Peraturan Menteri Nomor 03-per-m-kukm-iii-2018 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di Lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.

3. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, dalam bentuk gabungan huruf dan angka sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip.

4. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi kedeputian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

8. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

9. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA.

10. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

11. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah (central file).

12. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan (record center).

13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna lagi.

14. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen sehingga perlu dilakukan penilaian atau pertimbangan lagi.

15. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai kewenangan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

16. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar arsip yang dibuat dari

suatu kegiatan kedeputian sesuai tugas pokok dan fungsinya yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

17. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.

18. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dalam penyelanggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan intern, pengelolaan arsip dan pengawasan intern yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya.

19. Nilai Guna Kesejarahan menurut Kamus Besar Bahasa INDONESIA adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab serta bagaimana terjadinya peristiwa sejarah tanpa dikaitkan langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

20. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.

Peraturan Menteri ini bertujuan:

a. menciptakan kondisi penataan arsip bidang teknis di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah yang tertib dengan prinsip arsip yang ramping tetapi berbobot dan bernilai guna saja yang perlu disimpan;

b. sebagai sarana untuk mengidentifikasi dalam upaya menyelamatkan arsip bidang teknis yang memiliki nilai guna dan arti penting sebagai bahan bukti penyelenggaraan administrasi pemerintah dan pertanggungjawaban secara nasional; dan

c. sebagai pedoman bagi pengelola kearsipan dalam melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip bidang teknis.

(1) JRA Substantif digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

(2) JRA Substantif memuat paling sedikit Jenis Arsip, Retensi Arsip, dan Keterangan.

(3) Ketentuan mengenai JRA Substantif tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Jenis Arsip Substantif di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah meliputi:

a. kebijakan;

b. monitoring dan evaluasi;

c. kelembagaan;

d. pembiayaan;

e. dana bergulir;

f. produksi;

g. pemasaran;

h. layanan pemasaran

i. sumber daya manusia;

j. penelitian dan pengembangan;

k. restrukturisasi usaha;

l. pengawasan; dan

m. ekonomi makro, produktivitas dan daya saing dan hubungan antar lembaga (staf ahli menteri).

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif.

(2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut :

a. Retensi Arsip ditetapkan dengan pertimbangan untuk penyusutan dan penyelamatan Arsip sebagi bukti bahan akuntabilitas kinerja instansi dan aparatur serta pertanggungjawaban di unit pengolah;

b. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan

c. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.

(3) Penentuan Retensi Arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi.

(4) Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada akumulasi Retensi Arsip Aktif dan Retensi Inaktif dengan 2 (dua) pola yaitu:

a. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi dan teknologi; dan

b. 10 (sepuluh) tahun untuk nilai guna pertanggung- jawaban catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan:

a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi;

b. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan

c. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada Arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa hukum atau perselisihan, kepentingan pertanggung jawaban keuangan, bahan penelitian, dan/atau nilai kesejarahan.

Penyusutan Arsip Substantif di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dilakukan dengan cara:

a. memindahkan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah;

b. memusnahkan Arsip yang sudah habis masa simpannya atau retensinya dan dinyatakan tidak bernilai guna lagi

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan dan kaidah kearsipan; dan

c. menyerahkan Arsip Statis yang dianggap mempunyai nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder oleh unit kearsipan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Penyelamatan Arsip Substantif di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dilakukan dengan cara:

a. mengamankan agar isi dan informasi yang ada pada Arsip tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak;

b. memelihara agar Arsip tidak mudah rusak; dan

c. memperbaiki Arsip yang rusak agar dapat dipergunakan kembali.

Setiap unit pengolah atau satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam melaksanakan kegiatan penyusutan Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) dan Pasal 4 wajib berkoordinasi dengan Sekretaris Kementerian sebagai unit pembina kearsipan melalui Kepala Biro Umum.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 29 Maret 2018

MENTERI KOPERASI DAN USAHA

KECIL DAN MENENGAH

ttd

AAGN. PUSPAYOGA

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 10 April 2018

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA