Peraturan Menteri Nomor 1 Tahun 2019 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

4. Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali.

5. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.

6. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal Pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip Dinamis.

7. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis.

8. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang selanjutnya disingkat Kementerian PPN/Bappenas adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perencanaan pembangunan nasional.

9. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah sistem pengelolaan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis, Klasifikasi Akses Arsip Dinamis dan Pengamanan Arsip Dinamis di Kementerian PPN/Bappenas.

10. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang selanjutnya disebut Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perencanaan pembangunan nasional.

11. Pencipta Arsip adalah Kementerian PPN/Bappenas.

12. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

13. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

14. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa,dan Perguruan Tinggi Negeri.

15. Pejabat Fungsional Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis di Kementerian PPN/Bappenas.

16. Publik adalah warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip Dinamis.

17. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh Publik sebagaimana diatur dalam UNDANG-UNDANG tentang Keterbukaan Informasi Publik.

18. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh Publik tidak merugikan siapapun.

19. Terbatas adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian PPN/Bappenas.

20. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum, dan apabila informasi yang terdapat dalam Arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.

21. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan/atau keselamatan bangsa.

22. Pengguna Internal adalah pejabat dan/atau pegawai yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian PPN/Bappenas.

23. Pengguna Eksternal adalah pihak yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar Kementerian PPN/Bappenas.

24. Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif adalah rekaman kegiatan penunjang untuk membantu memperlancar tugas dan fungsi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh Kementerian PPN/Bappenas.

25. Arsip Dinamis Fungsi Substantif adalah rekaman kegiatan yang menyangkut tugas dan fungsi Kementerian PPN/ Bappenas dan bersifat operasional.

26. Arsip Konvensional adalah Arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.

27. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

28. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

29. Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

30. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

31. Tempat Penyimpanan Arsip Aktif yang selanjutnya disebut Central File adalah tempat yang dirancang untuk menyimpan Arsip Aktif secara efisien, efektif, dan aman.

32. Pusat Arsip yang selanjutnya disebut Records Center adalah suatu bangunan atau ruangan yang dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan Arsip Inaktif.

Ruang lingkup Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, meliputi: a. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis; b. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis; dan

c. Pengamanan Arsip Dinamis.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis merupakan bagian dari tata kearsipan di Kementerian PPN/Bappenas. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan: a. sentralisasi dalam penetapan kebijakan; dan b. desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis dimaksudkan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas; dan b. memberikan pedoman kepada Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan di Unit Kearsipan dalam:

1. melakukan pemberkasan Arsip Dinamis secara tertib;
2. mengamankan Arsip Dinamis berdasarkan kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan;
3. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan realibilitas Arsip dapat terjaga; dan
4. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai dengan kewenangan sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berwenang atau untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

(2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada Publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; b. menyediakan informasi yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses oleh Publik; dan c. menjamin keamanan Arsip bagi Informasi yang Dikecualikan.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis mengacu pada kebijakan Klasifikasi Arsip dengan menggunakan kode Klasifikasi Arsip dalam bentuk gabungan huruf dan angka. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan fungsi unit kerja dan berfungsi sebagai dasar pemberkasan dan penataan Arsip. (3) Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas: a. PR : Perencanaan; b. HK : Hukum; c. OT : Organisasi dan Tata Laksana; d. KR : Kerumahtanggaan; e. PL : Perlengkapan; f. KU : Keuangan; g. HM : Kehumasan; h. PD : Pengelolaan Data dan Informasi; i. PK : Perpustakaan; j. KA : Kearsipan; k. PA : Pengawasan; l. KP : Kepegawaian; dan m. BD : Pembinaan, Pendidikan, dan Pelatihan

Perencana.

(1) Arsip Dinamis yang tercipta di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas diklasifikasikan menjadi 4 (empat) tingkat: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; c. Rahasia; atau d. Sangat Rahasia. (2) Kategori sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menentukan: a. teknis pengamanan; dan b. pengaturan akses.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas dapat diakses oleh Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal.

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi: a. Menteri; b. Sekretaris Kementerian, Inspektur Utama, Deputi, Staf Ahli Menteri, dan Staf Khusus Menteri; c. Direktur, Kepala Biro, Kepala Pusat, dan Inspektur; d. Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional, Pejabat Pelaksana, dan staf; dan e. Pengawas Internal. (2) Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada di Kementerian PPN/Bappenas. (3) Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, berwenang:

a. mengakses Arsip yang terdapat pada Unit Pengolah di bawah kewenangannya; dan b. tidak dapat mengakses Arsip yang terdapat pada pimpinan level tertinggi dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya. (4) Pejabat sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat mengakses Arsip yang berada di luar kewenangannya, setelah mendapatkan izin dari pejabat pada Unit Pengolah yang bersangkutan. (5) Pejabat dan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d berwenang mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi Biasa/Terbuka. (6) Pengawas Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e berwenang mengakses seluruh Arsip di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi: a. pengawas eksternal; b. aparat penegak hukum; dan c. Publik. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a berwenang mengakses seluruh Arsip di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b berwenang mengakses Arsip di Kementerian PPN/Bappenas yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum. (4) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dapat mengakses Arsip di Kementerian PPN/Bappenas

yang dikategorikan Biasa/Terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Klasifikasi Arsip Dinamis di Kementerian PPN/Bappenas terdiri atas Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif dan Arsip Dinamis Fungsi Substantif. (2) Arsip Dinamis Fungsi Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang dikelompokkan berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (3) Arsip Dinamis Fungsi Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang dikelompokkan berdasarkan Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Klasifikasi Akses Arsip Dinamis tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis didukung dengan sarana dan prasarana meliputi perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. sarana penyimpanan Arsip Konvensional, berupa:

1. lemari Arsip/filing cabinet untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Terbatas; dan
2. brankas/lemari besi untuk menyimpan Arsip Rahasia dan Sangat Rahasia, b. sarana penyimpanan Arsip media baru, berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan

c. prasarana, berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan sebagai acuan pembatasan akses Arsip yang berada di Central File dan Records Center. (4) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. daftar Arsip Aktif, Arsip Inaktif, Arsip Terjaga, dan Arsip Vital; dan b. aplikasi pengeloaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. (5) Ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilengkapi dengan fasilitas pengamanan berupa kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, tabung pemadam kebakaran, dan/atau media simpan Arsip.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dikoordinasikan oleh Unit Kearsipan. (2) Pelaksanaan Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan berkoordinasi dengan Unit Pengolah dan unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi di bidang pengelolaan barang milik negara.

(1) Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dan Pasal 12 dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan di Unit Kearsipan. (2) Pejabat Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berwenang dan bertugas melakukan pengamanan terhadap Arsip Aktif di Central File Unit Pengolah dan Arsip Inaktif di Records Center Kementerian PPN/Bappenas. (3) Pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas penanganan Arsip Dinamis dan penyampaian

informasi berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. (4) Pejabat Fungsional Arsiparis melakukan pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dengan mengacu pada Lampiran III dan Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Dalam hal belum tersedia Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah dan Unit Kearsipan, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dapat menugaskan staf lain untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 sebagai pelaksana Arsip. (2) Dalam hal Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Pengolah berhalangan, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama di Unit Pengelolah dapat menugaskan staf pengganti sebagai pelaksana Arsip. (3) Pelaksana Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) melaksanakan pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Mei 2019

MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

BAMBANG P.S. BRODJONEGORO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 15 Mei 2019

DIREKTUR JENDRAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA