Peraturan Menteri Nomor 73 Tahun 2020 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

4. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta fungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali.

5. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan.

6. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal Pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip Dinamis.

7. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis.

8. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah sistem pengelolaan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis, Klasifikasi Akses Arsip Dinamis, dan Pengamanan Arsip Dinamis di Kementerian Perdagangan.

9. Pencipta Arsip adalah Kementerian Perdagangan.

10. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

11. Unit Kerja adalah satuan organisasi di Kementerian Perdagangan.

12. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi dan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk

melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri. 13. Pejabat Fungsional Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis di Kementerian Perdagangan. 14. Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip Dinamis. 15. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh Publik sebagaimana diatur dalam UNDANG-UNDANG tentang Keterbukaan Informasi Publik. 16. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh Publik tidak merugikan siapapun. 17. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan. 18. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum, dan apabila informasi yang terdapat dalam Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian terhadap privacy, serta kerusakan kemitraan dan reputasi. 19. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan/atau keselamatan bangsa. 20. Pengguna Internal adalah pejabat dan/atau pegawai yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian Perdagangan. 21. Pengguna Eksternal adalah pihak yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar Kementerian Perdagangan.

22. Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif adalah rekaman kegiatan penunjang untuk membantu memperlancar tugas dan fungsi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh Kementerian Perdagangan.
23. Arsip Dinamis Fungsi Substantif adalah rekaman kegiatan yang menyangkut tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan dan bersifat operasional.

Ruang lingkup Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, meliputi: a. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; b. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis; dan c. Pengamanan Arsip Dinamis.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis merupakan bagian dari tata kearsipan di Kementerian Perdagangan. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan: a. sentralisasi dalam penetapan kebijakan; dan b. desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis dimaksudkan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Perdagangan; dan b. memberikan pedoman kepada Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan di Unit Kerja dalam:

1. melakukan pemberkasan Arsip Dinamis secara tertib;
2. mengamankan Arsip Dinamis berdasarkan kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan;
3. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan realibilitas Arsip dapat terjaga; dan
4. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai dengan kewenangan sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berwenang atau untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada Publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; b. menyediakan informasi yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses oleh Publik; dan c. menjamin keamanan Arsip bagi Informasi yang Dikecualikan.

(1) Sistem Klasilikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis mengacu pada kebijakan Klasifikasi Arsip dengan menggunakan kode Klasifikasi Arsip dalam bentuk gabungan huruf dan angka. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan fungsi unit kerja dan berfungsi sebagai dasar pemberkasan dan penataan Arsip.

(3) Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas: a. Klasifikasi Arsip berdasarkan fungsi fasilitatif:

1. HM : Hubungan Masyarakat 2) HK : Hukum 3) KP : Kepegawaian 4) KU : Keuangan 5) TU : Ketatausahaan 6) OT : Organisasi dan Tata Laksana 7) PL : Perlengkapan 8) PR : Perencanaan 9) RT : Kerumahtanggaan 10) PW : Pengawasan 11) DL : Pendidikan dan Pelatihan 12) PP : Penelitian dan Pengembangan 13) TI : Teknologi Informasi dan Komunikasi b. Klasifikasi Arsip berdasarkan fungsi Substantif:

2. BU : Bina Usaha Dan Pelaku Distribusi 2) DN : Penggunaan dan Pemasaran Produk Dalam Negeri 3) SL : Sarana Distribusi dan Logistik 4) BP : Bahan Pokok dan Barang Penting 5) EP : Ekspor Produk Pertanian dan Kehutanan 6) IP : Ekspor Produk Industri dan Pertambangan 7) IM : Impor 8) EI : Fasilitasi Ekspor Impor 9) PP : Pengamanan Perdagangan 10) SM : Standardisasi dan Pengendalian Mutu 11) PK : Pemberdayaan Konsumen 12) BJ : Pengawasan Barang Beredar dan Jasa 13) MR : Metrologi 14) TN : Tertib Niaga 15) PM : Perundingan Multilateral 16) PA : Perundingan Asean 17) AO : Apec dan Organisasi Internasional

3. PB : Perundingan Bilateral 19) PJ : Perundingan Perdagangan dan Jasa 20) IE : Pengembangan Pasar dan Informasi Ekspor 21) PE : Pengembangan Produk Ekspor 22) KP : Kerjasama Pengembangan Ekspor 23) PC : Pengembangan Promosi dan Citra 24) DE : Pendidikan dan Pelatihan Ekspor INDONESIA 25) UD : Peraturan Perundang-undangan dan Penindakan 26) PF : Pengawasan Pasar Berjangka dan Fisik 27) BP : Pembinaan dan Pengembangan Pasar 28) PR : Pembinaan dan Pengawasan Sistem Resi Gudang dan Pasar Lelang Komoditas 29) AD : Komite Anti Dumping INDONESIA 30) PI : Komite Pengamanan Perdagangan INDONESIA

(1) Arsip Dinamis yang tercipta di lingkungan Kementerian Perdagangan diklasifikasikan menjadi 4 (empat) tingkat: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; c. Rahasia; atau d. Sangat Rahasia. (2) Kategori sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menentukan: a. teknis pengamanan; dan b. pengaturan akses.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Perdagangan dapat diakses oleh Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal.

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi: a. Menteri; b. Wakil Menteri; c. Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Badan, Staf Ahli Menteri, dan Staf Khusus Menteri; d. Direktur, Kepala Biro, Kepala Pusat, dan Inspektur; e. Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional, Pejabat Pelaksana, dan staf; dan f. Pengawas Internal. (2) Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada di Kementerian Perdagangan. (3) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, berwenang: a. mengakses Arsip yang terdapat pada Unit Pengolah di bawah kewenangannya; dan b. tidak dapat mengakses Arsip yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya. (4) Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat mengakses Arsip yang berada di luar kewenangannya, setelah mendapatkan izin dari pejabat pada Unit Pengolah yang bersangkutan. (5) Pejabat dan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi Biasa/Terbuka. (6) Pengawas Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e berwenang mengakses seluruh Arsip di Kementerian Kementerian Perdagangan dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(7) Pengawas internal dalam mengakses seluruh Arsip di Kementerian Perdagangan sebagaimana dimaksud pada ayat (6) harus berkoordinasi dengan Unit Pengolah dan/atau Unit Kerja.

(1) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi: a. pengawas eksternal; b. aparat penegak hukum; dan c. Publik. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip di Kementerian Perdagangan dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pengawas Eksternal dalam mengakses seluruh Arsip di Kementerian Perdagangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus berkoordinasi dengan Unit Pengolah dan/atau Unit Kerja. (4) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berwenang mengakses Arsip di Kementerian Perdagangan yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum. (5) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dapat mengakses Arsip di Kementerian Perdagangan yang dikategorikan Biasa/Terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Klasifikasi Arsip Dinamis di Kementerian Perdagangan terdiri atas Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif dan Arsip Dinamis Fungsi Substantif. (2) Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang dikelompokkan berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Klasifikasi

Akses Arsip Dinamis tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (3) Arsip Dinamis Fungsi Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang dikelompokkan berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis didukung dengan sarana dan prasarana meliputi perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. sarana penyimpanan Arsip Konvensional, berupa:

1. lemari Arsip (filing cabinet) untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Terbatas; dan
2. brankas/lemari besi untuk menyimpan Arsip Rahasia dan Sangat Rahasia, b. sarana penyimpanan Arsip media baru, berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana, berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. daftar Arsip; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip. (4) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilengkapi dengan fasilitas pengamanan berupa: a. kamera pengawas (closed circuit television);

b. kunci pengamanan ruangan; c. tabung pemadam kebakaran; dan/atau d. media simpan Arsip.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dikoordinasikan oleh Unit Kerja. (2) Pelaksanaan Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan berkoordinasi dengan Unit Pengolah dan unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi di bidang pengelolaan barang milik negara.

Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dan Pasal 12 dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan di Unit Kerja.

(1) Dalam hal belum tersedia Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan Unit Kerja, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dapat menugaskan staf lain untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 sebagai pelaksana Arsip. (2) Staf lain sebagaimana dimksud pada ayat (1) harus memiliki kompetensi di bidang pengelolaan arsip dan mendapatkan persetujuan/rekomendasi dari kepala Biro Umum. (3) Dalam hal Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah berhalangan, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di Unit Pengolah dapat menugaskan staf pengganti sebagai pelaksana Arsip. (4) Staf pengganti sebagaimana dimaksud pada ayat (3) harus memiliki kompetensi dan mendapatkan persetujuan/rekomendasi dari Kepala Biro Umum. (3) Pelaksana Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) melaksanakan pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 September 2020

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA

ttd

AGUS SUPARMANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 September 2020

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA