Pasal 1
BAB 1 — KETENTUAN UMUM
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, dalam bentuk gabungan huruf dan angka sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi kedeputian di lingkungan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA.
Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah (central file).
Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan (record center).
Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan dinyatakan tidak memiliki nilai guna lagi.
Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen sehingga perlu dilakukan penilaian atau pertimbangan lagi.
Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai kewenangan Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.
Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar arsip yang dibuat dari
suatu kegiatan kedeputian sesuai tugas pokok dan fungsinya yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dalam penyelanggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan intern, pengelolaan arsip dan pengawasan intern yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya.
Nilai Guna Kesejarahan menurut Kamus Besar Bahasa INDONESIA adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab serta bagaimana terjadinya peristiwa sejarah tanpa dikaitkan langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.