Peraturan Badan Nomor 25 Tahun 2015 tentang PEDOMAN PENGHARGAAN KEARSIPAN

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. Penghargaan Kearsipan adalah suatu bentuk apresiasi, kepedulian dan rasa terima kasih dalam bentuk tertentu atas peran serta dan partisipasi aktif oleh lembaga kearsipan, pencipta arsip, Arsiparis dan masyarakat dalam rangka pembinaan kearsipan nasional dan penyelamatan arsip statis.

2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

4. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

5. Pembinaan Kearsipan adalah usaha untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana kearsipan, serta sumber daya lainnya, yang dilakukan melalui koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional; pemberian pedoman dan standar kearsipan; pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan; sosialisasi kearsipan; pengawasan kearsipan; pendidikan dan pelatihan kearsipan; perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi; dan akreditasi dan sertifikasi.

6. Penyelamatan Arsip Statis adalah tindakan untuk menyelamatkan kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.

7. Arsip Nasional

yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 8. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 9. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 10. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 11. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-

luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan

sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 12. Lembaga Pendidikan adalah suatu tempat atau wadah di mana proses pendidikan berlangsung yang dilaksanakan dengan tujuan untuk mengubah tingkah laku seseorang ke arah yang lebih baik melalui interaksi dengan lingkungan sekitar serta wawasan dan pengetahuan yang diperoleh. 13. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA. 14. Organisasi Politik adalah organisasi yang bersifat nasional dan dibentuk oleh sekelompok warga negara INDONESIA secara sukarela atas dasar kesamaan kehendak dan cita-cita untuk memperjuangkan dan membela kepentingan politik anggota, masyarakat, bangsa dan negara, serta memelihara keutuhan Negara Kesatuan Republik INDONESIA berdasarkan Pancasila dan UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 15. Organisasi Kemasyarakatan adalah organisasi yang didirikan dan dibentuk oleh masyarakat secara sukarela berdasarkan kesamaan aspirasi, kehendak, kebutuhan, kepentingan, kegiatan, dan tujuan untuk berpartisipasi dalam pembangunan demi tercapainya tujuan Negara Kesatuan

yang berdasarkan Pancasila. 16. Perseorangan adalah seseorang baik sebagai individu maupun tokoh yang sedang atau pernah menduduki jabatan tertentu maupun sebagai pelaku sejarah. 17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan

serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 18. Masyarakat adalah suatu komunitas tertentu, dan/atau masyarakat umum baik yang terhimpun dalam suatu wadah organisasi maupun yang tidak terhimpun dalam organisasi. 19. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 20. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 21. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 22. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 23. Pelindungan dan penyelamatan arsip adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap. 24. Kompetensi kearsipan adalah pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sikap dan perilaku yang dapat diamati dan terukur yang penting untuk melakukan pekerjaan kearsipan dan berkontribusi terhadap keberhasilan kinerja dalam pekerjaan kearsipan.

Pedoman penghargaan kearsipan merupakan acuan dalam pelaksanaan pemberian penghargaan dalam rangka

pembinaan kearsipan nasional dan penyelamatan arsip statis.

(1) Asas pemberian penghargaan meliputi: a. asas motivasi; b. asas keseimbangan; c. asas akuntabilitas; dan d. asas keadilan. (2) Asas motivasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a difokuskan pada aspek-aspek yang berhubungan dengan manajemen kearsipan dan kegiatan kearsipan sebagai suatu profesi, kinerja, pengabdian, kesetiaan, disiplin, dedikasi dan loyalitas untuk meningkatkan prestasi kerja. (3) Asas keseimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b adalah merupakan kesempatan untuk meningkatkan profesionalitas pembinaan kearsipan dan penyelamatan arsip statis baik di pusat maupun di daerah. (4) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c adalah bahwa penetapan pemberian penghargaan kearsipan dapat dipertanggungjawabkan dan berdasarkan pada hasil penilaian yang objektif. (5) Asas keadilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d adalah bahwa pemberian penghargaan dilaksanakan berdasarkan prestasi, pengabdian, dedikasi dan loyalitas dalam mewujudkan pembinaan kearsipan dan penyelamatan arsip statis yang berkualitas tanpa membedakan kepentingan kelompok atau golongan.

(1) Bentuk penghargaan dapat berupa: a. sertifikat; b. piagam; c. medali; d. piala

e. plaket; f. uang pembinaan; dan g. prasarana dan sarana kearsipan. (2) Penghargaan yang diberikan ditetapkan dalam Keputusan Kepala ANRI atau pimpinan lembaga/organisasi.

(1) ANRI memberikan penghargaan dalam rangka pembinaan kearsipan nasional dan penyelamatan arsip statis kepada: a. lembaga kearsipan; b. pencipta arsip; c. arsiparis; dan d. masyarakat. (2) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri dari lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. (3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. lembaga pendidikan; d. perusahaan; e. organisasi politik; f. organisasi kemasyarakatan; dan g. perseorangan.

(4) Penghargaan kearsipan diberikan kepada pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a sampai dengan huruf f atas prestasi unit kearsipan melakukan penyiapan penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan, pembinaan di lingkungan pencipta arsip, dan pengelolaan arsip. (5) Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi Arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil. (6) Masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d meliputi masyarakat umum baik yang terhimpun dalam suatu organisasi maupun yang tidak terhimpun dalam organisasi. (7) Perseorangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf g meliputi seseorang baik sebagai individu maupun tokoh yang sedang atau pernah menduduki jabatan tertentu maupun sebagai pelaku sejarah, baik dalam negeri maupun luar negeri.

Kriteria pemberian penghargaan kearsipan tingkat nasional kepada lembaga kearsipan berdasarkan: a. penetapan kebijakan kearsipan; b. konsistensi pembinaan kearsipan; c. keandalan pengelolaan arsip; d. pengembangan sumber daya manusia kearsipan; e. kemandirian lembaga; f. kecukupan pendanaan; g. kelengkapan prasarana dan sarana kearsipan; dan h. kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip.

(1) Kriteria pemberian penghargaan kearsipan tingkat nasional kepada lembaga pencipta arsip berdasarkan penilaian penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dinamis.

(2) Penetapan kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. kelengkapan peraturan bidang kearsipan; b. konsistensi program kearsipan secara berkelanjutan; dan c. ketersediaan sumber daya pendukung. (3) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi pelaksanaan: a. koordinasi penyelenggaraan kearsipan; b. bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan; c. sosialisasi kearsipan; d. pengawasan kearsipan; e. pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan f. perencanaan, pemantauan, dan evaluasi; (4) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan: a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan d. penyusutan arsip.

(1) Kriteria pemberian penghargaan kearsipan tingkat nasional kepada Arsiparis berdasarkan: a. kompetensi; b. kualitas hasil kerja; c. integritas; dan d. peran serta dalam organisasi profesi. (2) Kompetensi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. pengetahuan kearsipan; b. keterampilan; c. kemampuan; dan d. sikap dan perilaku (3) Kualitas hasil kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:

a. melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dinamis; b. melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis; c. melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan d. melaksanakan kegiatan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi; dan e. melaksanakan tugas tambahan Arsiparis. (4) Integritas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi sikap: a. telah melaksanakan tugas dan duduk dalam jabatan Arsiparis paling kurang selama 3 tahun berturut turut atau selama 5 tahun secara terputus; b. responsif terhadap persoalan bidang kearsipan yang terjadi di unit kerja dan lingkungan sekitar; c. menyebarkan pengetahuan dan keterampilan bidang kearsipan kepada lingkungan kerjanya dan menunjukkan hasil nyata berupa tertib arsip d. belum pernah menerima penghargaan sejenis di tingkat nasional.

(1) Kriteria pemberian penghargaan kearsipan tingkat nasional kepada masyarakat dan perseorangan berdasarkan: a. peran serta dalam pemberitahuan keberadaan dan/ atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) kepada lembaga kearsipan; b. peran serta dalam menciptakan arsip atas kegiatan yang mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; c. peran serta dalam menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing

sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. peran serta dalam menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan; e. peran serta dalam pelaporan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur yang diatur UNDANG-UNDANG; f. peran serta dalam melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait; g. peran serta dalam menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan; h. peran serta dalam melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan; dan i. peran serta sebagai sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip. (2) Penghargaan kearsipan tingkat nasional kepada perseorangan dapat diberikan kepada warga negara asing atau warga

yang berkedudukan di luar negeri, sepanjang tidak terikat dalam perjanjian kerja sama dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Penghargaan kearsipan dapat diberikan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan kepada Kepala Unit Pengolah dan

Arsiparis di lingkungan masing-masing lembaga pencipta arsip.

Ketentuan mengenai kriteria pemberian penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 sampai dengan Pasal 9 berlaku secara mutatis mutandis bagi kriteria pemberian penghargaan di tingkat lembaga pencipta arsip oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.

(1) Pemberian penghargaan kearsipan ditetapkan oleh pimpinan lembaga. (2) Dalam pelaksanaan pemberian penghargaan tingkat nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk Tim Penghargaan Kearsipan yang diusulkan oleh Deputi yang membidangi Pembinaan Kearsipan di lingkungan ANRI. (3) Dalam pelaksanaan pemberian penghargaan sebagaimana dimaksud pada Pasal 10 dibentuk Tim Penghargaan Kearsipan yang diusulkan oleh Unit Kearsipan di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. (4) Tim Penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) sekurang-kurangnya memuat unsur: a. pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan lembaga; b. pejabat dari Asosiasi Arsiparis; c. tokoh/pakar lainnya yang berkompeten. (5) Tim Penghargaan Kearsipan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang dan berjumlah gasal.

Tanggung jawab Tim Penghargaan Kearsipan meliputi: a. verifikasi data rekam jejak atau porto folio subjek yang akan dinilai; b. analisis data dan penilaian lapangan; dan c. rekomendasi kepada pimpinan lembaga.

Ketentuan mengenai tata cara pemberian penghargaan dan tanggung jawab Tim Penghargaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dan Pasal 13 berlaku secara mutatis mutandis bagi tata cara pemberian penghargaan di tingkat lembaga pencipta arsip oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.

Anggaran pelaksanaan pemberian penghargaan kearsipan dibiayai dari sumber dana masing-masing lembaga penyelenggara.

Ketentuan lebih lanjut mengenai teknis pemberian penghargaan kearsipan diatur dalam petunjuk pelaksanaan yang ditetapkan oleh lembaga penyelenggara.

Pada saat Peraturan ini berlaku, maka: a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 09 Tahun 2005 tentang Kriteria Pemberian Penghargaan Bidang Kearsipan;

b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 09 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah; c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 33 Tahun 2011 tentang Pedoman Pemberian Penghargaan Bidang Kearsipan Bagi Perorangan; dan d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 7 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pemilihan Lembaga Kearsipan Daerah Teladan. dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan menempatkannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 April 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd.ttd. MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 oktober 2015 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ttd. WIDODO EKATJAHJANA