Peraturan Menteri Nomor 23-prt-m-2016 Tahun 2016 tentang PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat atau diterima oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 10. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu. 11. Pejabat Fungsional adalah Pegawai ASN yang menduduki jabatan fungsional pada instansi pemerintah. 12. Pejabat Fungsional Arsiparis adalah seorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang dikementerian. 13. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan

sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 14. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 15. Kementerian adalah Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat untuk membantu

dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. 16. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 17. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 18. Unit Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disingkat UKK adalah unit kerja kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan pembinaan dan pengelolaan arsip dinamis pada lingkup kementerian, yaitu yang berada pada Sekretariat Jenderal. 19. Unit Kearsipan Organisasi Eselon I yang selanjutnya disingkat UKO adalah unit kerja kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam mengkoodinir semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis pada lingkup unit organisasi eselon I, yaitu yang berada pada Sekretariat Unit Organisasi Eselon I. 20. Unit Kerja Pengolah yang selanjutnya disingkat UKP adalah unit kerja/satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan, pengolahan, penataan,

pendataan, dan pemindahan arsip pada lingkup satuan kerja yang melekat pada Unit Kerja Eselon II. 21. Unit Satuan Kerja Pengolah yang selanjutnya disingkat USKP adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan, pengolahan, penataan, pendataan, dan pemindahan arsip pada lingkup unit satuan kerja. 22. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip 23. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 24. Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi pengaturan, pembinaan dan evaluasi pelaksanaan, pengelolaan arsip dinamis dalam suatu sistem kearsipan kementerian yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 25. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 26. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. 27. Sistem Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disingkat SKK adalah suatu sistem penyelenggaraan

kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis pada kementerian yang merupakan sub sistem SKN yang dibangun melalui pola hubungan berkelanjutan mulai dari semua tingkatan pada Unit Satuan Kerja Pengolah hingga Unit Kearsipan Kementerian. 28. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunaan sarana jaringan informasi kearsipan nasional. 29. Sistem Informasi Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disingkat SIKK adalah suatu sistem informasi kementerian yang dikelola Sekretariat Jenderal dan terintegrasi menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan kementerian sebagai sub SIKN. 30. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah suatu sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 31. Jaringan Informasi Kearsipan Kementerian yang selanjutnya disingkat JIKK adalah suatu sistem jaringan informasi dan pelayanan arsip kementerian yang dikelola Sekretariat Jenderal sebagai simpul JIKN. 32. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. 33. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pencipta arsip. 34. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. 35. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

36. Organisasi Kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
37. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39. Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
40. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
41. Sertifikasi Kearsipan adalah rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal kepada sumber daya manusia kearsipan oleh ANRI sebagai pengakuan terhadap kompetensi dalam bidangn kearsipan.
42. Akreditasi adalah kegiatan penilaian mutu dan kelayakan terhadap lembaga kearsipan, unit kearsipan, dan lembaga penyelenggara jasa, serta pendidikan dan pelatihan kearsipan.
43. Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan, dan pendanaan.
44. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan bagi UKK, dan pengelolaan arsip dinamis pada UKO, UKP, dan USKP. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk: a. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan kementerian sebagai UKK dalam kerangka SKN yang dilakukan oleh UKO, UKP, dan USKP, agar pelaksanaan kegiatan pengelolaan fisik dan informasi arsip dinamis dapat dilakukan secara tertib, baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan; b. mewujudkan perlindungan kepentingan negara dan kementerian melalui pengelolaan, serta pemanfaatan fisik dan informasi arsip dinamis yang autentik, utuh dan terpercaya; c. mensinergikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan fisik dan informasi arsip dinamis kementerian sebagai suatu SKK yang komprehensip dan terpadu; d. mewujudkan keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip dinamis fasilitatif dan substantif sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, serta Satuan Kerja; e. meningkatkan kualitas pelayanan pemanfaatan fisik dan informasi arsip dalam lingkup internal dan/atau eksternal kementerian yang autentik, utuh dan terpercaya; dan f. menjamin keberlanjutan pembinaan, pengelolaan, serta ketersediaan arsip dinamis yang autentik dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Lingkup pengaturan dalam Peraturan Menteri ini meliputi; a. penyelenggaraan sistem pengelolaan arsip dinamis kementerian; b. pengelolaan arsip dinamis;

c. penyusutan arsip; d. prasarana dan sarana pengelolaan arsip; e. sumber daya manusia kearsipan; f. pendanaan penyelenggaraan dan pengelolaan arsip; dan g. pembinaan pengelolaan arsip dinamis.

Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan untuk menyelenggarakan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan SKK.

Pembangunan SKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh UKK.

Pembangunan SKK oleh UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 meliputi: a. Penyusunan bahan Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK) Kearsipan; b. Diseminasi, Sosialisasi, pembinaan, pemantauan, dan pengendalian kepada UKO, UKP, dan USKP; c. Pembangunan SIKK dan pembentukan JIKK; dan d. Koordinasi, pembinaan, pemantauan, dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis.

(1) Penyelenggaraan SIKK dilaksanakan oleh UKK dan UKO diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku. (2) UKK bertanggung jawab membangun dan mengelola SIKK. (3) Untuk mendukung SIKN, UKK berkoordinasi dengan ANRI.

SIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip dinamis sebagai sumber informasi dalam penyusunan rencana, program, kegiatan Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Satuan Kerja. b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Satuan Kerja;

c. menjamin penggunaan informasi arsip dinamis hanya kepada pihak yang berhak; dan d. ketersediaan arsip sebagai sumber informasi dalam penetapan pengambilan keputusan dan kebijakan pimpinan.

JIKK merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis.

(1) Pembentukan JIKK dilaksanakan oleh UKK dan UKO. (2) Pusat jaringan yang diselenggarakan oleh Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam membangun dan memelihara jaringan kementerian; (3) Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan UKO sebagai simpul jaringan UKK membentuk sub simpul jaringan dengan UKP dan USKP.

JIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 berfungsi untuk mendukung peningkatan: a. kualitas akses layanan informasi arsip dinamis bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat kepada pihak internal dan/atau eksternal; b. dukungan dan peranan UKK sebagai simpul jaringan informasi kearsipan nasional; dan c. kemanfaatan arsip dinamis dalam menyebarluaskan bukti pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian, Unit Organisasi, Unit Kerja, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja.

Penyelenggara JIKK adalah Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan wewenang dalam melakukan pengembangan sistem jaringan informasi Kementerian sebagai pusat jaringan dan penyimpanan data, Unit Organisasi, Unit Kerja, Unit Pelaksana Teknis, dan Satuan Kerja sebagai simpul jaringan.

(1) Untuk meningkatkan manfaat arsip bagi kepentingan internal dan/atau eksternal kementerian, JIKK digunakan sebagai wadah layanan informasi kearsipan. (2) Pemanfaatan akses layanan informasi kearsipan dapat melibatkan Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, dan wewenang sebagai penyedia informasi publik lingkup Kementerian. (3) Informasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai JIKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 diatur dengan Peraturan Menteri tersendiri.

(1) Pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis kementerian terdiri atas UKK, UKO, UKP, dan USKP. (2) Struktur pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis tercantum dalam l Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Sekretariat Jenderal. (2) UKK dipimpin oleh Sekretaris Jenderal. (3) Pelaksana Pembina UKK dipimpin oleh Kepala Biro Umum. (4) Pelaksana UKK dilaksanakan oleh Kepala Bagian Administrasi Perkantoran. (5) Tata Usaha Unit Kearsipan dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Kearsipan Biro Umum.

(1) UKO sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Sekretariat Unit Organisasi. (2) UKO dipimpin oleh Pimpinan UKO. (3) Pelaksana Pembina UKO dipimpin oleh Sekretaris UKO. (4) Pelaksana UKO dilaksanakan oleh Kepala Bagian yang salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan. (5) Tata Usaha UKO dilaksanakan oleh Kepala Subbagian yang salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan.

(1) UKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Unit Kerja Eselon II. (2) UKP dipimpin oleh Pimpinan Unit Kerja. (3) Pelaksana UKP dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum/TU. (4) Tata Usaha UKP dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian/ TU/Umum.

(1) USKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Unit Satuan Kerja yang memiliki tugas dan fungsi

dalam melaksanakan kegiatan yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN). (2) USKP dipimpin oleh Kepala Satuan Kerja. (3) Pelaksana USKP dilaksanakan oleh PPK. (4) Tata Usaha USKP dilaksanakan oleh Asisten Satuan Kerja yang memiliki Urusan TU/Umum/RTA.

(1) UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis pada lingkup Kementerian. (2) UKK memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari UKO dan/atau UKP di Kementerian; b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; c. penyerahan arsip statis oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri selaku pimpinan pencipta arsip kepada ANRI; dan d. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis Kementerian. (3) UKK memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di Kementerian; b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKK dan SIKK; c. melaksanakan pemusnahan arsip di Kementerian; d. mempersiapkan bahan penyerahan arsip statis oleh Sekretaris Jenderal atas nama Menteri selaku Pimpinan Pencipta arsip kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA;

e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis Kementerian; dan f. dalam melaksanakan tugas dan fungsi UKK bertanggungjawab dalam mengelola Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kementerian. (4) Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) UKK menyiapkan rancangan kebijakan untuk ditetapkan oleh Menteri. (5) UKK bertanggung jawab dalam mengelola Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar) Kementerian.

(1) UKO sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis lingkup Unit Organisasi. (2) UKO memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di Unit Organisasi; b. pengolahan arsip dinamis dan penyajian arsip menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Sekretaris Unit Organisasi atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya selaku Pimpinan Unit Organisasi kepada UKK; dan d. pembinaan, pemantauan, dan pengevaluasian dalam rangka pengelolaan arsip dinamis Unit Organisasi. (3) UKO memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari UKP di UKO; b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKK dan SIKK; c. mempersiapkan bahan penyerahan arsip inaktif oleh Sekretaris Unit Organisasi atas nama Pejabat Pimpinan Tinggi Madya selaku Pimpinan Pencipta arsip kepada UKK;

d. melaksanakan pembinaan, pemantauan, dan evaluasi dalam rangka pengelolaan arsip dinamis Unit Organisasi; dan e. bertanggung jawab dalam mengelola Gedung Penyimpanan Arsip UKO. (4) Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) UKO menyiapkan rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk ditetapkan oleh Pimpinan Tinggi Madya.

(1) UKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengolahan arsip aktif dan arsip vital lingkup Unit Kerja. (2) Setiap UKP wajib mempunyai dan mengelola central file yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip bagi masing-masing UKP. (3) UKP memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Pengolah; b. pengolahan dan penyajian arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada Sekretaris Unit Organisasi; dan d. pembinaan dan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Kerja, serta Satuan Kerja dan/atau SKPD. (4) UKP memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Pengolah; b. mengolah dan menyajikan arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. melaksanakan pemindahan arsip inaktif oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada Sekretaris Unit Organisasi; dan d. melaksanakan pembinaan dan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Kerja, serta Satuan Kerja dan/atau SKPD.

(1) USKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam pengolahan arsip aktif dan arsip vital lingkup Unit Satuan Kerja dan/atau SKPD.

(2) USKP memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Satuan Kerja; b. pengolahan dan penyajian arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. pemindahan arsip inaktif oleh Kepala Unit Satuan Kerja dan/atau SKPD kepada Unit Kerja dan/atau Lembaga Arsip Daerah; dan (3) USKP memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan arsip vital Unit Satuan Kerja; b. mengolah dan menyajikan arsip aktif dan arsip vital menjadi informasi; c. melaksanakan pemindahan arsip inaktif oleh Kepala Unit Satuan Kerja; dan d. unit Pengolah bertanggung jawab mengelola central file.

(1) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital baik yang termasuk dalam arsip terjaga maupun arsip umum. (2) Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: a. Penciptaan Arsip; b. Penggunaan Arsip; c. Pemeliharaan Arsip; dan d. Penyusutan Arsip.

(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) huruf a meliputi kegiatan: a. Pembuatan Arsip, dan b. Penerimaan Arsip. (2) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan: a. pedoman tata naskah dinas; b. klasifikasi arsip; dan c. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 25 ayat (1) huruf a sebelum didistribusikan kepada pihak yang berhak harus diregistrasi oleh pihak pembuat arsip secara cepat dan tepat, lengkap, serta aman. (2) Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah setelah dibuat oleh pejabat yang berwenang. (3) Arsip yang telah dibuat, diregistrasi dan didistribusikan kepada pihak yang berhak pada lingkup internal maupun eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti dengan pengendalian naskah dinas. (4) Pengendalian naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan..

(1) Penerimaan arsip sebelum didistribusikan kepada pihak yang berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf b harus diregistrasi oleh pihak penerima secara cepat dan tepat, lengkap, serta aman. (2) Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah setelah diterima oleh pejabat yang berwenang dan/atau petugas yang berhak. (3) Arsip yang telah diterima, diregistrasi dan didistribusikan kepada pihak yang berhak pada lingkup internal maupun eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti dengan pengendalian naskah dinas. (4) Pengendalian naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Rangkaian proses kegiatan dalam pembuatan dan/atau penerimaan arsip harus didokumentasi oleh USKP, UKP, UKO, dan UKK. (2) USKP, UKP, UKO, dan UKK wajib menyimpan dokumentasi pembuatan dan/atau penerimaan. (3) Pembuatan dan/atau penerimaan arsip harus dijaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) USKP dan UKP bertanggung jawab terhadap keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang telah diciptakannya.

(1) UKP dan/atau USKP wajib melakukan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh Penyedia Jasa yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja.

(2) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah Penyedia Jasa mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada Pemberi Kerja. (3) Pengendalian atas keautentikan, keutuhan, keterpercayaan arsip yang diciptakan oleh Penyedia Jasa menjadi tanggung jawab Pimpinan UKP/dan atau USKP. (4) Ketentuan penyerahan arsip Penyedia Jasa yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara berdasarkan perjanjian kerja sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. (2) Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. Pemberkasan Arsip aktif; b. Penataan Arsip inaktif; c. Penyimpanan Arsip; dan d. Alih media arsip.

(1) Pemeliharaan arsip aktif dimulai sejak proses penciptaan hingga penyimpanan menjadi tanggung jawab pimpinan USKP dan/atau UKP. (2) Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif.

(1) Pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf a, dilakukan terhadap arsip yang telah dibuat dan/atau diterima, serta diregistrasi dan didistribusikan. (2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan, serta penyusutan arsip. (3) Pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif. (4) Daftar arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

(1) Daftar berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (4) paling sedikit memuat: a. Unit Pengolah; b. Nomor Berkas; c. Kode Klasifikasi; d. Uraian Informasi berkas; e. Kurun Waktu; f. Jumlah; dan g. Keterangan. (2) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (4) sekurang-kurangnya memuat: a. Nomor Berkas; b. Nomor Item Arsip; c. Kode Klasifikasi; d. Uraian Informasi Arsip; e. Tanggal; f. Jumlah; dan g. Keterangan.

(1) USKP dan UKP wajib menyampaikan daftar arsip aktif kepada UKO paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan berakhir (Closed File). (2) Pemberkasan arsip aktif menggunakan sarana dan prasarana kearsipan. (3) Tata cara pemberkasan arsip aktif dijelaskan tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf b, dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.

(2) Penataan arsip inaktif wajib dilakukan dimulai dari UKO dan UKK serta dilaksanakan melalui tahapan kegiatan: a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar arsip inaktif. (3) Pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif dimaksudkan untuk memudahkan penemuan kembali. (4) Pengaturan fisik arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab UKO dan UKK. (5) Penataan arsip inaktif dalam rangka pemeliharaan dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan. (6) Tata cara penataan arsip inaktif dijelaskan tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Daftar arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 ayat (2) huruf c paling sedikit memuat: a. Unit Organisasi; b. Unit Kerja/Satuan Kerja Pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode arsip; e. Kode Klasifikasi; f. Uraian informasi; g. Kurun Waktu; h. Jumlah; dan i. Keterangan.

(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf c, dilakukan terhadap arsip aktif dan

arsip inaktif yang sudah di daftar dalam daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif. (2) Penyimpanan arsip dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA. (3) Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan UKP dan/atau USKP. (4) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan UKO, dan UKK. (5) Penyimpanan arsip aktif menggunakan sarana dan prasarana kearsipan. (6) Penyimpanan arsip aktif dapat dilakukan pada Depo Arsip (central file) Unit Satuan Kerja Pelaksana dan/atau UKP. (7) Penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada Pusat Penyimpanan Arsip (Pusimpar/record center) UKO dan /atau Pusat Penyimpanan Arsip UKK.

(1) Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (2) huruf d, dapat dilakukan alih media. (2) Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan dalam media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Fisik arsip yang telah dilakukan alih media tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Arsip hasil alih media diautentikasi oleh pimpinan USKP dan/atau UKP dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil media.

(1) Autentikasi arsip dilakukan terhadap arsip statis, arsip hasil alih media, dan duplikat/copy arsip vital untuk menjamin keabsahan arsip. (2) Autentikasi terhadap arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip dimaksud. (3) Autentikasi arsip statis dilakukan oleh kepala ANRI. (4) Autentikasi arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital dilakukan oleh pimpinan UKP.

(1) Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat Berita Acara yang disertai dengan Daftar Arsip Alih Media. (2) Berita Acara alih media arsip dinamis paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan USKP dan/atau UKP. (3) Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

(4) Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan USKP dan/atau UKP.

Ketentuan lebih lanjut mengenai alih media arsip dan autentikasi arsip hasil alih media dan duplikat/copy arsip vital diatur dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pemeliharaan arsip vital menjadi satu kesatuan dengan sistem pengelolaan arsip aktif. (2) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program dan pengelolaan arsip vital. (3) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. (4) Pelaksanaan program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan dan penanggulangan bencana. (5) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan UKP dan/atau USKP.

(1) Pengelolaan arsip vital dilakukan melalui: a. Identifikasi; b. Penataan arsip vital; dan c. Penyusunan Daftar Arsip Vital. (2) Daftar arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c paling sedikit memuat: a. nomor urut;

b. jenis arsip; c. tingkat perkembangan; d. kurun waktu; e. jumlah; f. jangka panjang; g. lokasi simpan; h. metode pelindungan; dan i. keterangan.

(1) Identifikasi arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf a merupakan kegiatan dalam menganalisis tugas dan fungsi organisasi, pendataan, pengolahan, penentuan arsip vital, dan penyusunan daftar arsip vital. (3) Pelindungan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf b meliputi: a. duplikasi; b. pemencaran (Disparsial); dan c. dengan peralatan khusus (Vaulting). (4) Pengamanan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf b meliputi: a. sistem keamanan ruang penyimpanan; b. penempatan arsip di ruang penyimpanan; c. desain bangunan gedung penyimpanan; dan d. peralatan pencegahan kebakaran. (5) Penyelamatan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf c meliputi: a. evakuasi arsip vital b. identifikasi jenis dan kondisi kerusakan arsip vital; dan c. pemulihan (recovery) arsip vital. (6) Pemulihan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (3) huruf c meliputi: a. stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi; b. penilaian tingkat kerusakan; c. pelaksanaan penyelamatan; d. prosedur penyimpanan kembali; dan

e. evaluasi.

(1) Penyimpanan arsip vital dilakukan terhadap arsip yang sudah didaftar dalam daftar arsip vital. (2) Penyimpanan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip. (3) Penyimpanan arsip vital dilakukan pada ruangan dan/atau lemari khusus di USKP dan/atau UKP yang sudah dijamin kelayakan dan keamanannya. (4) Tata cara pengelolaan arsip vital dijelaskan dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Arsip terjaga meliputi arsip yang dihasilkan dari kegiatan yang berkaitan dengan: a. kependudukan; b. kewilayahan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; c. kepulauan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; d. perbatasan Negara Kesatuan Republik INDONESIA; e. Perjanjian Internasional; f. Kontrak Karya; dan g. masalah pemerintahan strategis lainnya.

(1) Pimpinan USKP bertanggung jawab dalam: a. memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan USKP wajib memberkaskan dan melaporkan arsip terjaga kepada Pimpinan UKP;

c. pimpinan USKP menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKP paling lama 3 (tiga) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; dan d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (2) Pimpinan UKP bertanggung jawab dalam: a. melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan UKP menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari USKP; c. pimpinan UKP menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKP paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; dan d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (3) Pimpinan UKO bertanggung jawab dalam: a. melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. pimpinan UKO menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari UKP; c. pimpinan UKO menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada Pimpinan UKK paling lama 9 (sembilan) bulan setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai; d. Penyerahan Arsip terjaga sebagaimana dimaksud pada huruf c dilakukan dengan Berita Acara disertai Daftar Arsip Terjaga dan Daftar Berkas. (4) Pimpinan UKK bertanggung jawab dalam: a. Melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; b. Pimpinan UKK menerima Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga dari Pimpinan UKO;

c. Pimpinan UKK menyerahkan Salinan Autentik dari Naskah Asli Arsip Terjaga kepada ANRI paling lama 1(satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai atas persetujuan Menteri; dan d. Ketentuan mengenai tata cara menjaga keutuhan, keamanan, keselamatan dan tata cara pemberkasan serta pelaporan arsip terjaga mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip Vital dan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 ayat (2) dan ayat (4) serta Pasal 47 dimaksudkan untuk mencegah tindakan kriminal, kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme, serta kejahatan penghilangan arsip vital dan arsip terjaga lainnya. (2) Pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI. (3) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI dan BNPB. (4) Pelindungan dan penyelamatan arsip yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan masing-masing berkoordinasi dengan UKK dan ANRI.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang meliputi: a. Pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, dan UKO ke UKK; b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. Penyerahan arsip statis dari UKK ke ANRI.

Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a dilaksanakan sesuai dengan jenjang pengorganisasian penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis kementerian dengan tahapan sebagai berikut: a. Pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP menjadi tanggung jawab pimpinan USKP; b. Pemindahan arsip inaktif dari UKP ke UKO menjadi tangung jawab pimpinan UKP; c. Pemindahan arsip inaktif dari UKO ke UKK menjadi tangung jawab pimpinan UKO; dan d. Penyerahan arsip statis dari UKK ke ANRI menjadi tanggung jawab pimpinan UKK.

(1) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a dilaksanakan dengan memperhatikan kaidah, bentuk dan media arsip.

(2) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan c. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan. (3) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati masa retensi arsip aktif berdasarkan JRA. (4) Pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampirkan daftar arsip. (5) Pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas. (6) Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani masing-masing pimpinan yang menyerahkan kepada pimpinan yang menerima.

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan UKO dan UKK. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder; b. telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensi arsip ditentukan kembali oleh Pimpinan UKO dan UKK.

(1) Prosedur pemusnahan arsip dilakukan dengan tahapan: a. pembentukan panitia penilai; b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (2) huruf a; c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis, dan/atau petugas pengolah; d. penilaian oleh panitia penilai; e. permintaan persetujuan dari Pimpinan UKK yang ditujukan kepada ANRI; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g. pelaksanaan pemusnahan. (2) Pelaksanaan pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf g dilakukan dengan ketentuan: a. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat yang terdiri dari perwakilan Biro Hukum, Bagian Hukum Unit Organisasi dan Inspektorat Jenderal; b. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; dan c. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat (1) huruf a ditetapkan oleh Menteri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. (2) Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur : a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. (3) Panitia penilai arsip bertugas melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.

(4) Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat (2) menjadi tanggung jawab Pimpinan UKK.

(1) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh UKP dan/atau USKP, UKO dan UKK. (2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; b. notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKO dan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; d. surat persetujuan pemusnahan dari Pimpinan UKK; e. surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; f. keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; g. berita acara pemusnahan arsip; dan h. daftar arsip yang dimusnahkan. (3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital. (4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada ANRI.

(1) Penyerahan arsip statis oleh UKK kepada ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf c dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan;

b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA Kementerian. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh UKK. (3) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pimpinan UKK.

(1) Arsip statis kementerian wajib diserahkan kepada ANRI. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan pertimbangan: a. nilai informasi arsip; b. keamanan dan keselamatan arsip; c. aksesibilitas arsip statis; d. kearifan lokal; dan e. peraturan perundang-undangan. (3) Penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang akan diserahkan (4) Arsip statis yang diserahkan oleh UKK kepada ANRI merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. (5) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka UKK melakukan autentikasi. (6) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya maka autentikasi akan dilakukan oleh ANRI.

(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Pembentukan panitia penyerahan arsip statis; b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah; c. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;

d. Pemberitahuan akan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan UKK kepada Kepala ANRI disertai dengan pernyataan dari Pimpinan UKK bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; e. Verifikasi oleh ANRI; f. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan UKK; dan g. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan Unit Kearsipan kepada kepala ANRI dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. (2) Penetapan arsip statis sebagaimana disebutkan pada ayat (1) huruf f dilakukan oleh pimpinan UKK. (3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis kementerian menjadi tanggung jawab UKK. (4) Penyerahan arsip statis kementerian yang berada di daerah yang telah diciptakan dari hasil pelaksanaan kegiatan dekonsentrasi diserahkan kepada Unit Depo Penyimpanan Arsip ANRI di Daerah dan/atau lembaga kearsipan daerah dilaksanakan oleh pimpinan Unit Satuan Kerja Perangkat Daerah.

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (1) huruf a ditetapkan oleh Menteri atau Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. (2) Panitia penilai arsip paling sedikit memenuhi unsur : a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan diserahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. (3) Panitia penilai arsip bertugas melakukan penilaian arsip yang akan diserahkan.

(1) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis meliputi: a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. surat persetujuan dari kepala ANRI; e. surat pernyataan dari pimpinan Unit Kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; f. keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; g. berita acara penyerahan arsip statis; dan h. daftar arsip statis yang diserahkan. (2) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib disimpan oleh UKK dan ANRI serta diperlakukan sebagai arsip vital.

Ketentuan mengenai tata cara penyusutan arsip tercantum dalam Lampiran VI

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengelolaan arsip dinamis kementerian dilakukan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh ANRI. (2) UKK, UKO, UKP, dan USKP wajib memiliki sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis.

(3) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKK meliputi: a. gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) kementerian; b. ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. peralatan kearsipan. (4) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKO meliputi: a. gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) Eselon I; b. ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. peralatan kearsipan (5) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKP dan USKP meliputi: a. Central file/ruang penyimpanan arsip aktif; dan b. peralatan kearsipan.

(1) Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di kantor utama dan/atau di luar kantor utama. (2) Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan segala sesuatu yang dapat membahayakan dan/atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip. (3) Gedung penyimpanan arsip inaktif yang berada di kantor utama dan/atau di luar kantor utama paling sedikit menghindari faktor-faktor kondisi lokasi yang meliputi: a. tingkat kandungan polusi udara tinggi; b. bekas hutan dan/atau perkebunan; c. daerah rawan kebakaran; d. daerah rawan banjir, gempa dan/atau tsunami;

e. manusia, hewan dan/atau serangga yang berpotensi dapat merusak dan mengilangkan fisik dan informasi arsip; f. keramaian publik; dan/atau g. faktor berbahaya dan pengganggu lainnya.

(1) Konstruksi dan bahan bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif dibuat untuk tahan terhadap gempa, cuaca, rayap dan binatang perusak lainnya, serta tidak mudah terbakar. (2) Bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif dapat dibuat tidak bertingkat dan/atau bertingkat. (3) Bangunan gedung penyimpanan arsip inaktif yang dibuat bertingkat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memiliki tinggi ruang simpan 260-280 cm. (4) Lantai bangunan dirancang mampu menahan beban berat arsip dan rak, serta tidak mudah terkelupas.

(1) Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Centre) paling sedikit terdiri dari ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip. (2) Ruang kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk; a. bongkar muat arsip yang masuk dan keluar; b. layanan baca arsip inaktif; c. pengolahan arsip inaktif; d. pengolahan data dan informasi arsip inaktif; e. pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; f. pertemuan; g. penerimaan tamu; h. pengolahan administrasi; i. gudang peralatan dan alat tulis kantor; j. ruang fumigasi; dan k. ruang-ruang lainnya yang dibutuhkan dan/atau digunakan untuk mendukung kelancaran,

ketertiban, dan keamanan dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip inaktif. (3) Ruang penyimpanan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan media arsip inaktif yang disimpan. (4) Penataan ruang kerja dapat disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan UKK dan UKK dengan tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan dalam rangkaian pengelolaan arsip inaktif.

(1) Lokasi ruang penyimpanan arsip aktif (Central File) sedapat mungkin berada di kantor utama. (2) Lokasi ruang penyimpanan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan segala sesuatu yang dapat membahayakan dan/atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip. (3) Ruang penyimpanan arsip aktif di dalam kantor utama paling sedikit menghindari faktor-faktor kondisi lokasi yang meliputi: a. tingkat kandungan polusi udara tinggi; b. area rawan kebakaran; c. ruang simpan rawan kebocoran air; d. manusia, hewan dan/atau serangga yang berpotensi dapat merusak dan mengilangkan fisik dan informasi arsip; e. area lalu lalang orang; dan/atau f. faktor berbahaya dan penggangu lainnya.

(1) Ruang penyimpanan arsip vital dan arsip permanen dirancang khusus agar tahan api dan memiliki suhu dan kelembaban sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip vital dan permanen.

(2) Arsip yang tersimpan dalam format media khusus dan/atau tertentu dapat disimpan dalam ruangan yang dirancang secara khusus sesuai dengan kaidah penyimpanan arsip media khusus dan/atau tertentu.

Pencegahan dan penanggulangan terhadap bahaya kebakaran setiap gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip paling sedikit harus tersedia: a. alat fire alarm system; b. smoke detector; c. fire fight system; d. tabung pemadam; e. aC presisi/humidifier (pengatur kelembaban); dan f. hidrant di dalam dan di luar gedung.

(1) Pencegahan dari kehilangan arsip harus dilakukan dengan cara membangun suatu sistem, prosedur, tata cara keluar masuk orang dan barang ke dalam ruang penyimpanan arsip, serta pelayanan penggunaan fisik dan/atau informasi arsip internal dan/atau eksternal. (2) Pelatihan bagi petugas arsip dan petugas lainnya yang terkait untuk pencegahan dan penanggulangan kebakaran, serta bencana lainnya.

(1) Pencegahan dan penanggulangan bahaya serangga harus dilakukan dengan fumigasi sebagai bagian dari pemeliharaan arsip yang disimpan dalam gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip. (2) Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi. (3) Menjaga kebersihan dan kesehatan sekitar gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip.

(1) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip aktif meliputi: a. filling Cabinet; b. lemari Roll O Pack Compatible; c. box File; d. folder/Map biasa; e. folder/Map gantung; f. guide/Sekat; g. out indicator; dan h. kartu catatan keluar masuk arsip. (2) Penggunaan peralatan untuk penyimpanan arsip aktif sedapat mungkin tidak akan merusak arsip.

(1) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif meliputi: a. lemari Roll O’Pack compatible; b. lemari besi terbuka; c. boks arsip besar dan/atau kecil; d. out indicator/Kartu catatan keluar masuk arsip; dan e. kertas pembungkus (Kessing/Samson). (2) Penggunaan peralatan untuk penyimpanan arsip inaktif sedapat mungkin tidak akan merusak arsip.

Ketentuan lebih lanjut mengenai peralatan penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif tercantum pada Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Sumber daya manusia kearsipan merupakan Pegawai Negeri Sipil dan NonPNS yang terdiri atas pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan, pejabat fungsional arsiparis, pejabat pelaksana dan PPPK/NonPNS di bidang kearsipan.

(1) Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, monitoring dan evaluasi, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, serta pengelolaan sumber daya kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangan masing- masing. (2) Ketentuan Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat fungsional arsiparis mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pembinaan kearsipan dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai jabatan fungsional arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat pelaksana dan PPPK/Non PNS sebagaimana dimaksud pada Pasal 75 merupakan ASN yang memiliki kemampuan teknis kearsipan yang diperoleh dari bimbingan teknis ditugaskan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja/satuan kerja yang memiliki tanggung jawab dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis. (2) Ketentuan kategori, jenjang, tugas dan tanggung jawab pejabat pelaksana dan PPPK/NonPNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pembinaan Pimpinan Tinggi dan Pejabat Administrasi Kearsipan Kementerian menjadi tanggung jawab lembaga dan/atau Unit Organisasi yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan SDM Kementerian. (2) Peningkatan kompetensi arsiparis menjadi tanggung jawab Lembaga, Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan peningkatan kompetensi pejabat fungsional. (3) Peningkatan kemampuan teknis kearsipan fungsional umum dan fungsional kearsipan lainnya menjadi tanggung jawab Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan kementerian.

(1) UKK, UKO, UKP, dan USKP dapat mengalokasikan pendanaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Kementerian. (2) Pengalokasian pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi menjadi tanggung jawab masing-masing unit.

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip vital bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat akibat bencana menjadi tanggung jawab UKP dan/atau USKP. (2) Ketentuan mengenai pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan tentang pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip.

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip kementerian, unit kerja, satuan kerja yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKK, dan dilaksanakan bersama dengan ANRI sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan. (2) Arsip yang dihasilkan selama kementerian, unit kerja, satuan kerja tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke ANRI untuk selanjutnya dikelola sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip, Unit Kearsipan Organisasi yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKO, dan

dilaksanakan bersama dengan UKK sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan. (4) Arsip yang dihasilkan selama Unit Kearsipan Organisasi tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke UKK untuk selanjutkan dikelola sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5) Ketentuan pelindungan pencegahan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian diarahkan pada kondisi: a. menciptakan kesadaran dan keyakinan di kalangan pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya bahwa penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis sebagai bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; dan b. hasil kinerja pengelolaan arsip dinamis kementerian dapat dirasakan manfaatnya oleh segenap pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal.

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian bertujuan untuk: a. meningkatkan pemahaman dan kesadaran pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya mengenai pentingnya arsip bagi pelaksanaan tugas dan

fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. b. meningkatkan kemampuan dalam mengelola arsip dinamis di kementerian. c. meningkatkan dan mengembangkan NSPK yang mendukung pengelolaan arsip dinamis di UKK, UKO, UKP, dan USKP sesuai dengan tugas, tanggung jawab, dan kewenangan masing-masing. d. menguatkan peranan UKK, UKO, UKP, dan USKP, meningkatkan kemampuan SDM Kearsipan, meningkatkan ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan, meningkatkan efisiensi pendanaan, meningkatkan efektifitas proses pengelolaan yang memenuhi standar untuk mendukung penyelenggaraan kearsipan dinamis kementerian.

Sasaran pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian meliputi: a. UKK dalam hal penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis di kementerian. b. UKO dalam hal pengelolaan arsip dinamis di Unit Organisasi. c. UKP dalam hal teknis pengolahan arsip dinamis di Unit Kerja Eselon II. d. USKP dalam hal teknis penanganan (penataan dan pendataan) arsip dinamis di Satuan Kerja.

(1) UKK memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. koordinasi dengan ANRI dalam hal meningkatkan integrasi pengembangan sistem kearsipan, dan penyerahan arsip statis;

b. koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis termasuk arsip vital dan arsip terjaga di kementerian; c. pembinaan atas penyusutan arsip meliputi pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Organisasi Eselon I; d. penyusunan NSPK penyelenggaran pengelolaan arsip dinamis kementerian; e. pemberian bimbingan teknis, pendampingan, dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis; f. sosialisasi NSPK pengelolaan arsip dinamis kementerian; dan g. melakukan pemantauan dan evaluasi, pengawasan pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di kementerian. (2) UKO memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. koordinasi kepada UKK dalam hal meningkatkan integrasi pengelolaan arsip dinamis; b. koordinasi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis termasuk arsip vital dan arsip terjaga di Unit Organisasi; c. pembinaan atas pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari UKP dan/atau USKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari UKP dan/atau USKP. (3) UKP memiliki kewenangan melakukan pembinaan pengolahan arsip aktif dan arsip vital meliputi: a. koordinasi kepada USKP dalam hal meningkatkan integrasi pengolahan arsip vital dan aktif; b. koordinasi pengolahan arsip vital dan aktif di UKP; c. pembinaan atas pemindahan dan penerimaan arsip inaktif dari USKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari Unit Satuan Kerja Kerja Pengolah. (4) USKP memiliki kewenangan melakukan pengolahan arsip aktif dan arsip vital meliputi:

a. koordinasi kepada PPK yang berada pada lingkup Satuan Kerja dalam hal pengolahan arsip aktif dan vital; b. pelaksanaan pengolahan arsip vital dan aktif kepada para petugas pengolah di Satuan Kerja; c. pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP; dan d. mengendalikan pemindahan arsip inaktif dari para asisten Pejabat Pembuat Komitmen di Satuan Kerja Pengolah.

Metode pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. Pembinaan Langsung pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan secara langsung antara pihak pembina dengan pihak yang dibina melalui tatap muka di kelas dan praktik di tempat dan/atau ruang pengolahan arsip; dan b. Pembinaan Tidak Langsung pengelolaan arsip dinamis yang dilaksanakan secara jarak jauh dengan menggunakan sarana teknologi informasi dan/atau komunikasi tertentu.

Jenis pembinaan pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. sosialisasi, merupakan kegiatan strategis melalui pendekatan metode pemberian informasi, pengertian dan pemahaman tentang ilmu pengetahuan dan teknologi kearsipan, serta peraturan perundang-undangan bidang kearsipan oleh pakar dan/atau pejabat yang berkompeten kepada semua tingkatan SDM Kearsipan. b. pemantauan/evaluasi, merupakan serangkaian kegiatan pengendalian dan pengamatan secara langsung, membandingkan antara rencana yang telah dibuat dan dilaksanakan dengan hasil yang dicapai, penilaian dan evaluasi, dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis oleh UKK kepada UKO, UKP dan/atau USKP untuk

mengetahui tingkat ketaatan dalam pelaksanaan peraturan perundang-undangan; c. pengawasan/Monitoring, merupakan kegiatan pengendalian atas proses pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis oleh UKK bekerjasama dengan Inspektorat Jenderal Kementerian kepada UKK, UKO, UKP dan/atau USKP berdasarkan fakta dan data, serta informasi. d. bimbingan teknis, merupakan kegiatan pemberian bantuan secara sistematis, aplikatif, praktis, untuk peningkatan kemampuan dan keterampilan, mencegah kekeliruan dan kesalahan, mengatasi permasalahan teknis dalam pengelolaan arsip dinamis; dan e. pendampingan, merupakan tindakan taktis dalam peningkatan kinerja pengelolaan arsip dinamis dengan pendekatan metode “belajar sambil bekerja” yang diberikan oleh pejabat dan/atau arsiparis yang berpengalaman dalam melakukan proses pengolahan arsip dinamis kepada petugas pengolah PNS dan petugas lainnya.

Dengan ditetapkan Peraturan Menteri ini maka:

1. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 602/PRT/2005 tentang Kebijakan Tata Persuratan dan Kearsipan Departemen Pekerjaan Umum sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor: 36/PRT/M/2007, dan
2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37/PRT/M/2007 tentang Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal.22 Juni 2015 4 Desember 2010

MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

ttd

M.BASUKI HADIMULJONO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Juni 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA