Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2024 tentang TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN OTORITA IBU KOTA NUSANTARA

Dalam Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
5. Logo Otorita Ibu Kota Nusantara adalah gambar dan huruf sebagai identitas Otorita Ibu Kota Nusantara berupa pohon hayati nusantara dengan ketentuan bentuk logogram dan logotipe Otorita Ibu Kota Nusantara yang ditetapkan oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara.
6. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kedinasan pada jabatan yang bersangkutan.
7. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak yang layak dipercaya yang memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik.
8. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
9. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.
10. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar,

dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 11. Otorita Ibu Kota Nusantara adalah pelaksana kegiatan persiapan, Pembangunan, dan pemindahan ibu kota negara, serta penyelenggara pemerintahan daerah khusus ibu kota nusantara. 12. Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara adalah kepala pemerintah daerah khusus ibu kota nusantara

Tata Naskah Dinas digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan Naskah Dinas di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Jenis Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Ketentuan mengenai proses pembentukan peraturan perundang-undangan, dan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan terdiri atas kerangka peraturan perundang-undangan, hal-hal khusus, ragam bahasa peraturan perundang-undangan, serta bentuk rancangan peraturan perundang-undangan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang pembentukan peraturan perundang-undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara atau pejabat lain yang diberi kewenangan pada Otorita Ibu Kota Nusantara.

(1) Susunan dan bentuk instruksi terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. batang tubuh; dan d. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (3) Penetapan surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pimpinan atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses

penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk Keputusan terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c terdiri atas: a. surat perintah; dan b. surat tugas.

(1) Surat perintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a merupakan naskah dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah sebagai pelaksana harian atau pelaksana tugas. (2) Surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b merupakan naskah dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diberi tugas, dengan memuat detail penugasan yang harus dilakukan berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi atau kegiatan lainnya

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dalam jangka waktu tertentu.

Surat perintah dan surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang paling rendah pejabat pengawas atau pejabat fungsional ahli muda.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Dalam penyusunan nota dinas memperhatikan hal sebagai berikut: a. nota dinas tidak menggunakan Lambang Negara atau Logo Otorita Ibu Kota Nusantara; b. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan c. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi dan tahun.

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b merupakan Naskah Dinas korespondensi internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan. (2) Memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang paling rendah pejabat pengawas atau pejabat fungsional ahli muda.

(1) Susunan dan bentuk memorandum terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk, yang ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat kepada pejabat lainnya dengan jenjang jabatan di bawahnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat undangan kepada pejabat dan/atau pegawai di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Acara kedinasan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (3) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat undangan internal terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; h. telaah staf; i. sertifikat; j. piagam penghargaan; dan k. notula.

(1) Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian internasional.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf a merupakan kerja sama antar lembaga di dalam negeri yang dibuat dalam bentuk nota kesepahaman bersama, perjanjian kerja sama atau bentuk lain. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf b merupakan perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu yang diatur dalam hukum internasional, dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Surat kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum atau kelompok orang atau perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Berita acara merupakan naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran.

(1) Susunan dan bentuk berita acara terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Surat keterangan merupakan naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Surat pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan barang dan/atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Pengumuman merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau pegawai di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara dan/atau pihak lain di luar Otorita Ibu Kota Nusantara. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Susunan dan Bentuk Pengumuman terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Laporan merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang ditugaskan.

(1) Susunan dan bentuk laporan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Telaah Staf merupakan Naskah Dinas berupa uraian yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan pertimbangan/jalan keluar/pemecahan yang disarankan. (2) Telaah Staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai Otorita Ibu Kota Nusantara berdasarkan tugas pokok dan fungsinya.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Sertifikat merupakan Naskah Dinas berupa pernyataan tertulis yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikutsertaannya dalam suatu kegiatan. (2) Sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara atau pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenangannya. (3) Penandatanganan sertifikat oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk sertifikat terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sertifikat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Piagam penghargaan merupakan Naskah Dinas yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. (2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenangannya. (3) Penandatanganan piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara.

(1) Susunan dan bentuk piagam penghargaan terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Notula merupakan Naskah Dinas berupa catatan singkat mengenai jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh notulis serta diketahui atasan yang mengikuti rapat.

(1) Susunan dan bentuk notula terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Pembuatan Naskah Dinas dilakukan dengan ketentuan: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 memuat unsur: a. Lambang Negara atau Logo otorita Ibu Kota Nusantara; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf, dan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara atau Logo Otorita Ibu Kota Nusantara digunakan dalam Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi. (2) Logo Otorita Ibu Kota Nusantara digunakan sebagai identitas dalam pembuatan Naskah Dinas Otorita Ibu Kota Nusantara. (3) Selain Lambang Negara atau Logo Otorita Ibu Kota Nusantara sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas dapat ditambahkan atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan dari Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara.

(1) Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (2) Lambang Negara dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama pejabat yang mewakili Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (3) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas. (4) Ketentuan mengenai bentuk dan spesifikasi kop Naskah Dinas jabatan dengan Lambang Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Dalam hal terdapat kerja sama yang dilakukan antar pemerintah, map Naskah Dinas harus menggunakan Lambang Negara.

(1) Logo Otorita Ibu Kota Nusantara digunakan dalam Naskah Dinas yang ditandatangani selain Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (2) Logo Otorita Ibu Kota Nusantara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas. (3) Selain ditempatkan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Logo Otorita Ibu Kota Nusantara diletakkan di atas map naskah perjanjian kerja sama sektoral.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab. (2) Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; dan c. tahun terbit. (3) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; dan c. tahun terbit. (4) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kategori klasifikasi keamanan; b. kode klasifikasi; c. nomor; dan d. tahun terbit. (5) Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa nomor dan tahun terbit. (6) Ketentuan mengenai contoh penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (5) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas arahan harus memenuhi syarat: a. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS); b. ukuran F4; dan c. standar kertas permanen. (2) Standar kertas permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2; b. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN; c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT; d. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima). (3) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2. (4) Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan.

(2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa Lambang Negara atau Logo Otorita Ibu Kota Nusantara, nama Otorita Ibu Kota Nusantara serta alamat Otorita Ibu Kota Nusantara. (3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama atau nama jabatan atau instansi dan alamat instansi.

(1) Dalam hal ukuran amplop lebih kecil dari ukuran kertas, surat dinas yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat. (2) Dalam hal amplop mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

(1) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment (durabrite). (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jenis tinta dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Naskah Dinas arahan menggunakan jenis huruf bookman old style dengan ukuran huruf 12 (dua belas). (2) Selain Naskah Dinas khusus sertifikat dan piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf i dan j serta Naskah Dinas korespondensi, menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran huruf 12 (dua belas). (3) Naskah Dinas khusus sertifikat dan piagam penghargaan menggunakan jenis huruf tahoma, vivaldi, century, dan bodoni MT condensed. (4) Ketentuan mengenai penggunaan huruf pada Naskah Dinas khusus sertifikat dan piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan ketentuan: a. ditulis pada akhir setiap halaman; b. diletakkan pada baris terakhir di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan: a. ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop; dan
2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 cm (dua centimeter) dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 cm (dua koma lima centimeter) dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 cm (tiga centimeter) dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 cm (dua centimeter) dari tepi kanan kertas. (3) Penentuan batas atau ruang tepi pada Naskah Dinas khusus sertifikat dan piagam penghargaan harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor halaman. (2) Penempatan nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas.

(1) Tembusan Naskah Dinas dibuat untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diletakkan pada bagian kiri bawah pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.

Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor sesuai dengan ketentuan penomoran halaman.

Tanda tangan, paraf, dan cap merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang. (4) Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(5) Tanda Tangan Elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 79 ayat (2) huruf b memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Pejabat Penanda Tangan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Pejabat Penanda Tangan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Pejabat Penanda Tangan; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Pejabat Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode QR yang disertai nama Pejabat Penanda Tangan dan nama jabatan; b. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik INDONESIA; dan c. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak.

(1) Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya secara berjenjang sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

Dalam hal konsep Naskah Dinas dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani, Naskah Dinas tidak memerlukan paraf.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri dari beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya. (2) Pembubuhan paraf dilakukan secara berjenjang oleh konseptor sampai dengan pejabat dibawah penandatangan Naskah Dinas.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penanda tangan; b. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penanda tangan; dan c. untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf pejabat yang di atasnya.

(1) Dalam hal Naskah Dinas memiliki materi yang saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja, pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibubuhkan oleh pejabat yang berwenang secara horizontal dari unit kerja terkait pada kolom paraf koordinasi.

(1) Cap dinas digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Cap dinas terdiri atas: a. cap yang memuat nama jabatan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara dan Lambang Negara; dan b. cap yang memuat Logo Otorita Ibu Kota Nusantara, yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas. (2) Bentuk dan ukuran cap dinas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Cap dinas yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap dinas yang dicetak timbul tanpa menggunakan tinta.

Perubahan Naskah Dinas merupakan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

Pencabutan Naskah Dinas dapat dilakukan jika Naskah Dinas bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Perubahan, pencabutan, atau pembatalan Naskah Dinas yang bersifat mengatur dilakukan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Perubahan, pencabutan, atau pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau pejabat yang lebih tinggi.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit dilakukan dengan: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman dan/atau security printing; dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 95.

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

Penentuan kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 97 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas berklasifikasi: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. diberikan kepada Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan dan akses sangat rahasia atau rahasia, dapat digunakan amplop rangkap 2 (dua).

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi kemanan dan akses diberikan dengan ketentuan: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penggunaan security printing pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan menggunakan metode: a. watermark; atau b. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai metode security printing pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 104 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan. (2) Pembuatan nomor seri pengaman dan security printing dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Otorita Ibu Kota Nusantara MENETAPKAN batasan kewenangan pejabat penanda tangan Naskah Dinas pada seluruh jenjang jabatan. (2) Batasan kewenangan pejabat penanda tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

(1) Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara dapat memberikan mandat kepada pejabat lain dibawahnya untuk menandatangani Naskah Dinas kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan “atas nama” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama” meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan “untuk beliau” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah “atas nama”.

(1) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui “untuk beliau” hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “untuk beliau” meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural di bawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya;

c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti; dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan “pelaksana tugas” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana tugas” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat definitif ditetapkan. (4) Batasan kewenangan “pelaksana tugas” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan “pelaksana harian” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana harian” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat definitif kembali di tempat. (4) Batasan kewenangan “pelaksana harian” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 107 sampai dengan Pasal 113 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Penanganan Naskah Dinas masuk dilakukan dengan ketentuan: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan pada unit yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan; b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima pada unit yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf Unit Pengolah harus diregistrasikan di unit yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

(1) Tahapan penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 117 huruf a dilakukan dengan mengelompokkan Naskah Dinas masuk yang diterima berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. sangat rahasia (SR); b. rahasia (R); c. terbatas (T); dan d. biasa (B).

(1) Tahapan pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 117 huruf b dilakukan dengan meregistrasi Naskah Dinas masuk yang telah dikelompokkan pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; atau b. agenda Naskah Dinas masuk elektronik. (3) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas;

e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan.

(1) Tahapan pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 117 huruf c dilakukan dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dilakukan dengan penyampaian langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor naskah dinas; c. asal naskah dinas; d. isi ringkas naskah dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; dan b. lembar tanda terima penyampaian.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar Otorita Ibu Kota Nusantara yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan Otorita Ibu Kota Nusantara melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit yang menyelenggarakan ketatausahaan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.

(2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar atau salinan digital.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di unit yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah; dan b. pemeriksaan kelengkapan Naskah Dinas sebelum diregistrasi yang meliputi:

1. nomor Naskah Dinas;
2. cap dinas;
3. tanda tangan;
4. alamat yang dituju; dan
5. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Tahapan pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125 huruf a dilakukan dengan meregistrasi Naskah Dinas keluar pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; atau b. agenda Naskah Dinas keluar elektronik. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor naskah dinas; d. tujuan naskah dinas; e. isi ringkas naskah dinas; dan f. keterangan.

(1) Tahapan Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125 huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar dengan kategori sangat rahasia (SR), rahasia (R), dan terbatas (T) harus diawasi secara khusus oleh petugas.

(1) Tahapan pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125 huruf c dilakukan dengan memasukkan Naskah Dinas keluar ke dalam amplop serta mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Naskah Dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia (SR), rahasia (R), dan terbatas (T), dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Naskah Dinas keluar dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian) dan diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Tahapan penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 125 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman dan penyimpanan.

Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Otorita Ibu Kota Nusantara ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 22 April 2024

KEPALA OTORITA IBU KOTA NUSANTARA REPUBLIK INDONESIA,

Œ

BAMBANG SUSANTONO

Diundangkan di Jakarta Pada tanggal Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

ASEP N. MULYANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж