Peraturan Menteri Nomor 5 Tahun 2024 tentang ARSIP KEPRESIDENAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip Kepresidenan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh PRESIDEN, Wakil PRESIDEN, dan/atau istri/suami dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya baik sebagai kepala negara, kepala pemerintahan, dan perseorangan sebagai PRESIDEN atau Wakil PRESIDEN di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

3. Arsip Kepresidenan Dinamis adalah Arsip Kepresidenan yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip Kepresidenan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip Kepresidenan Aktif adalah Arsip Kepresidenan yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Arsip Kepresidenan Inaktif adalah Arsip Kepresidenan yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

6. Arsip Kepresidenan Statis adalah Arsip Kepresidenan yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip Kepresidenan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh kepala lembaga kearsipan nasional

7. Pencipta Arsip Kepresidenan adalah pihak yang memiliki Arsip Kepresidenan dan mempunyai kemandirian serta otoritas dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Kepresidenan.

8. Klasifikasi Arsip Kepresidenan adalah pola pengaturan Arsip Kepresidenan secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi Pencipta Arsip Kepresidenan menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

9. Jadwal Retensi Arsip Kepresidenan yang selanjutnya disingkat JRA Kepresidenan adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis Arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip Kepresidenan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip Kepresidenan.

10. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepresidenan adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasi Arsip Kepresidenan sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip Kepresidenan dalam rangka melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip Kepresidenan dan pengguna dalam pelayanan Arsip Kepresidenan.

11. Pengolahan Arsip Kepresidenan adalah suatu proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali Arsip Kepresidenan berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

12. Pemberkasan Arsip Kepresidenan adalah suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan secara logis dan sistematis.

13. Pemindahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan memindahkan Arsip Kepresidenan yang telah memasuki retensi inaktif.

14. Pemusnahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan memusnahkan Arsip Kepresidenan yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan oleh Unit Kearsipan Kepresidenan.

15. Penyerahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan penyerahan Arsip Kepresidenan yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional dari Unit Kearsipan Kepresidenan I, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan Unit Kearsipan Kepresidenan dari unit kerja/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri ke lembaga kearsipan nasional.

16. Penyusutan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip Kepresidenan dengan cara pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan ke Unit Kearsipan Kepresidenan, pemusnahan Arsip Kepresidenan yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Kepresidenan.

17. Perlindungan Arsip Kepresidenan adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan Arsip Kepresidenan terhadap kerusakan Arsip Kepresidenan atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian Arsip Kepresidenan yang rusak.

18. Akses Arsip Kepresidenan adalah ketersediaan Arsip Kepresidenan sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip Kepresidenan.

19. Alih Media Arsip Kepresidenan adalah kegiatan pengalihan media Arsip Kepresidenan dari satu media ke media lainnya.

20. Kementerian adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan Negara untuk membantu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

21. Organisasi Arsip Kepresidenan adalah organisasi yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Kepresidenan yang terdiri dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan Unit Kearsipan Kepresidenan.

22. Unit Pengolah Arsip Kepresidenan adalah satuan organisasi/unit organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip Kepresidenan Aktif yang diciptakannya.

23. Unit Kearsipan Kepresidenan adalah satuan organisasi/unit organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Kepresidenan Inaktif yang diciptakan oleh Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.

24. Pusat Arsip Kepresidenan adalah satuan organisasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengoordinasikan kegiatan pengelolaan Arsip Kepresidenan.

25. Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara untuk membantu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan untuk: a. mendorong Pencipta Arsip Kepresidenan untuk melakukan pengelolaan Arsip Kepresidenan secara baik dan benar; b. memberikan petunjuk kepada Pencipta Arsip Kepresidenan untuk melakukan pengelolaan Arsip Kepresidenan; dan c. melindungi fisik dan informasi Arsip Kepresidenan dari kerusakan dan kehilangan agar tetap tersedia, utuh, otentik, andal serta terjaga keamanannya. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk: a. menjadi acuan teknis dalam pengelolaan Arsip Kepresidenan; b. menyelamatkan dan melestarikan Arsip Kepresidenan sebagai bentuk bagian terpenting dari memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa; dan c. mentransformasikan Arsip Kepresidenan sebagai bahan referensi dan sumber pengetahuan bagi masyarakat.

Ruang lingkup Arsip Kepresidenan meliputi: a. bentuk dan media serta jenis Arsip Kepresidenan; b. pengelolaan Arsip Kepresidenan; dan c. sarana dan prasarana Arsip Kepresidenan.

Bentuk dan media Arsip Kepresidenan meliputi: a. tekstual; b. kartografi dan kearsitekturan; c. audio visual; dan/atau d. arsip elektronik.

Jenis Arsip Kepresidenan terdiri dari: a. arsip kegiatan PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami dalam penyelenggaraan kekuasaan sebagai kepala negara dan/atau kepala pemerintahan; dan b. arsip perseorangan.

Arsip kegiatan PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami dalam penyelenggaraan kekuasaan sebagai kepala negara dan/atau kepala pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a antara lain: a. surat yang dibuat dan diterima oleh

dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami; b. dokumen pemberian nasihat dan pertimbangan kepada PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN oleh Dewan Pertimbangan

baik kolektif atau perseorangan; c. pidato resmi PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami; d. kebijakan PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN terkait isu strategis dan program prioritas nasional; e. dokumen kegiatan kerumahtanggaan, keprotokolan, pers dan media PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami; f. dokumen aktivitas media sosial PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN PRESIDEN beserta istri/suami; g. dokumen hasil sidang kabinet, rapat, atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh

dan/atau Wakil PRESIDEN; h. dokumen hasil analisis atas rencana kebijakan program pemerintah; i. dokumen hasil koordinasi dan perumusan peraturan perundang-undangan; j. dokumen hasil koordinasi dan penetapan Keputusan PRESIDEN dan Instruksi PRESIDEN; dan k. dokumen kegiatan dukungan teknis dan administrasi lainnya bagi

dan/atau Wakil

PRESIDEN beserta istri/suami;

Arsip Perseorangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh PRESIDEN dan/atau Wakil PRESIDEN beserta istri/suami sebagai pribadi sendiri.

Pengelolaan Arsip Kepresidenan meliputi kegiatan: a. penciptaan Arsip Kepresidenan; b. pengolahan Arsip Kepresidenan;

c. penyusutan Arsip Kepresidenan; d. perlindungan Arsip Kepresidenan; e. akses Arsip Kepresidenan; dan f. penyelamatan Arsip Kepresidenan.

(1) Penciptaan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a dilaksanakan berdasarkan: a. tata naskah dinas Arsip Kepresidenan; b. klasifikasi Arsip Kepresidenan; dan c. sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Kepresidenan. (2) Penciptaan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut dalam Peraturan Menteri.

Pengolahan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b bertujuan untuk: a. menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Kepresidenan; b. menjamin ketersediaan informasi Arsip Kepresidenan; c. mempermudah penemuan kembali Arsip Kepresidenan dengan cepat, tepat, dan utuh/lengkap; d. mendayagunakan Arsip Kepresidenan sebagai sumber informasi dan berkas kerja khususnya dalam pengambilan keputusan; e. menyelamatkan Arsip Kepresidenan sebagai bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi di Pencipta Arsip Kepresidenan; dan f. meningkatkan kualitas pelayanan kearsipan dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip Kepresidenan.

Pengolahan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 terdiri atas: a. pengolahan Arsip Kepresidenan Aktif; dan b. pengolahan Arsip Kepresidenan Inaktif.

(1) Pengolahan Arsip Kepresidenan Aktif sebagaimana dimaksud pada Pasal 11 huruf a dilakukan melalui kegiatan: a. identifikasi Arsip Kepresidenan; b. pemberkasan Arsip Kepresidenan; c. penyusunan sarana temu balik Arsip Kepresidenan; dan d. penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan. (2) Identifikasi Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui kegiatan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria Arsip Kepresidenan.

(3) Pemberkasan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berpedoman pada Klasifikasi Arsip Kepresidenan. (4) Pemberkasan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan klasifikasi, dan pelabelan. (5) Penyusunan sarana temu balik Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan melalui kegiatan pembuatan daftar Arsip Kepresidenan aktif. (6) Penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan. (7) Penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (6) menggunakan prasarana dan sarana sesuai peraturan perundang- undangan.

(1) Pengolahan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan masing-masing Unit Kearsipan Kepresidenan. (2) Pengolahan Arsip Kepresidenan Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif. (3) Pengolahan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (4) Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan Arsip Kepresidenan yang berasal dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menjaga Arsip Kepresidenan dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip Kepresidenan (provenance), dan tidak dicampur dengan Arsip Kepresidenan yang berasal dari Pencipta Arsip Kepresidenan lain. (3) Penataan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip Kepresidenan; b. pengolahan informasi Arsip Kepresidenan; dan c. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan Inaktif.

(4) Pengolahan informasi Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga, dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan Arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan Arsip yang dikelola di unit kearsipan. (5) Pengolahan informasi Arsip Kepresidenan menghasilkan daftar informasi tematik Kepresidenan yang paling sedikit memuat judul, pencipta Arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu.

(1) Penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif dilakukan terhadap Arsip Kepresidenan yang sudah masuk dalam daftar Arsip Kepresidenan Inaktif. (2) Penyimpanan Arsip Kepresidenan Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip Kepresidenan selama jangka waktu penyimpanan Arsip Kepresidenan berdasarkan JRA Kepresidenan.

Penyusutan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip Kepresidenan Inaktif; b. Pemusnahan Arsip Kepresidenan; dan c. penyerahan Arsip Kepresidenan Statis.

(1) Pemindahan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf a oleh Pencipta Arsip Kepresidenan dilakukan melalui kegiatan: a. penyeleksian Arsip Kepresidenan Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan Inaktif yang dipindahkan; dan c. penataan Arsip Kepresidenan Inaktif yang akan dipindahkan. (2) Pemindahan Arsip Kepresidenan Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui prosedur: a. Unit Pengolah Arsip Kepresidenan menyusun daftar Arsip Kepresidenan Inaktif yang dipindahkan; b. daftar Arsip Kepresidenan Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan selaku Pencipta Arsip Kepresidenan yang dipindahkan dan pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan di lingkungan Pencipta Arsip Kepresidenan selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. c. daftar Arsip Kepresidenan Inaktif yang dipindahkan sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;

2. Unit Pengolah Arsip Kepresidenan;

3. nomor Arsip;

4. Klasifikasi Arsip Kepresidenan;

5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;

6. kurun waktu;

7. jumlah; dan

8. keterangan. d. pembuatan berita acara Pemindahan Arsip Kepresidenan memuat:

9. waktu pelaksanaan;

10. tempat;

11. jenis Arsip yang dipindahkan;

12. jumlah Arsip; dan

13. pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan/atau Unit Kearsipan Kepresidenan.

(1) Pemusnahan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 huruf b dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Kepresidenan I. (2) Pemusnahan Arsip Kepresidenan di Unit Kepresidenan I dilakukan melalui prosedur: a. pembentukan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang ditetapkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan yang anggotanya terdiri dari unit kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan, Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, Pencipta Arsip Kepresidenan, Inspektorat dan/atau unit kerja bidang hukum Kementerian; b. penyeleksian Arsip Kepresidenan oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul musnah oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan; e. hasil penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; f. permintaan persetujuan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah dari pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan I kepada pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan;

g. permintaan persetujuan Pemusnahan Arsip Kepresidenan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip Kepresidenan usul musnah serta pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; h. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan musnah sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;
2. Unit Kearsipan Kepresidenan;
3. nomor Arsip;
4. Klasifikasi Arsip Kepresidenan;
5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;
6. kurun waktu;
7. jumlah; dan
8. keterangan. i. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; j. pelaksanaaan Pemusnahan Arsip Kepresidenan; dan k. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional. (3) Pemusnahan Arsip Kepresidenan di Unit Kearsipan Kepresidenan II dilakukan melalui prosedur: a. pembentukan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan oleh pimpinan satuan organisasi yang anggotanya terdiri dari pejabat/pegawai di Unit Kearsipan Kepresidenan II, Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, Inspektorat dan/atau unit kerja bidang hukum Kementerian, dan Pusat Arsip Kepresidenan; b. penyeleksian Arsip Kepresidenan oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul musnah oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan; e. hasil penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; f. permintaan persetujuan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah dari pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan Kementerian II kepada pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan;

g. permintaan persetujuan Pemusnahan Arsip kepresidenan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip Kepresidenan usul musnah serta pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; h. penyusunan daftar arsip Kepresidenan musnah sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;
2. Unit Kearsipan Kepresidenan;
3. nomor Arsip;
4. Klasifikasi Arsip Kepresidenan;
5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;
6. kurun waktu;
7. jumlah; dan
8. keterangan. i. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; j. pelaksanaaan Pemusnahan Arsip Kepresidenan; k. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah dari pimpinan satuan organisasi Pencipta Arsip Kepresidenan kepada pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; dan l. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional. (4) Pemusnahan Arsip Kepresidenan di Unit Kearsipan Kepresidenan III dilakukan melalui prosedur: a. pembentukan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan oleh Kepala Istana Kepresidenan di Daerah yang anggotanya terdiri dari pejabat/pegawai di Unit Kearsipan Kepresidenan III, Unit Pengolah

Arsip Kepresidenan, Inspektorat dan/atau unit kerja bidang hukum Kementerian, Unit Kearsipan Kepresidenan II, dan Pusat Arsip Kepresidenan; b. penyeleksian Arsip Kepresidenan oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul musnah oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan; e. hasil penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan;

f. permintaan persetujuan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah dari pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan Kementerian III kepada pimpinan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan; g. permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip usul musnah serta surat pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; h. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan musnah sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;
2. Unit Kearsipan Kepresidenan;
3. nomor Arsip;
4. Klasifikasi Arsip Kepresidenan;
5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;
6. kurun waktu;
7. jumlah; dan
8. keterangan. i. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; j. pelaksanaaan Pemusnahan Arsip Kepresidenan; k. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah dari pimpinan satuan organisasi Pencipta Arsip Kepresidenan kepada pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; dan l. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional. (5) Pemusnahan Arsip Kepresidenan pada Unit Kearsipan Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri berkoordinasi dengan Pusat Arsip Kepresidenan dilakukan melalui prosedur: a. pembentukan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan yang ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan di lingkungannya dengan melibatkan Arsiparis di Pusat Arsip Kepresidenan; b. penyeleksian Arsip oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul musnah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul musnah oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan;

e. hasil penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; f. permintaan persetujuan Pemusnahan Arsip Kepresidenan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip Kepresidenan usul musnah serta pertimbangan panitia penilai Pemusnahan Arsip Kepresidenan; g. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan musnah, sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;
2. Unit Kearsipan Kepresidenan;
3. nomor Arsip;
4. Klasifikasi Arsip Kepresidenan;
5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;
6. kurun waktu;
7. jumlah; dan
8. keterangan. ` h. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan dimusnahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; i. pelaksanaaan pemusnahan Arsip Kepresidenan; j. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah dari pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan kepada pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; dan k. penyampaian berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan musnah kepada kepala lembaga kearsipan nasional. (6) Pelaksanaan pemusnahan Arsip Kepresidenan pada Unit Kearsipan Kepresidenan memperhatikan ketentuan: a. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi Arsip Kepresidenan musnah dan tidak dapat dikenali; b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip Kepresidenan dan disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar Arsip Kepresidenan musnah; dan c. pembuatan berita acara Pemusnahan Arsip Kepresidenan beserta daftar Arsip Kepresidenan musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).

(7) Berita acara Pemusnahan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam ayat (5) huruf c ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan Kepresidenan yang memusnahkan Arsip Kepresidenan, pimpinan unit pengolah yang Arsip kepresidenannya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang pengawasan.

Penyerahan Arsip Kepresidenan pada Unit Kearsipan Kepresidenan I dilakukan melalui prosedur: a. pembentukan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan yang ditetapkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian yang anggotanya terdiri dari unit kerja yang mengoordinasikan pengelolaan Arsip Kepresidenan, Unit Pengolah Arsip Kepresidenan; b. penyeleksian Arsip oleh panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul serah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul serah oleh panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan; e. hasil penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan; f. permintaan persetujuan Penyerahan Arsip Kepresidenan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip Kepresidenan usul serah dan pertimbangan tertulis panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan serta dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan bahwa Arsip Kepresidenan yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; g. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan serah sekurang-kurangnya memuat:

1. Pencipta Arsip Kepresidenan;
2. Unit Kearsipan Kepresidenan;
3. nomor Arsip Kepresidenan;
4. klasifikasi Arsip Kepresidenan;
5. uraian informasi Arsip Kepresidenan;
6. kurun waktu;
7. jumlah; dan
8. keterangan. h. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan digital dan/atau mikrofilm; i. alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dan/atau mikrofilm;

j. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan diserahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; dan k. pelaksanaaan Penyerahan Arsip Kepresidenan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan disertai berita acara serah terima Arsip Kepresidenan, daftar Arsip Kepresidenan serah dan fisik Arsip Kepresidenan.

Penyerahan Arsip Kepresidenan pada Pencipta Arsip Kepresidenan di Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan unit organisasi lain yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri berkoordinasi dengan Pusat Arsip Kepresidenan dilakukan melalui kegiatan: a. pembentukan panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan yang ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan dengan melibatkan arsiparis di Pusat Arsip Kepresidenan; b. penyeleksian arsip oleh panitia penilai Arsip Kepresidenan melalui analisis nilai guna dan JRA Kepresidenan; c. pembuatan daftar Arsip Kepresidenan usul serah; d. penilaian daftar Arsip Kepresidenan usul serah oleh panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip Kepresidenan dan JRA Kepresidenan; e. penuangan penilaian sebagaimana dimaksud pada huruf d) dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Penyerahan Arsip Kepresidenan; f. permintaan persetujuan Penyerahan Arsip Kepresidenan dari pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian kepada kepala lembaga kearsipan nasional kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan dilampiri daftar Arsip Kepresidenan usul serah dan pertimbangan tertulis panitia penilai Arsip Kepresidenan serta dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan bahwa Arsip Kepresidenan yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; g. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan serah; h. penyusunan daftar Arsip Kepresidenan digital; i. alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital; j. penetapan Arsip Kepresidenan yang akan diserahkan oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian; k. penyampaian Arsip Kepresidenan salinan digital ke Pusat Arsip Kepresidenan disertai dengan berita acara penyampaian Arsip Kepresidenan salinan digital dan daftar Arsip Kepresidenan digital; dan

l. penyerahan Arsip Kepresidenan oleh pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan kepada kepala lembaga kearsipan nasional dengan disertai berita acara serah terima Arsip Kepresidenan, daftar Arsip Kepresidenan serah, dan fisik Arsip Kepresidenan.

(1) Perlindungan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf d dilaksanakan dengan cara: a. preventif; dan b. kuratif. (2) Perlindungan Arsip Kepresidenan dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a bersifat pencegahan terhadap kerusakan Arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan Arsip, serta metode pemeliharaan Arsip. (3) Perlindungan Arsip Kepresidenan dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan cara: a. penyimpanan; b. pengendalian hama terpadu; c. reproduksi; dan d. mitigasi bencana. (4) Perlindungan Arsip Kepresidenan dengan cara kuratif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan kegiatan perbaikan/perawatan terhadap Arsip Kepresidenan yang mulai/sudah rusak atau kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia Arsip Kepresidenan. (5) Perlindungan Arsip Kepresidenan dengan cara kuratif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilakukan melalui perawatan Arsip Kepresidenan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam Arsip Kepresidenan.

(1) Perlindungan Arsip Kepresidenan melalui reproduksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (3) huruf c dilaksanakan oleh Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan Unit Kearsipan Kepresidenan. (2) Perlindungan Arsip Kepresidenan melalui reproduksi oleh Unit Pengolah Arsip Kepresidenan, Unit Kearsipan Kepresidenan II, Unit Kearsipan Kepresidenan III, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan Unit Kearsipan Kepresidenan dari unit kerja/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri dilakukan melalui alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital. (3) Perlindungan Arsip Kepresidenan melalui reproduksi oleh Unit Kearsipan Kepresidenan I dilakukan melalui alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dan/atau mikrofilm.

(4) Prasarana dan sarana alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital harus memperhatikan hal sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk. (5) Alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi dan informasi berdasarkan ketentuan perundang-undangan.

Pelaksanaan alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dilaksanakan dengan: a. MENETAPKAN standar penamaan tiap file objek digital hasil alih media ke format digital; b. MENETAPKAN standar storage management/foldering terhadap objek digital hasil alih media ke format digital; c. melakukan kendali mutu atas tiap file objek digital hasil alih media ke format digital; d. memasukkan metadata terhadap file objek digital sesuai dengan ketentuan standar deskripsi arsip; e. membuat indexing atas tiap file objek digital; f. melakukan kendali mutu atas kesesuaian file objek digital dengan meta datanya; g. menjamin keautentikan tiap file objek digital hasil alih media ke format digital; h. melakukan perlindungan dan pengamanan hasil alih media ke format digital dengan melaksanakan pencadangan terhadap arsip digital Kepresidenan hasil alih media secara berkala/terjadwal; dan i. membuat berita acara alih media Arsip Kepresidenan dan daftar Arsip Kepresidenan digital.

(1) Alih media Arsip Kepresidenan ke format digital dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan Unit Kearsipan Kepresidenan. (2) Alih media Arsip Kepresidenan ke format digital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk Arsip Kepresidenan dalam bentuk dan media tekstual, kartografi dan kearsitekturan, dan audio visual. (3) Alih media Arsip Kepresidenan ke format digital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi fisik Arsip Kepresidenan dan nilai informasi Arsip Kepresidenan. (4) Kondisi fisik Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) antara lain: a. Arsip Kepresidenan dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; atau b. Arsip Kepresidenan elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau c. Informasi Kepresidenan yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (5) Nilai informasi Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dimana Alih Media diutamakan terhadap Arsip Kepresidenan yang berketerangan permanen dalam JRA Kepresidenan.

(1) Pelaksanaan alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dilakukan dengan membuat berita acara dan daftar Arsip Kepresidenan digital. (2) Berita acara alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital paling kurang memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah; e. keterangan tentang Arsip Kepresidenan yang dialihmediakan; f. keterangan proses alih media yang dilakukan; g. pelaksana; dan h. penanda tangan oleh pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan. (3) Daftar Arsip Kepresidenan digital paling kurang memuat: a. Pencipta Arsip Kepresidenan; b. nomor urut; c. Klasifikasi Arsip Kepresidenan; d. jenis/serie Arsip Kepresidenan; e. kurun waktu; f. media Arsip Kepresidenan; g. jumlah;

h. sarana yang dipakai untuk alih media Arsip Kepresidenan; i. unit Arsip Kepresidenan; j. keterangan; dan k. autentikasi Arsip Kepresidenan. (4) Alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menghasilkan Arsip Kepresidenan dalam bentuk dan media elektronik dan digital sesuai dengan aslinya. (5) Arsip Kepresidenan yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip.

Alih media ke dalam format mikrofilm dilakukan oleh Pusat Arsip Kepresidenan dengan langkah sebagai berikut: a. melakukan pemberkasan Arsip Kepresidenan yang akan dimikrofilm; b. membuat daftar Arsip mikrofilm yang ditandatangani oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan; c. melakukan penyiapan Arsip Kepresidenan yang akan dimikrofilm; d. melakukan pemotretan Arsip Kepresidenan; e. melakukan pencucian mikrofilm; f. melakukan pengecekan terhadap mikrofilm yang sudah dicuci dengan menggunakan alat micro reader printer dan sejenisnya; dan g. membuat berita acara alih media Arsip Kepresidenan ke mikrofilm yang ditandatangani oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan.

(1) Autentikasi hasil alih media Arsip Kepresidenan ke dalam format digital dilakukan oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip Kepresidenan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip Kepresidenan hasil alih media sesuai dengan standar. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan metode antara lain: a. digital signature (security); b. watermark (copyright); dan/atau c. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Akses Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf e dilaksanakan dalam rangka pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik.

(1) Akses Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. (2) Akses Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan mempertimbangkan: a. prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Kepresidenan; dan b. sifat keterbukaan dan ketertutupan Arsip Kepresidenan sesuai dengan Klasifikasi Keamanan dan Akses Kepresidenan. (3) Akses Arsip Kepresidenan dapat dilakukan melalui kegiatan peminjaman Arsip Kepresidenan. (4) Prosedur dan mekanisme peminjaman Arsip Kepresidenan adalah: a. pengajuan memorandum mengenai peminjaman Arsip Kepresidenan oleh pemohon informasi kepada pimpinan pencipta Arsip Kepresidenan; b. pengajuan surat mengenai peminjaman Arsip Kepresidenan oleh pemohon informasi kepada pejabat pengelola informasi dan dokumentasi Kementerian; c. Pencipta Arsip Kepresidenan melakukan penelitian terhadap surat/memorandum peminjaman Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b; d. Pencipta Arsip Kepresidenan melakukan analisis terhadap Arsip Kepresidenan yang akan dipinjam berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepresidenan; e. Pencipta Arsip Kepresidenan melakukan pencarian Arsip Kepresidenan yang akan dipinjam dan meletakkan out indicator pada map/folder Arsip Kepresidenan yang dipinjam; f. Pencipta Arsip Kepresidenan melakukan penggandaan terhadap Arsip Kepresidenan yang akan dipinjam; dan g. Pencipta Arsip Kepresidenan dan pemohon informasi Arsip Kepresidenan mengisi dan menandatangani lembar peminjaman Arsip Kepresidenan.

(1) Penyelamatan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf f dilakukan melalui: a. verifikasi secara langsung; dan b. verifikasi secara tidak langsung. (2) Verifikasi secara langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan verifikasi terhadap Arsip Kepresidenan yang tercantum dalam JRA Kepresidenan yang berketerangan permanen.

(3) Verifikasi secara tidak langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan verifikasi terhadap Arsip Kepresidenan yang belum tercantum dalam JRA Kepresidenan tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan. (4) Verifikasi Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan. (5) Pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan akan menyelamatkan Arsip Kepresidenan berdasarkan hasil verifikasi yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Kepresidenan.

Prosedur penyelamatan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 dilaksanakan sebagai berikut: a. monitoring terhadap fisik arsip dan daftar Arsip Kepresidenan; b. melakukan verifikasi terhadap Daftar Arsip Kepresidenan oleh Pusat Arsip Kepresidenan; c. MENETAPKAN status Arsip Kepresidenan oleh Pusat Arsip Kepresidenan; d. pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan membuat persetujuan dan surat penetapan berdasarkan hasil akhir verifikasi untuk pelaksanaan penyelamatan Arsip Kepresidenan; dan e. pelaksanaan penyelamatan Arsip Kepresidenan disertai dengan berita acara penyelamatan Arsip Kepresidenan dan Daftar Arsip Kepresidenan yang ditandatangani oleh pimpinan Pusat Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian dan pimpinan Pencipta Arsip Kepresidenan yang diselamatkan.

(1) Pengelolaan Arsip Kepresidenan dilaksanakan oleh Pusat Arsip Kepresidenan, Unit Kearsipan Kepresidenan dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan. (2) Tugas Pusat Arsip Kepresidenan, Unit Kearsipan Kepresidenan, dan Unit Pengolah Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengelolaan Arsip Kepresidenan dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Peraturan Menteri ini.

(2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. central file Arsip Kepresidenan; b. record center Arsip Kepresidenan; dan c. peralatan Arsip Kepresidenan. (3) Persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip Kepresidenan.

Setiap Unit Pengolah Arsip Kepresidenan harus memiliki central file Arsip Kepresidenan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan Arsip Kepresidenan Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip Kepresidenan secara efisien, efektif, dan aman.

Central File Arsip Kepresidenan dibangun dan disesuaikan dengan beban volume Arsip Kepresidenan yang dikelola.

Setiap Unit Kearsipan Kepresidenan harus memiliki records center Arsip Kepresidenan yang berfungsi sebagai tempat pengelolaan Arsip Kepresidenan Inaktif.

Records center Arsip Kepresidenan harus menjamin kemanan fisik dan informasi Arsip Kepresidenan.

Ruang dalam records center Arsip Kepresidenan meliputi: a. ruang pengolahan; dan b. ruang penyimpanan.

Ruang pengolahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf a terdiri atas: a. ruang transit yang berfungsi sebagai ruangan untuk menerima Arsip Kepresidenan hasil pemindahan, penyelamatan maupun Arsip Kepresidenan yang akan diolah atau dilindungi, meliputi ruangan seleksi kondisi arsip dan ruangan sterilisasi/fumigasi; dan b. ruang reproduksi, dan ruang layanan.

(1) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf b ditata berdasarkan media Arsip. (2) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memiliki kriteria umum sebagai berikut: a. diisolasi dari sisa bangunan gedung lainnya; b. menggunakan pintu yang tahan api; c. memiliki beberapa pintu keluar darurat; d. tidak dibangun di bawah tanah;

e. memiliki kapasitas penyimpanan Arsip yang besar; f. jika menggunakan lift, harus terdapat ruang pemisah antara lift dan ruang penyimpanan untuk menghindari resiko menjalarnya kebakaran dan infeksi dari mikroorganisme; g. tidak boleh ada area kerja; h. pembatasan akses masuk; dan i. mempertahankan suhu dan kelembaban pada tingkat yang konstan sesuai dengan jenis Arsip yang disimpan. (3) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki pengaturan dan pengukuran suhu dan kelembapan sebagai berikut: a. pengaturan suhu dan kelembapan dengan menggunakan alat dehumidifier yang berfungsi sebagai penyerap uap air dari udara dengan pengaturan tidak lebih dari 20°C (dua puluh derajat celcius) dan kelembapan tidak lebih dari 60% (enam puluh persen); dan b. pengukuran suhu dan kelembapan dengan menggunakan alat thermo hygrometer, yang merupakan gabungan dari thermometer (termometer) ruangan dan hygrometer (higrometer) untuk mengukur suhu dan kelembapan ruangan. (4) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dilengkapi dengan perlindungan, penjagaan dan kontrol, yang meliputi: a. sistem peringatan kebakaran (Fire Alarm System); b. pendeteksi asap (Smoke Detection); c. alat pemadam kebakaran; d. CCTV (Closed Circuit Television), yang terkoneksi ke monitor di ruang kerja; dan e. pengamanan pintu secara otomatis, menggunakan kontrol akses ID card atau sidik jari pengguna (fingerprint access control).

Peralatan Arsip Kepresidenan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 ayat (2) huruf c meliputi folder, guide, map, label, boks Arsip, lemari Arsip (filing kabinet), mobile file roll o pack, rak gantung, rak horizontal, brankas, rak audio visual, pemindai (scanner), komputer, laptop, diska keras (hardisk) eksternal, peladen (server), dan peralatan lain yang menunjang penyelamatan dan pelestarian Arsip Kepresidenan.

Ketentuan mengenai format kelengkapan administrasi berkaitan Arsip Kepresidenan di lingkungan Kementerian tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Hal-hal yang berkaitan dengan Klasifikasi Arsip Kepresidenan, JRA Kepresidenan, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepresidenan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Menteri.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Oktober 2024

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

Œ

PRATIKNO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

PLT. DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

ASEP N. MULYANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2024 NOMOR Ж