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Risalah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf m merupakan catatan resmi mengenai hal yang telah dibicarakan dan disepakati dalam rapat tingkat menteri atau rapat tingkat pimpinan tinggi madya yang disampaikan kepada peserta rapat atau instansi terkait untuk ditindaklanjuti.

Risalah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ditandatangani oleh Sekretaris Kementerian Koordinator.

(1) Susunan dan bentuk risalah persidangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk risalah persidangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pembuatan Naskah Dinas memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 memuat unsur sebagai berikut: a. Lambang Negara atau Logo; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf, dan Cap Dinas; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf a digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi. (2) Selain Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas dapat ditambahkan atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan Kementerian Koordinator.

Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator.

(1) Lambang Negara dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama Menteri Koordinator. (2) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai bentuk dan spesifikasi kop Naskah Dinas jabatan dengan Lambang Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Dalam hal terdapat kerja sama yang dilakukan antarlembaga pemerintah, map Naskah Dinas harus menggunakan Lambang Negara.

(1) Kementerian Koordinator memiliki Logo sebagai identitas kementerian. (2) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan oleh pejabat berwenang selain Menteri Koordinator. (3) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab. (2) Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. nomor urut; b. Kode Klasifikasi Arsip; c. bulan terbit; dan d. tahun terbit.

(1) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; b. nomor urut; c. Kode Klasifikasi Arsip; d. bulan terbit; dan e. tahun terbit. (2) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; b. nomor urut; c. Kode Klasifikasi Arsip; d. bulan terbit; dan e. tahun terbit.

Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. nomor urut; b. Kode Klasifikasi Arsip; c. bulan terbit; dan d. tahun terbit.

Ketentuan mengenai contoh penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 sampai dengan Pasal 73 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis houtvrij schrijfpapier; b. ukuran F4; dan c. standar Kertas Permanen. (2) Standar Kertas Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 gram/m2 (tujuh puluh gram permeter persegi); b. ketahanan sobek paling sedikit 350 mN (tiga ratus lima puluh milinewton); c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT; d. power of hydrogen pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat mol asam per kilogram) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan kertas jenis houtvrij schrijfpapier dan ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 gram/m2 (tujuh puluh gram permeter persegi).

Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas jika Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan Kementerian Koordinator.

(1) Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa Lambang Negara atau Logo, nama Kementerian Koordinator atau jabatan, serta alamat Kementerian Koordinator. (3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama jabatan atau lembaga dan alamat lembaga.

(1) Surat dinas yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap kedepan kearah penerima surat. (2) Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

(1) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment/durabrite. (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jenis tinta tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Dalam penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis huruf yang digunakan pada kop Naskah Dinas yaitu: a. kop Naskah Dinas instansi menggunakan Logo dan jenis huruf yang digunakan times new roman; atau

b. kop Naskah Dinas instansi tanpa Logo dan jenis huruf yang digunakan arial. (2) Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu bookman old style dengan ukuran huruf 12 (dua belas). (3) Jenis huruf pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu arial dengan ukuran huruf 12 (dua belas). (4) Dikecualikan dari ketentuan Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (3) berupa sertifikat dan piagam penghargaan menggunakan jenis huruf dan ukuran huruf sesuai dengan kebutuhan.

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks disudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf e pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan
2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 cm (dua koma lima sentimeter) dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 cm (tiga sentimeter) dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf f naskah ditulis dengan menggunakan nomor

urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung garis datar sebelum dan setelah nomor. (2) Penempatan nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas.

(1) Tembusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf g pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas. (3) Penomoran pada tembusan menggunakan angka arab jika pihak yang dituju lebih dari satu. (4) Ketentuan mengenai penulisan penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf h pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan media rekam kertas elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Dalam hal lampiran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 89 memiliki lebih dari 1 (satu) halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab.

Tanda tangan, paraf, dan Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65 huruf i merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92 ayat (2) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92 ayat (2) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 92 ayat (2) huruf b memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada pejabat penanda tangan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa pejabat penanda tangan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa pejabat penandatangannya; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik Pasal 92 ayat (2) huruf b pada Naskah Dinas harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik ditandai dalam susunan dan bentuk quick response code yang disertai nama pejabat penanda tangan dan nama jabatan;

b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud pada huruf b dilakukan melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, media daring, atau media luring; dan d. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik INDONESIA.

(1) Konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dibawahnya sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan paraf koordinasi berjenjang antarpejabat. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

(1) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar-Unit Kerja, pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Letak paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada di sebelah kiri bawah atau setelah nama jabatan penanda tangan. (3) Ketentuan mengenai bentuk paraf koordinasi tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Cap Dinas digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99 terdiri atas: a. Cap Dinas jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan b. Cap Dinas instansi yang memuat Lambang Negara atau Logo instansi yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.

Bentuk dan ukuran Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 100 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Cap Dinas yang digunakan untuk Naskah Dinas rahasia dapat menggunakan Cap Dinas yang dicetak timbul tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

Perubahan Naskah Dinas yaitu mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

(1) Pencabutan Naskah Dinas dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan atau kebijakan yang ditetapkan. (2) Pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dinyatakan dengan penetapan Naskah Dinas baru.

Pembatalan Naskah Dinas merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Dalam hal Naskah Dinas yang diubah, dicabut, atau dibatalkan bersifat mengatur, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi.

(2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan yaitu pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil berupa salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman; dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108.

Kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 huruf a untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. rahasia; b. terbatas; dan c. biasa atau terbuka.

Penentuan kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 110 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan kategori rahasia dan terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 110 huruf a dan huruf b hanya diberikan kepada Menteri Koordinator dan/atau pihak yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan klasifikasi biasa atau terbuka sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 110 huruf c, dapat diberikan kepada seluruh Pegawai dan/atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia, dapat mengunakan amplop rangkap dua.

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 huruf b angka 1 diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas rahasia diberikan kode “R” dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas terbatas diberikan kode “T” dengan menggunakan tinta hitam; dan c. Naskah Dinas biasa atau terbuka diberikan kode “B” dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 huruf b angka 2 pada Naskah Dinas bertujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penggunaan nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 116 pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut:

a. watermarks; b. rosettes; c. guilloche; d. filter image; e. anticopy; f. microtext; g. line width modulation; h. relief motif; i. invisible link; j. security paper; atau k. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai metode nomor seri pengaman pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 117 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 huruf b angka 3 dilakukan oleh Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan.

Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Pejabat penanda tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ditetapkan pada matriks kewenangan penanda tangan. (2) Ketentuan mengenai matriks kewenangan penanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Menteri Koordinator dapat memberikan mandat kepada pejabat lain yang menjadi bawahannya untuk menandatangani Naskah Dinas, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Penggunaan mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama;

b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan atas nama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 ayat (2) huruf a dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat dibawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan atas nama meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan untuk beliau sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 ayat (2) huruf b dapat dilakukan jika pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat dibawahnya. (2) Penggunaan untuk beliau sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah atas nama.

(1) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui untuk beliau hanya sampai pejabat dua tingkat dibawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan untuk beliau meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti yaitu pelaksana tugas atau pelaksana harian; dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 ayat (2) huruf c dapat dilakukan dalam hal pejabat yang yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

(4) Batasan kewenangan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

(1) Penggunaan pelaksana harian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 ayat (2) huruf d dilakukan oleh pejabat yang yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali bertugas. (4) Batasan kewenangan pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 122 sampai dengan Pasal 128 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pengendalian Naskah Dinas dilakukan melalui kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf a terdiri atas: a. pengendalian Naskah Dinas masuk pada media rekam kertas; dan b. pengendalian Naskah Dinas masuk pada media rekam elektronik. (2) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prinsip: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan;

b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau Pegawai Unit Pengolah harus diregistrasikan di Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 130 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Tahap penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 131 huruf a, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan, yaitu: a. rahasia; b. terbatas; atau c. biasa atau terbuka.

(1) Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 131 huruf b yaitu pencatatan Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan meregistrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa: a. buku agenda Naskah Dinas atau surat masuk; b. lembar catatan; c. buku ekspedisi; atau b. agenda elektronik. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas;

f. Unit Kerja yang dituju; dan g. keterangan.

(1) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan biasa dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian. (3) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat informasi mengenai: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. Unit Kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 130 ayat (1) huruf b menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di Kementerian Koordinator melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan Pegawai, harus disampaikan

kepada Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi kearsipan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan menggunakan tangkapan layar atau salinan digital.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf b terdiri atas: a. pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam kertas; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam elektronik. (2) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prinsip: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau Pegawai Unit Pengolah; dan b. sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi:

1. nomor Naskah Dinas;
2. Cap Dinas;
3. tanda tangan;
4. alamat yang dituju; dan
5. lampiran, jika ada.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf a, Naskah Dinas keluar yang dikirim harus

diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; b. tanda terima pengiriman surat; atau c. agenda elektronik. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Tahap penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanannya rahasia dan terbatas harus diawasi secara khusus oleh Pegawai pada Unit Kerja yang menyelenggarakan fungsi pengadministrasi persuratan dan ketatausahaan.

(1) Tahap pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dengan memasukkan Naskah Dinas keluar ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas, Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan Cap Dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda untuk perhatian diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Tahap penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 ayat (1) huruf b menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas keluar, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman, dan penyimpanan.

Pada saat Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku, Naskah Dinas yang dalam proses penetapan tetap diproses berdasarkan Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 2 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan sampai dengan Naskah Dinas tersebut ditetapkan.

Pada saat Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 2 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 835), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 12 Agustus 2024

MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA,

Œ

HADI TJAHJANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

PLT. DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

ASEP N. MULYANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж