Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta fungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali.
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat, dan perorangan.
Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal Pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip Dinamis.
Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis.
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah sistem pengelolaan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis, Klasifikasi Akses Arsip Dinamis, dan Pengamanan Arsip Dinamis di Kementerian Perdagangan.
Pencipta Arsip adalah Kementerian Perdagangan.
Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
Unit Kerja adalah satuan organisasi di Kementerian Perdagangan.
Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi dan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk
melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri. 13. Pejabat Fungsional Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis di Kementerian Perdagangan. 14. Publik adalah warga negara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip Dinamis. 15. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh Publik sebagaimana diatur dalam UNDANG-UNDANG tentang Keterbukaan Informasi Publik. 16. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh Publik tidak merugikan siapapun. 17. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan. 18. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum, dan apabila informasi yang terdapat dalam Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian terhadap privacy, serta kerusakan kemitraan dan reputasi. 19. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan/atau keselamatan bangsa. 20. Pengguna Internal adalah pejabat dan/atau pegawai yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian Perdagangan. 21. Pengguna Eksternal adalah pihak yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar Kementerian Perdagangan.
- Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif adalah rekaman kegiatan penunjang untuk membantu memperlancar tugas dan fungsi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh Kementerian Perdagangan.
- Arsip Dinamis Fungsi Substantif adalah rekaman kegiatan yang menyangkut tugas dan fungsi Kementerian Perdagangan dan bersifat operasional.