Peraturan Badan Nomor 16 Tahun 2012 tentang PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI BERBASIS TEKNOLOGI DI LINGKUNGAN BADAN NARKOTIKA NASIONAL

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Monitoring adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi berkaitan pelaksanaan perencanaan, program, kegiatan dan anggaran di lingkungan Badan Narkotika Nasional dalam rangka keperluan evaluasi;

2. Evaluasi adalah proses tindak lanjut kegiatan monitoring dalam rangka membandingkan antara perencanaan dan realisasi pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran guna menemukan permasalahan dan memberikan alternatif pemecahan masalah sehingga menjamin capaian kinerja yang berorientasi pada hasil (outcome);

3. Program adalah penjabaran kebijakan Badan Narkotika Nasional dalam bentuk upaya yang berisi satu atau beberapa kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia untuk mencapai hasil yang terukur sesuai dengan visi dan misi Badan Narkotika Nasional;

4. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik yang berupa personel (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa;

5. Pelaporan adalah proses penyajian data dan informasi sebagai bahan masukan pimpinan dalam menentukan kebijakan selanjutnya.

Maksud dan tujuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut: a. mengetahui dan mengkaji kesesuaian antara perencanaan, program, kegiatan, anggaran, dan hasil yang dicapai dengan tugas dan fungsi satuan kerja; b. mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi ketidaksesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran, serta hasil yang dicapai; c. membandingkan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran pada tahun berjalan dengan periode yang sama pada tahun sebelumnya; d. menentukan langkah-langkah yang diperlukan dalam rangka perbaikan dan pengembangan pada tahun berikutnya; e. memberikan laporan dan rekomendasi kepada pimpinan.

Ruang lingkup pelaksanaan monitoring dan evaluasi meliputi: a. perencanaan; b. program dan kegiatan; c. pencapaian target (output) dan hasil (outcome); dan d. penggunaan anggaran.

Prinsip pelaksanaan monitoring dan evaluasi meliputi: a. kejelasan arah tujuan dan hasil yang akan dicapai; b. pelaksanaan dilakukan secara transparan, objektif dan terukur; c. dilakukan oleh petugas yang memiliki kompetensi dan integritas yang baik; d. menggunakan metode pelaksanaan yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah; dan e. dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan.

Dokumen yang diperlukan dalam monitoring dan evaluasi, sebagai berikut: a. Rencana Strategis; b. Rencana Kinerja Tahunan Satuan Kerja; c. Penetapan Kinerja Satuan Kerja; d. program, kegiatan, dan anggaran; dan e. Pengukuran Kinerja Satuan Kerja.

Aspek monitoring berfokus pada: a. identifikasi masalah; b. akuntabilitas input program; c. proses dan output terhadap setiap kegiatan; d. kesesuaian antara kegiatan dan anggaran; e. kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan; f. pelaporan kemajuan dalam setiap pelaksanaan kegiatan; dan g. penilaian keberlanjutan program.

(1) Aspek evaluasi berfokus pada: a. kesesuaian antara perencanaan dan realisasi pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran serta pencapaian hasil; b. kesesuaian antara sarana dan prasarana pendukung dengan kegiatan dan capaian kinerja yang diharapkan; dan c. pembelajaran tentang hal-hal yang dapat dilakukan di masa yang akan datang. (2) Aspek evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. relevansi; b. keberhasilan; c. efektifitas biaya; d. pembelajaran; dan e. rencana tindak lanjut.

(1) Sistem Aplikasi diperlukan untuk memudahkan pelaksanaan monitoring dan evaluasi; (2) Sistem Aplikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi yang berbasis teknologi; (3) Sistem Aplikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari 2 (dua) komponen, yaitu: a. Badan Narkotika Nasional monitoring dan evaluasi merupakan komponen yang digunakan oleh masing-masing unit kerja untuk melakukan monitoring dan evaluasi; b. Badan Narkotika Nasional Kompilasi merupakan komponen untuk mengkompilasi hasil monitoring dan evaluasi setiap unit kerja pada Badan Narkotika Nasional monitoring dan evaluasi. (4) Komponen Badan Narkotika Nasional monitoring dan evaluasi terdiri dari beberapa formulir yang menjadi satu rangkaian dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi; (5) Formulir yang terdapat dalam Badan Narkotika Nasional monitoring dan evaluasi, sebagai berikut: a. Formulir Umum; b. Formulir Monitoring Bulanan; c. Formulir Evaluasi Triwulanan; d. Formulir Evaluasi Semesteran; e. Formulir Evaluasi Tahunan; f. Formulir Monitoring Rencana Strategis; dan g. Formulir Program, Kegiatan, dan Anggaran. (6) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (5) tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Tahapan Perencanaan monitoring dan evaluasi meliputi: a. Tahap Persiapan; dan b. Tahap Penyusunan Rencana.

Tahap persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a terdiri dari: a. persiapan personil dilakukan melalui pelatihan; b. persiapan penyusunan rencana kegiatan; c. penyusunan rencana kebutuhan anggaran; dan d. penyiapan administrasi pendukung.

Tahap penyusunan rencana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b berpedoman pada prinsip: a. sustainable (berkelanjutan); b. measurable (terukur); c. achievable (dapat dicapai); d. reasonable (masuk akal); dan e. timeable (tepat waktu).

(1) monitoring dan evaluasi diawali dengan kegiatan pengumpulan data dan informasi baik secara langsung dan tidak langsung melalui: a. pengamatan langsung di lapangan; b. wawancara; dan c. dokumen/laporan tertulis. (2) Pembandingan hasil dengan standar yang telah ditentukan.

Monitoring dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.

Pelaksanaan Evaluasi meliputi: a. MENETAPKAN prioritas sasaran:

1. mengidentifikasi program, kegiatan, dan anggaran yang akan dievaluasi;

2. memfokuskan bidang tertentu yang ada dalam program, kegiatan dan anggaran mengindikasikan adanya permasalahan yang dapat mengakibatkan kegagalan pencapaian hasil; b. menyusun rencana evaluasi dan analisis: MENETAPKAN obyek atau satuan kerja yang akan dievaluasi;

3. MENETAPKAN standar evaluasi;

4. MENETAPKAN instrumen evaluasi, menguji dan melakukan perbaikan instrumen;

5. MENETAPKAN langkah-langkah dalam melakukan evaluasi;

6. MENETAPKAN metode analisis; c. Pelaksanaan evaluasi dan analisis:

7. Mengoperasionalkan instrument evaluasi sesuai dengan langkah- langkah yang telah direncanakan;

8. Membandingkan hasil temuan dengan perencanaan, program, kegiatan dan anggaran yang harus dilaksanakan;

9. melakukan analisis terhadap penyebab permasalahan yang telah ditemukan;

10. menyiapkan rekomendasi perbaikan.

Pembentukan Tim terdiri dari: a. Tim Badan Narkotika Nasional monitoring dan evaluasi pusat; dan b. Tim monitoring dan evaluasi kewilayahan.

Tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a terdiri dari: a. Sekretaris Utama Badan Narkotika Nasional sebagai Penanggung Jawab Kegiatan; b. Kepala Biro Perencanaan sebagai Ketua; c. Kepala Sub Bagian Pelaporan Rencana Program dan Anggaran Bagian Pelaporan Biro Perencanaan sebagai Sekretaris; dan d. Kepala Bagian Pelaporan dan Staf Biro Perencanaan sebagai Pelaksana.

Tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf b terdiri dari: a. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional Provinsi, terdiri dari:

1. Kepala Badan Narkotika Nasional Provinsi sebagai Penanggung Jawab Kegiatan;
2. Kepala Bagian Tata Usaha sebagai Ketua; dan
3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai Pelaksana; b. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional Kabupaten/Kota, terdiri dari:
4. Kepala Badan Narkotika Nasional Kabupaten/Kota sebagai Penanggung Jawab Kegiatan;
5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha sebagai Ketua; dan
6. Staf Sub Bagian Tata Usaha sebagai Pelaksana.

(1) Pada Satuan Kerja di tingkat Badan Narkotika Nasional dibentuk Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja yang ditetapkan oleh Kepala satuan kerja masing-masing; (2) Pembentukan Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja ditetapkan pada awal tahun anggaran dan dilaporkan kepada Kepala Badan Narkotika Nasional cq. Sekretaris Utama up. Kepala Biro Perencanaan.

Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional, bertugas: a. mengelola aplikasi dan data base; b. memberikan akses data pagu dan realisasi anggaran kepada Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan kewilayahan melalui aplikasi; c. melakukan kompilasi laporan Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan Kewilayahan sebagai:

1. bahan identifikasi permasalahan perencanaan dan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran;

2. bahan usulan kebijakan percepatan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran;

3. bahan usulan regulasi di bidang pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran; d. melaksanakan koordinasi dan sosialisasi kebijakan percepatan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran; e. melaksanakan tugas sebagai penghubung dengan Unit Kerja PRESIDEN Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan.

Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan kewilayahan, bertugas: a. menerima username dan password dari Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional untuk mengakses Aplikasi; b. melakukan perencanaan dan pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran melalui aplikasi monitoring dan evaluasi di lingkungan kerja masing-masing; c. mengidentifikasi satuan kerja yang tidak melaksanakan program, kegiatan, dan anggaran sesuai dengan standar yang telah ditentukan pada Aplikasi; d. melakukan analisis dan menemukan penyebab ketidaksesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan; e. melakukan analisis perbandingan tingkat pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran pada tahun berjalan dengan periode yang sama pada tahun-tahun sebelumnya dengan menggunakan data pada Aplikasi; f. melakukan langkah-langkah tindak lanjut sesuai hasil evaluasi, meliputi:

1. pemberian bimbingan teknis kepada satuan kerja yang mengalami permasalahan;
2. pelaksanaan koordinasi dengan instansi atau lembaga terkait untuk memperoleh bimbingan teknis sesuai dengan bidang permasalahan yang ada;
3. secara proaktif mencari solusi terhadap permasalahan dalam pelaksanaan program, kegiatan, dan anggaran serta dapat memanfaatkan helpdesk pada website Badan Narkotika Nasional; g. menyampaikan laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional tembusan Sekretaris Utama Badan Narkotika Nasional.

Prosedur pelaporan monitoring dan evaluasi: a. masing-masing Pejabat Pembuat Komitmen Satuan Kerja memberikan laporan kepada Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan Kewilayahan setiap hari kerja; b. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan Kewilayahan melakukan monitoring dan evaluasi harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan; c. Hasil Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan kewilayahan dikirim ke Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional paling lambat 1 (satu) hari setelah pelaksanaan monitoring dan evaluasi; d. Pengiriman hasil monitoring dan evaluasi dilakukan melalui sistem aplikasi; e. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional melakukan analisis hasil Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional satuan kerja dan kewilayahan; f. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional menyajikan laporan disertai rekomendasi kepada Kepala Badan Narkotika Nasional; g. Tim monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional menyelenggarakan rapat monitoring dan evaluasi Badan Narkotika Nasional triwulan, semester dan tahunan.

Bagan prosedur pelaporan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam lampiran II sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Setiap petugas dan pejabat Tim monitoring dan evaluasi diwajibkan memiliki etos kerja sebagai berikut: a. tidak melakukan perbuatan yang bertendensi pada Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; b. memiliki motivasi yang tinggi untuk memberikan yang terbaik bagi organisasi;

c. jujur untuk mengatakan keadaan yang sebenarnya; d. lebih mengutamakan loyalitas terhadap tugas; e. memiliki disiplin yang tinggi baik waktu maupun prosedur kerja; f. tekun dan sabar dalam menjalankan tugas dan tidak mudah putus asa; g. mampu bekerja sama dengan sesama anggota Tim; h. memiliki wawasan mendalam tentang tugas dan fungsi Badan Narkotika Nasional dan hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan dan strategi di bidang Pencegahan dan Pemberantasan Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika; dan i. bertanggung jawab atas kinerja yang dilaksanakan dan hasil yang telah dicapai.

Setiap petugas dan pejabat Tim monitoring dan evaluasi yang melakukan pelanggaran akan diberikan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Petunjuk operasional pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi yang berbasis teknologi ditetapkan oleh Kepala Badan Narkotika Nasional.

Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Desember 2011 KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL,

GORIES MERE

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 Februari 2012 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN