Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip Kepresidenan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh PRESIDEN, Wakil PRESIDEN, dan/atau istri/suami dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya baik sebagai kepala negara, kepala pemerintahan, dan perseorangan sebagai PRESIDEN atau Wakil PRESIDEN di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
Arsip Kepresidenan Dinamis adalah Arsip Kepresidenan yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip Kepresidenan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Kepresidenan Aktif adalah Arsip Kepresidenan yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip Kepresidenan Inaktif adalah Arsip Kepresidenan yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip Kepresidenan Statis adalah Arsip Kepresidenan yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip Kepresidenan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh kepala lembaga kearsipan nasional
Pencipta Arsip Kepresidenan adalah pihak yang memiliki Arsip Kepresidenan dan mempunyai kemandirian serta otoritas dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Kepresidenan.
Klasifikasi Arsip Kepresidenan adalah pola pengaturan Arsip Kepresidenan secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi Pencipta Arsip Kepresidenan menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Jadwal Retensi Arsip Kepresidenan yang selanjutnya disingkat JRA Kepresidenan adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis Arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip Kepresidenan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip Kepresidenan.
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepresidenan adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik dan informasi Arsip Kepresidenan sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip Kepresidenan dalam rangka melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip Kepresidenan dan pengguna dalam pelayanan Arsip Kepresidenan.
Pengolahan Arsip Kepresidenan adalah suatu proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali Arsip Kepresidenan berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
Pemberkasan Arsip Kepresidenan adalah suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan Arsip Kepresidenan secara logis dan sistematis.
Pemindahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan memindahkan Arsip Kepresidenan yang telah memasuki retensi inaktif.
Pemusnahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan memusnahkan Arsip Kepresidenan yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan oleh Unit Kearsipan Kepresidenan.
Penyerahan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan penyerahan Arsip Kepresidenan yang bernilai guna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional dari Unit Kearsipan Kepresidenan I, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Dewan Pertimbangan PRESIDEN, Unit Kearsipan Kepresidenan Sekretariat Kantor Staf PRESIDEN, dan Unit Kearsipan Kepresidenan dari unit kerja/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri ke lembaga kearsipan nasional.
Penyusutan Arsip Kepresidenan adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip Kepresidenan dengan cara pemindahan Arsip Kepresidenan dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan ke Unit Kearsipan Kepresidenan, pemusnahan Arsip Kepresidenan yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Kepresidenan.
Perlindungan Arsip Kepresidenan adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan Arsip Kepresidenan terhadap kerusakan Arsip Kepresidenan atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian Arsip Kepresidenan yang rusak.
Akses Arsip Kepresidenan adalah ketersediaan Arsip Kepresidenan sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip Kepresidenan.
Alih Media Arsip Kepresidenan adalah kegiatan pengalihan media Arsip Kepresidenan dari satu media ke media lainnya.
Kementerian adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan Negara untuk membantu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.
Organisasi Arsip Kepresidenan adalah organisasi yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan Arsip Kepresidenan yang terdiri dari Unit Pengolah Arsip Kepresidenan dan Unit Kearsipan Kepresidenan.
Unit Pengolah Arsip Kepresidenan adalah satuan organisasi/unit organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip Kepresidenan Aktif yang diciptakannya.
Unit Kearsipan Kepresidenan adalah satuan organisasi/unit organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara/unit organisasi yang dibentuk dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Kepresidenan Inaktif yang diciptakan oleh Unit Pengolah Arsip Kepresidenan.
Pusat Arsip Kepresidenan adalah satuan organisasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengoordinasikan kegiatan pengelolaan Arsip Kepresidenan.
Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara untuk membantu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.