Peraturan Badan Nomor 14 Tahun 2018 tentang Standar Deskripsi Arsip Statis

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 3. Deskripsi Arsip Statis adalah pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit arsip dan/atau informasi bagian-bagiannya dengan cara menjaring, menganalisis, mengorganisasi, dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, dan

menjelaskan arsip yang bersangkutan, serta konteks dan sistem pengelolaan Standar Deskripsi Arsip Statis 4. Standar Deskripsi Arsip Statis adalah ketentuan dasar dalam mendeskripsikan atau merekam informasi arsip statis. 5. Kedalaman deskripsi adalah representasi tingkat kerincian suatu arsip yang akan dideskripsi dalam tingkat deskripsi. 6. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 7. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 8. Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis adalah naskah hasil pengolahan arsip statis yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan pengguna arsip, baik berupa guide arsip, daftar arsip statis dan inventaris arsip.

(1) Pengolahan Arsip Statis, dilaksanakan berdasarkan prinsip asas asal usul dan asas aturan asli serta Standar Deskripsi Arsip Statis. (2) Standar Deskripsi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk menyeragamkan elemen wajib yang harus ada dalam setiap tingkat deskripsi dan jenis media Arsip. (3) Standar Deskripsi Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengatur elemen data yang dimasukkan dalam Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis. (4) Deskripsi Arsip Statis dilakukan secara berjenjang dengan ketentuan: a. dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus;

b. memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan; c. tidak mengulang informasi; dan d. memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.

Kedalaman deskripsi ditentukan berdasarkan: a. materi Arsip; b. pengolahan Arsip; c. sarana bantu penemuan kembali Arsip; dan d. aturan atau konvensi yang digunakan.

Materi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a meliputi: a. karakteristik Arsip; b. variasi dan keunikan Arsip; c. kemungkinan penambahan Arsip dalam suatu khazanah; dan d. ruang lingkup dan kompleksitas pencipta Arsip.

Pengolahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b meliputi: a. ketersediaan sumber daya manusia; b. tingkat keahlian arsiparis; c. tingkat deskripsi yang bervariasi; dan d. subjektivitas pengolah atau bias pada deskripsi.

Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c, meliputi: a. tujuan sarana bantu penemuan kembali Arsip; b. variasi titik akses; dan c. kompleksitas relasi antar Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis dalam sebuah sistem yang terintegras.

Aturan atau konvensi yang digunakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d, meliputi: a. variasi terminologi yang digunakan; dan b. kesulitan menghubungkan dengan sistem pembuatan katalog atau aturan lain baik yang berlaku nasional maupun internasional dalam hal deskripsi bibliografis.

(1) Elemen umum merupakan elemen yang mengatur hal yang tidak berhubungan langsung dengan materi Arsip. (2) Elemen umum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas dari: a. titik akses atau indeks; b. tanda baca dalam deskripsi; c. format penulisan; dan d. bahasa.

Ketentuan mengenai teknik Deskripsi Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 sampai dengan Pasal 8 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Desember 2018 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Desember 2018

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA