Peraturan Menteri Nomor 31 Tahun 2022 tentang TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERDAGANGAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Perdagangan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

4. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

5. Unit Organisasi di lingkungan Kementerian Perdagangan yang selanjutnya disebut Unit Organisasi adalah Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan Badan-Badan.

6. Unit Kerja di lingkungan Kementerian Perdagangan yang selanjutnya disebut Unit Kerja adalah Biro, Pusat, Inspektorat, Direktorat, Balai, dan Perwakilan Perdagangan Republik INDONESIA di Luar Negeri.

7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

8. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

9. Logo adalah lambang atau simbol yang terdiri atas gambar dan tulisan yang merupakan ientitas resmi kementerian.

10. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tandatangan.

11. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

12. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

13. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disebut SRIKANDI adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah.

14. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik adalah badan hukum yang berfungsi sebagai pihak yang layak

dipercaya, yang memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik. 15. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 16. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perdagangan.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam penyusunan kebijakan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Perdagangan. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. pejabat penandatangan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Jenis Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

Pembentukan dan teknik penyusunan peraturan perundang- undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan di bidang pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis mengenai pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri.

(1) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri atas: a. kepala; b. konsideran; c. batang tubuh; dan d. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan tertinggi. (3) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat didelegasikan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Jenis, susunan, bentuk, dokumen, dan penetapan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis yang ditetapkan oleh pejabat Kementerian Perdagangan.

Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) yaitu pimpinan tertinggi atau pejabat lain yang menerima pelimpahan wewenang.

(1) Susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan

e. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah atau surat tugas. (2) Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah atau diberi tugas. (3) Surat perintah dan surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat hal yang harus dilakukan oleh bawahan atau pejabat lain yang diperintah atau diberi tugas.

Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah dan surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah dan surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a meliputi: a. nota dinas; b. disposisi; dan c. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi resmi internal antar pejabat di lingkungan Kementerian Perdagangan. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 terdiri atas:

a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 harus memperhatikan ketentuan: a. nota dinas tidak dibubuhi Cap Dinas; dan b. paling sedikit harus mencantumkan nomor, kode klasifikasi, dan tahun.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk dan ditulis secara jelas pada lembar disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat pemerintah kepada pejabat pemerintah dengan jenjang jabatan di bawahnya. (3) Ketentuan mengenai contoh disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai di lingkungan Kementerian Perdagangan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu yang dapat berupa rapat, upacara, atau forum grup diskusi.

(2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

(1) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; dan h. telaah staf.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama mengenai sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian internasional.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) huruf a merupakan kerjasama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun

daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama, perjanjian kerjasama, atau bentuk lain. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) huruf b merupakan perjanjian, dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan iktikad baik.

Penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen perjanjian atau nota diplomatik, dan cara lain sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian internasional

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan di bidang perjanjian internasional.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum, kelompok orang, perseorangan, atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bagi penandatanganan perjanjian internasional merupakan surat yang dikeluarkan oleh PRESIDEN atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu pejabat/badan hukum atau beberapa pejabat/badan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang

pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran.

(1) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau mengenai seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf e merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf f merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga.

(2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(1) Wewenang pembuatan laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 dilakukan oleh pejabat atau staf yang diberi tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat atau staf yang diserahi tugas.

(1) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

(2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 huruf h merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b, perlu memperhatikan prinsip sebagai berikut:

a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 ayat (1) huruf b menggunakan: a. SRIKANDI; atau b. aplikasi pengolah kata atau data.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 memuat unsur sebagai berikut: a. Lambang Negara atau Logo; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi;

f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf, dan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi. (2) Selain Lambang Negara atau Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas dapat ditambahkan atribut tertentu sesuai dengan karakteristik atau kebijakan Kementerian Perdagangan.

Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri dan Wakil Menteri.

(1) Lambang Negara dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama Menteri.

(2) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai bentuk dan spesifikasi kop Naskah Dinas jabatan dengan Lambang Negara tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam hal terdapat kerja sama yang dilakukan antara Kementerian Perdagangan dan kementerian atau lembaga lain di lingkungan pemerintah, map Naskah Dinas harus menggunakan Lambang Negara.

(1) Kementerian Perdagangan memiliki Logo sebagai identitas lembaga. (2) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan oleh pejabat berwenang selain pimpinan tertinggi pada Kementerian Perdagangan. (3) Logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas.

Tata letak Logo dalam perjanjian kerja sama sektoral antara Kementerian Perdagangan dengan kementerian, lembaga, pemerintah daerah provinsi, atau pemerintah daerah kabupaten/kota, Logo yang dimiliki Kementerian Perdagangan, kementerian, lembaga, pemerintah daerah provinsi, atau pemerintah daerah kabupaten/kota diletakkan di atas map naskah perjanjian dan/atau naskah perjanjian.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab. (2) Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; c. inisial Unit Kerja; dan d. tahun terbit.

(1) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; c. inisial Unit Kerja; dan d. tahun terbit. (2) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kategori klasifikasi keamanan; b. kode klasifikasi; c. nomor; d. inisial Unit Kerja; dan e. tahun terbit.

Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa nomor dan tahun terbit.

Ketentuan mengenai contoh penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 sampai dengan Pasal 61 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas pengaturan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis houtvrij schrijfpapier (HVS); b. ukuran F4; dan c. standar Kertas Permanen. (2) Standar Kertas Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 gram/m2 (tujuh puluh gram per meter persegi); b. ketahanan sobek paling sedikit 350 mN (tiga ratus lima puluh milinewton); c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 dua koma delapan belas) metode MIT; d. power of hydrogen (pH) pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh);

e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 mol asam/kg (nol koma empat mol asam per kilogram); dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi merupakan kertas jenis houtvrij schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling sedikit 70 gram/m2 (tujuh puluh gram per meter persegi).

Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus disesuaikan kebutuhan dengan memperhatikan ketahanan kertas dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan Kementerian Perdagangan.

(1) Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa Lambang Negara atau Logo, nama Kementerian Perdagangan atau jabatan, serta alamat Kementerian Perdagangan.

(3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama jabatan atau lembaga dan alamat lembaga.

(1) Surat dinas yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap kedepan kearah penerima surat. (2) Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, Kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

(1) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas merupakan tinta pigment (durabrite). (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), jenis tinta tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Dalam penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis dan ukuran huruf yang digunakan pada kop Naskah Dinas yaitu PT Sans Narrow. (2) Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas).

(3) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks disudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan
2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 cm (dua koma lima sentimeter) dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 cm (tiga sentimeter) dari tepi kiri kertas; dan

d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab. (2) Letak nomor halaman dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung “-“ sebelum dan sesudah nomor kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

(1) Tembusan Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.

Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab.

Tanda tangan, paraf, dan Cap merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penandatangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 ayat (2) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

(2) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 ayat (2) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 ayat (2) huruf b memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada pejabat penanda tangan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa pejabat penanda tangan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa pejabat penanda tangannya; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode Quick Response (QR Code) yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak;

c. pendistribusian sebagaimana dimaksud pada huruf b dilakukan melalui SRIKANDI, media daring, atau media luring; dan d. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik INDONESIA.

(1) Konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dibawahnya sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam basis data (database) sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri atas beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan atau setelah nama jabatan penandatangan; dan b. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat dibawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada disebelah kiri atau sebelum nama jabatan penandatangan.

(1) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar Unit Kerja, pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Letak paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada di sebelah kanan atau setelah nama jabatan penandatangan.

(1) Cap digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap dinas terdiri atas: a. cap jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; b. cap kementerian yang memuat Lambang Negara atau Logo yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan c. cap unit yang memuat nama Unit Organisasi.

Bentuk dan ukuran cap sebagaimana dimaksud dalam Pasal 90 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Cap yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

Perubahan Naskah Dinas yaitu mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

Pencabutan Naskah Dinas dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Dalam hal Naskah Dinas yang diubah, dicabut, atau dibatalkan bersifat mengatur, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan yaitu pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil berupa salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman (security printing); dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, SRIKANDI harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 98.

Klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 98 huruf a ditentukan dengan kategori: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa atau terbuka.

(1) Penentuan kategori klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 100 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas. (2) Penentuan kategori klasifikasi keamanan sebagaimana Dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat 2 (dua) tingkat klasifikasi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 100 huruf a, huruf b, dan huruf c, hanya diberikan kepada pimpinan tertinggi Kementerian Perdagangan dan/atau pihak yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas dengan klasifikasi biasa atau terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 100 huruf d, dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, dapat mengunakan amplop rangkap dua.

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 98 huruf b angka 1 diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode “SR” dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode “R“ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode “T“ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa atau terbuka diberikan kode “B“ dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman (security printing) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 98 huruf b angka 2 pada Naskah Dinas bertujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman (security printing) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penggunaan nomor seri pengaman (security printing) pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut: a. watermarks; b. rosettes; c. guilloche; c. filterimage; e. anticopy; f. microtext; a. linewidth modulation; b. reliefmotif; i. Invisibleink; atau j. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai metode nomor seri pengaman (security printing) pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 107 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 98 huruf b angka 3 dilakukan oleh Unit Kerja yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang ketatausahaan.

Pembuatan nomor seri pengaman (security printing) dan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Pejabat penanda tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d ditetapkan oleh setiap Unit Organisasi. (2) Setiap Unit Organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) MENETAPKAN batasan kewenangan pejabat penanda tangan seluruh jenis Naskah Dinas pada jenjang jabatan. (3) Ketentuan mengenai contoh susunan dan bentuk batasan kewenangan penanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

(1) Menteri dapat memberikan mandat kepada pejabat lain yang menjadi bawahannya untuk menandatangani Naskah Dinas, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Penggunaan mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama (a.n.); b. untuk beliau (u.b.); c. pelaksana tugas (plt.); atau d. pelaksana harian (plh.).

(1) Penggunaan “atas nama (a.n.)” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 112 ayat (2) huruf a dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama (a.n.)” meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan “untuk beliau (u.b.)” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 112 ayat (2) huruf b dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan “untuk beliau (u.b.)” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah “atas nama (a.n.)”.

(1) Pelimpahan Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas melalui “untuk beliau (u.b.)” hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “untuk beliau (u.b.)” meliputi:

a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti yaitu pelaksana tugas atau pelaksana harian; dan d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan “pelaksana tugas (plt.)” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 112 ayat (2) huruf c dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana tugas (plt.)” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. (4) Batasan kewenangan “pelaksana tugas (plt.)” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan “pelaksana harian (plh.)” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 112 ayat (2) huruf d dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana harian (plh.)” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

(4) Batasan kewenangan “pelaksana harian (plh.)” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan Mandat berupa “atas nama (a.n.)”, “untuk beliau (u.b.)”, “pelaksana tugas (plt.)” dan “pelaksana harian (plh.)” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 sampai dengan Pasal 117 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf e dilakukan melalui kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 119 huruf a terdiri atas: a. pengendalian Naskah Dinas masuk pada media rekam kertas; dan b. pengendalian Naskah Dinas masuk pada media rekam elektronik.

(2) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prinsip: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan dan/atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf Unit Pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Tahap penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 121 huruf a, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan, yaitu: a. sangat rahasia (SR); b. rahasia (R); c. terbatas (T); atau d. biasa atau terbuka (B).

(1) Tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 121 huruf b yaitu pencatatan Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan meregistrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; b. kartu kendali; atau c. takah. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. Unit Kerja yang dituju; dan g. keterangan.

Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), dan biasa atau terbuka (B) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 121 huruf c disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas.

(2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian. (3) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat informasi mengenai: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. Unit Kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tandatangan dan nama penerima di Unit Pengolah.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 ayat (1) huruf b menggunakan SRIKANDI. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, SRIKANDI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan Kementerian Perdagangan melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit

Kearsipan untuk dilakukan registrasi ke dalam SRIKANDI. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan menggunakan tangkapan layar (capturing) atau salinan digital (soft file).

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 huruf b terdiri atas: a. pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam kertas; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam elektronik. (2) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan prinsip: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di unit kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf Unit Pengolah; dan b. sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi:

1. nomor Naskah Dinas;
2. Cap Dinas;
3. tanda tangan;
4. alamat yang dituju; dan
5. lampiran jika ada.

Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pada tahap pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf a, Naskah Dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; b. kartu kendali; atau c. takah. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanannya sangat rahasia (SR), rahasia (R), dan terbatas (T) harus diawasi secara khusus oleh petugas.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia (SR), rahasia (R), dan terbatas (T), Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan Cap Dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda “untuk perhatian (u.p.)” diikuti nama jabatan yang menindak lanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 ayat (1) huruf b dengan media rekam elektronik menggunakan SRIKANDI. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas keluar, SRIKANDI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman, dan penyimpanan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 62/M-DAG/PER/8/2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Perdagangan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1183), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal 1 Juli 2022.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Mei 2022

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUHAMMAD LUTFI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 Mei 2022

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

YASONNA H. LAOLY