Peraturan Menteri Nomor 6 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pelindungan Pekerja Migran Indonesia Badan Pelindungan Pekerja Migran Indonesia

Dalam Peraturan Menteri/Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA/Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA dalam rangka tugas pemerintahan pembangunan.

2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penanda tangan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

4. Logo adalah Lambang atau simbol yang terdiri atas gambar atau tulisan sebagai identitas Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA/Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA.

5. Cap Dinas adalah tanda pengenal berupa cap yang diterapkan pada Naskah Dinas atau dokumen lain sebagai bentuk pengesahan.

6. Kop Surat Dinas yang selanjutnya disebut Kop adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan atau nama Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA/Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang ditempatkan di bagian atas kertas.

7. Kewenangan Penandatanganan Naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

8. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah.

9. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang dibuat dalam lingkup Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA/Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA.

10. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

11. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

12. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

13. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

14. Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang selanjutnya disebut KP2MI adalah kementerian yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pelindungan pekerja migran INDONESIA yang merupakan lingkup dari urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.

15. Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang selanjutnya disingkat BP2MI adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pelindungan pekerja migran INDONESIA.

16. Unit Pelaksana Teknis Kementerian Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA/Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang selanjutnya disingkat UPT KP2MI/BP2MI adalah Unit Pelaksana Teknis KP2MI/BP2MI yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau tugas teknis penunjang tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

17. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pelindungan Pekerja Migran INDONESIA yang merupakan lingkup dari urusan pemerintahan di bidang ketenagakerjaan.

18. Kepala adalah Kepala yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pelindungan Pekerja Migran INDONESIA.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan bagi unit organisasi di lingkungan KP2MI/BP2MI dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di lingkungan KP2MI/BP2MI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. pejabat penandatangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas. (3) Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan menggunakan media rekam kertas dan/atau elektronik. (4) Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas secara elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (3) menggunakan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik dan/atau Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

Jenis Naskah Dinas di lingkungan KP2MI/BP2MI terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur, dan memuat kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh Menteri/Kepala. (2) Proses pembentukan peraturan perundang-undangan dan teknik penyusunan peraturan perundang- undangan yang terdiri atas kerangka peraturan perundang-undangan, hal-hal khusus, ragam bahasa peraturan perundang-undangan, serta bentuk rancangan peraturan perundang-undangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri/Kepala dan tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(1) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri/Kepala atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Jenis, susunan, dan bentuk dokumen serta penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

(1) Susunan dan bentuk Keputusan terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (2) Susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah atau diberi tugas dan memuat apa yang harus dilakukan.

Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Naskah Dinas Korespondensi terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi internal antarpejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan unit organisasi KP2MI/BP2MI. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20, harus memperhatikan hal sebagai berikut: a. nota dinas tidak dibubuhi Cap Dinas; b. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi, dan tahun; dan c. tembusan nota dinas berlaku di lingkungan KP2MI/BP2MI.

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya yang merupakan satu kesatuan dengan surat masuk. (2) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam kertas ditulis secara jelas pada lembar disposisi dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Naskah Dinas. (3) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Naskah Dinas. (4) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat KP2MI/BP2MI kepada: a. pejabat dengan jenjang jabatan di bawahnya; atau b. pejabat fungsional di bawah koordinasinya. (5) Susunan dan bentuk disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup KP2MI/BP2MI untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain dan tidak terbatas pada rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b berupa surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 merupakan surat dinas yang memuat komunikasi dan informasi kedinasan kepada pihak di luar lingkungan KP2MI/BP2MI. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan/rekomendasi; e. surat pengantar; f. surat pernyataan; g. pengumuman; h. laporan; i. telaah staf;

j. notula; k. sambutan tertulis Menteri/Kepala; l. siaran pers; m. surat perjalanan dinas; n. sertifikat; o. piagam penghargaan; p. surat tanda tamat pelatihan; q. kontrak pengadaan barang/jasa; r. kartu undangan; dan s. formulir.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian luar negeri.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf a merupakan kerja sama antarlembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah yang dibuat dalam bentuk: a. nota kesepahaman; atau b. perjanjian kerja sama. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibuat dalam sebutan atau nama lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1) huruf a merupakan naskah kerja sama antara KP2MI/BP2MI di tingkat pusat maupun daerah dengan mitra kerja dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang memuat penyelarasan suatu keinginan atau harapan yang timbul untuk melaksanakan suatu kegiatan atau urusan tertentu dalam bentuk kesepakatan di antara para pihak tanpa merinci hak dan kewajiban para pihak. (2) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Menteri/Kepala, pimpinan unit organisasi eselon I, atau pimpinan unit organisasi eselon II sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk nota kesepahaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Perjanjian kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1) huruf b merupakan naskah kerja sama yang berisi tindak lanjut nota kesepahaman atau tanpa nota kesepahaman yang memuat uraian isi kesepakatan dan di dalamnya mengatur hak dan kewajiban serta akibat hukum apabila terjadi wanprestasi yang dilakukan oleh salah satu pihak dalam perjanjian. (2) Perjanjian kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pimpinan unit organisasi Eselon I atau Pimpinan unit organisasi Eselon II sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 terdiri atas: a. kepala; b. pembukaan; c. batang tubuh; dan d. kaki. (2) Susunan dan bentuk Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf b merupakan kerja sama antara KP2MI/BP2MI dengan mitra kerja luar negeri yang dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Menteri/Kepala, pimpinan unit organisasi Eselon I, atau pimpinan unit organisasi Eselon II dengan lembaga pemerintah negara asing, organisasi internasional, organisasi internasional nonpemerintah, dan subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan itikad baik. (3) Proses pembuatan perjanjian luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen perjanjian/nota diplomatik, dan/atau cara lain sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian kerja sama luar negeri dilaksanakan sesuai dengan UNDANG-UNDANG mengenai perjanjian internasional.

Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak serta para saksi atau pihak yang mengetahui/mengesahkan. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai dengan lampiran.

(1) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki; dan d. lampiran. (2) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi yang menerangkan merekomendasikan hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri atas: a. surat keterangan/rekomendasi tentang seseorang; dan b. surat keterangan/rekomendasi tentang hal atau peristiwa.

(1) Surat keterangan/rekomendasi tentang seseorang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (2) huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Surat keterangan/rekomendasi tentang hal atau peristiwa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (2) huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal atau peristiwa untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf e merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

(2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 dibuat dalam 2 (dua) rangkap masing-masing untuk penerima dan pengirim.

(1) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf f merupakan Naskah Dinas yang berisi pernyataan tentang kesanggupan, kesediaan, dan kesepakatan yang berkaitan dengan kepentingan kedinasan. (2) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pernyataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai/perseorangan/ lembaga baik di dalam maupun di luar KP2MI/BP2MI.

(2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Dalam pembuatan pengumuman, perlu memperhatikan bahwa: a. pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; dan b. pengumuman bersifat menyampaikan informasi dan tidak memuat cara pelaksanaan teknis dari peraturan perundang-undangan. (3) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf h merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(1) Wewenang pembuatan laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 dilakukan oleh pejabat/pegawai yang diberi tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

(1) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf i merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf j merupakan catatan singkat mengenai jalannya rapat/persidangan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat/persidangan. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disampaikan kepada seluruh peserta rapat dengan Naskah Dinas korespondensi.

(1) Susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Sambutan tertulis Menteri/Kepala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf k merupakan Naskah Dinas yang berisi penyampaian pikiran atau wacana kebijakan KP2MI/BP2MI di depan khalayak atau seluruh jajaran KP2MI/BP2MI oleh Menteri/Kepala atau pejabat yang mewakili. (2) Sambutan tertulis Menteri/Kepala sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri/Kepala.

(1) Susunan dan bentuk sambutan tertulis Menteri/Kepala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk sambutan tertulis Menteri/Kepala sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Siaran pers sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf l merupakan Naskah Dinas yang berisi bahan berita mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan atau kegiatan yang akan dan/atau telah dilaksanakan sebagai bahan penulisan berita. (2) Siaran pers sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang hubungan masyarakat.

(1) Susunan dan bentuk siaran pers sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 terdiri atas: a. kepala: b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Susunan dan bentuk siaran pers sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf m merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen untuk pelaksanaan perjalanan dinas bagi pejabat negara, aparatur sipil negara, pegawai tidak tetap, dan pihak lain. (2) Surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pembuat komitmen. (3) Susunan dan bentuk surat perjalanan dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf n merupakan surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaannya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah. (2) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Sertifikat berupa kegiatan pelatihan atau bimbingan teknis memiliki halaman kedua yang berisikan daftar mata pelajaran dari pelatihan atau bimbingan teknis yang telah diikuti. (3) Susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf o merupakan surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan.

(2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam bentuk lanskap. (3) Susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf p merupakan suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai dan lulus mengikuti pelatihan. (2) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab di bidang pengembangan sumber daya manusia.

(1) Susunan dan bentuk surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disertai lampiran yang berisi materi pelatihan yang diselenggarakan dan ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab di bidang pengembangan sumber daya manusia. (3) Susunan dan bentuk surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Kontrak pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf q merupakan perjanjian tertulis antara pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran/pejabat pembuat komitmen dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola.

(2) Kontrak pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pengguna anggaran, kuasa pengguna anggaran, atau pejabat pembuat komitmen. (3) Susunan dan bentuk kontrak pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Kartu undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf r ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (2) Kartu undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak eksternal dan/atau internal KP2MI/BP2MI. (3) Susunan dan bentuk kartu undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Formulir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 huruf s merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. (2) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. (3) Susunan dan bentuk formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan kebutuhan unit organisasi masing-masing sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pembuatan Naskah Dinas perlu memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami;

c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas menggunakan: a. media rekam kertas; dan/atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76 ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.

Pembuatan Naskah Dinas memuat unsur: a. Lambang Negara atau Logo; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, serta jenis dan ukuran huruf; e. tembusan; f. penentuan batas atau ruang tepi; g. nomor halaman; h. pernyataan keabsahan; i. lampiran; j. tanda tangan, paraf, dan cap dinas; dan k. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara yang digunakan oleh KP2MI/BP2MI merupakan Burung Garuda berwarna emas. (2) Logo yang digunakan oleh KP2MI/BP2MI merupakan Logo yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala melalui Keputusan Menteri/Kepala tentang Penetapan Logo KP2MI/BP2MI.

(1) Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri/Kepala dan Wakil Menteri/Wakil Kepala. (2) Lambang Negara dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama Menteri/Kepala atau Wakil Menteri/Wakil Kepala.

(1) Lambang Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas. (2) Bentuk dan spesifikasi kop jabatan dengan Lambang Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Dalam hal terdapat kerja sama yang dilakukan antarpemerintah, Lambang Negara digunakan pada map Naskah Dinas.

(1) Logo KP2MI/BP2MI digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang. (2) Menteri/Kepala atau Wakil Menteri/Wakil Kepala dapat menggunakan Logo KP2MI/BP2MI sesuai dengan kebutuhan. (3) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.

Tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik dengan kementerian/lembaga, maupun pemerintah daerah diletakkan di atas map naskah perjanjian.

Penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf b dilakukan dengan ketentuan: a. penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab dengan memuat unsur nomor dan tahun terbit; b. penomoran Naskah Dinas penugasan dan Naskah Dinas korespondensi internal memuat unsur:

1. kode naskah;

2. nomor urut;

3. kode unit organisasi;

4. kode klasifikasi;

5. bulan terbit dalam angka romawi; dan

6. tahun terbit; c. penomoran Naskah Dinas eksternal memuat unsur:

7. kode kategori klasifikasi keamanan;

8. kode naskah;

9. nomor urut;

10. kode unit organisasi;

11. kode klasifikasi;

12. bulan terbit dalam angka romawi; dan

13. tahun terbit; dan d. penomoran Naskah Dinas khusus dapat menggunakan angka arab yang minimal memuat nomor dan tahun terbit.

Susunan dan bentuk penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 85 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS); b. ukuran F4; dan c. standar kertas permanen. (2) Standar kertas permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2; b. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN; c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT; d. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi yang ditandatangani oleh Menteri/Kepala, Wakil Menteri/Wakil Kepala dan/atau atas nama Menteri/Kepala dan Wakil Menteri/Wakil Kepala merupakan kertas jenis fancy conqueror ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2. (2) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS) ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2.

(1) Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan dengan kebutuhan pada KP2MI/BP2MI. (2) Dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan harus memperhatikan ketahanan kertas.

(1) Amplop digunakan dalam pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan KP2MI/BP2MI.

(1) Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat Lambang Negara atau Logo KP2MI/BP2MI, nama unit organisasi atau jabatan, serta alamat unit organisasi. (3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama jabatan atau lembaga dan alamat lembaga.

(1) Surat dinas yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat. (2) Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

(1) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment (durabrite). (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jenis tinta dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

(1) Penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika. (2) Ketentuan jarak spasi pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jarak spasi antarbaris pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu 1 (satu) spasi dengan jarak spasi sebelum dan sesudah paragraf sebanyak 0 (nol) pt; b. jarak spasi antarbaris pada Naskah Dinas penugasan dan Naskah Dinas Korespondensi yaitu 1,5 (satu koma lima) spasi dengan jarak spasi sebelum dan sesudah paragraf sebanyak 0 (nol) pt; dan c. jarak spasi pada Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan pada KP2MI/BP2MI dengan memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). (2) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas standar operasional prosedur administrasi pemerintah yaitu arial narrow dengan ukuran 11 (sebelas). (3) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas penugasan dan Naskah Dinas korespondensi yaitu arial dengan ukuran 12 (dua belas). (4) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas khusus disesuaikan dengan kebutuhan pada KP2MI/BP2MI dengan memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf e bertujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tujuan tembusan yang ditandatangani oleh pejabat dengan mengatasnamakan diatur dengan ketentuan: a. untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat dengan mengatasnamakan disampaikan kepada pejabat yang diatasnamakan; b. untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi Eselon I atas nama Menteri/Kepala disampaikan kepada Menteri/Kepala dan Sekretaris Jenderal; dan c. untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi Eselon I atas nama Menteri/Kepala berupa surat tanda tamat pelatihan, sertifikat, dan piagam penghargaan tidak memerlukan tembusan. (3) Penulisan tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan: a. kata “Tembusan” ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata diikuti dengan tanda baca titik dua (:) tanpa menggunakan kata “Yth”; b. tujuan tembusan ditulis di bawah kata “Tembusan” tanpa menggunakan kata “Sebagai laporan” atau kata “Sebagai arsip”; dan c. dalam hal tujuan tembusan lebih dari 1 (satu) tujuan, penulisan tujuan tembusan menggunakan nomor urut dengan angka arab. (4) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas. (5) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat opsional sesuai dengan kebutuhan. (6) Jenis huruf pada tembusan Naskah Dinas menyesuaikan dengan jenis huruf pada Naskah Dinas dengan ukuran 10 (sepuluh).

(1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf f bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan: a. ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan Kop, 2 (dua) spasi di bawah Kop; dan

2. apabila tanpa Kop, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 78 huruf g menggunakan angka arab dengan membubuhkan tanda hubung “ - “ sebelum dan setelah angka. (2) Letak nomor halaman berada pada posisi bagian tengah atas pada Naskah Dinas. (3) Nomor halaman Naskah Dinas dikecualikan pada halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan Kop.

(1) Untuk Naskah Dinas media rekam elektronik dicantumkan pernyataan keabsahan penandatangan Naskah Dinas. (2) Pencantuman pernyataan keabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diletakkan pada bagian bawah setiap lembar halaman Naskah Dinas media rekam elektronik. (3) Jenis dan ukuran huruf pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu arial dengan ukuran 10 (sepuluh) dan diberikan penebalan huruf.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

(1) Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari 1 (satu) halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab, dengan melanjutkan nomor halaman Naskah Dinas pengantarnya.

(2) Susunan dan bentuk lampiran Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Tanda tangan, paraf, dan Cap Dinas merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang berwenang. (4) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan memperhatikan efektivitas, efisiensi, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda Tangan Elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Penandatanganan Naskah Dinas oleh Menteri/Kepala, Wakil Menteri/Wakil Kepala, dan pejabat pimpinan unit organisasi tidak menggunakan gelar, tidak menggunakan nomor induk pegawai, dan tidak menggunakan pangkat/golongan, kecuali Naskah Dinas khusus yang berbentuk surat kuasa, berita acara pemeriksaan, berita acara pemindahan arsip, surat perjalanan dinas penandatanganan menggunakan nomor induk pegawai atau nomor registrasi pokok. (2) Penulisan nama penanda tangan Naskah Dinas piagam penghargaan, sertifikat, dan surat tanda tamat pelatihan tidak menggunakan gelar. (3) Penulisan nama penanda tangan untuk pelaksana tugas dan ad interim Menteri/Kepala tidak menggunakan gelar.

(4) Penulisan nama penanda tangan untuk pelaksana tugas dan pelaksana harian pejabat pimpinan unit organisasi tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai atau nomor registrasi pokok, dan pangkat/golongan.

Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah jika memenuhi persyaratan: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode respons cepat yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, media daring atau media luring; dan d. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik INDONESIA.

(1) Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya.

(2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas materi muatan, substansi, redaksi, dan pengetikan. (3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antarpejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri atas: a. paraf hierarki; dan b. paraf koordinasi. (5) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Paraf hierarki sebagaimana dimaksud dalam Pasal 109 ayat (4) huruf a merupakan paraf pejabat yang berwenang di bawah pejabat penanda tangan yang dibubuhkan dalam bentuk matriks. (2) Paraf hierarki pada Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas Khusus ditempatkan pada lembar terakhir.

(1) Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 109 ayat (4) huruf b merupakan paraf pejabat sesuai dengan substansi tugasnya atau pejabat lain yang terlibat pada setiap unit organisasi yang berbentuk matriks. (2) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan antarunit organisasi diparaf oleh unit pengolah dan unit lain yang terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang pada lembar terakhir.

Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri atas beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.

Letak pembubuhan paraf hierarki dan koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 110 dan Pasal 111 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

(1) Cap Dinas digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap Dinas terdiri atas: a. Cap Dinas jabatan yang memuat Lambang Negara dan nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan b. Cap Dinas lembaga yang memuat Logo KP2MI/BP2MI yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.

(1) Cap Dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 116 huruf a digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh dan atas nama Menteri/Kepala dan Wakil Menteri/Wakil Kepala. (2) Cap Dinas lembaga yang memuat Logo KP2MI/BP2MI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 116 huruf b digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang selain Menteri/Kepala dan selain Wakil Menteri/Wakil Kepala.

Bentuk dan ukuran Cap Dinas jabatan dan Cap Dinas lembaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 117 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Perubahan Naskah Dinas merupakan kegiatan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan perubahan Naskah Dinas elektronik dan nonelektronik.

Pencabutan Naskah Dinas dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan yaitu pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman dan/atau pencetakan pengamanan; dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, dan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 124.

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. rahasia; b. terbatas; dan c. biasa/terbuka.

(1) Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 huruf a merupakan tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan merugikan negara. (2) Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 huruf b merupakan tingkat keamanan isi surat dinas jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak akan mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas KP2MI/BP2MI. (3) Kategori klasifikasi keamanan Naskah Dinas biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 huruf c merupakan tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk pada ayat (1) dan ayat (2), namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

(1) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 126 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas. (2) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada tiap unit organisasi paling sedikit memuat 2 (dua) tingkat klasifikasi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi rahasia dan terbatas hanya diberikan kepada pimpinan tertinggi lembaga dan/atau pihak yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka, dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas.

(2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia, Naskah Dinas dapat menggunakan amplop rangkap 2 (dua).

Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas rahasia diberikan kode “R” dengan menggunakan tinta warna merah; dan b. Naskah Dinas terbatas diberikan kode “T” dan Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode “B” dengan menggunakan tinta warna hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Penggunaan pencetakan pengamanan pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut: a. watermarks; b. anticopy; atau c. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi. (2) Metode pencetakan pengamanan pada Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia dilakukan oleh unit organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi bidang kesekretariatan atau bidang persuratan dan kearsipan.

Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan batasan kewenangan penandatanganan seluruh jenis Naskah Dinas sesuai dengan jenjang jabatan kecuali ditentukan lain berdasarkan Peraturan Menteri/Badan ini. (2) Pejabat yang berwenang dapat memberikan mandat kepada pejabat lain yang menjadi bawahannya, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang- undangan. (3) Batasan kewenangan penandatangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 137 ayat (2) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan “atas nama” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 huruf a dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang. (3) Batasan kewenangan “atas nama” dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 huruf b dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah “atas nama”.

(3) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui “untuk beliau” hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya. (4) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “untuk beliau” meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural di bawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pelaksana tugas atau pelaksana harian; dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

Penggunaan kata “pelaksana tugas” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 huruf c dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penggunaan kata “pelaksana harian” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 huruf d dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Contoh penggunaan kewenangan mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri/Badan ini.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf a dilakukan dengan prinsip: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan;

b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Pada tahap penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 huruf a, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan.

(1) Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan dilakukan pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 huruf b. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; dan/atau b. kartu kendali. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit organisasi yang dituju; dan g. keterangan.

Pengarahan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 huruf c dilakukan dengan ketentuan: a. Naskah Dinas dengan klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju; dan

b. Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Penyampaian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146 huruf d ditujukan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit organisasi yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai dengan klasifikasi keamanan dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar KP2MI/BP2MI yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan KP2MI/BP2MI melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit Kearsipan atau unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar atau salinan digital.

Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 144 huruf b dilakukan dengan prinsip: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah; dan b. sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi:

1. nomor Naskah Dinas;
2. Cap Dinas;
3. tanda tangan;
4. alamat yang dituju; dan
5. lampiran, jika ada.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pada tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 154 huruf a, Naskah Dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; dan/atau b. kartu kendali.

(1) Penggandaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 154 huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanannya rahasia dan terbatas harus diawasi secara khusus oleh petugas yang bertanggung jawab dalam pengelolaan kearsipan pada unit organisasi.

(1) Pengiriman Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 154 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan rahasia dan terbatas, Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan Cap Dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan frasa “untuk perhatian” yang selanjutnya disingkat “u.p” diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 154 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas keluar, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman, dan penyimpanan.

(1) Legalisasi Naskah Dinas berfungsi sebagai pernyataan verifikasi atas keaslian salinan Naskah Dinas oleh pejabat yang berwenang. (2) Legalisasi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah pimpinan unit organisasi Eselon II pada Unit Pengolah. (3) Legalisasi Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. tanggal, bulan, dan tahun; b. nama jabatan; c. nama lengkap pejabat; d. tanda tangan; e. nomor induk pegawai; dan f. Cap Dinas yang memuat Logo KP2MI/BP2MI. (4) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d dapat menggunakan tanda tangan elektronik tanpa mencantumkan Cap Dinas yang memuat Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf f.

Pada saat Peraturan Menteri/Badan ini mulai berlaku, pengelolaan Naskah Dinas di lingkungan KP2MI/BP2MI harus menyesuaikan dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri/Badan ini paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak Peraturan Menteri/Badan ini diundangkan.

Pada saat Peraturan Menteri/Badan ini mulai berlaku, Peraturan Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA Nomor 08 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pelindungan Pekerja Migran INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2020 Nomor 768), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri/Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri/Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 16 Juni 2025

MENTERI PELINDUNGAN PEKERJA MIGRAN INDONESIA/ KEPALA BADAN PELINDUNGAN PEKERJA MIGRAN INDONESIA REPUBLIK INDONESIA,

Œ

ABDUL KADIR KARDING

Diundangkan di Jakarta pada tanggal

Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

DHAHANA PUTRA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж