Peraturan Daerah Nomor 22 Tahun 2013 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1. Daerah adalah Kabupaten Badung.

2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.

3. Bupati adalah Bupati Badung.

4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung.

5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Badung.

6. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Badung.

7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.

8. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

9. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

10. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

11. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

12. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

13. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

14. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Daerah.

15. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.

16. Arsip Daerah adalah Arsip Daerah berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Kearsipan di Daerah.

17. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.

18. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

19. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.

20. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

21. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Daerah.

22. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.

23. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan daerah.

24. Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta Arsip kepada Arsip Daerah.

25. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan Kearsipan lingkup daerah.

Pengaturan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah bertujuan untuk: a. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; b. menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang andal; c. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang auntentik dan terpercaya; d. mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; e. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; f. menjamin keselamatan aset Daerah; dan g. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

Huruf a

Yang dimaksud dengan asas ”kepastian hukum” adalah penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan,

(1) Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lain yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan serta Arsip Daerah.

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh Arsip Daerah.

Pemerintah Daerah MENETAPKAN kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan, meliputi: a. pembinaan; b. pengelolaan Arsip; c. Penyelenggaraan Sistem Kearsipan; d. organisasi Kearsipan; e. pengembangan Sumber Daya Manusia; f. prasarana dan sarana;

g. perlindungan dan penyelamatan Arsip; h. sosialisasi Kearsipan; i. kerja sama; dan j. pendanaan.

(1) Pembinaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a, dilakukan oleh Arsip Daerah terhadap Pencipta Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah. (2) Pembinaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. koordinasi penyelenggaraan Kearsipan; b. penyusunan pedoman Kearsipan; c. pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan; d. sosialisasi Kearsipan; e. pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan f. perencanaan, pemantauan dan evaluasi.

(1) Pengelolaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b, dilakukan terhadap Arsip Dinamis dan Arsip Statis. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. Arsip vital; b. Arsip aktif; c. Arsip inaktif. (3) Pengelola Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip. (4) Pengelola Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Arsip Daerah.

(1) Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah dilakukan dalam suatu sistem Kearsipan. (2) Bupati sesuai kewenangannya bertanggung jawab menyelenggarakan sistem Kearsipan di Daerah.

(1) Arsip Daerah menyelenggarakan Kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKD untuk menjaga autentisitas dan keutuhan Arsip. (2) SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku untuk Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Statis.

SKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan Arsip yang memiliki keterkaitan informasi disemua organisasi Kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan Arsip sebagai satu keutuhan informasi; dan c. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya.

(1) Organisasi Kearsipan terdiri atas : a. unit Kearsipan pada Pencipta Arsip; dan b. Arsip Daerah. (2) SKPD dan BUMD berkewajiban membentuk unit Kearsipan. (3) Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, memiliki fungsi : a. pengelolaan Arsip Inaktif dari unit pengolah dilingkungannya; b. pengolahan Arsip dan penyajian Arsip menjadi informasi; c. pemusnahan Arsip di lingkungan lembaganya; d. penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Arsip Daerah; dan e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya. (4) Unit Kearsipan pada Pemerintah Daerah berada di lingkungan SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah memiliki tugas : a. melaksanakan Pengelolaan Arsip Inaktif dari unit pengolah SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah; b. melaksanakan pemusnahan Arsip dari lingkungan SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah; c. mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah kepada Arsip Daerah; dan d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya. (5) Arsip Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berkewajiban melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari : a. SKPD dan penyelenggara Pemerintahan Daerah; b. desa atau yang disebut dengan nama lain; c. perusahaan; d. organisasi politik; e. organisasi kemasyarakatan; dan f. perseorangan. (6) Pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD.

(1) Pengembangan SDM sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e, terdiri atas Arsiparis dan SDM yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang Kearsipan.

(2) Dalam hal Arsip Daerah atau Unit Kearsipan belum memiliki Arsiparis maka pengelola Arsip Daerah dapat dilaksanakan oleh pengelola Arsip atau fungsional umum di bidang Kearsipan. (3) Pemerintah Daerah melaksanakan pengembangan SDM Kearsipan, melalui : a. usulan pengadaan Arsiparis; b. pengembangan kompetensi dan profesionalitas dibidang Kearsipan; c. penyediaan makanan daya tahan tubuh dan tunjangan profesi untuk sumber daya Kearsipan.

Pemerintah Daerah mengembangkan prasarana dan sarana Kearsipan dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pencipta Arsip dan Arsip Daerah menyediakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan untuk Pengelolaan Arsip Dinamis dan Arsip Statis. (2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. gedung; b. ruangan; dan c. peralatan. (3) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memenuhi persyaratan pengaturan lokasi, kontruksi, tata ruangan gedung, dan ruangan penyimpanan Arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip.

(1) Arsip yang tercipta dari kegiatan SKPD dan kegiatan yang menggunakan sumber dana APBD dinyatakan sebagai Arsip milik Daerah. (2) Setiap orang dilarang menguasai dan/atau memiliki Arsip milik Daerah untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak.

(1) Pemerintah Daerah menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan Arsip terhadap Arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Daerah, sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara dan pemerintahan. (2) Pemerintah Daerah secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah Pemerintah Daerah yang strategis.

(3) Pemerintah Daerah menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional. (4) Perlindungan dan penyelamatan Arsip dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh Pencipta Arsip dan pihak terkait. (5) Perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh Pencipta Arsip dan/atau Arsip Daerah yang berkoordinasi dengan Badan Penanggulangan Bencana Daerah.

(1) Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau pembubaran suatu SKPD, Pemerintah Daerah mengambil tindakan untuk melakukan upaya tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan Arsip dari SKPD tersebut. (2) Upaya penyelamatan Arsip dari SKPD sebagai akibat penggabungan dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Arsip Daerah sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugas.

(1) Arsip Daerah menggiatkan sosialisasi Kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar Arsip. (2) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi. (3) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan kepada Pencipta Arsip. (4) Arsip Daerah menyediakan layanan informasi Arsip, konsultasi dan bimbingan bagi pengelolaan Arsip masyarakat.

(1) Arsip Daerah dapat mengadakan kerja sama dengan Pencipta Arsip. (2) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pendanaan dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), kecuali terhadap kegiatan Kearsipan untuk Pemerintah Daerah yang sudah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).

(1) Pendanaan perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat bencana yang terjadi di Daerah yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional, menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah.

(2) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan penyelamatan Arsip akibat bencana menjadi tanggung jawab Arsip Daerah dan Pencipta Arsip. (3) Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi pencegahan bencana, penyelamatan dan pemulihan akibat bencana.

Arsip Daerah mengalokasikan pendanaan untuk penghargaan dan/atau imbalan kepada anggota masyarakat atau lembaga yang berperan serta dalam kegiatan perlindungan dan penyelamatan Arsip.

(1) Pemerintah Daerah dan BUMD berkewajiban melaksanakan pengelolaan Arsip Dinamis. (2) Perusahaan dan Perguruan Tinggi Swasta yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) berkewajiban melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis. (3) Pihak ketiga yang menerima pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pemerintah Daerah serta BUMD sebagai pemberi kerja berkewajiban melaksanakan Pengelolaan Arsip Dinamis. (4) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan Arsip dalam Penyelenggaraan Kearsipan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 meliputi: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. penyusutan Arsip. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Pemerintah Daerah dan BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem Kearsipan nasional.

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 ayat (1) huruf a, meliputi kegiatan: a. pembuatan Arsip; dan b. penerimaan Arsip.

(2) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip.

(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (1) huruf a, harus diregistrasi. (2) Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (3) Pendistribusian Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian.

(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima. (2) Penerima Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. (3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.

(1) Penggunaan Arsip Dinamis diperuntukan bagi kepentingan Pemerintah Daerah dan masyarakat. (2) Ketersediaan dan autentisitas Arsip dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip. (3) Pencipta Arsip berkewajiban menyediakan Arsip Dinamis bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak. (4) Pencipta Arsip pada Pemerintah Daerah dan BUMD membuat daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu Arsip terjaga dan Arsip umum. (5) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat(3) berkewajiban menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip Dinamis yang masuk dalam katagori Arsip terjaga.

(1) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif. (2) Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik. (3) Dalam rangka ketersediaan Arsip untuk kepentingan akses, Arsip Dinamis dapat dilakukan alih media.

(1) Pencipta Arsip dapat menutup akses atas Arsip dengan alasan apabila Arsip dibuka untuk umum dapat: a. menghambat proses penegakan hukum;

b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; d. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan e. mengungkapkan surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. (2) Pencipta Arsip harus menjaga kerahasiaan Arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1). (3) Pencipta Arsip berkewajiban menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna Arsip.

(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip. (2) Pemeliharaan Arsip dinamis meliputi pemeliharaan Arsip Vital, Arsip Aktif dan Arsip Inaktif baik yang termasuk dalam katagori Arsip terjaga maupun Arsip umum. (3) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan : a. pemberkasan Arsip Aktif; b. penataan Arsip Inaktif; c. penyimpanan Arsip; dan d. alih media Arsip.

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 ayat(1) huruf d, dilaksanakan oleh Pencipta Arsip. (2) Penyusutan Arsip yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah, dan BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan Pencipta Arsip serta kepentingan masyarakat dan Daerah.

(1) Pemerintah Daerah serta BUMD berkewajiban memiliki JRA. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Bupati serta BUMD. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam Peraturan Bupati.

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 ayat(1) huruf d meliputi : a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. penyerapan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Arsip Daerah. (2) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, diatur oleh pimpinan Pencipta Arsip. (3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, dilakukan terhadap Arsip yang : a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (4) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. (5) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) pada Pencipta Arsip merupakan tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip yang bersangkutan.

(1) Arsip Daerah berkewajiban melaksanakan pengelolaan Arsip Statis untuk menjamin keselamatan Arsip sebagai pertanggungjawaban Daerah bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (2) Pengelola Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. akuisisi Arsip Statis; b. pengolahan Arsip Statis; c. preservasi Arsip Statis; dan d. akses Arsip Statis.

(1) Akuisisi Arsip Statis dilakukan melalui verifikasi secara langsung maupun tidak langsung. (2) Verifikasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab kepala Arsip Daerah. (3) Apabila dalam melakukan verifikasi terhadap Arsip yang tidak memenuhi kriteria sebagai Arsip Statis, kepala Arsip Daerah berhak menolak Arsip yang akan diserahkan.

(1) Dalam rangka penyelamatan Arsip Statis, Pemerintah Daerah dapat memberikan penghargaan atau imbalan kepada masyarakat. (2) Penghargaan atau imbalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Bupati sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pengolahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf b, dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. (2) Pengolahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan standar deskripsi Arsip Statis.

(1) Preservasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf c, dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip Statis. (2) Preservasi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif. (3) Preservasi Arsip Statis dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan: a. penyimpanan; b. pengendalian hama terpadu; c. reproduksi; dan d. perencanaan dan menghadapi bencana. (4) Preservasi Arsip Statis dengan cara kuratif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui perawatan Arsip Statis dengan memperhatikan kebutuhan informasi yang dikandung dalam Arsip Statis.

(1) Akses Arsip Statis untuk kepentingan pengguna Arsip dijamin oleh Arsip Daerah. (2) Untuk menjamin kepentingan akses Arsip Statis Arsip Daerah menyediakan prasarana dan sarana. (3) Akses Arsip Statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan : a. prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip Statis; dan b. sifat keterbukaan dan ketertutupan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Akses Arsip Statis dapat dilakukan secara manual dan/atau secara elektronik.

(1) Apabila akses terhadap Arsip Statis yang berasal dari Pencipta Arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari Pencipta Arsip yang memiliki Arsip tersebut. (2) Persyaratan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Untuk mendukung terwujudnya pengelolaan Arsip, Pencipta Arsip dan Arsip Daerah dapat melakukan alih media dan autentikasi Arsip yang dikelolanya.

Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan Arsip Statis akan diatur dalam Peraturan Bupati.

(1) Autentikasi Arsip Statis dilakukan terhadap Arsip Statis maupun Arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan Arsip. (2) Autentikasi terhadap Arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang diletakkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil alih media. (3) Dalam MENETAPKAN autentikasi suatu Arsip Statis, Kantor Arsip dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.

(1) Pengawasan Kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan dan penegakan peraturan perundang- undangan di bidang Kearsipan. (2) Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh lembaga dan/atau unit Kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (3) Pengawasan Kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah dilaksanakan secara terkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Arsip Daerah dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pengawasan Kearsipan. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengawasan Kearsipan diatur dengan Peraturan Bupati.

(1) Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan monitoring dan evaluasi. (2) Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip melakukan evaluasi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.

(1) Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (2) dan Pasal 37 ayat (4) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis. (2) Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. (3) Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun.

(1) Penyidik Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Daerah diberi wewenang khusus untuk melakukan penyidikan atas pelanggaran Peraturan Daerah ini. (2) Wewenang Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. menerima, mencari, mengumpulkan, dan meneliti keterangan atau laporan berkenaan dengan tindak pidana agar keterangan atau laporan tersebut menjadi lebih lengkap dan jelas; b. meneliti, mencari, dan mengumpulkan keterangan mengenai orang pribadi atau Badan tentang kebenaran perbuatan yang dilakukan sehubungan dengan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan; c. meminta keterangan dan barang bukti dari orang pribadi atau Badan sehubungan dengan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan; d. memeriksa buku, catatan, dan dokumen lain berkenaan dengan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan; e. melakukan penggeledahan untuk mendapatkan barang bukti pembukuan, pencatatan, dan dokumen lain, serta melakukan penyitaan terhadap barang bukti tersebut; f. meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka pelaksanaan tugas penyidikan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan. g. menyuruh berhenti dan/atau melarang seseorang meninggalkan ruangan atau tempat pada saat pemeriksaan sedang berlangsung dan memeriksa identitas orang, benda, dan/atau dokumen yang dibawa; h. memotret seseorang yang berkaitan dengan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan;

i. memanggil orang untuk didengar keterangannya dan diperiksa sebagai tersangka atau saksi; j. menghentikan penyidikan; dan/atau k. melakukan tindakan lain yang perlu untuk kelancaran penyidikan tindak pidana Penyelenggaraan Kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Penyidik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memberitahukan dimulainya penyidikan dan menyampaikan hasil penyidikannya kepada Penuntut Umum melalui Penyidik pejabat Polisi Negara Republik INDONESIA, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UNDANG-UNDANG Hukum Acara Pidana.

(1) Setiap orang yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2), dan Pasal 37 ayat (4) dipidana dengan pidana kurungan paling lama 3 (tiga) bulan atau denda paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan pelanggaran.

Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Badung. Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 23 Desember 2013 BUPATI BADUNG, ttd. ANAK AGUNG GDE AGUNG Diundangkan di Mangupura pada tanggal 23 Desember 2013 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG, ttd. KOMPIANG R. SWANDIKA LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2013 NOMOR 22.