Peraturan Menteri Nomor 42 Tahun 2025 tentang Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi Sains dan Teknologi tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan Tinggi Sains dan Teknologi

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, kewenangan penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pendidikan tinggi yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang pendidikan dan urusan pemerintahan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

4. Unit Utama adalah unit organisasi jabatan pimpinan tinggi madya dalam lingkungan Kementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri.

5. Unit Kerja adalah unit organisasi jabatan pimpinan tinggi pratama yang bertanggung jawab melaksanakan tugas dan fungsi serta menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

6. Pusat adalah Unit Kerja yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal.

7. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari Kementerian.

8. Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi adalah satuan kerja yang membantu peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi.

9. Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat PTN adalah Perguruan Tinggi yang didirikan dan/atau diselenggarakan oleh Pemerintah.

10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

11. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pendidikan tinggi yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang pendidikan dan urusan pemerintahan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

12. Pejabat adalah seseorang atau sekelompok orang yang menduduki jabatan manajerial yang memiliki fungsi memimpin Unit Utama, Unit Kerja, dan UPT, dan/atau memiliki staf yang berkedudukan langsung di bawahnya untuk mencapai tujuan organisasi.

13. Staf adalah seseorang atau sekelompok orang yang menduduki jabatan nonmanajerial yang mengutamakan kompetensi yang bersifat teknis sesuai dengan bidangnya dan tidak memiliki tanggung jawab langsung dalam mengelola.

14. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada Pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

15. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah.

16. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

17. Lambang Kementerian adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Kementerian.

18. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas terdiri atas: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. peraturan pada PTN; c. instruksi; d. prosedur operasional standar administrasi pemerintahan; dan e. surat edaran.

(1) Peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh lembaga negara atau Pejabat yang berwenang melalui prosedur yang ditetapkan dalam peraturan perundang- undangan.

(2) Peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan teknik dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Peraturan pada PTN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat norma yang mengikat dan berlaku secara internal pada PTN. (2) Tata cara pembentukan peraturan pada PTN ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (3) Penetapan dan penandatanganan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak dapat dilimpahkan kepada Pejabat lain. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Prosedur operasional standar administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (2) Prosedur operasional standar administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang atau Pejabat lain yang ditunjuk paling rendah pemimpin Unit Kerja. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk prosedur operasional standar administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf e merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri, Pejabat

pimpinan tinggi madya, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN. (2) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan. (3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri, Pejabat pimpinan tinggi madya, Pejabat pimpinan tinggi pratama, kepala UPT, kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Naskah Dinas penetapan yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Pejabat yang menerima kuasa dari Menteri tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Naskah Dinas penetapan yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Pejabat pimpinan tinggi madya, Pejabat pimpinan tinggi pratama, Kepala UPT, Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c dimuat dalam bentuk: a. surat perintah; dan b. surat tugas. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi perintah dari Pejabat yang berwenang kepada Pejabat di bawahnya atau Staf sebagai pelaksana harian atau pelaksana tugas. (3) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditandatangani oleh paling rendah Pejabat pimpinan tinggi pratama pada masing-masing Unit Utama, Pusat, Unit Kerja, dan pemimpin PTN. (4) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi penugasan dari Pejabat yang berwenang kepada Pejabat di bawahnya,

Staf, dan/atau seseorang untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan. (5) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditandatangani oleh paling rendah Pejabat pimpinan tinggi pratama pada masing-masing Unit Utama, Pusat, Unit Kerja, UPT, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan PTN. (6) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. nota dinas; b. surat dinas; c. surat undangan; d. memorandum; dan e. disposisi.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh Pejabat yang ditujukan kepada Pejabat lain dalam 1 (satu) lingkup Unit Utama/Pusat/UPT/Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi/PTN. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh Pejabat yang ditujukan kepada Pejabat lain di luar lingkup Kementerian/Unit Utama/Pusat/UPT/Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi/PTN. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat undangan kepada Pejabat/seseorang di dalam maupun di luar Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. (2) Surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf d merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh Pejabat yang berwenang kepada Pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, atau pendapat kedinasan. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf e merupakan petunjuk tertulis singkat mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), hanya diberikan oleh Pejabat kepada Pejabat lain dan/atau Staf. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pernyataan; f. surat pengantar; g. pengumuman; h. notula; i. laporan; dan j. telaah Staf.

(1) Perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a merupakan Naskah Dinas yang memuat kesepakatan bersama tentang suatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama oleh Pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. (2) Perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian internasional.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. nota kesepahaman; b. perjanjian kerja sama; dan/atau c. bentuk lain sesuai kesepakatan. (2) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditandatangani oleh: a. Menteri atau Pejabat pimpinan tinggi madya pada Unit Utama yang memperoleh pelimpahan kewenangan dari Menteri; atau b. pemimpin PTN sesuai tugas dan wewenangnya. (3) Perjanjian kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditandatangani oleh Menteri, Pejabat pimpinan tinggi madya, Pejabat pimpinan tinggi pratama, atau pimpinan PTN. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf b merupakan perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan itikad baik. (3) Bentuk perjanjian internasional terdiri atas: a. surat pernyataan kehendak (letter of intent); b. nota kesepahaman (memorandum of understanding); c. persetujuan (agreement); d. pengaturan (arrangement)/persetujuan teknis (technical agreement); dan/atau e. bentuk lain yang disepakati oleh para pihak.

(4) Surat pernyataan kehendak (letter of intent) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a ditandatangani oleh Menteri. (5) Nota kesepahaman (memorandum of understanding) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b ditandatangani oleh Menteri dan dapat ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atas nama Kementerian atau pemimpin PTN sesuai dengan ruang lingkup tugas dan wewenang. (6) Persetujuan (agreement) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c ditandatangani oleh Menteri dan dapat ditandatangani oleh Pejabat pimpinan tinggi madya atau pemimpin PTN sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsi. (7) Pengaturan (arrangement)/persetujuan teknis (technical agreement) sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d ditandatangani oleh paling rendah Pejabat pimpinan tinggi pratama. (8) Pengaturan (arrangement) sebagaimana dimaksud pada ayat (7) didahului dengan nota kesepahaman (memorandum of understanding) atau dokumen kerja sama sejenis yang bersifat lebih umum. (9) Penandatanganan, pengesahan, penggunaan bahasa, dan pertukaran dokumen sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian internasional dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. (10) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan susunan dan bentuk sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pemimpin PTN dapat menandatangani perjanjian internasional yang berkaitan dengan tridharma perguruan tinggi. (2) Penandatanganan perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperoleh persetujuan dari Menteri apabila: a. melibatkan negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik; b. melibatkan negara yang berada dalam konflik/perang; c. berdampak pada keamanan nasional; dan d. berkaitan dengan pendanaan yang memiliki konsekuensi terhadap pinjaman pemerintah.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan tindakan tertentu atas nama pemberi kuasa. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah Pejabat pengawas atau ditentukan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf e merupakan Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal mengenai Pejabat atau Staf yang menandatangani surat pernyataan disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf f merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantarkan atau menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pemimpin Unit Kerja, kepala UPT, kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau Pejabat yang berwenang pada PTN. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada semua Pejabat, Staf, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar Kementerian. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah Pejabat pimpinan tinggi pratama pada Unit Kerja, Pusat, dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau Pejabat yang berwenang pada PTN. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf h merupakan Naskah Dinas yang memuat catatan singkat mengenai jalannya kegiatan kedinasan, persidangan, atau rapat serta hal yang dibicarakan dan disimpulkan atau diputuskan dalam rapat tersebut. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat atau Staf yang diberi tugas. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf i merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat atau Staf yang diberi tugas. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Telaah Staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf j merupakan Naskah Dinas yang berbentuk uraian yang disampaikan oleh Staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau penyelesaian yang disarankan. (2) Telaah Staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Staf yang membuat telaah Staf. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah Staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan Naskah Dinas memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas. (3) Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dilakukan dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau aplikasi sejenis.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 paling sedikit memuat unsur sebagai berikut: a. penggunaan Lambang Negara atau Lambang Kementerian; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. penggunaan tanda tangan, paraf, dan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara atau Lambang Kementerian digunakan pada Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. (2) Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat yang bertindak untuk dan atas nama Menteri. (3) Lambang Kementerian digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat selain Menteri. (4) Ketentuan mengenai bentuk dan spesifikasi kepala Naskah Dinas jabatan dengan Lambang Negara dan Lambang Kementerian tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Lambang PTN sesuai dengan statuta, nama Kementerian, dan alamat lengkap PTN digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pimpinan PTN.

(1) Nomor Naskah Dinas terdiri atas nomor urut Naskah Dinas dan kode Naskah Dinas. (2) Nomor dan tanggal Naskah Dinas tercatat bersamaan dengan penandatanganan Naskah Dinas secara elektronik oleh Pejabat yang berwenang dengan menggunakan nomor urut dalam 1 (satu) tahun kalender. (3) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan Menteri, keputusan Menteri, instruksi, dan surat edaran yang ditandatangani Menteri dan/atau atas nama Menteri diberikan oleh Unit Kerja yang membidangi hukum di Sekretariat Jenderal Kementerian. (4) Nomor dan tanggal Naskah Dinas perjanjian kerja sama dalam negeri dan perjanjian internasional yang ditandatangani Menteri dan/atau atas nama Menteri/Kementerian diberikan oleh Unit Kerja yang membidangi kerja sama di Sekretariat Jenderal Kementerian. (5) Nomor dan tanggal Naskah Dinas keputusan dan surat edaran yang ditandatangani oleh pemimpin Unit Utama menggunakan nomor masing-masing Naskah Dinas yang diberikan oleh Unit Kerja yang membidangi hukum pada masing-masing Unit Utama. (6) Nomor dan tanggal Naskah Dinas keputusan yang ditandatangani oleh pemimpin Pusat atau Unit Kerja menggunakan nomor masing-masing Naskah Dinas yang diatur oleh masing-masing pemimpin Pusat atau Unit Kerja. (7) Nomor dan tanggal Naskah Dinas perjanjian kerja sama dalam negeri dan perjanjian internasional yang

ditandatangani oleh pemimpin Unit Utama, Pusat, dan Unit Kerja diberikan oleh Unit Kerja yang membidangi kerja sama di Unit Utama/Pusat/Unit Kerja masing- masing. (8) Nomor dan tanggal pada Naskah Dinas keputusan Menteri mengenai sumber daya manusia dilakukan oleh Unit Kerja yang membidangi sumber daya manusia di Sekretariat Jenderal Kementerian. (9) Penomoran Naskah Dinas pada prosedur operasional standar administrasi pemerintahan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan baik yang ditujukan untuk Unit Utama atau Unit Kerja di Kementerian maupun di luar Kementerian. (2) Kode Naskah Dinas terdiri atas unsur berikut: a. kode Kementerian b. kode jabatan; c. kode Unit Utama; d. kode Unit Kerja; e. kode UPT; dan/atau f. kode klasifikasi arsip. (3) Kode Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan identitas Kementerian yang mengeluarkan Naskah Dinas. (4) Kode jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan identitas jabatan dari Pejabat yang menandatangani Naskah Dinas. (5) Kode Unit Utama sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c merupakan identitas dari Unit Utama yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas. (6) Kode Unit Kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d merupakan identitas dari Unit Kerja yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas. (7) Kode UPT sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf e merupakan identitas dari UPT termasuk PTN dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas. (8) Kode klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf f merupakan identitas yang memuat materi pokok Naskah Dinas atau subjek Naskah Dinas. (9) Kode Kementerian, Kode jabatan, kode Unit Utama, kode Unit Kerja, dan kode UPT sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (10) Dalam hal terdapat penambahan jabatan, Unit Utama, Pusat, Unit Kerja, UPT, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan/atau PTN, kode jabatan, kode Unit Utama, kode Pusat, kode Unit Kerja, kode UPT, kode Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan/atau kode PTN ditetapkan oleh Menteri.

(11) Pencantuman kode klasifikasi arsip pada Naskah Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang mengatur mengenai klasifikasi arsip.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, huruf b, huruf c, dan huruf e serta Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 menggunakan angka arab dengan memuat unsur: a. nomor urut; dan b. tahun terbit. (2) Penomoran Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d, Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam pasal 12, Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13, dan Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 menggunakan angka arab dengan memuat unsur: a. nomor urut; b. kode Naskah Dinas; dan c. tahun terbit.

Kode fakultas, jurusan, lembaga, pusat, biro, dan UPT di PTN ditetapkan oleh pemimpin PTN masing-masing.

a. kode Naskah Dinas ditulis setelah nomor urut Naskah Dinas; b. kode Naskah Dinas ditulis dengan urutan kode Kementerian, kode jabatan atau kode Unit Utama, kode Unit Kerja, kode SR atau R apabila bersifat rahasia, kode klasifikasi arsip, dan tahun terbit yang penulisannya masing-masing dibatasi dengan garis miring; c. penulisan kode jabatan atau kode Unit Utama dan kode Unit Kerja masing-masing dibatasi dengan tanda baca titik; d. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Menteri, Wakil Menteri, atau Staf Ahli menggunakan kode jabatan; e. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat pimpinan tinggi madya dan berasal dari Pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode Unit Utama penandatangan Naskah Dinas, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode Unit Utama asal Naskah Dinas; dan f. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat pimpinan tinggi pratama dengan penyebutan a.n. menggunakan kode Unit Utama dari Pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode Unit Kerja penandatangan Naskah Dinas.

(1) Kertas, amplop, dan tinta merupakan media atau sarana surat-menyurat dengan media rekam kertas untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan. (2) Ketentuan mengenai penggunaan kertas, amplop, dan tinta sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Penentuan jarak spasi dilakukan dengan memperhatikan aspek keserasian, keindahan, dan banyaknya isi Naskah Dinas dengan ketentuan: a. jarak antara judul dan isi yaitu dua spasi; b. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan baris kedua yaitu satu spasi; dan c. jarak tiap-tiap baris disesuaikan dengan keperluan.

(1) Naskah Dinas arahan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas) kecuali Naskah Dinas penugasan. (2) Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 12 (dua belas). (3) Penggunaan jenis huruf Naskah Dinas prosedur operasional standar sesuai dengan isi dan ukuran dalam format prosedur operasional standar administrasi pemerintahan.

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (4) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:

1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop; dan
2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor. (2) Penomoran halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan bagi halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kepala Naskah Dinas.

(1) Tembusan Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menunjukkan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.

(3) Dalam hal Naskah Dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka arab. (4) Nomor halaman pada lampiran Naskah Dinas merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

Tanda tangan, paraf, dan cap merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan, dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh Pejabat yang berwenang. (4) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terletak di kaki Naskah Dinas di antara nama jabatan dan nama Pejabat. (5) Naskah Dinas yang menggunakan Tanda Tangan Elektronik tidak menggunakan cap. (6) Naskah Dinas yang menggunakan Tanda Tangan Elektronik tetap menggunakan persetujuan berjenjang yang konsepnya harus diverifikasi terlebih dahulu oleh Pejabat pimpinan tinggi, Pejabat administrator, Pejabat pengawas, dan/atau Pejabat di bawahnya yang ditunjuk/bertugas menyiapkan konsep Naskah Dinas. (7) Format Tanda Tangan Elektronik sesuai dengan Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis dan/atau aplikasi sejenis.

(1) Sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh: a. Pejabat yang bertugas membuat konsep Naskah Dinas;

b. Pejabat yang berwenang di bawah Pejabat yang menandatangani Naskah Dinas; dan/atau c. Pejabat lain yang berkaitan dengan pokok Naskah Dinas. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar Pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh Pejabat yang berwenang.

Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri dari beberapa halaman diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh Pejabat yang menandatangani dan Pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.

(1) Dalam hal materi Naskah Dinas saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar Unit Kerja, Pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Kolom paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diletakkan pada bagian kiri bawah Naskah Dinas setelah tanda tangan Pejabat yang berwenang.

(1) Cap digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap terdiri atas: a. cap jabatan yang memuat Lambang negara dan nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan b. cap dinas yang memuat nama Kementerian, Unit Utama, Pusat, UPT, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan/atau PTN yang digunakan oleh setiap Pejabat untuk memenuhi keabsahan Naskah Dinas.

Ketentuan mengenai penggunaan, bentuk dan ukuran cap jabatan dan cap dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Cap yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak timbul tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat. (2) Perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan pernyataan perubahan. (3) Pencabutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan. (4) Pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. (5) Ralat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan perbaikan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat pada Naskah Dinas dilakukan dengan cara: a. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas yang bersifat mengatur dilakukan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi; b. perubahan, pencabutan, dan pembatalan ditetapkan oleh Pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya; dan c. ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh Pejabat yang menandatangani Naskah Dinas. (2) Perubahan dan pencabutan Peraturan Menteri dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi:

1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses;
2. pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan
3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik dilakukan dengan menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau aplikasi sejenis

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas.

(1) Hak akses terhadap Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 huruf a, huruf b, dan huruf c diberikan kepada: a. Menteri; b. Pejabat setingkat di bawah Menteri jika telah diberikan izin; c. pengawas internal/eksternal; dan/atau d. aparat penegak hukum. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 huruf d diberikan kepada semua tingkat Pejabat, Staf, dan masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas berdasarkan klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 dan hak akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66, diberikan kode derajat klasifikasi keamanan yang dicantumkan pada penomoran Naskah Dinas. (2) Kode derajat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dicantumkan pada amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas. (3) Selain diberikan kode derajat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia menggunakan amplop rangkap dua. (4) Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode SR; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode R; c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode T; dan d. Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode B.

(1) Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Ketentuan mengenai bentuk nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penggunaan security printing dapat diterapkan pada Naskah Dinas dengan metode sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(2) Ketentuan mengenai bentuk security printing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas dilakukan oleh unit pencipta arsip dan Unit Kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan sesuai dengan kewenangannya. (2) Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat rahasia dilakukan oleh Unit Kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan.

Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan Unit Kerja yang mengeluarkan Naskah Dinas.

(1) Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas merupakan hak dan kewajiban yang dimiliki oleh Pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kedinasan yang melekat pada jabatannya. (2) Kewenangan menandatangani Naskah Dinas antarlembaga yang bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan berada pada Menteri. (3) Kewenangan menandatangani Naskah Dinas yang tidak bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan dapat dilimpahkan kepada Pejabat pimpinan tinggi madya atau Pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani. (4) Ketentuan mengenai batasan kewenangan Pejabat penanda tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penandatanganan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 73 dapat dilimpahkan kepada Pejabat lain dengan menggunakan garis kewenangan yang meliputi: a. atas nama (a.n.); b. untuk beliau (u.b.); c. pelaksana tugas (Plt.); dan d. pelaksana harian (Plh.).

(2) Pelimpahan kepada Pejabat lain sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan menerbitkan keputusan atau surat kuasa oleh Pejabat yang berwenang. (3) Ketentuan mengenai penggunaan garis kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

(1) Naskah Dinas masuk diterima dari orang, lembaga, atau instansi lain. (2) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan di Unit Kerja yang membidangi ketatausahaan di Sekretariat Jenderal Kementerian dan/atau unit kearsipan pada setiap Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, PTN, dan UPT. (3) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima Naskah Dinas di Unit Kerja yang membidangi ketatausahaan di Sekretariat Jenderal Kementerian dan/atau unit kearsipan pada setiap UPT, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan PTN. (4) Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada Pejabat atau Staf Unit Pengolah harus diregistrasikan di masing-masing unit yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 huruf a, untuk Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 huruf b dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas masuk yang dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Registrasi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. Unit Kerja yang dituju; dan g. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa: a. buku agenda; dan/atau b. agenda elektronik.

Pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 huruf c dilakukan untuk Naskah Dinas yang memiliki kode klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah atau Pejabat yang dituju; dan/atau b. biasa/terbuka, dilakukan setelah membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah atau Pejabat yang akan menindaklanjuti.

(1) Penyampaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 huruf d dilakukan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas.

(2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi mengenai: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. Unit Kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa: a. buku ekspedisi; b. lembar tanda terima penyampaian; dan/atau c. lembar pengantar.

(1) Penyampaian Naskah Dinas dapat ditentukan dalam kategori: a. sangat segera; b. segera; dan c. biasa. (2) Kategori sangat segera sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Naskah Dinas yang isinya harus segera diketahui oleh penerima Naskah Dinas dan penyampaiannya atau penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin pada hari yang sama. (3) Kategori segera sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Naskah Dinas yang isinya harus segera diketahui oleh penerima Naskah Dinas dan penyampaiannya atau penyelesaiannya dalam jangka waktu paling lama 2 (dua) x 24 (dua puluh empat) jam. (4) Kategori biasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan Naskah Dinas yang penyampaiannya atau penyelesaiannya sesuai dengan urutan penerimaan Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas keluar dikirim ke orang, lembaga, atau instansi lain. (2) Pengiriman Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan dan diregistrasi oleh tata usaha Unit Pengolah termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh Pejabat atau Staf Unit Pengolah.

(3) Sebelum dilakukan registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Dinas yang bersifat biasa/terbuka harus dilakukan pemeriksaan kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: a. nomor dan tanggal Naskah Dinas; b. cap; c. tanda tangan; d. alamat yang dituju; dan e. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 huruf a dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa: a. buku agenda; dan/atau b. agenda elektronik.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 huruf b dilakukan dengan memperbanyak Naskah Dinas keluar dengan sarana penggandaan yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang. (3) Penggandaan Naskah Dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat.

(4) Halaman pertama Naskah Dinas keluar harus menggunakan kepala Naskah Dinas asli dan penandatangan menggunakan cap basah.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dengan memasukkan Naskah Dinas keluar ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, terbatas dan biasa/terbuka dengan pembubuhan cap dinas. (2) Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas juga dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda u.p (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas keluar dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar yang disimpan merupakan Naskah Dinas asli yang diparaf oleh Pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya. (3) Penyimpanan pertinggal Naskah Dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk yang memiliki klasifikasi arsip yang sama. (4) Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengendalian Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat dilakukan dengan menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau aplikasi sejenis.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 3 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2021 Nomor 126), sepanjang mengatur mengenai Tata Naskah Dinas pada Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi, Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan PTN, dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 Oktober 2025

MENTERI PENDIDIKAN TINGGI, SAINS, DAN TEKNOLOGI REPUBLIK INDONESIA,

Œ

BRIAN YULIARTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

DHAHANA PUTRA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж