Peraturan Menteri Nomor 21-permentan-tu-120-05-2018 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
4. Penandatangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
5. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
7. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah.
8. Cap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatan dan/atau instansi yang digunakan sebagai tanda

pengenal yang sah dan berlaku yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 9. Pejabat Negara adalah Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG yang mengatur mengenai Aparatur Sipil Negara. 10. Pedoman adalah Naskah Dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan lembaga yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan pemberlakuannya dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. 11. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah Naskah Dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. 12. Instruksi adalah Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- undangan. 13. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 14. Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 15. Surat Perintah/Surat Tugas adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. 16. Nota Dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga.

17. Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya.
18. Surat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi

kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga yang bersangkutan. 19. Surat Undangan Intern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lembaga tersebut untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. 20. Surat Undangan Ekstern adalah Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu. 21. Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. 22. Surat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan. 23. Surat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. 24. Pengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, atau lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. 25. Laporan adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 26. Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 27. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara. 28. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 29. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan Tata Naskah Dinas unit kerja lingkup Kementerian Pertanian. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi, keseragaman, kerapian (estetika) dan ketertiban dalam penyusunan Naskah Dinas lingkup Kementerian Pertanian.

Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi: a. jenis dan format Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pengamanan Naskah Dinas; d. kewenangan penandatanganan; dan e. pengendalian Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas Korespondensi; c. Naskah Dinas Khusus;

d. Laporan; dan e. Telaahan Staf. (2) Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) secara elektronik diatur dengan Peraturan Menteri.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas Pengaturan; b. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan); dan c. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)

Naskah Dinas Pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri atas: a. Peraturan; b. Pedoman; c. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis; d. Instruksi; e. SOP; dan f. Surat Edaran.

Peraturan, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a sampai dengan huruf c disusun dengan teknik dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (2) Penetapan dan penandatanganan Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (3) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. (4) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. (3) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai penyusunan SOP.

(1) Surat Edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf f ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (2) Penetapan dan penandatanganan Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilimpahkan

kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran. (3) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. (4) Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b digunakan untuk: a. MENETAPKAN atau mengubah status kepegawaian, personel, keanggotaan, material, atau peristiwa; b. MENETAPKAN, mengubah, atau membubarkan suatu kepanitiaan atau tim; dan c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang. (2) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan.

(1) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

(2) Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi Intern; dan b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern.

Naskah Dinas Korespondensi Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a terdiri atas: a. Nota Dinas; b. Disposisi; dan c. Surat Undangan Intern.

(1) Nota Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan ketentuan: a. tidak dibubuhi cap dinas; b. tembusan berlaku di lingkungan intern Kementerian Pertanian; dan c. penomoran dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode klasifikasi Arsip, kode jabatan penandatangan,bulan, dan tahun.

(3) Nota Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan satu kesatuan dengan surat masuk. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Intern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b terdiri atas: a. Surat Dinas; dan b. Surat Undangan Ekstern.

(1) Surat Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (3) Surat Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. (3) Surat Undangan Ekstern sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas: a. Surat Perjanjian; b. Surat Kuasa; c. Berita Acara; d. Surat Keterangan; e. Surat Pengantar; dan f. Pengumuman.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian

internasional. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan susunan dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan naskah perjanjian.

(1) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b meliputi Surat Kuasa biasa dan Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers). (2) Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikeluarkan oleh PRESIDEN atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa. (3) Surat Kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita Acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf c dapat disertai lampiran. (2) Lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai dokumen tambahan dapat berisi: a. laporan; b. notulensi; c. memori; dan/atau d. daftar aset/Arsip terkait. (3) Berita Acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf d dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf e dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (2) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikirim dalam dua rangkap meliputi lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. (3) Surat Pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf f dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf d dibuat oleh pejabat/staf yang diberi

tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat/staf yang diserahi tugas. (3) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Telaahan Staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e dibuat oleh pejabat/staf. (2) Telaahan Staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat/staf yang membuat. (4) Telaahan Staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan susunan dan format tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Setiap Naskah Dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya Naskah Dinas yang disusun secara sistematis. (2) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi syarat: a. mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa maupun penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan; b. memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat;

c. menggunakan bahasa INDONESIA yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima; dan d. mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya Arsip yang autentik dan dapat diandalkan (reliable). (3) Penggunaan bahasa sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c harus memperhatikan ketentuan mengenai pemakaian: a. kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa baku bahasa INDONESIA dan Kamus Besar Bahasa INDONESIA; dan b. Ejaan Bahasa INDONESIA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman umum Ejaan Bahasa INDONESIA.

Selain harus memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30, Naskah Dinas dalam: a. penomoran; b. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; c. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; d. penentuan batas/ruang tepi; e. nomor halaman; f. tembusan; g. lampiran; h. penggunaan Lambang Negara, Logo lembaga, atau instansi; i. pengaturan paraf dan penggunaan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat, sesuai dengan ketentuan tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas memiliki klasifikasi keamanan yang meliputi: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.

(1) Klasifikasi keamanan sangat rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf a jika fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan keselamatan negara. (2) Klasifikasi keamanan rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf b jika: a. fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, dan ekonomi makro; dan/atau b. informasinya bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap pribadi (privacy), keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. (3) Klasifikasi keamanan terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf c jika fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga.

(4) Klasifikasi keamanan biasa/terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d jika fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

(1) Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, hak akses diberikan kepada: a. Menteri; b. pejabat setingkat dibawahnya jika telah diberikan izin; c. pengawas internal/eksternal; dan/atau d. aparat penegak hukum. (2) Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.

(1) Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 dan Hak akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Selain diberikan kode derajat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia menggunakan amplop rangkap dua. (3) Kode derajat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode SR dengan menggunakan tinta warna merah;

b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode R dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode T dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode B dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Kewenangan melaksanakan dan menandatangani Naskah Dinas antarlembaga yang bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan berada pada Menteri. (2) Kewenangan melaksanakan dan menandatangani Naskah Dinas yang tidak bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan dapat dilimpahkan kepada pejabat tinggi madya atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani. (3) Kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Garis kewenangan digunakan jika Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. (2) Penandatanganan Surat Dinas yang menggunakan garis kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilaksanakan dengan: a. Atas Nama (a.n.); b. Untuk Beliau (u.b.); c. Pelaksana Tugas (Plt.); atau d. Pelaksana Harian (Plh.). (3) Penggunaan Atas Nama (a.n.), Untuk Beliau (u.b.), Pelaksana Tugas (Plt.), atau Pelaksana Harian (Plh.) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan sesuai

dengan ketentuan tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas masuk diterima dari orang, lembaga, atau instansi lain. (2) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. (3) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. (4) Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf Unit Pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf a, untuk Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa (B).

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf b dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas masuk. (2) Registrasi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas Masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda; b. kartu kendali; dan/atau c. agenda elektronik.

Pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf c dilakukan untuk: a. kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju; dan/atau b. kategori biasa/terbuka, dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti.

(1) Penyampaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf d dilakukan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi mengenai: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal naskah dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di unit pengolah. (3) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa buku ekspedisi atau lembar tanda terima penyampaian.

(1) Naskah Dinas keluar dikirim ke orang, instansi, atau lembaga lain. (2) Pengiriman Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan dan diregistrasi di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf Unit Pengolah. (3) Sebelum dilakukan registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), harus dilakukan pemeriksaan kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: a. nomor Naskah Dinas; b. cap dinas; c. tanda tangan; d. alamat yang dituju; dan e. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf a dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas Keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi:

a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda; b. kartu kendali; dan/atau c. agenda elektronik.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf b dilakukan dengan memperbanyak Naskah Dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. (2) Penggandaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak. (3) Penggandaan Naskah Dinas keluar dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf c dilakukan oleh Unit Pengolah dengan memasukan Naskah Dinas keluar ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas

(T), dan Biasa (B). (2) Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas juga dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda u.p (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju. (4) Pengiriman Naskah Dinas menggunakan kategori kecepatan penyampaian yang meliputi: a. sangat segera/kilat, harus diselesaikan, dikirim, atau disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam; b. segera, harus diselesaikan, dikirim, atau disampaikan dalam waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam; dan/atau c. biasa, harus diselesaikan, dikirim, atau disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dengan mendokumentasikan berupa sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar yang disimpan merupakan Naskah Dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya.

(3) Penyimpanan pertinggal Naskah Dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama.

Ketentuan penomoran Peraturan Menteri dengan susunan nomor naskah dan tahun terbit sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II, mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2019.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pertanian Nomor 07/Permentan/TU.120/2/2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 261), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 Mei 2018

MENTERI PERTANIAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

AMRAN SULAIMAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 2018

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA