Peraturan Badan Nomor 46 Tahun 2015 tentang PENYELAMATAN ARSIP PENGGABUNGAN ATAU PEMBUBARAN LEMBAGA NEGARA DAN PERANGKAT DAEARAH

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. Penyelamatan Arsip adalah tindakan atau langkahlangkah penarikan atau pengambilalihan arsip secara sistematis dalam rangka penyelamatan arsip statis pada lembaga negara dan satuan kerja pemerintah daerah sejak penggabungan atau pembubaran ditetapkan.
2. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraannegara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
4. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga

pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 5. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggara urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluasluasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 6. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom. 7. Lembaga Kearsipan Daerah adalah satuan kerj a Perangkat Daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

(1) Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah dilaksanakan sejak Penggabungan atau Pembubaran ditetapkan. (2) Penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Lembaga Kearsipan sesuai dengan kewenangannya.Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat unsur: a. unit yang membawahi fungsi di bidang akuisisi; b. unit yang membawahi fungsi di bidang pengolahan; c. unit yang membawahi fungsi di bidang preservasi; dan d. unit yang membawahi fungsi di bidang layanan dan pemanfaatan arsip statis.

Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah dilaksanakan dengan pembentukan Tim Penyelamatan Arsip.

(1) Tim Penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 terdiri dari: a. Tim Penyelamatan Arsip pada Lembaga Negara; b. Tim Penyelamatan Arsip pada Perangkat Daerah; (2) Tim Penyelamatan Arsip pada Lembaga Negara paling kurang memuat unsur: a. ANRI; b. Lembaga Negara yang digabung atau dibubarkan; c. Lembaga Negara yang menerima pelimpahan tugas dan fungsi; d. kementerian yang membidangi urusan pendayagunaan dan aparatur negara. (3) Tim Penyelamatan Arsip pada Perangkat Daerah paling kurang memuat unsur: a. Lembaga Kearsipan Daerah; b. Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan; c. Perangkat Daerah yang menerima pelimpahan tugas dan fungsi; d. Sekretariat Daerah.

Kecuali terhadap arsip statis, seluruh arsip yang tercipta dari hasil kegiatan Lembaga Negara atau Perangkat Daerah pada saat penetapan penggabungan menjadi tanggung jawab Lembaga Negara atau Perangkat Daerah yang digabung.

Penyelamatan Arsip Penggabungan Lembaga Negara dan Perangkat Daerah terhadap arsip statis dilaksanakan oleh Tim Penyelamatan Arsip.

Seluruh arsip yang tercipta dari hasil kegiatan Lembaga Negara dan Perangkat Daerah pada saat penetapan pembubaran menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan sesuai kewenangannya.

Penyelamatan Arsip Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah diutamakan terhadap arsip vital, arsip terjaga dan arsip statis.

Penyelamatan arsip Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan dilaksanakan melalui tahapan: a. pendataan dan identifikasi arsip; b. penataan dan pendaftaran arsip; c. verifikasi/penilaian arsip; d. penyerahan arsip statis; dan e. pemusnahan arsip.

(1) Pendataan dan identifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilakukan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip.

(2) Dalam hal Lembaga Negara atau Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan tidak memiliki JRA, pendataan dan identifikasi arsip dilakukan dengan melakukan pendaftaran fungsi, kegiatan dan jenis arsip pada setiap satuan kerja yang hasilnya dihimpun dalam Daftar Ikhtisar Arsip. (3) Formulir pendataan dan identifikasi arsip dan Daftar Ikhtisar Arsip tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b dilakukan berdasarkan asas asal usul dan aturan ash. (2) Penataan dan pendaftaran arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pemilahan atau penyortiran; b. pemberkasan; c. pendeskripsian; d. manuver informasi dan fisik arsip; e. menata fisik arsip; dan f. membuat daftar arsip.

(1) Pemilahan atau penyortiran dilakukan untuk memisahkan arsip dan non arsip. (2) Pemberkasan dilakukan dengan mengelompokkan arsip ke dalam suatu kesatuan berkas berdasarkan kesamaan jenis, masalah atau urusan yang sama. (3) Pendeskripsian dilakukan dengan mencatat informasi arsip ke dalam kartu atau daftar yang meliputi: jenis arsip, isi ringkas, tahun, tingkat keaslian, jumlah/ volume, format atau media arsip, dan kondisi fisik. (4) Manuver informasi dan fisik arsip dilakukan dengan menggabungkan kartu diskripsi/informasi dan berkas arsip yang merupakan satu kesatuan informasi atas kesamaan jenis, masalah dan urusan yang sama, serta

memberi nomor definitif pada kartu deskripsi dan fisik arsip. (5) Menata fisik arsip dilakukan dengan memasukan ke dalam boks arsip dan memberikan label/ nomor boks. (6) Membuat daftar arsip dilakukan dengan mengisi daftar arsip berdasarkan hasil deskripsi ke formulir daftar arsip.

Contoh diskripsi arsip dan formulir daftar arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Verifikasi/ penilaian arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c dilakukan berdasarkan nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip dengan memperhatikan aspek fungsi, operasional instansi, dan substansi informasi. (2) Langkah awal dalam melakukan verifikasi/ penilaian arsip dibentuk Tim verifikasi/penilai arsip yang akan disusutkan. (3) Tim verifikasi/penilai arsip selanjutnya memeriksa kesesuaian daftar dan fisik arsip yang akan disusutkan danselanjutnyadilakukanverifikasi/penilaian arsip. (4) Verifikasi/penilaian arsip harus memperhatikan nilai guna arsip, nasib akhir arsip apakah dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis. (5) Verifikasi/ penilaian arsipdilakukan untukmenentukan arsip yang akan disimpan dan yang akan dimusnahkan.

(1) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d dilakukan berdasarkan hasil verifikasi/penilaian arsip. (2) Penyerahan arsip statis untuk Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan sesuai tingkat kewenangan lembaga kearsipan.

(3) Pelaksanaan serah terima arsip disertai dengan berita acara dan daftar arsip yang diserahkan sebagai arsip statis.

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf e dilakukan berdasarkan verifikasi/penilaian arsip. (2) Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar arsip dan berita acara pemusnahan. (3) Pelaksanaan pemusnahan arsip disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan. (4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali. (5) Daftar arsip dan berita acara pemusnahan arsip disimpan sebagai bukti dan pengganti arsip yang telah dimusnahkan.

(1) Pembiayaan / Penganggaran Penyelamatan ArsipPembubaran Lembaga Negara dibebankan dalam APBN dan menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan se suai kewenangannya. (2) Pembiayaan/ Penganggaran PenyelamatanArsipPerangkat Daerah yang digabung dibebankan dalam APBD dan menjadi tanggung jawab Perangkat Daerah yang bersangkutan. (3) Pembiayaan penyelenggaraan kegiatan ayat (1) dan (2) meliputi pembiayaan untuk merumuskan dan MENETAPKAN kebijakan pengelolaan arsip, pelaksanaan penyelamatan arsip dan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan.

Ketentuan mengenai penyelamatan arsip yang diatur dalam Peraturan Kepala ini berlaku secara mutatis mutandis bagi penyelamatan arsip dalam rangka pemisahan Lembaga Negara atau Perangkat Daerah.

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengar menempatkannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Desember 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desemeber 2015 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA