Peraturan Menteri Nomor 7 Tahun 2026 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.

4. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

5. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga Kearsipan.

6. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

7. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

8. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

9. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

10. Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.

11. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.

12. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

13. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.

14. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis.

15. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.

16. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.

17. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan nasional.

18. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

19. Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pendidikan dasar dan pendidikan menengah yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang pendidikan.

20. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan pendidikan dasar dan pendidikan menengah yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang pendidikan.

21. Sekretaris Jenderal adalah pimpinan tinggi madya yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.

Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian bertujuan untuk: a. mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; b. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Kementerian; c. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; d. menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; e. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya; f. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban; dan g. meningkatkan kualitas layanan Kearsipan dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

(1) Menteri berwenang MENETAPKAN kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. pembinaan Kearsipan; b. Pengelolaan Arsip Dinamis; c. pelindungan dan penyelamatan Arsip; d. pembentukan simpul jaringan; e. sumber daya Kearsipan: dan f. kerja sama Kearsipan.

Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf a dilakukan untuk:

a. membina penyelenggaraan sistem pengelolaan Arsip dan jaringan informasi pengelolaan Arsip Kementerian; dan b. meningkatkan mutu Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian.

(1) Pembinaan Kearsipan Kementerian dilakukan oleh Menteri melalui Sekretaris Jenderal sebagai unit Kearsipan I secara terpadu. (2) Dalam melakukan pembinaan Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris Jenderal berkoordinasi dengan pimpinan tinggi madya Kementerian. (3) Selain oleh Menteri melalui Sekretaris Jenderal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pembinaan Kearsipan juga dilakukan oleh unit Kearsipan II dan unit Kearsipan III sesuai dengan kewenangannya.

(1) Pembinaan Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 meliputi: a. koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan; b. perencanaan, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi Kearsipan; c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan; d. sosialisasi Kearsipan; e. penghargaan Kearsipan; dan f. pengawasan Kearsipan. (2) Tata cara pelaksanaan pembinaan Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal.

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b meliputi: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. Penyusutan Arsip. (2) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap: a. Arsip Vital; b. Arsip Aktif; dan c. Arsip Inaktif. (3) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan terhadap kategori Arsip Terjaga dan Arsip umum.

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a meliputi: a. pembuatan Arsip; dan b. penerimaan Arsip. (2) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan: a. tata naskah dinas; b. klasifikasi Arsip; dan c. sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.

Tata naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai tata naskah dinas Kementerian.

Klasifikasi Arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf b dan huruf c ditetapkan oleh Menteri.

(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b merupakan kegiatan: a. pemanfaatan Arsip; dan b. penyediaan Arsip. (2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diperuntukkan bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak. (3) Kepentingan pengguna Arsip yang berhak sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penyediaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis. (2) Penyediaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan tanggung jawab: a. pimpinan yang mempunyai fungsi unit pengolah; dan b. pimpinan yang mempunyai fungsi unit Kearsipan.

(1) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf c dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip. (2) Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan Arsip Aktif; b. penataan Arsip Inaktif; c. penyimpanan Arsip; dan d. alih media Arsip.

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf d meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan; b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada lembaga Kearsipan. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. (3) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Menteri.

Teknis pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 sampai dengan Pasal 14 tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap; a. Arsip Vital; dan b. Arsip Terjaga. (2) Pelindungan dan penyelamatan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan berdasarkan Program Arsip Vital.

(3) Pelindungan dan penyelamatan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan berdasarkan pengelolaan Arsip Terjaga.

(1) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) dilaksanakan melalui kegiatan: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan. (2) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah. (3) Teknis pelaksanaan Program Arsip Vital sebagaimana dim aksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (3) mencakup kegiatan: a. identifikasi; b. pemberkasan; c. pelaporan; dan d. penyerahan Arsip Terjaga. (2) Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh unit pengolah bekerja sama dengan unit Kearsipan. (3) Teknis pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Dalam mendukung Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian dibentuk simpul jaringan Kementerian yang terintegrasi dengan SIKN dan JIKN. (2) Simpul jaringan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelola oleh unit Kearsipan I. (3) Simpul jaringan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas unit Kearsipan II dan unit Kearsipan III. (4) Teknis pengelolaan simpul jaringan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Dalam rangka Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 diperlukan sumber daya Kearsipan Kementerian. (2) Sumber daya Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. organisasi Kearsipan: b. sumber daya manusia Kearsipan; c. prasarana dan sarana Kearsipan; dan d. pendanaan Penyelenggaraan Kearsipan.

Organisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf a terdiri atas fungsi unit: a. Kearsipan I melekat pada tugas dan fungsi pada unit yang menangani persuratan dan Kearsipan yang berada di Sekretariat Jenderal Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan; b. Kearsipan II melekat pada tugas dan fungsi pada unit yang menangani persuratan dan Kearsipan yang berada di sekretariat unit utama; c. Kearsipan III melekat pada tugas dan fungsi pada unit yang menangani persuratan dan Kearsipan yang berada pada unit kerja yang lokasinya tidak satu atap dengan unit utama di Kementerian; dan d. pengolah melekat pada tugas dan fungsi unit kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.

Sumber daya manusia Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. pimpinan unit yang melaksanakan fungsi unit Kearsipan; b. pimpinan unit yang melaksanakan fungsi unit pengolah; c. jabatan fungsional Arsiparis; dan d. jabatan pelaksana.

(1) Pengelolaan Arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf c. (2) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pendanaan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf d bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara.

Teknis pelaksanaan sumber daya Kearsipan Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 sampai dengan Pasal 24 tercantum dalam Lampiran V yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kementerian dapat mengadakan kerja sama di bidang Kearsipan dengan pihak lain sesuai kebutuhan. (2) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, semua ketentuan yang berkaitan dengan Penyelenggaraan Kearsipan atas penyelengaraan tugas dan fungsi terkait pendidikan dasar dan menengah sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2025 Nomor 459), dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Januari 2026

MENTERI PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH REPUBLIK INDONESIA,

Œ

ABDUL MU’TI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

DHAHANA PUTRA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2026 NOMOR Ж