Peraturan Menteri Nomor per-17-men-2011 Tahun 2011 tentang SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Manajemen Kepegawaian adalah keseluruhan upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian.

2. Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), sumber daya manusia (brainware), prosedur, dan/atau aturan yang diorganisasikan secara terintegrasi untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

3. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Kementerian Kelautan dan Perikanan yang selanjutnya disebut SIMPEG KKP adalah sistem berbasis komputer yang menghasilkan, menyimpan, mengelola, mengirim, dan/atau menerima data dan informasi kepegawaian secara online yang akurat, berkualitas, dan tepat waktu sebagai upaya pelaksanaan manajemen kepegawaian.

4. Perangkat keras (hardware) adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu sistem komputer.

5. Perangkat lunak (software) adalah program aplikasi komputer yang berisi instruksi atau perintah untuk memerintahkan komputer melaksanakan fungsi-fungsi tertentu.

6. Data adalah keterangan yang benar dan nyata yang dapat memberikan gambaran tentang keadaan tertentu.

7. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang disajikan dalam berbagai bentuk dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

8. Pegawai adalah Pegawai Negeri Sipil dan Calon Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

9. Pejabat Pembina SIMPEG KKP adalah Sekretaris Jenderal.

10. Pejabat pengelola SIMPEG KKP adalah pejabat yang bertanggung jawab mengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Kementerian Kelautan dan Perikanan.

11. Pejabat pengelola kepegawaian adalah pejabat yang menangani urusan kepegawaian pada unit kerja eselon I, eselon II, dan unit pelaksana teknis di lingkungannya.

12. Operator aplikasi SIMPEG KKP adalah pelaksana yang ditunjuk membantu pejabat pengelola SIMPEG KKP dan pejabat pengelola kepegawaian dalam pengelolaan SIMPEG KKP.

Pengaturan SIMPEG KKP dimaksudkan sebagai pedoman dan acuan bagi seluruh unit organisasi lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan dalam pengelolaan data kepegawaian.

Pengaturan SIMPEG KKP bertujuan untuk: a. mengoptimalkan pemanfaatan database kepegawaian; b. mengoptimalkan pemanfaatan data dan informasi manajemen kepegawaian; dan c. mengoptimalkan database belanja pegawai.

Sasaran pengaturan SIMPEG KKP untuk tercapainya kelancaran administrasi kepegawaian, khususnya dalam rangka penyajian data kepegawaian di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, sehingga dapat mendukung tugas pimpinan dalam pengambilan keputusan.

(1) SIMPEG KKP berperan dalam mempercepat pengelolaan dan penyajian data dan informasi kepegawaian yang akurat, berkualitas, dan tepat waktu. (2) SIMPEG KKP bermanfaat sebagai pendukung manajemen kepegawaian.

(1) Pengolahan data kepegawaian menjadi informasi kepegawaian yang dapat dipergunakan untuk pengambilan keputusan di bidang administrasi kepegawaian dilakukan secara elektronis melalui SIMPEG KKP. (2) SIMPEG KKP merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Kementerian Kelautan dan Perikanan (SI-KKP). (3) Pengaturan mengenai SIMPEG KKP terdiri atas: a. data dan informasi kepegawaian; b. pengelola SIMPEG KKP; c. mekanisme pelaksanaan SIMPEG KKP; dan d. sarana dan prasarana.

(1) Data kepegawaian meliputi data kepegawaian Pegawai sejak Pegawai tersebut masuk sampai dengan berhenti.

(2) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. Nama pegawai; b. Nomor Induk Pegawai (NIP); c. Gelar; d. Tempat dan tanggal lahir; e. Alamat pegawai; f. Jenis kelamin; g. Status perkawinan; h. Agama;

i. Golongan darah; j. Pendidikan akhir; k. Diklat penjenjangan; l. Diklat Prajabatan; m. Unit kerja; n. Status Kepegawaian; o. Golongan/ruang CPNS dan TMT; p. Golongan/ruang terakhir dan TMT; q. Masa kerja golongan dan keseluruhan; r. TMT berkala dan masa kerja gaji berkala; s. Nama Jabatan/ uraian tugas dan TMT jabatan; dan t. Bidang keahlian. (3) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan pribadi, akademis, maupun jenjang karir pegawai. (4) Data kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diolah dan disajikan dalam bentuk informasi kepegawaian. (5) Informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dapat digunakan dalam pengambilan keputusan terkait dengan: a. rapat badan pertimbangan jabatan dan kepangkatan; b. formasi pegawai; c. mutasi yang disebabkan adanya perubahan data pegawai yaitu kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, pindah unit kerja dan pindah instansi; d. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3); dan e. usulan tunjangan keluarga.

(1) Dalam rangka operasionalisasi SIMPEG KKP dilakukan pembinaan dan pengelolaan SIMPEG KKP. (2) Pembinaan SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat Pembina SIMPEG KKP. (3) Pengelolaan SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pejabat pengelola SIMPEG KKP. (4) Pejabat pengelola SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (3) adalah Pejabat Eselon III di Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal yang mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data dan informasi kepegawaian; (5) Dalam rangka penghimpunan data kepegawaian, Pejabat Pengelola SIMPEG KKP dibantu oleh pejabat pengelola kepegawaian.

(1) Dalam rangka pengelolaan SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3), Pejabat pengelola SIMPEG KKP dibantu oleh: a. Administrator; dan b. Operator Aplikasi SIMPEG KKP. (2) Administrator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a bertugas dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan teknologi informasi pendukung SIMPEG KKP. (3) Dalam melaksanakan tugasnya, apabila diperlukan Administrator dapat melibatkan programer dalam melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan teknologi informasi pendukung SIMPEG KKP. (4) Operator Aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b bertugas dan bertanggung jawab dalam pengolahan data kepegawaian dan/atau penyediaan informasi kepegawaian. (5) Operator sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri atas: a. Operator Aplikasi SIMPEG KKP; b. Operator Aplikasi SIMPEG KKP di lingkungan unit kerja eselon I dan unit kerja eselon II; dan c. Operator Aplikasi SIMPEG KKP di unit pelaksana teknis.

(1) Operator Aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) ditetapkan oleh Pejabat Pembina SIMPEG KKP atas usul Pejabat yang menangani urusan kepegawaian pada unit kerja eselon I dan eselon II secara berjenjang. (2) Persyaratan Pegawai untuk ditetapkan sebagai Operator Aplikasi SIMPEG KKP meliputi: a. berstatus Pegawai Negeri Sipil; b. pangkat sekurang-kurangnya II/a; c. pendidikan paling rendah SLTA; d. memahami urusan manajemen kepegawaian; dan e. mampu mengoperasikan komputer.

Pejabat Pembina SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2), mempunyai tugas: a. mengangkat, dan memberhentikan Operator Aplikasi SIMPEG KKP. b. memberikan pertimbangan dalam pembangunan dan pengembangan program aplikasi SIMPEG KKP; dan c. memberikan bimbingan dan pengarahan dalam pemeliharaan aplikasi SIMPEG KKP, penyempurnaan feature, asupan (input), luaran (output) dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan;

Pejabat pengelola SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 ayat (3), mempunyai tugas: a. menyusun, menyempurnakan dan mengembangkan prosedur dan standar SIMPEG KKP;

b. mengelola data dan informasi kepegawaian Kementerian Kelautan dan Perikanan; c. membangun, memelihara dan mengembangkan database kepegawaian dan program aplikasi SIMPEG KKP; d. menyusun dan menyempurnakan feature, asupan (input), dan luaran (output) dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian Kementerian Kelautan dan Perikanan; e. melaporkan hasil pengelolaan SIMPEG KKP secara periodik kepada pejabat pembina SIMPEG KKP; dan f. mengawasi pelaksanaan tugas administrator dan operator aplikasi SIMPEG KKP.

Pejabat pengelola kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 ayat (5) mempunyai tugas: a. mengelola data dan informasi kepegawaian di lingkungan unit kerjanya; dan b. melaporkan hasil pengelolaan data dan informasi kepegawaian secara periodik kepada pejabat pengelola SIMPEG KKP melalui Operator Aplikasi SIMPEG KKP di lingkungan unit kerjanya.

(1) Operator Aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf a, mempunyai tugas: a. melakukan pengelolaan, entry data, dan penyajian data dan informasi kepegawaian di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan; dan b. melakukan verifikasi, klarifikasi terhadap data kepegawaian di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. (2) Operator Aplikasi SIMPEG KKP di lingkungan unit kerja eselon I dan eselon II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf b mempunyai tugas: a. melakukan pengelolaan, entry data, dan penyajian data dan informasi kepegawaian di lingkungan unit kerja masing-masing; dan b. melakukan verifikasi dan klarifikasi terhadap data kepegawaian kepada pejabat yang menangani urusan kepegawaian pada unit kerja eselon I dan eselon II masing- masing. (3) Operator Aplikasi SIMPEG KKP di unit pelaksana teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf c mempunyai tugas: a. melakukan pengelolaan, entry data, penyajian data dan informasi kepegawaian di lingkungan unit pelaksana teknis masing-masing. b. melakukan verifikasi dan klarifikasi terhadap data kepegawaian kepada pejabat yang menangani urusan kepegawaian unit pelaksana teknis masing-masing.

(1) Pejabat pengelola SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) huruf a mempunyai kewenangan: a. melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SIMPEG KKP pada unit pengelola kepegawaian di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan; dan b. melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi data kepegawaian kepada Pejabat pengelola kepegawaian pada unit kerja eselon I, eselon II, dan Unit Pelaksana Teknis dan/atau kepada Pegawai Negeri Sipil. (2) Pejabat pengelola kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (5) huruf b mempunyai kewenangan: a. melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi data kepegawaian kepada kepada Pegawai Negeri Sipil; dan

b. menyampaikan usul penyempurnaan atau pengembangan program aplikasi SIMPEG KKP kepada Pejabat pengelola SIMPEG KKP;

(1) Operator Aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf a berwenang untuk melakukan pengecekan data pegawai seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. (2) Operator Aplikasi SIMPEG di lingkungan unit kerja eselon I dan unit kerja eselon II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf b di lingkungan unit kerja eselon I dan unit kerja eselon II berwenang untuk melakukan perubahan data pegawai pada tingkat unit kerja eselon I dan unit kerja eselon II masing-masing. (3) Operator Aplikasi SIMPEG di Unit Pelaksana Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (5) huruf c berwenang untuk melakukan perubahan data pegawai di Unit Pelaksana Teknis masing-masing.

(1) Setiap Pegawai berhak mengetahui dan meneliti data kepegawaiannya pada database melalui Operator Aplikasi SIMPEG KKP. (2) Setiap Pegawai harus: a. memberikan data mutakhir kepegawaiannya kepada pejabat pengelola kepegawaian di unit kerja masing-masing dengan melampirkan dokumen pendukung; dan b. memberikan klarifikasi secara lisan atau tertulis atas permintaan pejabat pengelola kepegawaian di unit kerja masing-masing.

Mekanisme kerja SIMPEG KKP dilakukan dengan tahapan meliputi: a. pengumpulan/penghimpunan data kepegawaian; b. penyimpanan data (input); c. pengolahan data (processing); dan d. penyajian data.

(1) Pengumpulan/penghimpunan data kepegawaian dilakukan berdasarkan sumber data tentang status Pegawai sejak diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) hingga pensiun atau diberhentikan/mengundurkan diri sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS). (2) Setiap Pegawai harus memberikan data mutakhir kepegawaiannya kepada pejabat pengelola kepegawaian di unit kerja masing-masing dengan melampirkan dokumen pendukung. (3) Dokumen pendukung sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. salinan kartu identitas dan kartu keluarga; b. salinan ijazah pendidikan formal; c. salinan buku nikah; d. salinan sertifikat diklat penjenjangan/diklat prajabatan; e. salinan surat keputusan pengangkatan CPNS dan PNS; f. salinan surat keputusan pengangkatan dalam jabatan;

g. salinan DP-3 terakhir; dan h. dokumen lain yang relevan. (4) Pejabat pengelola kepegawaian melakukan penghimpunan data kepegawaian di lingkungan unit kerjanya dan melakukan klarifikasi, verifikasi, dan validasi kepada PNS apabila diperlukan. (5) Pejabat pengelola kepegawaian menyampaikan data kepegawaian di lingkungan unit kerjanya sebagaimana dimaksud pada ayat (4) kepada Operator Aplikasi SIMPEG KKP.

Penyimpanan dan pemutakhiran data kepegawaian ke dalam SIMPEG KKP dilakukan oleh Operator Aplikasi SIMPEG sesuai dengan kewenangannya.

Data kepegawaian yang telah diinput ke dalam SIMPEG KKP diolah dengan menggunakan aplikasi SIMPEG KKP agar menjadi informasi kepegawaian yang akurat, tepat waktu dan relevan.

(1) Data kepegawaian yang telah diolah menjadi informasi kepegawaian disajikan pada homepage SIMPEG KKP di www.simpeg.ropeg.kkp.go.id; (2) Pegawai dan/atau pimpinan unit kerja yang membutuhkan informasi kepegawaian dapat mengetahui dan meneliti informasi kepegawaiannya pada database SIMPEG KKP melalui Operator Aplikasi SIMPEG KKP sesuai dengan kewenangannya. (3) Dalam hal terjadi masalah teknis dalam penyajian data, Operator Aplikasi SIMPEG harus melaporkan kepada Administrator agar dilakukan pengecekan kesalahan.

(1) Pengelolaan SIMPEG KKP dilakukan berdasarkan prosedur dan standar yang meliputi: a. prosedur sistem pengelolaan data dan informasi kepegawaian Kementerian Kelautan dan Perikanan; dan b. petunjuk operasional program aplikasi SIMPEG KKP. (2) Prosedur sistem pengelolaan data dan informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi pengisian data, perekaman data, dan pemutakhiran data. (3) Petunjuk operasional program aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b sekurang-kurangnya memuat: a. tata cara pengoperasian aplikasi SIMPEG KKP; b. penyajian data dalam homepage SIMPEG KKP di www.simpeg.ropeg.kkp.go.id; dan c. data dan informasi kepegawaian. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur sistem pengelolaan data dan informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan petunjuk operasional program aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Menteri.

(1) Operator Aplikasi SIMPEG KKP dalam melaksanakan tugasnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 bertanggung jawab atas kebenaran dan keamanan data dan informasi kepegawaian.

(2) Data pegawai secara lengkap ( Daftar Riwayat Hidup) tidak boleh diberikan ke pihak lain baik di dalam maupun di luar lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan tanpa seizin atasan atau yang bersangkutan. (3) Untuk menjaga kerahasiaan data pegawai, operator tidak diperkenankan memberikan kata sandi/password kepada pihak lain.

(1) Dalam pelaksanaan SIMPEG KKP diperlukan sarana dan prasarana yang menunjang operasionalisasi SIMPEG KKP. (2) Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. sarana yang terdiri atas sistem jaringan komputer, jaringan internet, dan server; dan b. prasarana yang terdiri atas perangkat keras, aplikasi SIMPEG KKP dan perangkat lunak lainnya. (3) Pengembangan, pemeliharaan, dan pengelolaan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan tanggung jawab dan wewenang Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kementerian Kelautan dan Perikanan. (4) Aplikasi SIMPEG KKP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditempatkan di server Pusat Data, Statistik, dan Informasi, Kementerian Kelautan dan Perikanan. (5) Penyediaan dan pemeliharaan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan tanggung jawab dan wewenang Pusat Data, Statistik, dan Informasi, Kementerian Kelautan dan Perikanan.

(1) Dalam rangka pengembangan SIMPEG KKP, Pembina SIMPEG KKP melakukan pembinaan terhadap Pejabat Pengelola SIMPEG KKP, Pejabat Pengelola Kepegawaian, Administrator, dan Operator Aplikasi SIMPEG KKP. (2) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan: a. Sosialisasi SIMPEG KKP; dan b. Peningkatan kapasitas Administrator dan Operator Aplikasi SIMPEG KKP.

(1) Pejabat Pengelola SIMPEG KKP melakukan evaluasi terhadap feature, asupan (input), luaran (output) dan program Aplikasi. (2) Pejabat yang menangani urusan kepegawaian pada unit kerja eselon I, unit kerja eselon II dan Unit Pelaksana Teknis, melakukan evaluasi terhadap data dan informasi kepegawaian sesuai kewenangannya masing-masing.

(1) Operator Aplikasi SIMPEG KKP dan Administrator SIMPEG KKP secara berjenjang menyampaikan laporan pengelolaan dan pemeliharaan SIMPEG KKP dan laporan

informasi kepegawaian kepada Pejabat Pengelola SIMPEG KKP dengan tembusan kepada Pejabat pengelola kepegawaian di unit kerjanya masing-masing. (2) Laporan disusun melalui program aplikasi SIMPEG dalam bentuk cetakan (hard copy). (3) Format laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sesuai dengan Program Aplikasi SIMPEG KKP. (4) Pelaporan dilakukan secara periodik 2 (dua) kali setahun setiap minggu kedua pada bulan Juni dan bulan Desember. (5) Data kepegawaian yang belum mutakhir pada periode pelaporan minggu pertama bulan Juni, setelah dimutakhirkan agar disampaikan pada periode pelaporan bulan Desember. (6) Pemanfaatan dan penggunaan laporan data kepegawaian berlaku sampai dengan periode pelaporan berikutnya.

Segala biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan SIMPEG KKP dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Kementerian Kelautan dan Perikanan.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Juli 2011 MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,

FADEL MUHAMMAD

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 10 Agustus 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

PATRIALIS AKBAR

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2011 NOMOR 481