Peraturan Badan Nomor pk-08 Tahun 2014 tentang LAYANAN PENGADAAN BARANG / JASA SECARA ELEKTRONIK (LPSE) DI LINGKUNGAN BADAN SAR NASIONAL

(1) Maksud pembentukan LPSE ini sebagai pedoman bagi unit kerja dalam melakukan pengadaan barang/ jasa secara elektronik di lingkungan Badan SAR Nasional. (2) Tujuan pembentukan LPSE di lingkungan Badan SAR Nasional untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan melayani akses informasi.

Ruang lingkup Peraturan ini meliputi : a. Organisasi LPSE; b. Kedudukan tugas dan fungsi LPSE; c. Hubungan Tata kerja LPSE; d. Prosedur LPSE; www.djpp.kemenkumham.go.id

e. Etika pengadaan; dan f. Pembiayaan.

(1) Organisasi LPSE terdiri atas : a. Kepala; b. Sekretariat; c. Unit Administrasi Sistem Elektronik; d. Unit Registrasi dan Verifikasi; e. Unit Layanan dan Dukungan. (2) Kepala, Sekretaris, Ketua Unit Administrasi Sistem Elektronik, Ketua Unit Registrasi dan Verifikasi, dan Kepala Unit Layanan dan Dukungan LPSE diangkat oleh Kepala Badan. (3) Sekretaris dan para Kepala unit dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu oleh staf pendukung yang diangkat oleh Kepala LPSE dengan jumlah disesuaikan kebutuhan.

(1) Kepala LPSE mempunyai tugas memimpin LPSE dalam menjalankan tugas dan fungsi LPSE. (2) Kepala LPSE berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

(1) Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, ketatausahaan, pembinaan dan pengendalian terhadap program, kegiatan administrasi dan sumber daya di lingkungan LPSE. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi: a. koordinasi kegiatan di lingkungan LPSE dan lembaga terkait; b. penyelenggaraan ketatausahaan dan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE; c. pengelolaan sarana, prasarana dan sumber daya; dan d. pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Unit Administrasi Sistem Elektronik mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan SPSE. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Administrasi Sistem Elektronik menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan dan pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan; b. penanganan permasalahan teknis yang terjadi untuk menjamin kehandalan dan ketersediaan layanan; c. pemberian informasi kepada LKPP tentang kendala teknis yang terjadi di LPSE; d. pelaksanaan instruksi teknis dari LKPP.

(1) Unit Registrasi dan Verifikasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Registrasi dan Verifikasi menyelenggarakan fungsi: a. pelayanan pendaftaran Pengguna SPSE; b. penyampaian informasi kepada calon Pengguna SPSE tentang kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan; c. Verifikasi seluruh dokumen dan informasi sebagai persyaratan pendaftaran pengguna SPSE; d. pengelolaan arsip dan dokumen pengguna SPSE. (3) Unit Registrasi dan Verifikasi berhak untuk menyetujui atau menolak pendaftaran Pengguna SPSE. (4) Unit Registrasi dan Verifikasi dapat menonaktifkan User ID dan Password Pengguna SPSE apabila ditemukan pelanggaran terhadap persyaratan dan ketentuan penggunaan SPSE, dan permintaan dari PA/KPA/PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan berkaitan dengan blacklist.

(1) Unit Layanan dan Dukungan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian aplikasi SPSE. (2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Layanan dan Dukungan menyelenggarakan fungsi: a. pemberian layanan konsultasi mengenai proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; www.djpp.kemenkumham.go.id

b. pemberian informasi tentang fasilitas dan fitur aplikasi SPSE; c. penanganan keluhan tentang pelayanan LPSE; d. pelayanan pelatihan penggunaan aplikasi SPSE. (3) Dalam pelaksanaan pelayanan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d, LPSE berkoordinasi dengan Balai Diklat.

(1) Personil LPSE merupakan pegawai negeri Badan SAR Nasional. (2) Personil LPSE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. memiliki kualifikasi teknis dan manajerial; b. memiliki integritas moral; c. memiliki disiplin; dan d. bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas. (2) Personil LPSE tidak boleh merangkap sebagai PPK/ULP/Panitia Pengadaan.

(1) LPSE dibentuk untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/ jasa secara elektronik. (2) LPSE sebagaimana dimaksud pada ayat (1), secara teknis bertanggung jawab kepada Kepala Pusat Data dan Informasi dan secara administratif bertanggung jawab kepada Sekretaris Utama melalui Kepala Pusat Data dan Informasi. (3) LPSE secara bertahap membuat Kesepakatan Tingkat Pelayanan (Service Level Agreement/SLA) dengan LKPP.

(1) LPSE mempunyai tugas sebagai berikut: a. memfasilitasi PA/ KPA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan; b. memfasilitasi ULP/ Pejabat Pengadaan menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan; c. memfasilitasi ULP/ Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik; www.djpp.kemenkumham.go.id

d. memfasilitasi penyedia barang/ jasa dan pihak-pihak yang berkepentingan menjadi pengguna SPSE; e. mengoperasikan dan memelihara sistem pelayanan pengadaan barang/ jasa secara elektronik; f. melakukan verifikasi penyedia barang/ jasa yang akan mendaftarkan untuk memperoleh User ID dan Password penggunaan LPSE. (2) LPSE memberitahukan kepada PPK apabila ditemukan penyimpangan prosedur atas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa secara elektronik, dengan tembusan kepada Inspektur.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, LPSE menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: a. penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan pengadaan barang/ jasa secara elektronik di lingkungan Badan SAR Nasional; b. pengelolaan SPSE dan infrastrukturnya; c. pelaksanaan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE; d. pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE.

(1) Pengelola LPSE Badan SAR Nasional menjalin hubungan kerja dengan PA/KPA, PPK, Panitia Pengadaan/ULP, Pejabat Pengadaan. (2) Pengelola LPSE berkoordinasi dengan LKPP.

(1) Hubungan kerja Pengelola LPSE Badan SAR Nasional dengan PA/KPA, PPK, dan Panitia Pengadaan/ULP, meliputi: a. pemberian dukungan teknis berkaitan dengan penayangan rencana umum pengadaan dan pengumuman pengadaan dalam Portal Pengadaaan Nasional; b. koordinasi dan konsultasi daam rangka penyelesaian permasalahan teknis proses pengadaan barang/jasa secara elektronik; c. pelaporan laporan hasil pengolahan data SPSE (e-reporting) terkait dengan proses pengadaan barang/jasa secara elektronik;dan www.djpp.kemenkumham.go.id

d. penerimaan masukan untuk peningkatan layanan yang diberikan oleh Unit LPSE. (2) Kegiatan Koordinasi Pengelola LPSE dengan LKPP, meliputi: a. konsultasi yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa secara elektronik; dan b. data dan informasi pengadaan barang/jasa secara elektronik.

(1) Pengelola LPSE MENETAPKAN dan melaksanakan prosedur kerja dalam penyelenggaraan sistem pengadaan barang/ jasa secara elektronik. (2) Prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sekurang-kurangnya mencakup: a. registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE; b. layanan Pengguna SPSE; c. penanganan masalah; d. pemeliharaan dan pengamanan infrastruktur SPSE; e. pemeliharaan kinerja dan kapasitas SPSE;dan f. pengarsipan dokumen elektronik.

(1) Substansi Prosedur Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf a wajib memenuhi persyaratan dan tahapan sebagai berikut: a. Bagi Penyedia Barang/Jasa:

1. Melakukan pendaftaran secara online melalui aplikasi SPSE;
2. Mengisi dan menyerahkan formulir pendaftaran serta formulir keikutsertaandengan dilampiri salman dokumen penunjang dan menunjukkan dokumen asli yang terdiri atas: a) KTP Direktur/ Pemilik Perusahaan/ Pejabat yang berwenang di perusahaan; b) Akta Pendirian Perusahaan dan Akta Perubahan Terakhir (bila ada); c) Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan Usaha/ Penanggung Jawab Perusahaan bagi perusahaan perseorangan, atau perorangan bagi penyedia barang/ jasa perorangan; dan d) Surat Ijin Usaha sesuai bidang usaha masing-masing. www.djpp.kemenkumham.go.id

b. Bagi Pengguna SPSE selain Penyedia Barang/ Jasa, menunjukkan asli dan menyerahkan salinan surat tugas dan/ atau surat Keputusan dan instansi masing-masing. (2) Verifikasi kepada penyedia barang/ jasa adalah kegiatan pemeriksaan terhadap kebenaran pelaporan dokumen sebagaimana dipersyaratkan pada ayat (1) butin a angka 2) dengan tujuan otentifikasi identitas penyedia barang/ jasa yang diasosiasikan dengan User ID dan Password sebagai representasi dan penanggung jawab suatu Badan Usaha/ Perusahaan Perseorangan atau Perorangan. (3) Pengelola LPSE tidak perlu menambahkan persyaratan registrasi selain yang diatur pada ayat (1). (4) Pengelola LPSE tidak perlu melakukan pemeriksaan lapangan. (5) Proses verifikasi tidak meniadakan proses pengisian, pengiriman data kualifikasi oleh penyedia barang/jasa dan klarifikasi data kualifikasi oleh Panitia Pengadaan/ ULP dalam proses Pengadaan barang/ jasa. (6) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 dapat diperoleh pada aplikasi SPSE. (7) Pengguna SPSE selain penyedia barang/ jasa yang dimaksud pada ayat (1) huruf badalah ULP/ Pejabat Pengadaan, PPK, Auditor, atau entitas lain yang ditetapkan dalam syarat dan ketentuan penggunaan SPSE.

(1) Pengelola LPSE Badan SAR Nasional menyediakan : a. Ruang layanan pemasukan penawaran (bidding room), pelatihan dan verifikasi. b. Personalia layanan pengguna (hepldesk) yang bertugas memelihara dan mengelola ruang penawaran (bidding room). c. Akses internet dan/atau internet untuk pengguna SPSE yang berkunjung ke lokasi LPSE. d. Pelayanan konsultasi penggunaan SPSE melalui internet, telepon dan kunjungan ke lokasi LPSE. e. Pengumuman atau informasi kepada pengguna SPSE jika sedang menghadapi permasalahan teknis yang dapat menghambat aktivitas penggunaan SPSE. (2) Penyediaan operasional Layanan Penggunaan SPSE sebagaimana ayat (1) huruf a, b dan c mengikuti jam kerja. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pengelola LPSE menangani masalah teknis yang terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. (2) Pengelola LPSE menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran tidak dapat dibuka oleh ULP/ Pejabat Pengadaan dan menuangkan dalam berita acara kesaksian. (3) Pengelola LPSE dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP jika berkaitan dengan: a. Permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh Unit LPSE, b. Permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE.

(1) Pengelola LPSE membuat mekanisme pengelolaan dan pengamanan server dan jaringan. (2) Pengelolaan server SPSE mengacu kepada standar pengelolaan pusat data (data center). (3) Pengaturan ruang server SPSE antara lain memperhatikan ketentuan suhu ruangan, cadangan catu daya dan keamanan fisik. (4) Seluruh pengunjung yang memasuki area ruang server harus mendapat izin dan pejabat yang berwenang pada Pengelola LPSE. (5) Pengelolaan server SPSE harus memperhatikan aspek yang memudahkan untuk kegiatan pemeliharaan seperti pemantauan, dokumentasi dan penyimpanan data.

(1) Pengelola LPSE melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas hardisk dan RAM serta melakukan penggantian/penambahan jika komponen tersebut meng alami kondisi kritis. (2) Pengelola LPSE membuat pengaturan bandwith internet dan pemantauan traffic. (3) Pengelola LPSE melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi. (4) Pengelola LPSE memberikan pengumuman jika sedang melakukan proses pemeliharaan server SPSE dan/ atau perangkat lainnya. (5) Pengelola LPSE memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta melakukan peningkatan/ penggantian/ penambahan jika diperlukan. www.djpp.kemenkumham.go.id

(6) Pengelola LPSE memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan pemantauan server SPSE.

(1) Pengelola LPSE harus melakukan back up terhadap file sistem dan data base SPSE. (2) Backup harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah (portable) dan diletakkan di suatu tempat yang aman dan terpisah dan ruang server. (3) Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik mengikuti ketentuan yang berlaku.

(1) Para Pihak Pengadaan Barang/ Jasa Secara Elektronik di lingkungan Badan SAR Nasional wajib mematuhi etika pengadaan sebagaimana diatur dalam Peraturan PRESIDEN Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan PRESIDEN Nomor 70 Tahun 2012. (2) Selain mematuhi etika sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Para Pihak Pengadaan Barang/ Jasa Secara Elektronik, diwajibkan untuk: a. menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan kode akses (user id dan password); b. menjaga kerahasiaan dan mencegah penyalahgunaan data dan informasi elektronik yang tidak diperuntukkan untuk umum; dan c. memenuhi ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam pengadaan barang/ jasa secara elektronik.

Para Pihak Pengadaan Barang/ Jasa Secara Elektronik dilarang untuk: a. mengganggu, mengacaukan, dan/ atau merusak sistem pengadaan barang/ jasa secara elektronik; dan b. mencuri informasi, memanipulasi data, dan/ atau berbuat curang dalam pengadaan barang /jasa secara elektronik yang dapat mempengaruhi tujuan pengadaan. www.djpp.kemenkumham.go.id

Semua biaya yang timbul dalam rangka pengelolaan LPSE dibebankan pada anggaran Badan SAR Nasional sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan.

(1) Dalam hal LPSE untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang/ jasa secara elektronik di Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di wilayah belum terbentuk atau belum mampu melayani keseluruhan kebutuhan, maka ULP/ Pejabat Pengadaan pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di wilayah dapat menggunakan sistem Pengadaan barang/ jasa secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE terdekat. (2) Alur proses pelelangan sebagaimana dimaksud secara lengkap tercantum dalam lampiran Peraturan ini.

Peraturan Kepala Badan SAR Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan SAR Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 21 Februari 2014 KEPALA BADAN SAR NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MUMHAMAD ALFAN BAHARUDIN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Maret 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN www.djpp.kemenkumham.go.id