Peraturan Menteri Nomor 8 Tahun 2025 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.

4. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

5. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.

6. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

7. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perorangan.

8. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal Pencipta Arsip untuk mempermudah pemanfaatan Arsip.

9. Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan Klasifikasi Keamanan yang ditetapkan sebelumnya.

10. Biasa/Terbuka adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

11. Terbatas adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

12. Rahasia adalah Klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, dan/atau ketertiban umum.

13. Informasi yang Dikecualikan adalah informasi yang tidak dapat diakses oleh Pemohon Informasi Publik sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG tentang Keterbukaan Informasi Publik.

14. Unit Kearsipan adalah satuan kerja di lingkungan Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan kearsipan secara berjenjang di unit kerja/Unit Pengolah.

15. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip.

16. Penggunaan Arsip adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.

17. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan Arsip dan berasal dari lingkungan Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal.

18. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan Arsip dan berasal dari luar lingkungan Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal.

19. Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal yang selanjutnya disebut Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan desa yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang dalam negeri dan menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pembangunan daerah tertinggal.

20. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan suburusan pemerintahan desa yang merupakan lingkup urusan pemerintahan di bidang dalam negeri dan menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pembangunan daerah tertinggal.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian dimaksudkan untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip Dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar Arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap Klasifikasi informasi Arsip Dinamis yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi Arsip Dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan realibilitas Arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian; b. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi Kementerian yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas- luasnya bagi publik; d. terjaminnya keamanan Arsip bagi Informasi yang Dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan Kementerian.

Ruang lingkup sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian mencakup: a. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis memuat informasi Biasa/Terbuka, Terbatas, dan Rahasia; b. Pengamanan Arsip Dinamis memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola Arsip, serta daftar informasi Terbatas dan Rahasia; dan c. Klasifikasi dan pengaturan Akses Arsip memuat Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal.

(1) Asas Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur administrasi pemerintahan, sumber daya manusia, sarana, dan prasarana.

(1) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola Arsip yang bertugas mengelola Arsip harus dipilih dari pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. (2) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus ditetapkan oleh pejabat pimpinan tinggi madya yang mempunyai tugas di bidang kearsipan.

Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian terdiri atas kategori: a. Biasa/Terbuka; b. Terbatas; dan c. Rahasia.

(1) Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan berupa pemasangan kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, dan media simpan Arsip Dinamis. (2) Penyimpanan untuk Pengamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan ketentuan: a. Arsip Dinamis kategori Biasa/Terbuka disimpan pada filing cabinet; b. Arsip Dinamis kategori Terbatas di simpan pada filing cabinet; dan c. Arsip Dinamis kategori Rahasia di simpan pada lemari besi.

(1) Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) terdiri atas: a. pejabat fungsional arsiparis pada unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang umum; dan b. pengelola Arsip aktif di central file Kementerian. (2) Pejabat fungsional arsiparis sebagai pengelola Arsip inaktif berperan dalam Pengamanan Arsip Dinamis di records center dalam MENETAPKAN hak Akses Arsip. (3) Pejabat fungsional arsiparis dan/atau pengelola Arsip aktif mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengelola Arsip di central file.

Rincian mengenai Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku: a. Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 369); b. Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 7 Tahun 2019 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 875); dan c. Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2021 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2021 Nomor 1163), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Juli 2025

MENTERI DESA DAN PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL REPUBLIK INDONESIA,

Œ

YANDRI SUSANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal ... Д

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA,

Ѽ

DHAHANA PUTRA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж