Peraturan Menteri Nomor 13 Tahun 2014 tentang SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Manajemen Kepegawaian adalah keseluruhan upaya untuk mengelola Aparatur Sipil Negara yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian dalam rangka meningkatkan kompetensi dan profesionalisme Aparatur Sipil Negara.
2. Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), sumber daya manusia (Brainware), prosedur, dan/atau aturan yang diorganisasikan secara terintegrasi untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
3. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang selanjutnya disebut Simpeg adalah sistem yang terkait dalam rangkaian proses mengumpulkan, menyimpan, dan menyajikan data dan informasi MEMUTUSKAN

kepegawaian guna mendukung manajemen kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. 4. Perangkat Keras (Hardware) adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu sistem komputer. 5. Perangkat Lunak (Software) adalah program aplikasi komputer yang berisi instruksi atau perintah untuk memerintahkan komputer melaksanakan fungsi-fungsi tertentu. 6. Data adalah keterangan yang benar dan nyata dapat memberikan gambaran tentang keadaan tertentu. 7. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang disajikan dalam berbagai bentuk dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. 8. Database Kepegawaian adalah kumpulan data kepegawaian dalam bentuk data elektronik, terorganisasi secara sistematis yang dapat diolah untuk menghasilkan informasi di bidang kepegawaian. 9. Pemutakhiran Data adalah proses perubahan data kepegawaian guna mencapai kondisi data yang akurat dan terkini. 10. Pegawai Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan adalah Pegawai Negeri dan Pegawai lain yang berdasarkan Keputusan Pejabat Yang Berwenang diangkat dalam suatu jabatan atau ditugaskan dan bekerja secara penuh pada satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. 11. Pengguna adalah pegawai yang memiliki tingkatan otoritas sesuai tingkatannya.

(1) Peraturan ini dimaksudkan sebagai pedoman dan acuan bagi pengelola kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan untuk mengelola dan mengembangkan Simpeg. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk: a. menstandarisasi prosedur kerja; b. meningkatkan pelayanan data dan informasi kepegawaian; c. pedoman pengembangan Simpeg; dan d. memberikan pengamanan bagi pengguna Simpeg.

Ruang lingkup Simpeg meliputi:

a. pengelolaan; b. penerapan; c. pengembangan; d. pemanfaatan; dan e. pemantauan dan evaluasi.

(1) Pengelolaan Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a merupakan proses yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi terhadap perangkat dan data dalam penerapan Simpeg. (2) Pengelolaan Simpeg sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan jaringan lokal (local area network). (3) Jaringan lokal (local area network) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan jaringan komputer dengan perangkat pendukungnya yang saling berkomunikasi sesamanya dalam area kerja tertentu.

Pengelolaan Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) terdiri dari: a. pengelolaan perangkat; b. pengelolaan data; c. data kepegawaian; dan d. pengamanan.

(1) Pengelolaan perangkat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan rangkaian kegiatan merencanakan kebutuhan perangkat, efektifitas penggunaan, pemeliharaan, pengembangan perangkat, dan evaluasi hasil penggunaan perangkat. (2) Perangkat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. perangkat keras, yang terdiri dari:

1. server primer;

2. server cadangan;

3. komputer kerja;

4. printer, scanner, dan lain-lain;

5. perangkat keras pendukung seperti uninterruptible power supply (UPS), kabel coax, kabel utp, media penyimpanan data. b. perangkat lunak berupa sistem komputer terdiri dari:

6. sistem operasi, baik jaringan maupun stand alone berbasis windows maupun open source;

7. program tools dan basis data;

8. sistem pengamanan data meliputi antivirus, firewall, dan lain- lain;

9. customized aplication program, baik yang dikembangkan sendiri maupun hasil modifikasi;

10. perangkat lunak lainnya yang dapat diaplikasikan secara mudah. (3) Jaringan internet dengan bandwidth lebar.

Pengelolaan data sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan rangkaian kegiatan: a. pengumpulan; b. pemutakhiran; c. penyajian; dan d. penyimpanan.

Pengumpulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a dilakukan untuk mendapatkan sumber data atau dokumen kepegawaian tentang status pegawai sejak diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil hingga pensiun atau diberhentikan atau mengundurkan diri sebagai Pegawai Negeri Sipil.

Pemutakhiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b merupakan kegiatan memasukan data sesuai perubahan data pegawai, misalnya: telah menyelesaikan pendidikan formal, mengikuti pendidikan dan pelatihan penjenjangan, workshop atau kursus, dan perubahan lainnya.

Penyajian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c dilakukan untuk menampilkan profil pegawai secara lengkap atau menampilkan secara tepat dan akurat hal-hal yang terkait informasi di bidang kepegawaian.

Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf d merupakan proses pengarsipan dan perekaman dokumen kepegawaian secara digital sebagai sistem yang tidak terpisahkan dari Simpeg.

Data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c terdiri dari: a. nama pegawai; b. nomor induk pegawai (NIP); c. gelar; d. tempat dan tanggal lahir; e. jenis kelamin; f. status perkawinan; g. agama; h. golongan darah; i. suku bangsa; j. alamat tempat tinggal; k. status kepegawaian; l. pendidikan; m. pendidikan dan pelatihan penjenjangan; n. pangkat dan golongan ruang; o. masa kerja golongan dan keseluruhan; p. kenaikan gaji berkala; q. jabatan; r. unit kerja; s. penugasan; t. tanda jasa atau penghargaan; u. penilaian prestasi kerja; v. keluarga; dan w. hukuman disiplin.

Data kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan pribadi, akademis, atau jenjang karir pegawai dan lain-lain.

Pengamanan sebagaimana dimaksud Pasal 5 huruf d meliputi pengamanan: a. jaringan; b. server; c. firewall; d. database. secara berkesinambungan.

(1) Penerapan Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b dilakukan untuk memproses administrasi pegawai dalam rangka pengelolaan data dan informasi kepegawaian. (2) Penerapan Simpeg sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. tingkatan pengguna Simpeg; b. wewenang dan tanggung jawab; c. kode akses; dan d. pemberian kode akses.

Tingkatan pengguna Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a terdiri dari: a. super admin create, yaitu pejabat struktural eselon II yang menangani urusan kepegawaian yang bertanggung jawab penuh untuk mengarahkan kebijakan pengembangan dan memberikan kode akses kepada pengguna; b. super admin, yaitu pejabat struktural eselon III yang melaksanakan fungsi kepegawaian yang bertanggung jawab penuh dalam menganalisis, mengembangkan, dan mengklarifikasi data dan informasi kepegawaian;

c. admin, yaitu pejabat struktural eselon IV yang melaksanakan fungsi kepegawaian yang bertanggung jawab penuh untuk mengelola data dan informasi kepegawaian dan pengawasan kegiatan pengelola Simpeg; d. pengelola, yaitu pejabat fungsional umum pada Bagian Kepegawaian yang bertanggung jawab penuh untuk menginput, memutakhirkan, dan menyajikan data dan informasi kepegawaian; e. user, pegawai yang hanya dapat melihat data kepegawaian milik sendiri dan melakukan konfirmasi kepada pengelola Simpeg, apabila terdapat perubahan data.

Pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam pengelolaan Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b adalah Kepala Biro Umum c.q. Kepala Bagian Kepegawaian.

(1) Dalam rangka kelancaran pengelolaan dan pemanfaatan Simpeg diberikan kode akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf c. (2) Pegawai yang ditugaskan oleh Kepala Bagian Kepegawaian sebagai pengelola diberikan kode akses.

Pemberian kode akses kepada user sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf d diberikan kepada pimpinan unit kerjanya, disesuaikan dengan Nomor Identitas Pegawai dan dapat diubah oleh yang bersangkutan serta bersifat rahasia.

Pengembangan sistem sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri dari: a. pengembangan perangkat; b. pembinaan pengelola.

Pengembangan perangkat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf a terdiri dari: a. perangkat keras (hardware); b. perangkat lunak (software).

(1) Pengembangan perangkat keras sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf a meliputi pengembangan kualitas dan kuantitas. (2) Pengembangan perangkat lunak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 huruf b meliputi pengembangan aplikasi.

Pembinaan pengelola sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 huruf b dilakukan oleh Kepala Biro Umum Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Pemanfaatan data dan informasi kepegawaian pada Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d digunakan dalam pengambilan kebijakan di bidang kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

(1) Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Simpeg sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e dilakukan secara berkala melalui kegiatan klarifikasi, rekonsiliasi, dan validasi data pegawai. (2) Pemantauan dan evaluasi sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan oleh Biro Umum c.q. Bagian Kepegawaian Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Penyalahgunaan terhadap pemanfaatan data dan informasi kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang disiplin pegawai.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Agustus 2014 MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA, DJOKO SUYANTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 16 September 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN