Pasal 4

(1) Kewenangan unit kearsipan sebagaimana dimaksud

dalam pasal 3 ayat (1) di lingkungan BNPB berada

dan ditangani oleh Biro Umum yang merupakan

Unit Kearsipan.

(2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

mempunyai tugas;

• menerima surat dari kantor pos, caraka,

petugas khusus, dan pengolah;

• memilah-milah dan mengelompokkan surat

sesuai dengan jenisnya (dinas dan pribadi) serta

alamat surat;

• membuka surat dinas (kecuali surat yang

bersifat rahasia);

• mencatat surat dinas;

• mendistribusikan surat sesuai dengan alamat

atau permasalahan;

• mengirim surat keluar;

• menyimpan dan mengolah arsip inaktif dari

Unit Pengolah dengan cara:

1. menerima berkas-berkas arsip inaktif dari

unit-unit pengolahan;

1. memilih atau mengelompokkan berkas-

berkas arsip inaktif dari unit-unit

pengolah;

1. mendiskripsikan arsip inaktif;

2. menyampul berkas arsip inaktif;

3. menata kartu diskripsi;

4. menata berkas arsip inaktif dalam boks;

dan

1. membuat abstraksi/indeks/kartu/daftar

indeks;

• menemukan dan menyajikan arsip;

• melakukan pemusnahan arsip dengan cara:

1. menilai arsip berpedoman pada jadwal

retensi arsip;

1. membuat daftar pencarian arsip; dan

2. membuat berita acara pemusnahan.

• menyerahkan arsip statis BNPB kepada

lembaga kearsipan dengan cara membuat berita

acara penyerahan arsip statis, sedikitnya 1

(satu) kali dalam 1 (satu) tahun; dan

• melaksanakan pembinaan dan koordinasi

teknis pelaksanaan kearsipan di unit kearsipan

dan unit kerja di lingkungan BNPB.