Penanggulangan Bencana (Lembaran Negara

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses

pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,

dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan,

dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan

disimpan selama jangka waktu tertentu.

1. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,

dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

1. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan

dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa

dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatannya.

1. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

1. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi

penggunaannya telah menurun.

1. Penciptaan Arsip adalah kegiatan pembuatan dan

penerimaan Arsip yang dilaksanakan berdasarkan

tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem

klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan

Badan Nasional Penanggulangan Bencana.

1. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai

kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,

tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan

arsip dinamis.

1. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip

secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan

tugas instansi menjadi beberapa kategori unit

informasi kearsipan.

1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA

adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,

dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang

penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai

kembali, atau dipermanenkan yang digunakan

sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan

arsip.

1. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip adalah

aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip

dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan

keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka

melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip dan

pengguna dalam pelayanan arsip.

1. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh

melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan

pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas,

dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan

kearsipan.

1. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta

Arsip di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan

Bencana yang mempunyai tugas dan tanggung

jawab dalam Pengelolaan Arsip Dinamis.

1. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Badan

Nasional Penanggulangan Bencana yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip

yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di

lingkungannya.

1. Badan Nasional Penanggulangan Bencana yang

selanjutnya disingkat BNPB adalah lembaga

pemerintah nondepartemen sebagaimana dimaksud

dalam Undang-Undang.

1. Unit Kerja adalah unit kerja yang dipimpin oleh

jabatan tinggi pratama di lingkungan BNPB.

Pengelolaan Arsip Dinamis bertujuan untuk:

• menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang

dilakukan oleh BNPB;

• menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

• menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal

dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan;

• menjamin pelindungan kepentingan negara melalui

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik

dan terpercaya;

• mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan di

lingkungan BNPB sebagai suatu sistem yang

komprehensif dan terpadu dengan sistem kearsipan

nasional;

• menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai

bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

berbangsa dan bernegara;

• menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang

penanggulangan bencana sebagai identitas dan jati

diri bangsa; dan

• meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam

pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik

dan terpercaya.

Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 2 dilaksanakan oleh:

• Unit Kearsipan; dan

• Unit Pengolah.

(1) Kewenangan unit kearsipan sebagaimana dimaksud

dalam pasal 3 ayat (1) di lingkungan BNPB berada

dan ditangani oleh Biro Umum yang merupakan

Unit Kearsipan.

(2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

mempunyai tugas;

• menerima surat dari kantor pos, caraka,

petugas khusus, dan pengolah;

• memilah-milah dan mengelompokkan surat

sesuai dengan jenisnya (dinas dan pribadi) serta

alamat surat;

• membuka surat dinas (kecuali surat yang

bersifat rahasia);

• mencatat surat dinas;

• mendistribusikan surat sesuai dengan alamat

atau permasalahan;

• mengirim surat keluar;

• menyimpan dan mengolah arsip inaktif dari

Unit Pengolah dengan cara:

1. menerima berkas-berkas arsip inaktif dari

unit-unit pengolahan;

1. memilih atau mengelompokkan berkas-

berkas arsip inaktif dari unit-unit

pengolah;

1. mendiskripsikan arsip inaktif;

2. menyampul berkas arsip inaktif;

3. menata kartu diskripsi;

4. menata berkas arsip inaktif dalam boks;

dan

1. membuat abstraksi/indeks/kartu/daftar

indeks;

• menemukan dan menyajikan arsip;

• melakukan pemusnahan arsip dengan cara:

1. menilai arsip berpedoman pada jadwal

retensi arsip;

1. membuat daftar pencarian arsip; dan

2. membuat berita acara pemusnahan.

• menyerahkan arsip statis BNPB kepada

lembaga kearsipan dengan cara membuat berita

acara penyerahan arsip statis, sedikitnya 1

(satu) kali dalam 1 (satu) tahun; dan

• melaksanakan pembinaan dan koordinasi

teknis pelaksanaan kearsipan di unit kearsipan

dan unit kerja di lingkungan BNPB.

(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam pasal 3

ayat (2) di lingkungan BNPB berada dan ditangani

oleh setiap tata usaha pada unit kerja, untuk

selanjutnya disebut Unit Pengolah.

(2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

mempunyai tugas:

• menerima, meneliti, mencatat surat, dan

menyimpan sarana pencatatan;

• mengirim surat keluar dengan memberitahukan

pada unit kearsipan;

• menyimpan berkas arsip aktif sesuai dengan

tipe dan kegunaannya;

• menyediakan dan menyajikan arsip;

• melakukan penataan arsip dengan cara:

1. mensortir;

2. memberkaskan arsip aktif;

3. mendiskripsikan arsip;

4. membuat daftar arsip aktif;

5. menilai; dan

6. menyimpan arsip aktif dalam filing cabinet;

dan

• melakukan penyusutan dengan cara

memusnahkan nonarsip dan memindahkan

arsip inaktif ke unit kearsipan, dengan

membuat daftar arsip yang dipindahkan dan

berita acara pemindahan arsip inaktif.

(1) Pengelolaan arsip dilaksanakan terhadap:

• arsip dinamis; dan

• arsip statis.

(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) huruf a menjadi tanggung jawab BNPB.

(3) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) huruf b menjadi tanggung jawab

lembaga pemerintah yang melaksanakan tugas

negara di bidang kearsipan dilaksanakan sesuai

ketentuan perundang-undangan.

(4) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) huruf a meliputi:

• pengelolaan arsip aktif;

• pengelolaan arsip vital, dan arsip terjaga; dan

• pengelolaan arsip inaktif.

Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 6 ayat (4) meliputi tahap kegiatan:

• penciptaan arsip dinamis;

• penggunaan arsip dinamis;

• pemeliharaan arsip dinamis; dan

• penyusutan arsip dinamis.

Bagian Kedua

Penciptaan Arsip Dinamis

(1) Penciptaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 7 huruf a dilaksanakan dengan

memperhatikan:

• tata naskah dinas di lingkungan BNPB;

• Klasifikasi Arsip di lingkungan BNPB; dan

• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di

lingkungan BNPB.

(2) Penciptaan arsip dinamis, sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) meliputi:

• pembuatan arsip dinamis; dan

• penerimaan arsip dinamis.

(1) Pembuatan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a dilakukan dengan

pencatatan sesuai dengan derajat keamanan.

(2) Arsip yang telah dilakukan pencatatan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) didistribusikan kepada

pihak yang berhak secara tepat waktu, lengkap, dan

aman.

(3) Arsip yang telah didistribusikan sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dilakukan tindakan

pemantauan oleh unit yang diberi tugas

melaksanakan pengurusan surat di lingkungan

BNPB.

(1) Penerimaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b dianggap sah apabila

diterima oleh petugas atau pihak yang berwenang

menerima surat di lingkungan BNPB.

(2) Arsip yang telah diterima secara sah sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan pencatatan oleh

petugas atau pihak penerima.

(3) Arsip yang telah dilakukan pencatatan sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada unit

pengolah sesuai arahan/disposisi pimpinan.

(1) Dalam rangka pembuatan Arsip dan penerimaan

Arsip, unit pengolah dan unit kearsipan

mendokumentasikan kegiatan pencatatan

pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip melalui

buku agenda baik secara konvensional maupun

elektronik.

(2) Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

bertanggung jawab atas keautentikan Arsip yang

diciptakan berdasarkan tata naskah dinas.

Bagian Ketiga

Penggunaan Arsip Dinamis

(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 7 huruf b diperuntukkan bagi

kepentingan pemerintahan dan kepentingan

masyarakat.

(2) Pelaksanaan penggunaan Arsip Dinamis

sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

memperhatikan:

• penggunaan arsip memperhatikan Sistem

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

yang berlaku di lingkungan BNPB;

• Pencipta Arsip bertanggung jawab terhadap

ketersediaan dan keaslian arsip dinamis;

• pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab

terhadap ketersediaan, pengolahan dan

penyajian Arsip Vital dan arsip aktif; dan

• pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab

terhadap ketersediaan, pengolahan dan

penyajian arsip inaktif.

Bagian Keempat

Pemeliharaan

(1) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 7 huruf c menjadi tanggung jawab Unit

Pengolah.

(2) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:

• pemberkasan arsip aktif;

• penataan arsip inaktif;

• program arsip vital;

• alih media arsip;

• penyimpanan arsip; dan

• fumigasi.

Paragraf 1

Pemberkasan Arsip Aktif

(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud

dalam pasal 13 ayat (2) huruf a merupakan tindakan

pemeliharaan terhadap arsip aktif yang dibuat dan

diterima.

(2) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi

Arsip dalam rangka penataan fisik dan informasi

arsip.

(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 12 menghasilkan daftar arsip aktif.

(2) Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) terdiri atas:

• daftar berkas; dan

• daftar isi berkas.

(3) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

huruf a paling sedikit memuat:

• nama unit pengolah;

• nomor berkas;

• kode Klasifikasi Arsip;

• uraian informasi berkas;

• kurun waktu;

• jumlah;

• keterangan; dan

• tanda tangan pimpinan unit kerja Pencipta

Arsip.

(4) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat

(2) huruf b paling sedikit memuat:

• nomor berkas;

• nomor item arsip;

• kode Klasifikasi Arsip;

• uraian informasi berkas;

• tanggal;

• jumlah; dan

• keterangan.

(1) Daftar arsip aktif disusun oleh Unit Pengolah sesuai

dengan bentuk dan format sebagaimana tercantum

dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(2) Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) disampaikan oleh Unit Pengolah kepada Unit

Kearsipan setiap tahun berjalan.

(3) Penyampaian daftar arsip aktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan dalam jangka

waktu paling lama 6 (enam) bulan terhitung sejak

tanggal pelaksanaan pemberkasan arsip aktif.

Paragraf 2

Penataan Arsip Inaktif

(1) Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 13 ayat (2) huruf b merupakan tindakan

pemeliharaan terhadap arsip inaktif berdasarkan

asas asal usul dan asas aturan asli dengan

memperhatikan JRA yang berlaku di lingkungan

BNPB.

(2) Asas asal usul sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

merupakan asas yang dipedomani untuk menjaga

arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta

Arsip, tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari

Pencipta Arsip lain sehingga arsip dapat melekat

pada konteks penciptaannya.

(3) Asas aturan asli sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) merupakan asas yang dipedomani untuk menjaga

arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya

atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih

digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta

Arsip.

(4) Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan.

(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 17 dilaksanakan melalui kegiatan:

• pengaturan fisik arsip;

• pengolahan informasi arsip; dan

• penyusunan daftar arsip inaktif.

(2) Pengaturan fisik arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) huruf a merupakan kegiatan menempatkan

fisik arsip pada lokasi penyimpanan.

(3) Pengolahan informasi arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) huruf b merupakan kegiatan memuat

informasi arsip berupa Pencipta Arsip dan deskripsi

arsip.

(4) Penyusunan daftar arsip inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan kegiatan

membuat daftar atas arsip yang dinilai sebagai arsip

inaktif.

(5) Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada

ayat (4) paling sedikit memuat:

• Pencipta Arsip;

• unit pengolah;

• nomor arsip;

• kode Klasifikasi Arsip;

• uraian informasi arsip;

• kurun waktu;

• jumlah; dan

• keterangan.

(6) Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam

pada ayat (5) disusun oleh Unit Pengolah sesuai

dengan bentuk dan format sebagaimana tercantum

dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Penyusunan daftar arsip inaktif sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 18 ayat (6) dilaksanakan

paling sedikit 2 (dua) kali pada tahun berjalan.

(2) Unit Pengolah menyampaikan daftar arsip inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada Unit

Kearsipan dalam jangka waktu paling lama 1 (satu)

bulan terhitung sejak tanggal pelaksanaan penataan

arsip inaktif.

(3) Penyampaian daftar arsip inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) disertai berita acara

sebagaimana tercantum dalam Lampiran III yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Badan ini.

Paragraf 3

Program Arsip Vital

(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 13 ayat (2) huruf c merupakan tindakan

pemeliharaan terhadap arsip vital yang dilaksanakan

melalui kegiatan meliputi:

• identifikasi;

• perlindungan dan pengamanan; dan

• penyelamatan dan pemulihan.

(2) Identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

huruf a dilakukan dengan tahapan:

• menentukan kriteria Arsip Vital, sebagai

berikut:

1. merupakan prasyarat bagi keberadaan

BNPB, karena tidak dapat digantikan dari

aspek administrasi maupun legalitasnya;

1. sangat dibutuhkan untuk menjamin

kelangsungan operasional kegiatan BNPB

karena berisi informasi yang digunakan

sebagai salah satu acuan apabila terjadi

bencana;

1. berfungsi sebagai bukti kepemilikan

kekayaan BNPB; dan

1. berkaitan dengan kebijakan strategis

BNPB;

• pendataan Arsip Vital pada unit kerja yang

potensial;

• pengolahan hasil pendataan;

• penentuan Arsip Vital; dan

• pembuatan daftar arsip vital, sesuai format

sebagaimana tercantum dalam Lampiran IV

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Badan ini.

(3) Perlindungan Arsip Vital sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) huruf b dengan cara duplikasi,

pemencaran, dan penggunaan peralatan

penyimpanan khusus.

(4) Pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) huruf b dilakukan untuk menjamin

Arsip hanya digunakan oleh pihak yang berhak.

(5) Penyelamatan Arsip Vital sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) huruf c dilakukan dengan melindungi

Arsip dari ancaman faktor-faktor

pemusnah/perusak Arsip.

(6) Pemulihan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) huruf c meliputi stabilisasi dan pelindungan

arsip yang dievakuasi, penilaian tingkat kerusakan

dan spesifikasi kebutuhan pemulihan, pelaksanaan

penyelamatan, prosedur penyimpanan kembali dan

evaluasi.

(7) Pelaksanaan Program Arsip Vital sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Unit

Pengolah.

Paragraf 4

Alih Media Arsip

(1) Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 11 ayat (2) huruf d merupakan tindakan

pemeliharaan terhadap arsip dinamis melalui

pengalihan media arsip dari satu media ke media

lainnya melalui teknologi informasi dan komunikasi.

(2) Dalam melaksanakan Alih Media Arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), pimpinan BNPB

menetapkan kebijakan Alih Media Arsip.

(3) Kebijakan alih media arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) memperhatikan:

• nilai informasi arsip;

• JRA; dan/atau

• kondisi arsip.

Pelaksanaan alih media arsip meliputi:

• pengonversian arsip;

• autentikasi arsip; dan

• penyusunan daftar arsip alih media.

Pengonversian arsip sebagaimana dimaksud Pasal 22

huruf a merupakan kegiatan alih media arsip yang

dilakukan oleh Pencipta Arsip dengan mengalihkan

bentuk arsip konvensional menjadi bentuk arsip

digital/elektronik.

(1) Autentikasi arsip sebagaimana dimaksud Pasal 22

huruf b merupakan kegiatan alih media arsip yang

dilakukan oleh pimpinan Pencipta Arsip dengan

memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,

terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih

media.

(2) Tanda tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

berupa QR code diperoleh melalui Sistem Informasi

Kearsipan BNPB.

(1) Penyusunan daftar arsip hasil alih media

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf c

merupakan kegiatan alih media arsip yang

dilakukan oleh Unit Pengolah untuk menghasilkan

daftar arsip alih media.

(2) Daftar arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) paling sedikit memuat:

• unit pengolah;

• nomor urut;

• jenis arsip;

• jumlah arsip;

• kurun waktu;

• keterangan; dan

• tanda tangan pimpinan unit kerja Pencipta

Arsip.

(3) Penyusunan daftar arsip hasil alih media

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan

paling sedikit 1 (satu) kali pada tahun berjalan.

(4) Unit Pengolah menyampaikan daftar arsip hasil alih

media sebagaimana dimaksud pada ayat (3) kepada

unit kearsipan dalam jangka waktu paling lama 1

(satu) bulan terhitung sejak tanggal pelaksanaan

penyusunan daftar arsip alih media.

Arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 24 ayat (1) dan hasil cetaknya dapat digunakan

sebagai alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Paragraf 5

Penyimpanan Arsip

(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 11 ayat (2) huruf e merupakan tindakan

pemeliharaan terhadap Arsip dinamis untuk

menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip

selama jangka waktu penyimpanan Arsip

berdasarkan JRA.

(2) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Pengolah dan Unit

Kearsipan.

Paragraf 6

Fumigasi

(1) Fumigasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal

11 ayat (2) huruf f merupakan tindakan

pemeliharaan dalam rangka melindungi Arsip agar

terbebas dari serangga dan jamur serta hama

perusak fisik arsip lainnya untuk menjamin Arsip

dalam kondisi baik.

(2) Fumigasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan.

Bagian Kelima

Penyusutan

Paragraf 1

Umum

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 5 huruf d bertujuan untuk:

• efisiensi sarana dan prasarana Kearsipan;

• pendayagunaan Arsip Aktif;

• memudahkan pengawasan, pemeliharaan, dan

penemuan kembali Arsip yang diperlukan; dan

• penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

dan pertanggungjawaban nasional.

(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilakukan dengan:

• pemindahan Arsip Inaktif;

• pemusnahan Arsip inaktif; dan

• penyerahan Arsip Statis oleh Unit Kearsipan

BNPB kepada lembaga pemerintah

melaksanakan tugas negara di bidang

kearsipan.

Paragraf 2

Penyusutan Arsip Inaktif

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 29 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap

Arsip Inaktif.

(2) Pemindahahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Pengolah.

(3) Pelaksanaan pemindahahan arsip inaktif

sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:

• melakukan seleksi dan penilaian Arsip Inaktif

berdasarkan JRA;

• membuat daftar arsip inaktif; dan

• memindahkan Arsip Inaktif.

(4) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) huruf c dilengkapi dengan permohonan

pengajuan pemindahan arsip inaktif dari Unit

Pengolah ke Unit Kearsipan dan berita acara.

(5) Berita acara pemindahan arsip inaktif sebagaimana

dimaksud pada ayat (4) sesuai Lampiran V yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Badan ini.

Paragraf 3

Pemusnahan Arsip

(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 29 ayat (2) huruf b merupakan kegiatan

menghancurkan fisik arsip dan informasi arsip yang

dilakukan terhadap Arsip Inaktif melalui prosedur

pemusnahan arsip.

(2) Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab dan

wewenang Unit Kearsipan BNPB.

(3) Arsip inaktif yang akan dilakukan pemusnahan

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus

memenuhi kriteria:

• tidak memiliki nilai guna;

• telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;

• tidak ada peraturan perundang-undangan yang

melarang; dan

• tidak berkaitan dengan penyelesaian proses

suatu perkara.

Prosedur Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 31 ayat (1) dilakukan dengan:

• penyeleksian Arsip;

• pembuatan daftar arsip usul musnah;

• pembentukan panitia penilai arsip;

• penilaian; dan

• pelaksanaan pemusnahan Arsip.

(1) Penyeleksian arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 32 huruf a dilakukan berdasarkan JRA.

(2) Penyeleksian arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilaksanakan oleh Arsiparis pada Unit

Kearsipan.

(3) Unit Kearsipan menyusun daftar arsip usul musnah

sesuai hasil penyeleksian arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (2).

(4) Daftar arsip usul musnah sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) paling sedikit memuat:

• nomor;

• jenis Arsip;

• tahun;

• jumlah;

• kondisi;

• tingkat perkembangan; dan

• keterangan.

(5) Penyusunan daftar arsip usul musnah sesuai

dengan format sebagaimana tercantum dalam

Lampiran VI yang merupakan bagian tidak

terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Dalam rangka melaksanakan penilaian terhadap

daftar arsip usul musnah, Kepala BNPB membentuk

Panitia penilai arsip.

(2) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) beranggotakan unsur:

• pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua

merangkap anggota:

• pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan

dimusnahkan sebagai anggota; dan

• arsiparis pada unit pengolah yang arsipnya

akan dimusnahkan sebagai anggota.

(3) Dalam hal Unit Pengolah tidak memiliki Arsiparis,

anggota sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf

c dapat digantikan oleh arsiparis yang ditunjuk Unit

Kearsipan.

(4) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) ditetapkan melalui

Keputusan Kepala Badan.

(1) Penilaian arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal

34 ayat (1) dilakukan melalui:

• mencermati daftar arsip usul musnah; dan

• memverifikasi daftar arsip usul musnah.

(2) Hasil atas penilaian arsip sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dituangkan dalam pertimbangan

panitia penilai Arsip.

(3) Panitia penilai arsip menyampaikan pertimbangan

panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada

ayat (2) kepada Kepala Badan.

(4) Bentuk dan format pertimbangan panitia penilai

Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3)

tercantum dalam Lampiran VII yang merupakan

bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Kepala Badan menetapkan pelaksanaan

pemusnahan arsip dengan memperhatikan:

• pertimbangan panitia penilai arsip; dan

• persetujuan pemusnahan arsip dari pimpinan

lembaga pemerintah yang melaksanakan tugas

negara di bidang kearsipan.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) memperhatikan:

• dilakukan secara total sehingga fisik dan

informasi Arsip musnah dan tidak dapat

dikenali; dan

• disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) pejabat

dari unit kerja yang mempunyai tugas dan

fungsi di bidang hukum dan/atau unit kerja

yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang

pengawasan.

(3) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dituangkan dalam berita

acara pemusnahan Arsip.

(4) Berita acara pemusnahan Arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran

VIII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Badan ini.

(5) Seluruh Arsip yang tercipta dalam rangka proses

pemusnahan arsip disimpan oleh Unit Kearsipan

BNPB menjadi arsip vital sebagai pengganti dari

arsip yang telah dimusnahkan.

Paragraf 4

Penyerahan Arsip Statis

(1) Penyerahan Arsip Statis BNPB sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) huruf c

merupakan kegiatan penyusutan arsip melalui

penyerahan arsip kepada lembaga pemerintah yang

melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan.

(2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip dengan

kriteria:

• memiliki nilai guna kesejarahan;

• telah habis retensinya; dan/atau

• berketerangan dipermanenkan sesuai JRA.

(3) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud

pada (1) menjadi tanggung jawab Kepala BNPB,

dilaksanakan oleh Unit Kearsipan.

(4) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) dituangkan dalam Berita Acara

penyerahan Arsip Statis disertai dengan Daftar Arsip

Statis yang diserahkan.

(5) Daftar arsip statis dan berita acara penyerahan

Arsip Statis sesuai dengan format sebagaimana

tercantum dalam Lampiran IX yang merupakan

bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Dalam rangka pengelolaan arsip dinamis

dibutuhkan sumber daya kearsipan.

(2) Sumber daya kearsipan sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) meliputi:

• sumber daya manusia kearsipan;

• organisasi kearsipan;

• sarana dan prasarana; dan

• pendanaan.

Bagian Kedua

Sumber Daya Manusia Kearsipan

Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas:

• arsiparis; dan

• pranata arsip/Pengelola Arsip.

Bagian Ketiga

Sarana dan Prasarana

(1) Sarana dan prasarana merupakan sumber daya

kearsipan untuk mendukung pengelolaan arsip

dinamis.

(2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

merupakan peralatan yang dipakai dalam rangka

pelaksanaan pengelolaan arsip.

(3) Prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

merupakan peralatan yang dipakai untuk

menunjang pelaksanaan pengelolaan arsip.

(4) Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) tercantum dalam Lampiran X yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Badan ini.

Bagian Keempat

Pendanaan

(1) Dalam rangka pengelolaan arsip dinamis, Unit

Kearsipan wajib mengalokasikan pendanaan.

(2) Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

meliputi pendanaan untuk perumusan dan

penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan,

pengelolaan arsip, pengembangan sumber daya

manusia kearsipan, dan penyediaan

makanan/minuman daya tahan tubuh, serta

penyediaan prasarana dan sarana.

(3) Selain ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), pendanaan wajib dialokasikan oleh unit Pencipta

Arsip dalam rangka pengelolaan arsip di unit

kerjanya.

(1) Unit Kearsipan bertanggung jawab dalam

melakukan pembinaan Kearsipan terhadap seluruh

Unit Pengolah di lingkungan BNPB.

(2) Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:

• penyusunan pedoman kearsipan;

• koordinasi pengelolaan arsip dinamis;

• sosialisasi Kearsipan;

• pemberian bimbingan dan supervisi; dan/atau

• pemantauan dan evaluasi Kearsipan.

Bagian Kedua

Pengawasan

(1) Pengawasan dilaksanakan terhadap:

• pengelolaan arsip dinamis;

• sumber daya manusia Kearsipan; dan

• prasarana dan sarana.

(2) Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dengan

berkoordinasi dengan unit kerja yang

menyelenggarakan fungsi pengawasan di lingkungan

BNPB.

(3) Dalam pelaksanaan pengawasan sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) dibentuk tim pengawas

kearsipan internal.

(4) Tim pengawas kearsipan internal sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh Kepala

BNPB.

(5) Tim pengawas kearsipan internal sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) menyampaikan laporan hasil

pengawasan kearsipan kepada Kepala Badan.

(6) Unit Kearsipan melakukan tindak lanjut terhadap

laporan hasil pengawasan kearsipan.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku:

1. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan

Bencana Nomor 15 Tahun 2009 tentang Tata

Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Nasional

Penanggulangan Bencana; dan

1. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan

Bencana Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman

Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Nasional

Penanggulangan Bencana (Berita Negara Republik

Indonesia Tahun 2013 Nomor 1173),

dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

30

LAMPIRAN I

PERATURAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT DAFTAR BERKAS AKTIF

DAFTAR BERKAS

Unit Pengolah: ………………….

NOMOR

KODE KLASIFIKASI URAIAN KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN

BERKAS

Pimpinan Unit Pencipta Arsip

(…………………………………….)

31

FORMAT DAFTAR ISI BERKAS

DAFTAR ISI BERKAS

NOMOR NOMOR KODE

URAIAN TANGGAL JUMLAH KETERANGAN

BERKAS ITEM ARSIP KLASIFIKASI

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

32

LAMPIRAN II

PERATURAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT DAFTAR ARSIP INAKTIF

DAFTAR ARSIP INAKTIF BAGIAN …….

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NO NO. KODE UNIT URAIAN KURUN LOKASI SIMPAN

DEFINIT KLAS KERJA WAKTU

AN IF FISIK RUANG NOMOR NOMOR L IR TINGKAT JUMLAH BERKAS KONDISI AWA AKH PERKEMBA RAK BOKS KETERANG

33

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

34

LAMPIRAN III

PERATURAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

LINGKUNGAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT BERITA ACARA PENYAMPAIAN DAFTAR ARSIP INAKTIF

Berita Acara Penyampaian Daftar Arsip Inaktif

Nomor: ….

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun … yang bertanda tangan dibawah ini,

berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, telah melaksanakan penataan arsip ….

sebanyak …. tercantum dalam Daftar Arsip sebagaimana terlampir.

Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu

rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

Jabatan) Jabatan)

Nama tanda gelar) Nama tanda gelar)

NIP: ………………………. NIP: ………………………

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

35

LAMPIRAN IV

PERATURAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT DAFTAR ARSIP VITAL

DAFTAR ARSIP VITAL

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

Metode No. Jenis Arsip Unit Kerja Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Lokasi Simpan Keterangan Perlindungan

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

36

LAMPIRAN V

PERATURAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

LINGKUNGAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Nomor: ….

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun … yang bertanda tangan dibawah ini,

berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip,

telah melaksanakan pemindahan arsip …. sebanyak …. tercantum dalam Daftar

Arsip yang Dipindahkan sebagaimana terlampir.

Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu

rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.

PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

Jabatan) Jabatan)

Nama tanda gelar) Nama tanda gelar)

NIP: ………………………. NIP: ………………………

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

37

LAMPIRAN VI

PERATURAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH BAGIAN …

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

KODE JENIS TINGKAT KONDISI NOMOR NOMOR HASIL

NO. URAIAN TAHUN

KLAS ARSIP PERKEMBANGAN FISIK BOKS FOLDER PENILAIAN

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

38

LAMPIRAN VII

PERATURAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

LINGKUNGAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP

SURAT PERTIMBANGAN

PANITIA PENILAI ARSIP

Menindaklanjuti Surat Keputusan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor:

119.A Tahun 2018 tanggal 2 April 2018 tentang Tim Penyusutan Arsip Badan Nasional

Penanggulangan Bencana, dapat kami sampaikan bahwa Tim Penyusutan Arsip telah melakukan

penilaian dari tanggal … s.d … dan menyetujui pemusnahan arsip … (nama unit) dari Tahun …

sampai dengan Tahun … (sebagaimana daftar terlampir), dengan pertimbangan sebagai berikut:

1. Arsip yang diusulkan musnah tidak memiliki nilai guna bagi pencipta arsip;

2. Telah melampaui jangka simpan arsip dan berketerangan musnah sesuai dengan Peraturan

Kepala BNPB Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan

dan Non Kepegawaian BNPB, Peraturan Kepala BNPB Nomor 21 Tahun 2010 tentang Jadwal

Retensi Arsip Keuangan BNPB;

1. Tidak terkait dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Demikian pertimbangan panitia penilai arsip, mohon dapat ditindaklanjuti sesuai dengan

prosedur yang berlaku.

Jakarta, …………………

Ketua Tim Penyusutan Arsip,

(nama pejabat)

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

39

LAMPIRAN VIII

PERATURAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

LINGKUNGAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Berita Acara Pemusnahan Arsip

Nomor: ….

Pada hari ini, …… tanggal ... bulan … tahun … Pukul … WIB, kami yang bertanda

tangan di bawah ini telah menyaksikan pemusnahan arsip inaktif yang tidak memiliki

nilai guna bagi pencipta arsip dan telah melampaui jangka simpan sesuai dengan

Peraturan Kepala BNPB Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif

Non Keuangan dan Non Kepegawaian BNPB, serta Peraturan Kepala BNPB Nomor 21

Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan BNPB, dengan cara dicacah dan

dilebur oleh PT …, … (alamat) serta telah disetujui oleh Kepala ANRI berdasarkan surat

Nomor … tanggal … tentang persetujuan pemusnahan arsip.

Kepala Biro Umum, Pimpinan Unit Kearsipan

Kepala Bagian Tata Usaha,

(………………………) (……………………)

Nama lengkap Nama lengkap

1. Saksi 1 2. Saksi 2

(……………………) (……………………)

Nama lengkap Nama lengkap

1. Saksi 3 4. Saksi 4

(……………………) (……………………)

Nama lengkap Nama lengkap

40

1. Saksi 5 6. Saksi 6

(……………………) (……………………)

Nama lengkap Nama lengkap

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

41

LAMPIRAN IX

PERATURAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN

NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

FORMAT DAFTAR ARSIP STATIS

DAFTAR ARSIP STATIS BAGIAN ….

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

KODE KURUN TINGKAT JUMLAH

NO. URAIAN KETERANGAN

KLASIFIKASI WAKTU PERKEMBANGAN ARSIP

42

FORMAT BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

Berita Acara Penyerahan Arsip Statis Nomor: ………………..

Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun … bertempat di …, …, …. kami yang

bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama : …

Jabatan : Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana

Dalam hal ini bertindak atas nama pimpinan Badan Penanggulangan Bencana Nasional yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU.

1. Nama : … Jabatan : Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip Badan Nasional Penanggulangan Bencana yang memiliki nilai guna dan menjadi arsip statis

sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Jakarta, ………………

PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA,

Kepala Arsip Nasional RI, Kepala BNPB,

……………….. ……………….

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

43

LAMPIRAN X

PERATURAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

NOMOR 3 TAHUN 2020

TENTANG

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI

LINGKUNGAN BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA

SARANA DAN PRASARANA

Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis terdiri

dari:

1. Filing Cabinet

Bentuknya bisa bermacam-macam antara lain adalah: Vertical Filing

Cabinet dan Lateral Filing Cabinet, merupakan sarana/tempat untuk

penyimpanan arsip dalam bentuk himpunan berkas.

Vertical Lateral

1. Ordner

Merupakan wadah untuk menyimpan arsip yang kode dan indeksnya

dicantumkan di sisi luar dari ordner. Di dalam ordner terdapat sekat

yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu dengan yang

lainnya.

44

1. Sekat/Guide

Merupakan penyekat / pembatas antar berkas satu dengan berkas

yang lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada sekat/guide

terdapat tab yang memuat Kode (abjad, nomor, alpha numeric).

1. Folder

Merupakan map tempat untuk menyimpan arsip yang menggunakan

tab untuk mencantumkan kode dan indeks.

1. Rak Arsip

Rak arsip digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang telah

diolah dan dimasukkan kedalam boks arsip. Terbuat dari rangka besi

yang kokoh dan setiap rak terdiri dari lima baris.

45

1. Lemari Arsip

Lemari arsip mempunyai fungsi yang sama dengan roll o pack, yaitu

untuk menyimpan arsip yang telah dilakukan pengolahan. Selain

arsip dalam boks lemari arsip juga dapat digunakan untuk

menyimpan arsip jenis gambar Teknik atau blue print.

1. Roll O Pack

Sarana untuk menyimpan arsip vital, memiliki karakteristik tidak

mudah terbakar, bersifat kedap air dan dapat dikunci.

46

1. Boks Arsip

Boks digunakan untuk menyimpan arsip yang telah melalui proses

pengolahan data. Boks arsip harus bersifat bebas asam, agar arsip

yang disimpan di dalamnya tidak mudah rusak. Boks arsip memiliki

dimensi 37 x 19 x 27 cm.

1. Plastic Pocket

Sarana untuk menyimpan arsip aktif yang bermediakan kertas,

terbuat dari plastiK, terdapat lubang di salah satu sisinya yang

difungsikan supaya dapat ditempatkan ke dalam ordner.

1. Kertas Label

Digunakan untuk menampilkan informasi dari sebuah boks dan

ordner. Informasi tersebut terdiri dari nomor boks, unit pencipta

arsip, tahun arsip, nomor arsip dan kode Klasifikasi Arsip.

47

2017 2017 RUANG: PR

RR.02.01 RR.02.01 RAK:

BOKS 001

ORDNER 2 ORDNER 3

DIREKTORAT DIREKTORAT

0001 – 0002 PEMULIHAN PEMULIHAN

DEPUTI DAN DAN

LOGISTIK DAN PENINGKATAN PENINGKATAN

PERALATAN FISIK FISIK

2003

DEPUTI DEPUTI

Label Boks Arsip

BIDANG BIDANG

REHABILITASI REHABILITASI

DAN DAN

REKONSTRUKSI REKONSTRUKSI

Label Ordner

KEPALA BADAN NASIONAL

PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO