Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2022 tentang PENYUSUNAN DAN EVALUASI PETA PROSES BISNIS DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Peta Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.
2. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
3. Aplikasi e-SOP adalah sistem aplikasi elektronik yang digunakan dalam penyusunan, reviu, pengesahan, diseminasi, pemantauan, dan evaluasi SOP Kementerian Sekretariat Negara dengan laman https://esop.setneg.go.id.
4. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara.
5. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara.
6. Biro Organisasi, Tata Laksana, Hukum, dan Reformasi Birokrasi yang selanjutnya disebut Biro Ortala-HRB adalah unit kerja yang secara fungsional melaksanakan koordinasi dan pelaksanaan analisis, kajian, dan evaluasi dalam penataan ketatalaksanaan.
7. Biro Informasi, Data, dan Teknologi yang selanjutnya disebut Biro Infodatek adalah unit kerja yang secara fungsional melaksanakan pengelolaan, pengembangan, dan pemeliharaan aplikasi sistem informasi.

Penyusunan dan evaluasi Peta Proses Bisnis dan SOP Kementerian merupakan panduan bagi satuan organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah dalam menyusun dan mengevaluasi Peta Proses Bisnis dan SOP.

(1) Penyusunan dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 mengatur: a. Peta Proses Bisnis; dan b. SOP.

(2) Ketentuan mengenai penyusunan dan evaluasi Peta Proses Bisnis dan SOP Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a disusun oleh satuan organisasi/unit kerja/istana kepersidenan di daerah. (2) Dalam penyusunan Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), satuan organisasi/unit kerja/istana kepersidenan di daerah berkoordinasi dengan Biro Ortala-HRB. (3) Biro Ortala-HRB melakukan analisis dan mengajukan penetapan atas Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (2).

Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) ditetapkan oleh Menteri dengan Keputusan Menteri.

(1) Untuk memastikan implementasi dari proses bisnis yang telah disusun mampu meningkatkan kinerja yang diharapkan, maka implementasi atas Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 perlu dilakukan evaluasi. (2) Evaluasi Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Biro Ortala-HRB. (3) Pelaksanaan evaluasi Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan paling sedikit 2 (dua) tahun sekali.

(1) Peta Proses Bisnis yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dapat dilakukan perubahan. (2) Perubahan Peta Proses Bisnis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam hal antara lain: a. terjadi perubahan arah strategis Kementerian yang berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran satuan organisasi/ unit kerja/istana kepresidenan di daerah; b. hasil evaluasi pelaksanaan proses bisnis yang mengharuskan untuk dilakukannya perubahan Peta Proses Bisnis; dan/atau c. adanya usulan perubahan dari satuan organisasi/ unit kerja/istana kepresidenan di daerah.

(1) SOP disusun oleh satuan organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah. (2) Dalam penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), satuan organisasi/unit kerja/istana kepersidenan di daerah berkoordinasi dengan Biro Ortala-HRB.

(1) Biro Ortala-HRB melakukan analisis atas SOP yang telah disusun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8. (2) SOP yang telah dianalisis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pimpinan satuan organisasi/unit kerja/kepala istana kepresidenan di daerah sebagai masukan.

(1) SOP yang telah dianalisis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 disahkan oleh pimpinan satuan organisasi/unit kerja/kepala istana kepresidenan di daerah. (2) SOP yang telah disahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada Biro Ortala-HRB untuk dilakukan dokumentasi dan diseminasi. (3) Satuan organisasi/unit kerja/kepala istana kepresidenan di daerah harus melaksanakan SOP yang telah disahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

(1) Pelaksanaan SOP oleh satuan organisasi/unit kerja/kepala istana kepresidenan di daerah perlu dilakukan pemantauan dan evaluasi. (2) Pemantauan dan evaluasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh pimpinan satuan organisasi/unit kerja/kepala istana kepresidenan di daerah. (3) Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan paling sedikit 1 (satu) tahun sekali. (4) Hasil pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disampaikan kepada Biro Ortala-HRB. (5) Penyampaian hasil pelaksanaan pemantauan dan evaluasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (4) paling lambat 1 bulan setelah tahun berkenaan berakhir.

(1) SOP yang telah disahkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) dapat dilakukan perubahan. (2) Perubahan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam hal antara lain:

a. terjadi perubahan tugas dan fungsi satuan organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah; b. terjadi perubahan mekanisme, prosedur, dan waktu; dan/atau c. hasil pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SOP yang mengharuskan untuk dilakukannya perubahan SOP.

(1) Proses penyusunan, pengesahan, dokumentasi dan diseminasi, perubahan, serta pemantauan dan evaluasi SOP dapat dilaksanakan melalui Aplikasi e-SOP. (2) Pembangunan dan pengembangan Aplikasi e-SOP dapat diusulkan oleh Biro Ortala-HRB. (3) Pelaksanaan pembangunan dan pengembangan Aplikasi e-SOP dilaksanakan oleh Biro Infodatek. (4) Pengelolaan Aplikasi e-SOP yang telah dibangun sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan oleh Biro Ortala-HRB dan Biro Infodatek.

Penyusunan dan evaluasi Peta Proses Bisnis dan SOP unit organisasi lain yang organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara mengacu pada Peraturan Menteri ini.

Peta Proses Bisnis dan SOP satuan organisasi/unit kerja/istana kepresidenan di daerah dan/atau unit organisasi lain yang organisasi dan tata kerjanya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara yang telah disahkan sebelum berlakunya Peraturan Menteri ini, harus disampaikan kepada Biro Ortala-HRB.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 September 2022

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

PRATIKNO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Oktober 2022

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

YASONNA H. LAOLY