Peraturan Daerah Nomor 47 Tahun 2002 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI BANTEN

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan.

1. Daerah adalah Propinsi Banten;
2. Pemerintah Daerah adalah Gubernur beserta Perangkat Daerah Otonom yang lain sebagai Badan Eksekutif Daerah,
3. Gubernur adalah Gubernur Banten;
4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Penvakilan Rakyat Daerah Propinsi Banten: 5, Kantor Pengelolaan Data Elektronik dan Arsip Daerah yang selanjutnya disebut KPDE dan ARDA adalah Lembaga yang dibentuk Pemerintah Daerah yang mempunyai kewenangan menangani kearsipan dilingkungan Pemerintah Propinsi Banten;
5. lnstansi adalah Dinas/Badan/Lembaga dilingkungan Pemerintah Propinsi Banten;
6. Kearsipan adalah proses kegiatan penyelenggaraan pengurusan arsip yang meliputi masa penciptaan/penerimaan, masa aktif dan masa in aktif sampai dengan masa penyusutan; B. Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi, mengarahkan, mengendalikan dan menangani kearsipan pada Dinas/Badan/Lembaga dilingkungan Pemerintah Propinsi Banten: g. Unit Pengolah adalah Unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Organisasi, di lingkungan Dinas/Badan/Lembaga sebagai pencipta dan pengguna arsip aktif;
7. Arsip adalah : a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah; b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
8. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
9. Arsip Dinamis Aktif yang selanjutnya disebut Arsip Aktif adalah Arsip Dinamis yang secara langsung terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
10. Arsip Dinamis in Aktif yang setanjutnya disebut arsip in aktif adalah Arsip Dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi Negara sudah menurun; 14.Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara;
11. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi - kepentingan Pengguna arsiP;

16'Retensi Arsip adalah penenl.uan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung didala;d;, 17' Jadwal Retensi Arsip .,tr,rn daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan seuagii peooman penyusutan arsrp, 1B' Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip in aktif dari unit !ung;oi, ke unit kearsipan, U;1,iil:ii:i&'il t1?j5"* bernirai jun, dan'menyerahkan arsip siatis r<e- pENyELENGG?fi?l- KEARsTpAN Bagian pertama Tujuan pasal 2 Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungiawaban Pemerintah Daerah sebagai urbi.n pertarrggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksa.naan penyelenggaraan berkehidupan l:i,x?ff H#[?, HT:: ff n v.i i.[l'i' t.n' n n'["i!,,nst. ua n terseb ut bas i pasal 3 Untuk mewujudkan tujuan kearsipan sebagaimana dimasksud dalam pasal z Peraturan Daerah ini Gubernur beri<.ryiUrn : a' Membentuk lembaga y3n.g menangani kearsipan dilingkungan pemerintah Daerah dan Unit-unit re4a [urtrip.r"p.o. instansi-instansi; b' Mengangkat tenaga-tunug, fungsional .Arsiparis termasuk didalamnya [il3lfl1i.l,"Jt"tn pembJrian t*ilunsrn biaya operasionar dan pembinaan c. Menyelenggarakan pendidikan kearsipan; d' Menycdiakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai standarisasi peraratan kearsipan; e' Menyediakan dana untuk p:l^.1..1_gg:r.,rn kearsipan termasuk didatamnya menyediakan_ ganti rugi .arsip ving bernir.ai nurtrnggungjawaban bagi Pemerintah Daerah d; Negara' vuig masih berada pada penguasaan perorangan atau Badan Swastj; r K:ili:IT ffi il:i:::inakan sistem kearsipan yane serasi terpadu densan g. MENETAPKAN jadwal retensi arsip; h' Melakukan peneritian dan pengembangan kearsipan; i' Memberikan kesejahteraan i<eRada tenaga kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsi dalam lingkungan instansinya berupa :

1. Tunjangan Daerah;
2. Jaminan Kesehatan;
3. Extra pudding. ) y,:;[:Tilr::;:'lisasi dalam ranska menumbuhkan budaya rertib arsip di

k. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan dalam rangka m ewujud kan pe nye le ng g a ra a n kea rs ipan yang mam pu me ng h im p un memelihara, menyelamatkan dan mengamankan Uinan pertanggung jawaban nasional; Melakukan tindakan hukum terhadap berbagai bentuk penyalahgunaan kearsipan.

(1) Setiap lnstansi wajib menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, berdasarkan kepada Peraturan Daerah ini. (2) Setiap aparatur wajib memahami melaksanakan dan mentaati peraturan kearsipan yang berlaku sebagai suatu kewajiban yang melekat pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya dalarn mehlalankan pemerintahan (3) Setiap orang, lnstansi, badan swasta, organisasi dan atau suatu perkumpulan wajib mentaati peraturan kearsipan yang berlaku, dalam setiap permintaan layanan infornasi, dan berbagai bentuk pelayanan lainnya Oaii pemerintah Daerah. (a) Setiap lnstansi, badan swasta, masyarakat yang memiliki arsip yang informasinya bernilai pertanggungjawaban nasiorral tentang penyelenggaraan Pemerintahan dan kehidupan kelembagaan, serta yang be-rnilai seiarati wajib menyerahkan arsip tersebut kepada lembaga keaisipan yang dibentuk Pemerintah Daerah.

Arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta penyelenggaran kehidupan berbangsa dan bernegara.

Arsip berdasarkan fungsi dan nilai gunanya dikelompokkan menjadi Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

(1)Arsip aktif dikelola dan diamankan oleh unit pengelola pada lnstansi sesuai tugas pokok dan fungsinya. (2) Arsip Dinamis yang sudah tergolong arsip in aktif dipilih dan dinilai oleh masing-masing sesuai nilai gunanya dan dipindahkan kepada kearsipan yang dibentuk oleh pemerintah Daerah. (3) Arsip yang sudah tergolong sebagai arsip statis dilakukan pemilihan dan penilaian berdasarkan nilai guna arsip yang terkandung didalamnya oleh lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini dan selanjutnya dikonsultasikan ke Badan Arsip Nasionat untuk penyimpanan dan pengelolaan selanjutnya. Instansi lqmbaga

Pengelolaan arsip aktif sebagaimana dimaksud pasal 7 ayat(1) Peraturan Daerah ini, dilaksanakan oleh unit pengelola arsip yang meliputi kegiatan : a. Penciptaan naskah dinas; b, Pengurusan naskah dinas; c. Penataan berkas; d. Penyimpanan Pemeliharaan dan pengamanan naskah dinas; e. Pelayanan arsip dengan memperhatikan sifat-sifat kerahasiaan arsip atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(1) Pengelolaan arsip in aktif di unit kearsipan Instansi meliputi kegiatan: a. Penyeleksian arsip in aktif; b. Penataan arsip in aktif; ' c, Penyusutan arsip yang meliputi pemilihan arsip, penilaian arsip dan penyerahan arsip in aktif yang meliputi masa simpan diatas retensi 10 tahun ke Lembaga Kearsipan Daerah serta pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna. (2) Pengelolaan arsip in aktif pada iembaga kearsipan meliputi kegiatan : a. Penerimaan, pengumpulan dan penataan arsip in aktrf: b, Pemeliharaan, Perawatan dan penyelamatan arsip in aktif c. Penyusutan arsip yang meliputi pemilihan arsip, penrlaian arsip dan penyerahan arsip statis ke arsip nasional serta pemusnahan arsip; d. Pelayanan informasi teknis kearsipan dan pelayanan informasi arsip in aktif dalam batas-batas wewenang yang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan serta memperhatikan arsip-arsrp yang bersifat rahasia. (3) Penyusuian arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dan (2) pasal ini harus dilaksanakan secara profesional, agar dengan penyusutan arsip tersebut tidak mengakibatkan hambatan bagi kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan hilangnya barang bukti sebagai bahan pertanggungjarvaban sebagai akibat penghapusan arsip, dengan berlandaskan kepada : a. Tujuan kearsipan;

b. Nilai guna arsip yang terkanclung dalam arsip yang bersangkutan bagi kepentingan Pemerrntah, Badan Swasta dan atau pelayanan kepada masyarakat, c. Jadwal retensi arsip; d. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai; e. Kaitan arsip tersebut dengan arsip lain yang masih berrrilai grlna; f. Penyelamatan dan pelestarian arsip oleh para pejabat atau instansi terkait mengenai keberadaan arsip tersebut dalam kaitannya dengan pembuktian; g. Pendapat ilmuwan apabila diperlukan. Pasal 1 1 (1) Penyelenggaraan kearsipan pada Perusahaan Daerah dilaksanakan sesuai dengan peraturan kearsipan yang berlaku bagi instansi Pemerintah dan peraturan khusus tentang Dokumen Perusahaan. (2) Dokumen perusahaan sebagaimana dikmaksud ayat (1) pasal ini terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.

• (3) Kegiatan kearsipan pada Perusahaan Daerah meliputi penciptaan arsip: a. pembuatan catatan dari penyimpanan dokumen perusahaan; b. Pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasi; c. Pemindahan, penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. (4) Teknis pengelolaan kearsipan pada Perusahaan Daerah sebagai pelaksanaan ayat (1), (2) dan (3) pasal ini diatur tersendiri dengan Keputusan Gubernur.

Untuk terpeliharanya bahan-bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan, dilakukan upaya-upaya penyelamatan dan pelestarian arsip.

Penyelamatan dan pelestarian arsip sebagaimana dimaksud Pasal 12 Peraturan Daerah ini antara lain meliputi penyelamatan arsip-arsip yang berkaitan dengan perubahan sistem pemerintahan, pembentukan dan penghapusan kelembagaan, peristiwa-peristiwa lainnya yang bersifat perubahan mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan, yang bernilai sejarah bagi Pemerintah Daerah, Negara dan Bangsa. Pasal 14 Penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai strategis nasional dan atau yang lingkupnya nasional dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(1) pegawai yang menangani kearsipan terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan non arsiParis. (2) Arsiparis diangkat dan disumpah oleh pejabat yang berwenang sesuai ' ' prosedur berdaiarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(1)Arsiparis adalah Pegavrai Negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara -penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, termasuk kegiatan mengurur, memberkaskan dan mengelola arsip-arsip aktif dan in aktif. (2) Syarat-syarat pengangkatan Arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) Pasal ini, sebagai berikut

a. Berijazah serendah-rendahnya Program D.lll di bidang kearstpan atau: b. Berijazah serendah-rendahnya program Diploma ll dibrdang ilmu lain, setelah yang bersangkutan iamat mengikuti pendidikan dan atau latihan dalam bidan-g kearsipln yang ketentuan dan petunluk teknisnya ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA; c. Setiap unsur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) Sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir' (3) Untuk MENETAPKAN jabatan Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pasal ini digu'nakan angka kredit yang berasal dari pendidikan formal dan kedinasan -kegiatan kearsipan, pengembangan profesi kearsipan dan penunjang kegiatan kearsiPan. (a) perpindahan pegawai Negeri Sipil dari satu jabatan ke dalam jabatan lain ' arsiparis dilakukan secara selektif dengan ketentuan.bahwa disamping harus memenuhi syarat ebagaimana ditentukan dalam ayat (1)dan ayat (2) Pasal ini, diharuskan iuta *unrltixi pengalaman dibidang kearsipan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun dan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sebelum batas usia pensiu'n berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku' (5) peroindahan pegawai Negeri Sipil da-n jabatan fungsional arsiparis kejabatan lain harus dilaksanakan secara selektif'

(1)Arsiparis sebagaimana dimaksud pada pasal 1s dan 16 Peraturan Daerah ini, selain mendap-at tunjangan jabatan fungsional yang ditetapkart, diberikan pula tunjangan daerah. Pegawai Kearsipan non Arsiparis diberikan tunjangan Daerah' Tunjangan sebagaimana dimaksud ayat (1) dan (2) pasal ini, ditetapkan oleh Guberrtur. (2) (3)

Arsiparis yang diangkat dalam jabatan fungsionalnya sebagai arsiparis, selama yang struktural. struktural, melePaskan jabatan bersangkutan menduduki jabatan

Gubernur MENETAPKAN prosedur cjan tata cara penilaian angka kredrt bagi arsiparis sebagai dasar pertimbangan kenaikan pangkat dengan mernperhattkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Selain ketentuan-ketentuan yang bersifat khusus bagi arsiparis, berlaku juga seluruh peraturan kepegawaian bagi pegawai negeri sipil.

(1) KPDE dan ARDA melakukan pembinaan kearsipan kepada semua instansi dan unit kerja di lingkungan Pemerintah Propinsi Banten. (2) Kepala Instansi/Unit kerja wajib melaksanakan pembinaan kearsipan dilingku ng an instansi/unit ke rja masi ng-masing. P asal 22 Untuk dapat mengamankan arip-arsip Daerah Kabupaten/Kota sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari bahan pertanggungjawaban nasional dalam batas- batas kewenangannya, KPDE dan ARDA mengadakan koordinasi dan hubungan fungsional serta penrbinaan kepada Lembaga-lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pengawasan pelaksanaan kearsipan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan,

(1) Selain pejabat penyidik umum yang bertugas menyidik tindak pidana, penyidikan atas tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Daerah ini, -dapat juga dilakukan oleh Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) di lingkungan-P-emerintahan Daerah yang pengangkatannya ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (2) Dalam melaksanakan tugas penyidikan, para pejabat penyidik sebagaimana dimaksrrd dalam ayat (1) pasal ini, berwenang : a. menerima laporan atau pengaduan dari seseorang tentang adanya tindak pidana; b. melakukan tindakan pertama pada saat itu ditempat kejadian dan melakukan pemerikasaan,

a r ' ! ' l a n \ / t t r t t h l - u. rrrsrryururr oerhenti seorang tersangka dan memerikSa tanda pengenal diri tersangka; d. melakukan penyitaan benda c1an atau surat: e. mengambil sidik jari dan nremotret seseorang, f - ^ ^ ^ ; l I. memanggll orang untuk drdengar dan diperiksa sebagar tersangka atau saksi; a t m o n r l n l a n a l y. ,,,s, ,\rotorry(3fl orang ahli yang diperlukan dalam hubungannya dengan pemeriksaan perkara; h, mengadakan penghentian penyidikan setelah mendapat petunjuk dari penyidik POLRI bahwa tidak terdapat cukup buktr, atau perrstiwa tersebut bukan merupakan tindak pidana dan selanjutnya melalur penyidik Umum memberitahukan hal tersebut kepada Penuntut Umum, tersangka atau keluarganya, i. Mengadakan tindakan lain menurui d ipertan g g u n gj awa bkan. hukum yang dapat (3) Penyidik Pegawai Negeri Sipil dalam melaksanakan tugasnya sebagai penyidik berada di bawah koordinasi Penvidik pOLRl,

Barang siapa dengan sengaja atau karena kelalaiannya mengakibatkan hilang atau rusaknya arsip yang masih bernilai guna sehingga dengan perbuatannyi tersebut mengakibatkan hambatan dalam penyelenggaraan pemerintahan, diancam pidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan- itau denda sebanyak- banyaknya Rp.5.000.000,00 (lima juta rupiah).

(1) Barang siapa dengan sengaja memiliki dan atau menyimpan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 angka 10 huruf a dan Pasal 4 ayat (4) Peraturan Daerah ini tanpa hak dan tidak segera menyerahkan arsip tersebut kepada Pemerintah Daerah, dipidana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. (2) Barang siapa memberitahukan hal-hal tentang isi naskah yang sepatutnya harus dirahasiakan kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, dipidana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Peraturan Daerah ini rnulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Propinsi Banten, Ditetapkan di Serang pada tanggal 25 beenber ZOOZ GUBERNUR BANTEN, ttd H. D. MUNANDAR Diundangkan di Serang pada tanggal 2+ heenber ZOO2 SEKRETARIS DAERAH PROPINSI BANTEN, ttd D r s . H . C H A E R O N M U C H S I N Pembina Utama Muda NlP. 010 057 348 LEMBARAN DAERAH PROPINSI BANTEN TAHUN 2OO2 NOMOR?5. SERI : .P..