Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip yang selanjutnya disingkat GNSTA adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, penyelenggara pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

9. Pengelola Arsip adalah pegawai negeri sipil yang melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan memiliki kompetensi teknis di bidang pengelolaan arsip.

10. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

11. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai fungsi dalam penyelenggaraan kearsipan.

GNSTA merupakan acuan bagi lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam melaksanakan program tertib arsip.

Tujuan dari GNSTA antara lain mendorong lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah untuk mewujudkan tertib: a. penyusun dan pelaksanakan kebijakan kearsipan secara berkesinambungan; b. pembentukan organisasi kearsipan yang mampu menjalankan tugas dan fungsi secara efisien dan efektif; c. pengelolaan sumber daya manusia kearsipan secara optimal; d. pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan; e. pelaksanaan pengelolaan arsip secara komprehensif dan terpadu; f. penyediaan dan penggunaan dana kearsipan secara efektif dan efisien.

Strategi utama GNSTA meliputi: a. menjadikan tertib arsip sebagai program prioritas pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah sebagai arus utama dalam penyelenggaraan pemerintahan; b. peningkatan kapasitas dan kompetensi sumber daya kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah; c. peningkatan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah yang mendukung perilaku sadar tertib arsip.

Sasaran GNSTA meliputi tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

(1) Tertib kebijakan kearsipan meliputi kewajiban penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis oleh lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. tata naskah dinas; b. klasifikasi arsip; c. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip; dan d. jadwal retensi arsip. (3) Selain kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2), pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah harus MENETAPKAN program arsip vital berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. (4) Kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam peraturan perundang-undangan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Dalam rangka penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, ANRI

melaksanakan program bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi percepatan penyusunan dan penyempurnaan kebijakan pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

(1) Tertib organisasi kearsipan meliputi ketersediaan unit kearsipan dan sentral arsip aktif (central file) pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk pada setiap lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah. (3) Sentral arsip aktif (central file) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit dibentuk pada: a. setiap unit kerja setingkat eselon II pada lembaga negara; b. setiap unit kerja setingkat eselon III pada setiap perangkat daerah. (4) Pembentukan sentral arsip aktif (central file) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memperhatikan faktor lokasi unit kerja, beban kerja dan percepatan pelayanan publik.

Unit kearsipan pada lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a. unit kearsipan I berada pada bagian arsip di struktur organisasi sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama atau sebutan lain yang sejenis; b. unit kearsipan II berada pada subbagian arsip di struktur organisasi sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal;

c. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sub bagian tata usaha kedeputian; d. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat instansi vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri; dan e. unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada sekretariat instansi vertikal tingkat kabupaten/kota dan kecamatan sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga negara.

Unit kearsipan pada penyelenggara pemerintahan daerah dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a. unit kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat lembaga kearsipan daerah; dan b. unit kearsipan II berada pada struktur organisasi sekretariat tiap perangkat daerah.

(1) Tertib sumber daya manusia kearsipan meliputi: a. ketersediaan Arsiparis setiap eselon II paling sedikit 1 (satu) pada tiap lembaga negara; dan b. ketersediaan Arsiparis setiap eselon III paling sedikit 1 (satu) pada tiap penyelenggara pemerintahan daerah. (2) Dalam hal belum terdapat Arsiparis, kegiatan kearsipan pada lembaga negara atau pemerintah daerah dapat dilaksanakan oleh pengelola arsip sampai dengan tersedianya Arsiparis. (3) Pengalokasian jumlah Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan analisis beban kerja pada setiap unit kerja.

Dalam rangka optimalisasi GNSTA, lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah mengangkat Arsiparis sesuai dengan analisis beban kerja.

(1) Dalam rangka peningkatan kualitas Arsiparis lembaga negara atau penyelenggara pemerintahan daerah wajib menyelenggarakan bimbingan teknis tertib arsip. (2) Bimbingan teknis tertib arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan pedoman yang ditetapkan Kepala ANRI.

Tertib prasarana dan sarana merupakan langkah efisiensi dan efektivitas dalam penyediaan, penggunaan dan pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan volume arsip dan kegunaannya.

Tertib prasarana dan sarana meliputi penyediaan ruangan, peralatan dan gedung.

Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip aktif terdiri dari: a. ruangan sentral arsip aktif (central file) terdapat di setiap unit kerja eselon II/eselon III sesuai dengan beban volume arsip yang dikelola; dan b. filing cabinet, folder, guide, map gantung, out indicator, buku peminjaman arsip, computer dan aplikasi pengelolaan arsip.

Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip inaktif terdiri dari: a. penyediaan gedung sentral arsip inaktif (record center) untuk setiap lembaga negara. b. rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator, buku peminjaman arsip,computer dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif.

Tertib pengelolaan arsip di lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah meliputi: a. pembuatan daftar arsip dinamis; b. pelaporan dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga; c. pelaksanaan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur; dan d. menjadi simpul JIKN.

Pembuatan daftar arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a berdasarkan 2 (dua) kategori yang terdiri dari arsip umum dan arsip terjaga.

(1) Daftar arsip umum terdiri dari daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif. (2) Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun oleh unit kerja pada setiap lembaga negara dan perangkat daerah. (3) Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun oleh unit kearsipan pada setiap lembaga negara

dan perangkat daerah.

(1) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. (2) Daftar berkas paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (3) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Unit kerja menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat: a. pencipta arsip; b. unit pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian informasi arsip; f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan.

(1) Pelaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan. (2) Pimpinan lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah wajib menyerahkan

autentik dari naskah asli arsip terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.

(1) Pelaksanaan penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. pemindahan arsip inaktif; b. pemusnahan arsip; dan c. penyerahan arsip statis. (2) Pelaksanaan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah secara berkala berdasarkan JRA.

(1) Pemindahan arsip inaktif pada lembaga negara dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan. (2) Pemindahan arsip inaktif pada penyelenggara pemerintahan daerah terdiri dari: a. arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kerja ke unit kearsipan di lingkungan perangkat daerah. b. arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari lingkungan perangkat daerah ke lembaga kearsipan daerah tiap

wilayah.

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah melaksanakan pemusnahan arsip terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan prosedur pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

(1) Lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah wajib melaksanakan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.

Ketentuan mengenai penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dilakukan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

(1) Unit kearsipan pada lembaga negara, lembaga kearsipan provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota, wajib menjadi simpul JIKN. (2) JIKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diselenggarakan oleh ANRI sebagai pusat jaringan.

Persyaratan, tanggung jawab, tugas, dan tata cara menjadi simpul jaringan berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Tertib pendanaan meliputi program pengalokasian anggaran dalam menunjang perwujudan tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana dan tertib pengelolaan arsip berdasarkan prioritas tahunan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

(1) GNSTA dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. persiapan; b. pelaksanaan; dan c. evaluasi. (2) Tahapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Gugus Tugas GNSTA.

(1) Dalam pelaksanaan GNSTA, Gugus Tugas menyusun program dan rencana aksi GNSTA. (2) Program dan rencana aksi GNSTA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Dalam rangka pelaksanaan GNSTA dibentuk Gugus Tugas. (2) Gugus Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala ANRI.

Gugus Tugas mempunyai tugas antara lain: a. mengkoordinasikan dan menyinkronkan penyusunan rencana dan program kerja GNSTA pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah; b. mengkoordinasikan penyusunan program prioritas dalam rangka pelaksanaan GNSTA; c. mengkoordinasikan mobilisasi sumber dana, sarana dan daya dalam rangka pelaksanaan GNSTA; d. mengkoordinasikan penyelenggaraan konsultasi dan bimbingan teknis dalam rangka pelaksanaan GNSTA; dan e. melaksanakan supervisi,pelaporan dan evaluasi pelaksanaan GNSTA.

(1) Susunan keanggotaan Gugus Tugas terdiri dari Tim Nasional dan Tim Daerah. (2) Tim Nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk oleh ANRI. (3) Tim Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk oleh Gubernur/Bupati/Walikota.

Susunan anggota Tim Nasional terdiri atas: a. ketua dijabat oleh Sekretaris Utama; b. anggota dijabat oleh:

1. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan;
2. Deputi Bidang Konservasi Arsip;
3. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan; dan
4. Pejabat yang ditunjuk oleh ketua.

(1) Susunan Anggota Tim Daerah terdiri atas: a. ketua dijabat oleh Gubernur/Bupati/Walikota; b. wakil ketua dijabat oleh Sekretaris Daerah; c. anggota dijabat oleh :

1. Kepala Lembaga Kearsipan Daerah;
2. Pejabat Struktural Bidang Kearsipan;
3. Arsiparis; dan
4. pejabat yang ditunjuk oleh ketua. (2) Anggota Tim Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dan diberhentikan oleh KetuaTim Daerah.

Gugus Tugas melakukan supervisidan pelaporan pelaksanaan GNSTA secara berkala.

(1) Tim Nasional melaksanakan supervisi pada lembaga negara. (2) Tim Daerah melaksanakan supervisi pada perangkat daerah sesuai dengan wilayah kewenangannya. (3) Supervisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 3 (tiga) bulan sekali. (4) Tim Nasional dan Tim Daerah memberikan rekomendasi perbaikan kepada lembaga negara atau perangkat daerah berdasarkan hasil supervisi.

(1) Ketua Tim Nasional melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala ANRI secara berkala paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun atau sewaktu-waktu apabila diperlukan. (2) Gubernur, Bupati/Walikota melaporkan pelaksanaan GNSTA ditiap daerah kepada Ketua Gugus Tugas dengan tembusan kepada Menteri Dalam Negeri secara berkala paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun atau sewaktu- waktu apabila diperlukan.

Pendanaan bagi pelaksanaan GNSTA bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, dan sumber lain yang sahdan tidak mengikat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat pada lembaga negara atau penyelenggara pemerintahan daerah yang tidak mendukung penyelenggaraan GNSTA dikenai sanksi administrastif berupa teguran tertulis. (2) Dalam hal Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak melaksanakan perbaikan sesuai rekomendasi Gugus Tugas dalam 3 (tiga) bulan dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 16 Februari 2017

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 Februari 2017

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA