Peraturan Badan Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan:

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 8. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

9. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
11. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
12. Closed File adalah pernyataan suatu kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sebagai awal penentuan retensi arsip.Pernyataan closed file dituangkan pada kolom retensi arsip aktif dalam jadwal retensi arsip.
13. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
14. Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian disusun oleh ANRI bersama dengan Badan Kepegawaian Negara dan PT. Taspen (Persero). (2) Ketentuan mengenai Retensi Arsip Urusan Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian memuat jenis arsip, retensi atau jangka waktu simpan minimal, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (2) Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi. (3) Penentuan retensi arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan 3 (tiga) pola: a. 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, ilmiah dan teknologi; atau c. 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 memperhatikan ketentuan: a. peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu;

b. peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum; dan c. kepentingan pertanggungjawaban keuangan.

Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi, suatu jenis arsip tidak memiliki nilai guna lagi; atau b. keterangan permanen ditentukan apabila suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan.

(1) Penghitungan retensi atau jangka waktu simpan jenis arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi atau closed file. (2) Penghitungan closed file sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam peraturan ini dimulai: a. sejak ditetapkannya kebijakan yang terbaru atau sejak kebijakan lama dinyatakan tidak berlaku, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam huruf A yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini. b. sejak data diperbaharui (update), hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf B angka 1 dan huruf E angka 2; c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

1. huruf B angka 3;

2. huruf C angka 1;

3. huruf C angka 2sub series proses rekruitmen ASN, sub series penetapan pengumuman kelulusan, dan sub series nota usulan pengangkatan ASN;

4. huruf D angka 2, angka 3, angka 4, dan angka 5;

5. huruf E angka 3;

6. huruf G angka 1, angka 2 dan angka 3; dan

7. huruf K angka 6. d. sejak standar baru ditetapkan,hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf B angka 4; e. sejak kegiatan dipertanggungjawabkan/diaudit, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

8. huruf B angka 2;

9. huruf C angka 2 sub series berkas lamaran yang tidak diterima dan sub series open bidding (seleksi terbuka jabatan);

10. huruf C angka 3;

11. huruf D angka 6;

12. huruf E angka 5;

13. huruf K angka 1, angka 2, angka 3 dan angka 4; dan

14. huruf O. f. sejak proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

15. huruf D angka 1;

16. huruf F angka 1;

17. huruf H angka 2;

18. huruf I;

19. huruf J angka 3 sub series arsip kepegawaian fisik; dan

20. huruf L angka 2, angka 3, dan angka 6. g. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

21. huruf E angka 1;

22. huruf H angka 1; dan

23. huruf L angka 1. h. sejak berakhirnya masa tahun anggaran, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf E angka 4; i. setelah sistem atau data diperbaharui, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

24. huruf F angka 2;

25. huruf J angka 1, angka 2, dan angka 3 sub series arsip kepegawaian elektronik; dan

26. huruf L angka 4. j. sejak hak dan kewajiban habis, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

27. huruf G angka 4 subseries penetapan pensiun ASN dan subseries pensiun pejabat negara dan janda/dudanya;

28. huruf M; dan

29. huruf O angka 3, 4, dan 5 k. setelah penetapan pensiun, hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran:

30. huruf G angka 4 subseries administrasi pensiun ASN dan Pejabat Negara dan subseries penetapan pertimbangan teknis pensiun ASN; dan

31. huruf N angka 1. l. setelah berakhirnya perjanjian kerja,hal ini berlaku bagi jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Lampiran huruf N angka 2.

(1) Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian berdasarkan peraturan ini digunakan sebagai acuan dalam menyusun: a. JRA substantif bagi Badan Kepegawaian Negara, Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara dan Badan Kepegawaian Daerah; dan

b. JRA fasilitatif untuk unit kepegawaian kementerian, lembaga negara atau pemerintah daerah. (2) Retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan batas minimal jangka waktu penyimpanan arsip urusan kepegawaian (3) Dalam MENETAPKAN JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) lembaga negara dan pemerintah daerah: a. MENETAPKAN retensi tidak kurang dari batas minimal jangka waktu penyimpanan; dan b. MENETAPKAN rekomendasi sesuai dengan pedoman retensi.

Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian meliputi: a. kebijakan di bidang manajemen kepegawaian; b. penyusunan dan penetapan kebutuhan aparatur sipil negara; c. formasi dan pengadaan pegawai; d. mutasi pegawai; e. pengembangan karir; f. kinerja aparatur sipil negara; g. kompensasi aparatur sipil negara; h. kode etik, disiplin, pemberhentian dan pensiun pns; i. bantuan hukum; j. status dan kedudukan pegawai; k. sistem informasi kepegawaian; l. pengawasan dan pengendalian; m. administrasi pegawai; n. kesejahteraan pegawai; o. administrasi perseorangan; dan p. penilaian kompetensi.

JRA Kepegawaian yang telah ditetapkan oleh lembaga negara, pemerintah daerah dan perguruan tinggi negeri sebelum Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini

berlaku, tetap berlaku dan dapat menjadi acuan dalam kegiatan penyusutan arsip.

Pada saat Peraturan ANRI ini mulai berlaku, Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 8 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 228), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 20 November 2017 nuari2015

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 Desember 2017nuari

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA

REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012 NOMOR ...