Peraturan Badan Nomor 11 Tahun 2014 tentang PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KOMISI PEMILIHAN UMUM

Dalam Peraturan Komisi Pemilihan Umum ini yang dimaksud dengan :

1. Komisi Pemilihan Umum selanjutnya disingkat KPU, adalah lembaga Penyelenggara Pemilu yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri yang bertugas melaksanakan Pemilu.

2. Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Komisi Independen Pemilihan Aceh, selanjutnya disingkat KPU Provinsi/KIP Aceh adalah Penyelenggara Pemilu yang bertugas melaksanakan Pemilu di provinsi.

3. Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota atau Komisi Independen Pemilihan Kabupaten/Kota, selanjutnya disingkat KPU/KIP Kabupaten/Kota adalah penyelenggara Pemilu yang bertugas melaksanakan Pemilu di kabupaten/kota.

4. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

5. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan Arsip dan di simpan selama jangka waktu tertentu. www.djpp.kemenkumham.go.id

6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

7. Arsip aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

8. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

9. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA.

10. Pengelolaan Arsip dinamis adalah Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.

11. Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

12. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

13. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

14. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA, adalah daftar yang paling kurang berisi jangka penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

15. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya yang lainnya.

16. Petugas Arsip/pengelola Arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dibidang kearsipan.

17. Registrasi adalah tindakan pencatatan terhadap bagian dari tahapan kegiatan pengurusan surat. www.djpp.kemenkumham.go.id

Peraturan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam mengelola arsip dinamis di lingkungan Komisi Pemilihan Umum.

Tujuan Pengelolaan Arsip Dinamis adalah : a. standardisasi dalam penerapan sistem kearsipan di Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum; b. mewujudkan tertib administrasi umum yang tepat guna dan berhasil guna; c. mengupayakan penyelamatan arsip; d. mewujudkan efektifitas penyimpanan dan pencarian berkas/arsip; dan e. menunjang kelancaran komunikasi kedinasan baik lingkup intern maupun ekstern instansi.

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis dilaksanakan oleh Pencipta Arsip, Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. (2) Pencipta Arsip bertanggung jawab atas ketersediaan dan autentisitas Arsip Dinamis. (3) Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip Vital, dan Arsip Aktif. (4) Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip Inaktif untuk kepentingan penggunaan internal Komisi Pemilihan Umum dan kepentingan publik

Pengelolaan Arsip di lingkungan Komisi Pemilihan Umum meliputi: a. arsip aktif yang berada di masing-masing Unit Pengolah; dan b. arsip inaktif yang berada di Unit Kearsipan. www.djpp.kemenkumham.go.id

Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 terdiri atas: a. tahap penciptaan arsip; b. tahap penggunaan arsip; c. tahap pemeliharaan arsip; dan d. tahap penyusutan arsip.

(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) meliputi kegiatan: a. pembuatan arsip; dan b. penerimaan arsip. (2) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Pencipta Arsip berpedoman pada tata naskah dinas dan klasifikasi arsip. (3) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, berpedoman pada Tata Naskah Dinas di lingkungan Komisi Pemilihan Umum dan dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.

(1) Pembuatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a harus diregistrasi. (2) Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman. (3) Pendistribusian arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian. (4) Tindakan pengendalian sebagaimana dimaksud ayat (3) dilakukan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut dari arsip yang telah didistribusikan. (5) Tindakan pengendalian sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) dilakukan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dengan mencatat secara manual dan/atau elektronik. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima. (2) Penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diregistrasi oleh pihak yang menerima dan diberikan bukti penerimaan. (3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.

(1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. (2) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip.

(1) Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas. (2) Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang diciptakan.

(1) Tahap penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, diperuntukkan bagi kepentingan Komisi Pemilihan Umum, Pemerintah dan masyarakat. (2) Unit Pengolah dapat melakukan alih media terhadap Arsip Dinamis. (3) Penggunaan Arsip Dinamis berpedoman pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

(1) Pemeliharaan arsip menjadi tanggung jawab Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk menjaga autentisitas, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip. www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Pemeliharaan Arsip meliputi kegiatan: a. pemberkasan Arsip Aktif; b. penataan Arsip Inaktif; dan c. penyimpanan Arsip.

(1) Perawatan dan pengamanan Arsip menjadi tanggung jawab Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. (2) Perawatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencakup kegiatan: a. perlindungan fisik arsip, dalam hal ini menghindari kerusakan atau kehancuran dan menjamin keselamatan fisik arsip; dan b. penyediaan sarana dan pra sarana dalam melakukan perawatan. (3) Pengamanan dilakukan melalui kegiatan pengamanan informasi dan keabsahan arsip, meliputi perlindungan informasi arsip dari kemungkinan pencurian, kelalaian, penyalahgunaan, publikasi tanpa izin, dan/atau tindakan lain yang merugikan.

Penyusutan arsip dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum berdasarkan JRA.

(1) Kegiatan Penyusutan terdiri dari : a. pemindahan arsip inaktif; b. pemusnahan arsip tidak bernilai guna; dan c. penyerahan arsip statis. (2) Tujuan penyusutan, meliputi : a. menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip; b. menekan biaya dalam pengelolaan arsip menjadi serendah mungkin; c. mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja instansi; d. memudahkan dalam menemukan kembali arsip jika sewaktu- waktu di perlukan; dan e. terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban instansi. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud Pasal 22 ayat (1) huruf a, meliputi: a. pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; dan b. pemindahan arsip inaktif berdasarkan JRA untuk memilih arsip yang retensi aktifnya sudah selesai. (2) Prosedur pemindahan Arsip Inaktif, terdiri dari: a. pemeriksaan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip; b. pengelompokkan berdasarkan jenis arsip; c. pencatatan dalam daftar arsip yang akan di pindahkan dan dibuat rangkap 2 (dua); d. pengurutan jenis arsip berdasarkan nomor urut dalam daftar arsip yang dipindahkan dan dimasukkan dalam boks secara urut serta diberi label :

1. nomor;
2. pengolah; dan
3. tahun penciptaan. e. setiap pemindahan arsip inaktif harus mendapatkan persetujuan pimpinan Unit Pengolah; dan f. setiap pemindahan arsip inaktif dibuatkan daftar arsip inaktif dan disertakan berita acara pemindahan arsip inaktif.

(1) Pemusnahan Arsip Tidak Bernilai Guna, sebagaimana dimaksud Pasal 13 ayat (1) huruf b, memperhatikan prinsip pemusnahan arsip secara total sehingga hilang indentitas baik fisik maupun informasinya, (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan. (3) Prosedur Pemusnahan Arsip Tidak Bernilai Guna meliputi : a. memeriksa Arsip Inaktif yang sudah habis masa simpannya di Unit Kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip; b. mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan disimpan; c. arsip yang akan dimusnahkan dicatat dalam daftar arsip yang akan diusulkan untuk musnah yang disebut daftar arsip usul musnah dalam 2 (dua) rangkap; www.djpp.kemenkumham.go.id

d. arsip yang diusulkan musnah harus diberitahukan kepada Pimpinan Unit Pengolah dan Pencipta Arsip untuk mendapatkan persetujuan; e. arsip yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan Unit Pengolah untuk dimusnahkan segera dibuat daftar arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan; f. daftar arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahan di buat rangkap 2 (dua); g. pemusnahan dilakukan secara total dengan cara:

1. pembakaran;
2. pencacahan/penghancuran; dan
3. peleburan secara kimia. h. pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) orang pejabat di bidang hukum dan/atau pengawasan; i. setelah dilakukan pemusnahan, maka berita acara pemusnahan arsip ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari bidang hukum dan/atau pengawasan; j. berita acara yang telah ditandatangani tersebut bersama daftar arsip yang dimusnahkan masing-masing disimpan di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; dan k. pemusnahan dilakukan secara periodik.

(1) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (1) huruf c, wajib dilakukan oleh Unit Kearsipan kepada Lembaga Kearsipan. (2) Arsip Statis sebagaimana dimaksud ayat (2) merupakan arsip yang memiliki nilai guna sejarah, nilai guna pertanggungjawaban nasional dan nilai guna bagi kepentingan nasional. (3) Prosedur penyerahan Arsip Statis meliputi: a. meneliti dan mengelompokkan arsip statis sesuai dengan jadwal retensi arsip; b. membuat daftar arsip usul serah rangkap 2 (dua), masing-masing untuk Unit Kearsipan dan lembaga kearsipan sesuai tingkatannya; c. penyerahan arsip kepada ANRI/lembaga kearsipan daerah mendapat persetujuan dari: www.djpp.kemenkumham.go.id

1. Sekretaris Jenderal KPU;
2. Sekretaris KPU Provinsi; dan
3. Sekretaris KPU Kabupaten/Kota. d. setelah mendapatkan persetujuan Kepala ANRI, Kepala arsip daerah Provinsi, dan Kepala arsip daerah Kabupaten/Kota dilakukan penyerahan arsip; e. penandatanganan Berita Acara penyerahan arsip dilakukan oleh Sekretariat Jenderal KPU dan Kepala ANRI, Sekretaris KPU Provinsi dan Kepala arsip daerah Provinsi, dan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota dan kepala arsip daerah Kabupaten/Kota; dan f. berita acara penyerahan arsip dan daftar arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua), satu disimpan oleh KPU, KPU Provinsi, KPU Kabupaten/Kota dan satu disimpan oleh ANRI, lembaga kearsipan daerah Provinsi, lembaga kearsipan daerah Kabupaten/Kota.

KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota dalam pengelolaan arsip berpedoman pada Peraturan ini.