Peraturan Menteri Nomor 19 Tahun 2020 tentang LAYANAN LEGALISASI TANDA TANGAN PEJABAT PADA DOKUMEN DI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Pejabat adalah seseorang yang mempunyai kewenangan dan menduduki jabatan atau posisi tertentu dalam kantor pemerintahan, lembaga, atau badan non pemerintah, termasuk pejabat umum yang diangkat oleh pemerintah.
2. Legalisasi Tanda Tangan Pejabat yang selanjutnya disebut Legalisasi adalah tindakan untuk mengesahkan tanda tangan Pejabat dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan pencocokan tanda tangan dan/atau stempel dengan spesimen.
3. Pemohon adalah orang atau badan yang mengajukan permohonan Legalisasi secara elektronik.
4. Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dipakai sebagai bukti keterangan.
5. Spesimen adalah contoh tanda tangan dan/atau cap sebagai pembanding tanda tangan Pejabat pemerintah atau lembaga atau Pejabat publik yang diangkat oleh pemerintah, yang telah diserahkan dan disimpan dalam database Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
6. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dan hak asasi manusia.
7. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
8. Hari adalah hari kerja.

(1) Legalisasi dilakukan terhadap tanda tangan Pejabat pada Dokumen.

(2) Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Dokumen yang diterbitkan di dalam negeri dan akan dipergunakan di luar negeri; atau b. Dokumen yang diterbitkan di luar negeri dan akan dipergunakan di dalam negeri.

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan berdasarkan permohonan oleh Pemohon atau kuasanya. (2) Permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan secara elektronik kepada Menteri melalui Direktur Jenderal dengan melakukan registrasi permohonan pada laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

(1) Permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 paling sedikit memuat: a. identitas Pemohon; b. identitas penerima kuasa, jika permohonan melalui kuasa; c. nama Dokumen dan nama pemilik yang tertera di Dokumen yang akan dilegalisasi serta memuat keterangan Dokumen tersebut fotokopi atau asli; d. jumlah rangkap untuk setiap jenis Dokumen yang akan dilegalisasi; e. negara tujuan dimana Dokumen tersebut akan digunakan; dan f. pilihan lokasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia untuk pengambilan stiker Legalisasi. (2) Selain mengisi data dalam aplikasi permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pemohon harus mengunggah: a. identitas Pemohon; dan

b. Dokumen yang akan dilegalisasi. (3) Dalam hal permohonan Pemohon dikuasakan, harus mengunggah: a. identitas kuasa; dan b. surat kuasa.

(1) Permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 harus dilakukan verifikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk memastikan: a. kelengkapan Dokumen permohonan; dan b. kecocokan tanda tangan konvensional atau elektronik pada Dokumen dengan Spesimen. (3) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada saat permohonan telah diajukan oleh Pemohon. (4) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan paling lama 1 (satu) Hari.

(1) Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a terdapat kekurangan kelengkapan Dokumen permohonan, permohonan ditolak. (2) Penolakan permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus disertai dengan informasi secara elektronik kepada Pemohon terkait alasan penolakan. (3) Dalam hal permohonan ditolak sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pemohon dapat mengajukan permohonan kembali.

(1) Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf b: a. tidak terdapat Spesimen tanda tangan; atau

b. tidak sesuai antara nama Pejabat, jabatan dan tanda tangan pada dokumen permohonan dengan Spesimen, permohonan ditolak. (2) Penolakan permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus disertai dengan informasi secara elektronik kepada Pemohon terkait alasan penolakan. (3) Informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disertai dengan pemberitahuan bahwa Pemohon dapat meminta formulir Spesimen atau meminta penerbitan surat pengantar secara elektronik dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia kepada instansi yang mengeluarkan Dokumen. (4) Permohonan penerbitan surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan Pemohon dengan mengisi menu permohonan penerbitan surat pengantar pada aplikasi. (5) Terhadap penolakan permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pemohon dapat mengajukan permohonan kembali setelah mengunggah Spesimen tanda tangan pada aplikasi. (6) Untuk mengunggah Spesimen tanda tangan pada aplikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (5) harus sesuai dengan formulir Spesimen yang ada pada lampiran surat pengantar permohonan Spesimen. (7) Dalam hal formulir Spesimen sebagaimana dimaksud pada ayat (3) telah dilengkapi dengan Spesimen tanda tangan Pejabat pada Dokumen, Pemohon mengunggah Spesimen tersebut ke dalam aplikasi secara elektronik. (8) Format formulir Spesimen sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam aplikasi Legalisasi elektronik.

(1) Dalam hal hasil verifikasi permohonan Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dinyatakan lengkap, Direktorat Jenderal menerbitkan notifikasi kepada Pemohon untuk melakukan pembayaran sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang penerimaan negara bukan pajak yang berlaku pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. (2) Notifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disertai dengan surat perintah bayar yang diunduh dan dicetak oleh Pemohon. (3) Pembayaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan paling lama 7 (tujuh) Hari sejak notifikasi diterbitkan. (4) Pemohon melakukan pembayaran penerimaan negara bukan pajak pada bank persepsi yang ditunjuk. (5) Dalam hal Pemohon tidak melakukan pembayaran dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (3), surat perintah bayar tidak dapat dipergunakan. (6) Dalam hal surat perintah bayar tidak dapat dipergunakan sebagaimana dimaksud pada ayat (5), Pemohon dapat mengajukan permohonan kembali.

Pemohon bertanggung jawab penuh atas kebenaran permohonan Legalisasi yang diajukan dan penggunaan Dokumen hasil Legalisasi.

(1) Dalam hal Pemohon telah melakukan pembayaran, Pemohon menerima pemberitahuan pencetakan stiker secara elektronik. (2) Pemberitahuan pencetakan stiker sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicetak secara mandiri oleh Pemohon. (3) Pemohon harus menyimpan bukti pembayaran yang diterbitkan bank persepsi yang ditunjuk dan pemberitahuan pencetakan stiker untuk dipergunakan sebagai syarat pengambilan stiker Legalisasi.

(1) Stiker Legalisasi dicetak di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Mausia sesuai dengan pilihan

Pemohon dengan menunjukkan bukti pembayaran yang diterbitkan bank persepsi yang ditunjuk dan pemberitahuan pencetakan stiker. (2) Petugas layanan pencetakan stiker Legalisasi melakukan pencetakan stiker berdasarkan: a. bukti pembayaran; dan b. pemberitahuan pencetakan stiker, untuk diserahkan kepada Pemohon.

(1) Untuk meningkatkan layanan Legalisasi tanda tangan kepada masyarakat, Menteri menyelenggarakan data Spesimen. (2) Penyelenggaraan data Spesimen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk pengumpulan Spesimen Pejabat di INDONESIA yang ditujukan khusus bagi layanan Legalisasi. (3) Penyelenggaraan data Spesimen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan secara elektronik melalui aplikasi Legalisasi pada laman Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. (4) Aplikasi Legalisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat digunakan oleh seluruh Pejabat publik di INDONESIA untuk mengunggah Spesimen tanda tangan.

Selain layanan Legalisasi yang diatur dalam Peraturan Menteri ini, layanan Legalisasi dapat diselenggarakan berdasarkan: a. prinsip umum hubungan antar negara; dan/atau b. perjanjian internasional dan/atau konvensi.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 1 Tahun 2017 tentang Tata Cara Permohonan Legalisasi Dokumen pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Berita Negara

Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 523), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 2 Juli 2020

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

YASONNA H. LAOLY

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Juli 2020

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA