Peraturan Badan Nomor 02 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Keamanan Laut

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Badan Keamanan Laut.

2. Tata Naskah Dinas adalah mekanisme pengelolaan komunikasi dan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

4. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

5. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.

6. Badan Keamanan Laut yang selanjutnya disebut Bakamla adalah Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada

melalui menteri yang mengoordinasikannya. 7. Kepala Badan Keamanan Laut yang selanjutnya disebut Kepala Bakamla adalah pimpinan Bakamla dan penanggung jawab penyelenggara fungsi keamanan dan keselamatan laut. 8. Logo Bakamla adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Bakamla. 9. Unit Organisasi adalah unit yang dipimpin oleh pejabat Eselon I di lingkungan Bakamla. 10. Unit Kerja adalah unit yang dipimpin oleh pejabat Eselon II yang berada di bawah unit organisasi Bakamla. 11. Peraturan Kepala Badan Keamanan Laut yang selanjutnya disebut Peraturan Kepala Badan adalah peraturan yang ditetapkan oleh Kepala Bakamla dan berlaku di seluruh wilayah kerja Bakamla yang mempunyai kekuatan mengikat. 12. Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Bakamla.

13. Petunjuk Pelaksanaan adalah ketentuan yang patut diturut dalam melaksanakan atau menjalankan sesuatu.
14. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.
15. Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
16. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan.
17. Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.
18. Surat Perintah adalah suatu bentuk naskah dinas yang memuat pernyataan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seseorang atau sekelompok personil berdasarkan perintah dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi.
19. Surat Tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.
20. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
21. Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
22. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat

antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. 23. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. 24. Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 25. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. 26. Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. 27. Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi. 28. Laporan adalah suatu kegiatan administrasi pemberian bahan atau keterangan secara objektif dan berdasarkan kenyataan di bidang personel, material, keuangan, dan tata kantor. 29. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat/staf yang memuat analisa singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan menyampaikan saran tindak. 30. Nota Dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain di lingkungan Bakamla. 31. Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

32. Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi, dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
33. Naskah Dinas Elektronik adalah keseluruhan naskah dinas yang diproduksi dan disebarkan dengan peralatan teknologi informasi yang dikeluarkan pejabat yang berwenang di lingkungan Bakamla dalam rangka melaksanakan kegiatan dan disusun menurut bentuk- bentuk tertentu.
34. Naskah Dinas Lainnya adalah bentuk naskah dinas yang dibuat oleh unit organisasi sesuai dengan kepentingan pelaksanaan tugas.
35. Perjanjian Kerja Sama Dalam Negeri adalah perjanjian antara Bakamla dengan instansi baik di pusat maupun daerah yang dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama dan/atau perjanjian kerja sama.
36. Perjanjian Kerja Sama Luar Negeri adalah perjanjian antara Bakamla dengan instansi luar negeri baik secara bilateral, regional, dan multilateral yang dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama dan/atau perjanjian kerja sama.
37. Otentifikasi adalah proses verifikasi berupa paraf pada naskah dinas yang akan diajukan kepada pimpinan.
38. Disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu naskah dinas yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus.
39. Tata Persuratan Dinas adalah suatu kegiatan di dalam pembuatan, penerimaan, penelitian, pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan suatu tulisan dinas yang timbul sebagai akibat adanya kegiatan pengurusan tulisan dinas.
40. Pejabat Pelaksana Tugas yang selanjutnya disebut Plt. adalah pejabat sementara yang ditunjuk oleh Kepala Bakamla dengan surat keputusan untuk jabatan tertentu

karena belum adanya pejabat definitif yang menempati posisi tersebut. 41. Pejabat Pelaksana Harian yang selanjutnya disebut Plh. adalah pejabat sementara yang ditunjuk oleh Kepala Bakamla dengan surat perintah untuk jabatan tertentu karena pejabat definitif berhalangan sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja. 42. Perubahan Naskah Dinas adalah perubahan pada bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan. 43. Pencabutan Naskah Dinas adalah naskah dinas yang dicabut dan ditetapkan dengan penetapan naskah dinas baru. 44. Pembatalan Naskah Dinas adalah pembatalan seluruh materi naskah dinas dan dinyatakan dengan penetapan naskah dinas yang baru. 45. Ralat Naskah Dinas adalah perbaikan naskah dinas yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya. 46. Naskah Dinas Kilat adalah naskah dinas yang harus diselesaikan, dikirim, disampaikan seketika itu juga kepada pejabat yang berkepentingan. 47. Naskah Dinas Sangat Segera adalah naskah dinas yang harus diselesaikan, dikirim, disampaikan pada hari itu juga kepada pejabat yang berkepentingan. 48. Naskah Dinas Segera adalah naskah dinas yang harus diselesaikan, dikirim, disampaikan dalam waktu 24 jam kepada pejabat yang berkepentingan. 49. Naskah Dinas Biasa adalah yang harus diselesaikan, dikirim, disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian ekspedisi. 50. Naskah Dinas Sangat Rahasia adalah naskah dinas dengan tingkat klasifikasi tertinggi yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. 51. Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas dengan tingkat klasifikasi yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara.

52. Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas dengan tingkat klasifikasi isi suatu naskah dinas yang tidak termasuk dalam tingkat klasifikasi sangat rahasia dan rahasia.

Ruang lingkup Peraturan Kepala Badan ini meliputi: a. jenis, format, dan sifat; b. tata persuratan; c. pejabat penanda tangan; d. penggunaan lambang negara dan logo; e. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat; f. derajat dan klasifikasi; g. pengetikan dan penomoran; dan h. pengawasan;

Penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Bakamla harus memperhatikan asas-asas, yaitu: a. efektif dan efisien, penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa INDONESIA yang baik, benar, dan lugas; b. pembakuan, naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan; c. pertanggungjawaban, penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan; d. keterkaitan, kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum; e. kecepatan dan ketepatan, naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi; dan f. keamanan, tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

Jenis naskah dinas di lingkungan Bakamla meliputi: a. Peraturan Kepala Badan; b. Pedoman; c. Petunjuk Pelaksanaan; d. Standar Operasional Prosedur (SOP); e. Surat Edaran; f. Keputusan; g. Instruksi; h. Surat Perintah; i. Surat Tugas; j. Surat Dinas; k. Surat Undangan; l. Surat Perjanjian; m. Surat Kuasa; n. Berita Acara; o. Surat Keterangan; p. Surat Pengantar; q. Pengumuman; r. Laporan; s. Telaahan Staf; t. Nota Dinas; u. Memorandum; v. Formulir; w. Naskah Dinas Elektronik; dan x. Naskah Dinas Lainnya.

(1) Format dari jenis naskah dinas meliputi: a. kepala naskah dinas; b. batang tubuh; dan c. kaki naskah dinas. (2) Format dari jenis naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

(1) Naskah dinas bersifat: a. pengaturan; b. penetapan; dan c. penugasan. (2) Naskah dinas bersifat pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Peraturan Kepala Badan; b. Pedoman; c. Petunjuk Pelaksanaan; d. Standar Operasional Prosedur (SOP); dan e. Surat Edaran. (3) Naskah dinas bersifat penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berupa Keputusan. (4) Naskah dinas bersifat penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri atas: a. Instruksi; b. Surat Perintah; dan c. Surat Tugas.

(1) Tata persuratan di lingkungan Bakamla terdiri dari: a. surat masuk; dan b. surat keluar. (2) Surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan surat yang diterima dari instansi lain. (3) Surat keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan surat yang disampaikan kepada instansi lain. (4) Dalam hal untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan oleh pejabat tertentu di lingkungan instansi, mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat pejabat yang dituju, sesuai dengan maksud surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi, alamat surat menggunakan singkatan u.p (untuk perhatian). (5) Format sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

(1) Pengurusan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. penilaian; d. pengolahan; dan e. penyimpanan. (2) Pengurusan surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut dalam SOP.

(1) Pengurusan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b dilaksanakan melalui tahapan: a. pengolahan; b. penggandaan; dan c. pengiriman. (2) Tahapan pengurusan surat keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut dalam SOP.

SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) dan Pasal 9 ayat (2) mengacu pada ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pejabat penanda tangan naskah dinas di lingkungan Bakamla terdiri dari: a. Kepala; b. Sekretaris Utama; c. Deputi; d. Inspektorat; e. Kepala Biro/Direktur; f. Kepala Kantor Keamanan Laut Zona Maritim; g. Kepala Kantor Pusat Informasi Marabahaya Laut; h. Kepala Bagian/Kepala Sub Direktorat; i. Kepala Pangkalan Armada; j. Kepala Subbagian/Kepala Seksi; k. Kepala Stasiun Pemantauan Keamanan dan Keselamatan Laut (SPKKL); l. Kepala Stasiun Bumi;

m. Pelaksana Tugas (Plt.); dan n. Pelaksana Harian (Plh.). (2) Sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat penanda tangan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, sampai dengan huruf i dilakukan otentifikasi secara berjenjang ke atas. (3) Tabel kewenangan pejabat penanda tangan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai dengan huruf i tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini. (4) Dalam hal tertentu pejabat definitif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dapat mendelegasikan kepada pejabat eselon I dengan menggunakan garis kewenangan atas nama (a.n.). (5) Pejabat eselon I sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat mendelegasikan kepada pejabat satu tingkat dibawahnya dengan menggunakan garis kewenangan untuk beliau (u.b.). (6) Format pejabat penanda tangan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4), tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

(1) Penggunaan lambang negara untuk: a. kop naskah dinas; b. cap dinas; dan c. amplop dinas. (2) Penggunaan lambang negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan oleh Kepala Bakamla.

(3) Penggunaan lambang negara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan untuk surat keluar, naskah dinas yang bersifat pengaturan, instruksi, dan surat perintah. (4) Format penggunaan lambang negara sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

(1) Penggunaan logo untuk: a. kop naskah dinas; b. cap dinas; c. amplop dinas; dan d. stopmap. (2) Penggunaan logo sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan oleh pejabat struktural dan fungsional. (3) Format penggunaan logo sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

Pejabat yang berwenang mengubah, mencabut, membatalkan, dan meralat naskah dinas adalah pejabat yang semula mengeluarkan naskah dinas tersebut atau pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

(1) Derajat naskah dinas dibedakan atas: a. kilat; b. sangat segera; c. segera; dan d. biasa. (2) Derajat naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diterapkan sesuai dengan kepentingan naskah dinas yang tertera disudut kanan atas pada sampul dan/atau amplop naskah dinas.

(1) Klasifikasi naskah dinas dibedakan atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; dan c. biasa. (2) Klasifikasi naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan pada jenis naskah dinas: a. surat dinas; b. laporan; dan c. naskah dinas elektronik. (3) Penulisan klasifikasi naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan singkatan ˝SR˝ untuk sangat rahasia, ˝R˝ untuk rahasia dan ˝B˝ untuk biasa, serta diagendakan tersendiri.

(1) Pengetikan dari jenis naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 menggunakan huruf arial dengan ukuran 11 atau 12 dan menggunakan kertas dengan ukuran A4. (2) Pengetikan dari jenis naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) menggunakan huruf bookman old style dengan ukuran 12 dan menggunakan kertas dengan ukuran F4. (3) Ketentuan jarak spasi pengetikan dari jenis naskah dinas meliputi: a. antara bab dan judul adalah dua spasi; b. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi; c. jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi; d. jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi; dan e. jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. (4) Ketentuan jarak spasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Penomoran naskah dinas dilakukan pada semua jenis naskah dinas di lingkungan Bakamla. (2) Dalam hal jenis naskah dinas dalam bentuk laporan, telaahan staf, formulir dan naskah dinas lainnya dapat menggunakan penomoran.

(3) Penomoran naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Biro yang memiliki fungsi administrasi dan persuratan dan/atau unit kerja masing- masing. (4) Format penomoran naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.

Pengawasan terhadap penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan oleh Sekretaris Utama Bakamla.

Naskah dinas dan tata naskah dinas yang telah ada sebelumnya di lingkungan Bakamla disesuaikan dengan Peraturan Kepala Badan ini secara bertahap paling lambat 3 (tiga) bulan setelah Peraturan Kepala Badan ini ditetapkan.

Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal, 19 Mei 2016

KEPALA BADAN KEAMANAN LAUT REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ARI SOEDEWO f

Diundangkan di Jakarta pada tanggal, 27 Mei 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA