Peraturan Badan Nomor 23 Tahun 2015 tentang PELINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP DARI BENCANA

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan :

1. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip adalah langkah pelindungan dan penyelamatan arsip oleh negara bagi arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik negara, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme lainnya.

2. Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan oleh faktor alam dan/atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis.

3. Bencana Alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh alam antara lain berupa gempa bumi, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan, dan tanah longsor.

4. Bencana Sosial adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang diakibatkan oleh manusia yang meliputi konflik sosial antarkelompok atau antarkomunitas masyarakat, perang tindakan kriminal dan teror.

5. Status Bencana adalah suatu keadaan yang ditetapkan oleh pemerintah untuk jangka waktu tertentu atas dasar rekomendasi Badan yang diberi tugas untuk menanggulangi bencana.

6. Mitigasi Bencana adalah serangkaian upaya untuk mengurangi risiko bencana, baik melalui pembangunan fisik maupun penyadaran dan peningkatan kemampuan menghadapi ancaman bencana.

7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

8. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

9. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

10. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.

11. Badan Nasional Penanggulangan Bencana yang selanjutnya disingkat BNPB adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang penanggulangan bencana nasional.

12. Badan Penanggulangan Bencana Daerah yang selanjutnya disingkat BPBD adalah satuan kerja perangkat daerah yang berkedudukan di bawah dan bertanggung pada Gubernur.

13. Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota provinsi dan kabupaten/kota.

14. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri dan swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

15. Tim Penanggulangan Bencana Arsip adalah Tim yang dibentuk oleh pencipta arsip, terhadap upaya tindakan pelindungan dan

penyelamatan arsip dari bencana sesuai manajemen penanggulangan bencana.

Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana merupakan acuan bagi pencipta arsip, lembaga kearsipan dan lembaga teknis terkait dalam melakukan tindakan pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana.

(1) Kriteria bencana terdiri dari bencana skala nasional dan bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional. (2) Bencana skala nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pemerintah. (3) Bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pemerintah daerah. (4) Bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (3) meliputi: a. bencana skala provinsi; dan b. bencana skala kabupaten/kota.

Kegiatan pelindungan dan penyelamatan Arsip dari bencana meliputi: a. prabencana; b. saat tanggap darurat; dan c. pascabencana.

(1) Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari bencana dilaksanakan terhadap arsip milik negara. (2) Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari bencana dapat dilaksanakan bagi perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. (3) Arsip yang memperoleh Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari bencana meliputi: a. arsip dinamis; b. arsip statis; c. arsip terjaga; dan d. arsip vital. (4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dalam bentuk dan media kertas, elektronik dan/atau audio visual.

(1) Pelindungan dan Penyelamatan Arsip bencana menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, pencipta arsip, dan berkoordinasi dengan BNPB dan/atau BPBD. (2) Tanggung jawab lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. ANRI bertanggung jawab pada bencana skala nasional; b. lembaga kearsipan tingkat provinsi bertanggung jawab pada bencana skala provinsi; c. lembaga kearsipan tingkat kabupaten/kota bertanggung jawab pada bencana skala kabupaten/kota; dan d. lembaga kearsipan perguruan tinggi bertanggung jawab pada bencana skala perguruan tinggi.

(1) Kegiatan Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penanggulangan Bencana Arsip. (2) Pembentukan Tim Penanggulangan Bencana Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat sekurang-kurangnya: a. lembaga kearsipan b. pencipta arsip; dan c. BNPB/BPBD.

Pelindungan dan penyelamatan arsip pada tahap prabencana meliputi: a. dalam situasi tidak terjadi bencana; dan b. dalam situasi terdapat potensi terjadinya bencana.

Pelindungan dan penyelamatan arsip dalam situasi tidak terjadi bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, Pencipta arsip dan lembaga kearsipan melaksanakan: a. identifikasi bencana; b. preservasi arsip dengan cara preventif; dan c. menyediakan prasarana dan sarana kearsipan.

(1) Pelaksanaan identifikasi bencana meliputi: a. jenis bencana; b. indikasi kerusakan; c. menyusun tindakan operasional tanggap darurat; d. persiapan prasarana dan sarana; dan e. pembatasan akses lokasi bencana. (2) Indikasi kerusakan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat huruf b, meliputi gedung, peralatan kearsipan, dan arsip. (3) Preservasi arsip dengan cara preventif dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan tentang preservasi arsip. (4) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan meliputi:

a. standar minimal gedung arsip; b. standar ruang penyimpanan arsip; dan c. standar peralatan kearsipan. (5) Ketentuan mengenai standar ruang penyimpanan fisik arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pelindungan dan penyelamatan arsip dalam situasi terdapat potensi terjadi bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b, meliputi: a. kesiapsiagaan; dan b. mitigasi bencana.

(1) Kesiapsiagaan dilakukan untuk memastikan upaya yang cepat dan tepat dalam menghadapi kejadian bencana. (2) Kesiapsiagaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui: a. penyusunan rencana penanggulangan kedaruratan bencana; b. pengorganisasian, penyuluhan, pelatihan, dan gladi tentang mekanisme tanggap darurat pelindungan dan penyelamatan arsip; c. penyiapan lokasi evakuasi; d. penyusunan data akurat, informasi, dan pemutakhiran; e. prosedur tetap tanggap darurat bencana; dan f. penyediaan dan penyiapan bahan, barang, dan peralatan untuk pemenuhan pemulihan prasarana dan sarana kearsipan.

(1) Mitigasi dilakukan dengan menyusun pedoman pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip sebagai langkah pencegahan mengurangi risiko bencana. (2) Mitigasi bencana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. pelaksanaan penataan dan pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (4); dan b. penyelenggaraan penyuluhan penanggulangan bencana.

Pelindungan dan penyelamatan arsip pada saat tanggap darurat meliputi: a. pengkajian secara cepat dan tepat terhadap kerusakan arsip; dan b. penyelamatan arsip terkena bencana.

(1) Pengkajian secara cepat dan tepat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a dilakukan untuk mengidentifikasi: a. penentuan lokasi alternatif penyelamatan arsip; b. tingkat kerusakan prasarana dan sarana kearsipan; c. kerusakan arsip; dan d. kemampuan sumber daya manusia kearsipan. (2) Tindakan penyelamatan arsip terkena bencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b meliputi kegiatan: a. evakuasi arsip; b. identifikasi arsip; c. pemulihan arsip; dan d. penyimpanan arsip.

Tindakan evakuasi arsip dilaksanakan dengan cara memindahkan fisik arsip dari lokasi bencana ke lokasi tempat penyimpanan arsip sementara.

(1) Tindakan evakuasi arsip harus memperhatikan: a. keamanan lokasi; b. penyediaan ruang/tempat untuk melakukan tindakan pemulihan arsip; c. pengepakan terhadap fisik arsip dengan cara diikat dan dibungkus; d. pemisahan arsip berdasarkan bentuk dan media arsip; dan e. alat angkut arsip untuk melakukan evakuasi dalam keadaan tertutup dan terlindungi. (2) Keamanan lokasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sekurang-kurangnya memperhatikan aspek: a. aman dari bencana susulan; dan b. aman dari pengguna arsip yang tidak berhak.

(1) Pelaksanaan identifikasi arsip meliputi: a. analisis informasi; b. pendataan; c. pengolahan data; d. penilaian kerusakan; dan e. penyusunan daftar arsip. (2) Tabel, daftar arsip, dan analisis identifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Kegiatan pemulihan arsip dilaksanakan di lokasi tempat penyimpanan arsip sementara.

Pemulihan terhadap arsip kertas dilakukan melalui kegiatan: a. membersihkan fisik arsip dari kotoran dan debu yang melekat dengan menggunakan kuas atau vacuum cleaner; b. merendam fisik arsip yang basah atau terkena lumpur dengan etanol atau alkohol 70% sebagai sarana disinfektan; c. mengeringkan arsip dengan kipas angin di dalam ruangan; d. dalam hal arsip tidak dimungkinkan untuk dilakukan pengeringan secara langsung, arsip dibekukan dalam mesin pembeku sebelum dibersihkan.

Pemulihan terhadap arsip elektronik dan audio visual dilakukan melalui kegiatan: a. membersihkan fisik arsip yang terekam dalam media khusus, media optik, dan media magnetik dari kotoran dan partikel debu; b. mengeringkan fisik arsip yang basah atau terkena lumpur dengan bantuan kipas angin didalam ruangan; c. memeriksa informasi arsip yang terekam dalam media khusus, media optik dan media magnetik; d. melakukan pembersihan terhadap arsip foto dengan cara rewashing, arsip yang bermedia optik, dan media magnetik dilakukan dengan rewinding; dan e. melakukan install kembali untuk arsip-arsip yang masih dimungkinkan untuk dibuatkan backup fil

(1) Penyimpanan arsip dilaksanakan setelah tindakan pemulihan arsip. (2) Kegiatan penyimpanan arsip dilakukan secara terpisah antara arsip media kertas, arsip audio visual dan arsip elektronik.

Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip media kertas meliputi: a. temperatur suhu 20°C ± 20C; dan b. kelembaban 50 % ±5 % RH.

Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip audio visual dan arsip elektronik meliputi: a. Suhu18°C ± 20C dan kelembaban 35 % ±5 % untuk media magnetik (video dan rekaman suara); b. Suhu< 5°C dan kelembaban 35 % ± 5 % untuk film berwarna; dan c. Suhu< 18°C ± 2°C dan kelembaban 35 % ± 5 % untuk film hitam putih.

Pelindungan dan penyelamatan arsip pada tahap pascabencana meliputi: a. rehabilitasi; b. rekonstruksi; dan c. Pendokumentasian dan laporan.

Rehabilitasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf a dilakukan melalui kegiatan: a. perbaikan prasarana dan sarana kearsipan; dan b. pemulihan fungsi pelayanan kearsipan.

Rekonstruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b, meliputi: a. pembangunan kembali prasarana dan sarana kearsipan; dan b. peningkatan pelayanan kearsipan.

(1) Pendokumentasian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c dilakukan oleh Tim Penanggulangan Bencana Arsip. (2) Pendokumentasian terhadap arsip yang tercipta dan dihasilkan dari adanya kegiatan tindakan penyelamatan arsip yang meliputi: a. keputusan pembentukan Tim Penanggulangan Bencana Arsip; b. biaya dan strategi penanggulangan bencana; c. daftar arsip yang perlu tindakan penyelamatan arsip; d. daftar arsip musnah; e. fisik arsip yang telah dilakukan tindakan penyelamatan arsip; dan f. berita acara kondisi arsip pascabencana. (3) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana disimpan oleh lembaga kearsipan. (4) Daftar arsip musnah dan berita acara kondisi arsip pasca bencana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d dan huruf f tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Dalam hal terdapat arsip yang dimusnakan dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana, pelaksanaan pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.

(1) Pembuatan laporan kegiatan penyelamatan arsip dari bencana meliputi pelaporan kegiatan pra bencana, tanggap darurat dan pasca bencana. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), disampaikan kepada:

a. Kepala ANRI dengan tembusan ke pimpinan pencipta arsip dalam hal bencana yang dinyatakan sebagai bencana nasional; b. Kepala Lembaga Kearsipan daerah provinsi, kabupaten/kota, atau perguruan tinggi dengan tembusan ke pimpinan pencipta arsip dalam hal bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional;

(1) Pendanaan dalam hal pelindungan dan penyelamatan arsip bencana nasional menjadi tanggung jawab ANRI yang dialokasikan dalam APBN. (2) Pendanaan dalam hal pelindungan dan penyelamatan arsip yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, dan pencipta arsip yang dialokasikan dalam APBD.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 16 Maret 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 30 April 2015 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

YASONNA H. LAOLY