Peraturan Badan Nomor 4 Tahun 2022 tentang PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, yang selanjutnya disebut BPKP adalah Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada PRESIDEN serta menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pengawasan keuangan negara/daerah dan pembangunan nasional.

2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan, bentuk, penciptaan, penanda tangan, pengamanan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi tertulis kedinasan.

3. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

4. Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga, yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.

5. Naskah Dinas Korespondensi adalah naskah dinas yang berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan informasi kedinasan, berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian sesuatu, atau hal kedinasan lainnya, kepada pihak lain di dalam/luar instansi/unit kerja yang bersangkutan.

6. Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas yang bertujuan sebagai alat komunikasi yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus.

7. Komunikasi Internal adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang berlaku pada unit kerja dalam organisasi.

8. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antarunit kerja dalam organisasi atau unit kerja/organisasi dengan instansi lain.

9. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang mempunyai hak dan kewajiban untuk menandatangani naskah dinas, sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

10. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan melaksanakan proses penciptaan, pengesahan, pendistribusian, dan penatausahaan naskah dinas.

11. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang (hierarki) dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi BPKP menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

12. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perseorangan.

13. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah.

14. Aplikasi Khusus Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan arsip dinamis yang digunakan di lingkungan BPKP.

15. Security Printing adalah fitur keamanan yang diaplikasikan pada suatu dokumen yang memiliki informasi rahasia dan sangat rahasia.

16. File ID adalah suatu file yang dibuat oleh administrator Domino yang berisi informasi pengidentifikasi untuk pengguna domino server.

17. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

(1) Pedoman Tata Naskah Dinas BPKP merupakan acuan umum dalam penyusunan Naskah Dinas di Lingkungan BPKP yang meliputi: a. jenis Naskah Dinas; b. penciptaan Naskah Dinas; c. Penanda Tangan Naskah Dinas; d. pengamanan dan pengendalian Naskah Dinas; dan e. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas Korespondensi; dan c. Naskah Dinas Khusus. (2) Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

(3) Jenis naskah dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. peraturan; b. pedoman; c. petunjuk pelaksanaan/teknis; d. instruksi; e. surat edaran; dan f. prosedur baku pelaksanaan kegiatan.

(1) Peraturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf a merupakan Naskah Dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, mengikat secara umum, berlaku untuk seluruh unit kerja di lingkungan BPKP atau instansi di luar BPKP sesuai dengan peraturan perundang-undangan, serta dapat dijadikan dasar bagi penyusunan Naskah Dinas lainnya. (2) Pembentukan peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan Peraturan BPKP yang mengatur mengenai Pembentukan dan Publikasi Peraturan di Lingkungan BPKP.

(1) Pedoman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan BPKP. (2) Pedoman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk Peraturan. (3) Peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh: a. Kepala BPKP; atau b. Pimpinan Tinggi Madya.

(1) Petunjuk pelaksanaan/teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf c merupakan Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan/teknis kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya, serta wewenang dan prosedurnya. (2) Petunjuk pelaksanaan/teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk Peraturan. (3) Peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh: a. Kepala BPKP; atau b. Pimpinan Tinggi Madya.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf d merupakan naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala BPKP.

(1) Surat Edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf e merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Kepala BPKP dan dapat dilimpahkan kepada Pimpinan Tinggi Madya atau Pimpinan Tinggi Pratama.

(1) Prosedur baku pelaksanaan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (3) huruf f merupakan serangkaian instruksi tertulis atau langkah-langkah yang harus diikuti seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan/kegiatan sehingga mencapai hasil kerja yang maksimal, efisien, ekonomis, dan efektif. (2) Prosedur baku pelaksanaan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan Peraturan BPKP yang mengatur mengenai Pedoman Penyusunan Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan di Lingkungan BPKP.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan. (2) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan dan ditandatangani oleh: a. Kepala BPKP; b. Pimpinan Tinggi Madya; atau c. Pimpinan Tinggi Pratama. (4) Sistematika dan format Naskah Dinas penetapan, sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini, kecuali format yang telah diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan. (5) Sistematika dan format Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dikecualikan bagi format yang telah diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c terdiri atas: a. surat perintah; dan b. surat tugas. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, merupakan Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya, yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. (3) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya, yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi internal; b. Naskah Dinas Korespondensi eksternal; dan c. surat undangan.

(1) Naskah Dinas Korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a, merupakan bentuk sarana komunikasi resmi internal dalam unit kerja. (2) Naskah Dinas Korespondensi internal bagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; dan c. disposisi. (3) Naskah Dinas Korespondensi internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Naskah Dinas Korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b, merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar unit kerja yang bersangkutan. (2) Naskah Dinas Korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk surat dinas. (3) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf c mencakup undangan internal maupun eksternal. (2) Surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf c terdiri atas: a. laporan; b. notisi hasil pengawasan; c. berita acara pembahasan hasil pengawasan; d. berita acara tindak lanjut hasil pengawasan; e. berita acara pemutakhiran data hasil pengawasan; f. berita acara pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD); g. surat pernyataan tanggung jawab mutlak; h. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU); i. Perjanjian Kerja Sama; j. berita acara; k. surat kuasa; l. surat keterangan;

m. surat pengantar; n. pengumuman; o. surat peringatan; p. surat izin; q. surat pernyataan; r. notula/risalah; dan s. formulir.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a terbagi atas: a. laporan hasil pengawasan; dan b. laporan penunjang pengawasan. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh kepala unit kerja atau Pejabat yang Berwenang.

(1) Notisi Hasil Pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi antara lain: a. permintaan data, b. permintaan penjelasan, dan c. hasil pengawasan sementara. (2) Notisi Hasil Pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dan dibahas bersama antara tim audit dan auditan, dengan tujuan agar auditan menanggapi dan menindaklanjuti materi yang disampaikan. (3) Notisi Hasil Pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh tim audit dan pimpinan auditan yang berwenang.

(1) Berita acara pembahasan hasil pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil pembahasan atas notisi audit yang telah disampaikan oleh tim audit kepada auditan, yang memuat kesanggupan/persetujuan ataupun ketidaksanggupan/ketidaksetujuan pihak auditan untuk melaksanakan tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan. (2) Berita acara pembahasan hasil pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh tim audit dan pimpinan auditan yang berwenang.

(1) Berita acara tindak lanjut hasil pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf d, merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil pembahasan/kesepakatan antara auditor dan auditan atas tindak lanjut hasil pengawasan sesuai rekomendasi/saran yang telah disetujui. (2) Berita acara tindak lanjut hasil pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditandatangani oleh penanggung jawab pengawasan/pimpinan unit kerja dari pihak auditor dan pimpinan auditan yang berwenang.

(1) Berita acara pemutakhiran data hasil pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf e, merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil pembahasan/kesepakatan mengenai data hasil pengawasan antara pihak auditor dengan auditan yang diselenggarakan dalam suatu pertemuan/forum pemutakhiran tindak lanjut. (2) Berita acara pemutakhiran data hasil pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh tim audit dan pimpinan auditan yang berwenang.

(1) Berita acara pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf f, merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil pembahasan/kesepakatan oleh tim yang ditunjuk dan yang diberi kewenangan untuk membahas dan menyatakan temuan/permasalahan tidak dapat ditindaklanjuti. (2) Berita acara pembahasan Temuan Pengawasan Tidak Dapat Ditindaklanjuti (TPTD) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh tim yang ditunjuk dan diketahui oleh pimpinan unit kerja.

(1) Surat pernyataan tanggung jawab mutlak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf g, merupakan surat keterangan yang menyatakan kesanggupan dan/atau pengakuan bahwa yang bersangkutan bertanggung jawab atas kerugian negara yang terjadi dan bersedia mengganti kerugian negara dimaksud. (2) Surat pernyataan tanggung jawab mutlak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab.

(1) Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf h, merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan pendahuluan tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama, yang dapat ditindaklanjuti dengan Perjanjian Kerja Sama. (2) Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf i, merupakan Naskah Dinas yang berisi suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang lain atau lebih, yang menciptakan hak dan kewajiban untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. (2) Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Kepala BPKP dan dapat dilimpahkan kepada Pimpinan Tinggi Madya atau Pimpinan Tinggi Pratama.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf j, merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf k, merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa. (3) Sistematika dan format Naskah Dinas surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. (4) Sistematika dan format Naskah Dinas surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (3), dikecualikan bagi

surat kuasa di Pengadilan yang mengikuti sistematika dan format surat kuasa untuk beracara di Pengadilan.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf l merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf m merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan naskah dan/atau barang. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf n, merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga, baik di dalam maupun di luar BPKP. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang.

(1) Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf o, merupakan Naskah Dinas yang bersifat mengingatkan suatu pihak bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau sesuatu hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya. (2) Surat peringatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang.

(1) Surat izin sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf p, merupakan surat yang menginformasikan pemberian izin dari Pejabat yang Berwenang kepada pejabat/pegawai atas suatu hal/keperluan tertentu. (2) Surat izin sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang dan pihak yang berkepentingan.

(1) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf q, merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh seseorang yang berisi pernyataan dirinya atau menerangkan orang lain bahwa orang tersebut pernah atau tidak pernah melakukan sesuatu. (2) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat yang Berwenang.

(1) Notula/risalah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf r, merupakan Naskah Dinas yang memuat ringkasan catatan jalannya kegiatan rapat, sidang, dan pembahasan mulai dari acara pembukaan sampai dengan penutupan. (2) Notula/risalah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat/pegawai yang ditunjuk sebagai notulis dan diketahui oleh pimpinan rapat/sidang/pembahasan.

Formulir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf s digunakan untuk keperluan kantor, yang memiliki ciri khas dalam desain dan secara umum memiliki unsur-unsur seperti Naskah Dinas.

(1) Penciptaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses penciptaan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Penciptaan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Penciptaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Penciptaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 memuat unsur sebagai berikut: a. kop Naskah Dinas; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi;

f. nomor halaman; g. lampiran; h. tanda tangan, paraf, dan cap; i. tembusan; j. penggunaan bahasa; k. estetika dan etika; dan l. rujukan.

(1) Penanda Tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c, yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan kepada pihak di luar instansi BPKP berada pada Kepala BPKP. (2) Penanda Tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c, yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat dilimpahkan kepada pimpinan unit kerja atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani.

(1) Kepala BPKP dapat melimpahkan wewenang penandatanganan Naskah Dinas kepada pejabat di bawahnya, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Pelimpahan wewenang penandatanganan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan: a. delegasi; atau b. mandat.

(1) Kepala BPKP dapat melimpahkan wewenang penandatanganan naskah dinas melalui delegasi, dengan membuat surat keputusan pendelegasian, atau melalui klausul atau pasal dalam suatu Peraturan Badan di mana tanggung jawab dan tanggung gugat beralih sepenuhnya kepada penerima delegasi. (2) Pendelegasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengikuti jalur jabatan, yaitu Pimpinan Tinggi Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, atau Pejabat Fungsional yang diberikan peran sebagai Koordinator, Pengawas atau Pejabat Fungsional yang diberikan peran sebagai Subkoordinator, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

(1) Mandat merupakan pelimpahan kewenangan dari pejabat definitif kepada pejabat yang ditunjuk, dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pejabat definitif pemberi mandat. (2) Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penanda Tangan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 ditandatangani dengan menggunakan: a. Tanda Tangan Elektronik; atau b. Tanda tangan basah. (2) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diciptakan dengan memanfaatkan media rekam elektronik, dengan menggunakan Aplikasi Khusus Bidang Kearsipan Dinamis di Lingkungan BPKP.

(3) Penyusunan Naskah Dinas yang belum dapat diakomodasi oleh Aplikasi Khusus Bidang Kearsipan Dinamis di Lingkungan BPKP sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dilakukan dengan menggunakan aplikasi pengolah kata dan ditandatangani melalui aplikasi Tanda Tangan Elektronik. (4) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (1) terdiri atas: a. Tanda Tangan Elektronik yang bersertifikat, yang diterbitkan oleh Badan Siber dan Sandi Negara; dan b. Tanda Tangan Elektronik yang tidak bersertifikat.

Ruang lingkup pengamanan dan pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf d terdiri atas: a. pengamanan Naskah Dinas pada penciptaan dengan media rekam elektronik; b. pengamanan Naskah Dinas pada penciptaan dengan media rekam kertas; c. pengendalian Naskah Dinas pada tahap distribusi dengan media rekam elektronik; d. pengendalian Naskah Dinas pada tahap distribusi dengan media rekam kertas; e. pengamanan dan pengendalian Naskah Dinas pada tahap penatausahaan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik; dan

f. pengamanan dan pengendalian Naskah Dinas pada tahap penatausahaan Naskah Dinas dengan media rekam kertas.

Pengamanan naskah dinas pada tahap penciptaan dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf a terdiri atas: a. klasifikasi keamanan Naskah Dinas; b. penggunaan Tanda Tangan Elektronik; c. enkripsi; dan d. security printing.

Pengamanan Naskah Dinas pada tahap penciptaan dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf b terdiri atas: a. klasifikasi keamanan Naskah Dinas; b. penggunaan tanda tangan Pejabat yang Berwenang; c. penggunaan warna tinta pejabat penanda tangan; d. penggunaan cap; dan e. security printing.

(1) Pengendalian Naskah Dinas pada tahap distribusi dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf c terdiri atas e-mail resmi BPKP, lotus notes, dan file ID. (2) Setiap pegawai menggunakan alamat surat e-mail resmi yang telah disediakan dalam pelaksanaan surat menyurat. (3) Beberapa fitur yang disediakan dalam e-mail resmi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), antara lain: a. delivery option; b. blocking e-mail; dan c. user security.

(1) Pengendalian Naskah Dinas pada tahap distribusi dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf d terdiri atas: a. penggunaan amplop; b. hak akses terhadap Naskah Dinas; dan c. petugas pengadministrasi persuratan. (2) Penggunaan amplop sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas, serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia. (3) Hak akses terhadap Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dengan klasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hanya diberikan kepada pimpinan tertinggi lembaga dan/atau pihak yang berwenang. (4) Hak akses terhadap Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dengan hak akses terhadap naskah dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat. (5) Petugas pengadministrasi persuratan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mendistribusikan kepada pihak yang berhak melalui unit kearsipan, sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

(1) Pengamanan dan pengendalian Naskah Dinas pada tahap penatausahaan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf e terdiri atas: a. pencatatan; b. penyimpanan naskah dinas berbasis cloud; dan c. pengamanan melalui backup data.

(2) Penanganan surat dinas harus mencerminkan unsur pengendalian, meliputi antara lain: a. keamanan dari risiko hilang atau tercecer; b. ketepatan pihak yang menerima; c. kecepatan penanganan; d. dan tingkat kerahasiaan.

Pengamanan dan Pengendalian Naskah Dinas pada Tahap Penatausahaan Naskah Dinas, dengan Media Rekam Kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf f terdiri atas: a. penerimaan; b. pencatatan; c. penggandaan; d. pengiriman; e. penyimpanan; dan f. alih media.

(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf e, harus menunjukkan bagian naskah dinas yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. (2) Perubahan, pencabutan, pembatalan Naskah dinas yang bersifat mengatur dilakukan melalui perubahan, pencabutan, pembatalan dengan naskah dinas yang sama jenisnya.

Naskah Dinas yang sedang berproses sebelum diundangkannya Peraturan Badan ini, tetap berdasarkan pada Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor 4 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 21 Februari 2022

KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUHAMMAD YUSUF ATEH

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Februari 2022

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

BENNY RIYANTO