Peraturan Badan Nomor 1 Tahun 2023 tentang PEDOMAN AUTENTIKASI ARSIP STATIS

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan :

1. Autentikasi adalah proses pemberian pernyataan tertulis dan/atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya berdasarkan pengujian.
2. Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan identik dengan asli serta informasinya dapat dipercaya.
3. Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan.
4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
5. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan.
6. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
8. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan.
9. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
10. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
11. Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya disingkat BUMN adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan

secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan. 12. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan daerah yang dipisahkan.

(1) Pedoman Autentikasi Arsip Statis merupakan panduan bagi Lembaga Kearsipan dalam pelaksanaan kegiatan Autentikasi Arsip Statis. (2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. ANRI; b. Lembaga Kearsipan provinsi; c. Lembaga Kearsipan kabupaten/kota; dan d. Lembaga Kearsipan perguruan tinggi negeri. (3) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat saling bekerja sama dalam pelaksanaan kegiatan Autentikasi Arsip Statis sesuai dengan kebutuhan. (4) Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Arsip Statis dengan media rekam kertas.

Ruang lingkup Pedoman Autentikasi Arsip Statis meliputi: a. pengujian Autentisitas Arsip Statis; b. laboratorium Pengujian Autentisitas Arsip Statis; dan c. pembentukan tim penguji.

(1) Kepala Lembaga Kearsipan MENETAPKAN Autentisitas Arsip Statis berdasarkan persyaratan: a. pembuktian Autentisitas didukung peralatan dan teknologi yang memadai; b. pendapat tenaga ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan kompetensi di bidangnya; dan c. pengujian terhadap isi, struktur, dan konteks Arsip Statis. (2) Pengujian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan sesuai dengan: a. kriteria; b. metode pengujian; dan c. prosedur pengujian.

(1) Autentikasi Arsip Statis dilakukan terhadap: a. Arsip Statis yang tidak diketahui penciptanya; dan

b. Arsip Statis hasil alih media; (2) Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas a. Lembaga Negara; b. Perangkat Daerah; c. perguruan tinggi negeri; d. BUMN; e. BUMD; f. organisasi kemasyarakatan; g. organisasi politik; dan h. Perseorangan. (3) Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan khazanah Arsip Statis yang dikelola Lembaga Kearsipan.

(1) Kriteria Arsip Statis yang tidak diketahui penciptanya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Arsip Statis yang belum dinyatakan Autentik oleh:

1. pimpinan Pencipta Arsip; atau
2. Perseorangan atau pihak yang mewakili. b. Arsip Statis yang diragukan Autentisitasnya. (2) Arsip Statis yang belum dinyatakan Autentik oleh pimpinan Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 1 meliputi Arsip Statis yang dihasilkan dari kegiatan Lembaga Negara, Perangkat Daerah, perguruan tinggi, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan, dan organisasi politik telah dibubarkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan; (3) Arsip Statis yang belum dinyatakan Autentik oleh Perseorangan atau pihak yang mewakili sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 merupakan Arsip Statis yang dihasilkan dari kegiatan warga negara INDONESIA baik masih hidup, gugur, atau meninggal dunia yang telah: a. berjuang melawan penjajahan di wilayah yang sekarang menjadi wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA demi membela bangsa dan negara; b. melakukan tindakan kepahlawanan; atau c. menghasilkan prestasi dan karya yang luar biasa bagi pembangunan dan kemajuan bangsa dan negara Republik INDONESIA atau daerahnya. (4) Arsip Statis yang diragukan Autentisitasnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Arsip Statis yang patut diduga tidak sesuai dengan aslinya atau telah mengalami perubahan berdasarkan pada pertimbangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Kriteria Arsip Statis hasil alih media sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b meliputi Arsip Statis yang telah dilakukan alih media yang dibuktikan dengan: a. penetapan kebijakan alih media; b. berita acara alih media; dan

c. daftar Arsip Statis hasil alih media.

Arsip Statis yang telah dinyatakan Autentik oleh pimpinan Pencipta Arsip, Perseorangan atau pihak yang mewakili sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tidak dilakukan pengujian Autentisitas.

Metode pengujian Autentisitas Arsip Statis terdiri atas: a. metode pengujian fisik Arsip; dan/atau b. metode pengujian informasi Arsip.

Metode pengujian fisik Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilakukan untuk mengetahui: a. perbedaan pada Arsip yang meliputi:

1. karakteristik kertas;
2. karakteristik tinta; dan/atau
3. dugaan perubahan, penghapusan atau penyisipan; b. informasi mengenai bentuk tulisan atau cetakan pada Arsip; dan/atau c. detail karakteristik Arsip dan pengaman fisik Arsip.

(1) Metode pengujian fisik Arsip dilakukan melalui tindakan sebagai berikut: a. pengujian karakteristik kertas; b. pengujian karakteristik tinta; c. pengujian jejak tulisan; d. pengujian perubahan pada Arsip selama proses penciptaan; e. pengujian Arsip terpapar api; f. pengujian tulisan tangan; g. pengujian hasil ketikan; h. pengujian hasil cetak dan fotokopi; i. pengujian tanda tangan; j. pengujian watermark; k. pengujian stempel; dan/atau l. pengujian lain sesuai dengan perkembangan teknologi. (2) Metode pengujian fisik Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan tujuan, peralatan, prosedur dan pelaporan kesimpulan tertentu sesuai dengan kebutuhan. (3) Ketentuan mengenai tujuan, peralatan, prosedur, dan pelaporan kesimpulan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik

INDONESIA ini.

Metode pengujian informasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b dilakukan untuk mengetahui: a. keaslian, keutuhan, keterpercayaan, dan keandalan informasi Arsip; b. sumber atau asal-usul Arsip; dan c. Arsip yang diciptakan sesuai dengan konteks Arsip Statis yakni entitas, atribut, dan relasi Arsip terhadap lingkungan pada saat penciptaannya.

Metode pengujian informasi Arsip terdiri atas: a. pengujian keautentikan secara historis; b. pengujian keautentikan secara legal; dan c. pengujian keautentikan secara diplomatik.

(1) Pengujian keautentikan secara historis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf a dilakukan melalui penelusuran sumber sejarah dan pendapat tenaga ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan kompetensi di bidangnya untuk mengungkap reliabilitas informasi Arsip. (2) Pengujian keautentikan secara legal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf b dilakukan melalui kegiatan konfirmasi terhadap pihak yang terlibat atau pihak yang memiliki kewenangan sebagai pencipta atau pengelola Arsip. (3) Pengujian keautentikan secara diplomatik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 huruf c dilakukan melalui kegiatan penyesuaian jenis dan format Arsip dengan: a. prinsip asas usul dan aturan asli; atau b. kebijakan tata naskah dinas yang ditetapkan Pimpinan Pencipta Arsip.

Prosedur pengujian Autentisitas Arsip Statis meliputi: a. pengidentifikasian Arsip Statis sesuai dengan kriteria sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dan Pasal 7; b. penentuan metode pengujian sesuai dengan kondisi Arsip Statis; c. pengumpulan data, informasi dan/atau Arsip pembanding; d. pelaksanaan pengujian dengan melibatkan tenaga ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan kompetensi di bidangnya; e. perumusan laporan hasil pelaksanaan pengujian

menggunakan formulir hasil pengujian Autentisitas Arsip; dan f. penerbitan berita acara pengujian Autentikasi Arsip Statis.

Terhadap Arsip Statis yang telah terbukti Autentik berdasarkan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15, Kepala Lembaga Kearsipan MENETAPKAN surat pernyataan Autentisitas.

Ketentuan mengenai: a. persyaratan Arsip pembanding; b. formulir hasil pengujian Autentisitas Arsip; c. berita acara pengujian Autentisitas Arsip Statis; dan d. penerbitan surat pernyataan Autentisitas Arsip Statis; sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 dan Pasal 16 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Terhadap Arsip Statis yang telah dilakukan Pengujian Autentisitas dapat dilakukan alih media sesuai kebutuhan Lembaga Kearsipan. (2) Arsip Statis hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diberikan tanda Autentik. (3) Pemberian tanda Autentik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan: a. digital watermarking; b. teknologi enkripsi; atau c. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (4) Pemberian tanda Autentik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) tidak menutup informasi Arsip.

(1) Pemberian tanda Autentik pada Arsip Statis hasil alih media harus melampirkan: a. berita acara pengujian Autentisitas Arsip Statis; b. surat pernyataan Autentisitas Arsip Statis; c. berita acara alih media; dan d. daftar Arsip Statis hasil alih media. (2) Dalam hal Arsip Statis telah dinyatakan Autentik oleh Pencipta Arsip sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan, pemberian tanda Autentik pada Arsip Statis tidak melampirkan persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan huruf b.

(1) Pengujian Autentisitas Arsip Statis dilakukan di Laboratorium pengujian Autentisitas Arsip Statis. (2) Laboratorium pengujian Autentisitas Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilengkapi prasarana dan sarana. (3) Ketentuan mengenai prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Dalam melaksanakan Pengujian Autentisitas Arsip Statis, Lembaga Kearsipan membentuk Tim Penguji. (2) Tim Penguji sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. melaksanakan identifikasi Arsip Statis sesuai dengan kriteria; b. menentukan metode pengujian sesuai dengan kondisi Arsip Statis; c. melakukan pengumpulan data, informasi dan/atau Arsip pembanding; d. melaksanakan pengujian; e. menyusun laporan dan rekomendasi hasil pengujian Autentisitas Arsip; dan f. menyusun berita acara pengujian Autentikasi Arsip Statis.

Tim Penguji terdiri atas: a. Tim Penguji ANRI; b. Tim Penguji Lembaga Kearsipan daerah; atau c. Tim Penguji Lembaga Kearsipan perguruan tinggi negeri.

Struktur Tim Penguji ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf a, terdiri atas: a. Pengarah:pejabat pimpinan tinggi madya yang menyelenggarakan fungsi konservasi Arsip. b. Penanggungjawab:pejabat pimpinan tinggi pratama yang menyelenggarakan fungsi preservasi Arsip. c. Ketua tim:pejabat fungsional Arsiparis kategori keahlian. d. Anggota:pejabat fungsional Arsiparis dan tenaga ahli.

Struktur Tim Penguji Lembaga Kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf b terdiri atas: a. Pengarah:Sekretaris Daerah Provinsi/ Kabupaten/Kota; b. Penanggungjawab:Kepala Lembaga Kearsipan Daerah

Provinsi/ Kabupaten/Kota; c. Ketua tim:pejabat fungsional Arsiparis kategori keahlian; dan d. Anggota:pejabat fungsional Arsiparis dan tenaga ahli.

Struktur Tim Penguji Lembaga Kearsipan perguruan tinggi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 huruf c, terdiri atas: a. Pengarah:Rektor atau Wakil Rektor; b. Penanggungjawab:Kepala Lembaga Kearsipan perguruan tinggi negeri atau Kepala Unit Kearsipan; c. Ketua tim:pejabat fungsional Arsiparis kategori keahlian; dan d. Anggota:pejabat fungsional Arsiparis dan tenaga ahli.

(1) Tenaga ahli meliputi: a. tenaga ahli bidang hukum; b. tenaga ahli bidang kimia; c. tenaga ahli bidang sejarah; d. tenaga ahli bidang tulisan atau grafonomi; e. tenaga ahli bidang filologi; f. tenaga ahli bidang forensik; dan/atau g. tenaga ahli lainnya. (2) Bidang keahlian tenaga ahli sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disesuaikan dengan kebutuhan pengujian Autentisitas Arsip Statis. (3) Selain tenaga ahli sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pengujian Autentisitas Arsip Statis dapat melibatkan laboratorium forensik dan/atau laboratorium kimia.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatan dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 April 2023

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

IMAM GUNARTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Mei 2023

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

ttd

ASEP N. MULYANA