Peraturan Menteri Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.

3. Klasifikasi Arsip yang selanjutnya disingkat KA adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan.

4. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

5. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang selanjutnya disingkat SKKAAD adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik Arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip.

6. Pencipta Arsip adalah unit kerja di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.

7. Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat PTN adalah universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, dan akademi komunitas di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

8. Kementerian adalah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

9. Menteri adalah Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Maksud pengaturan KA, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kementerian sebagai acuan kegiatan pengelolaan Arsip dinamis untuk mendapatkan keseragaman dan kelancaran pelaksanaan kegiatan Kearsipan di seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian.

Tujuan pengaturan KA, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kementerian untuk menjamin terwujudnya sistem pengelolaan Arsip dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sampai penyusutan Arsip.

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 merupakan pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip yang dikelola berdasarkan pada KA. (2) Pemimpin Pencipta Arsip bertanggung jawab MENETAPKAN KA berdasarkan pedoman penyusunan KA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penyusunan KA dilaksanakan dengan melakukan analisis fungsi. (2) Analisis fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menyusun skema klasifikasi Arsip dan KA secara logis, faktual, relevan, aktual, sistematis, akomodatif, dan kronologis.

(1) Skema klasifikasi Arsip disusun secara berjenjang terdiri atas: a. fungsi sebagai pokok masalah (primer); b. kegiatan sebagai sub masalah (sekunder); dan c. transaksi sebagai sub-sub masalah (tersier). (2) Skema klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggambarkan tahapan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.

(1) KA di lingkungan Kementerian menggunakan kode klasifikasi Arsip dalam bentuk gabungan huruf dan angka.

(2) Kode klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanda pengenal urusan sesuai dengan fungsi dan tugas Pencipta Arsip sebagai dasar pemberkasan dan penataan Arsip. (3) Penyusunan KA dikelompokkan berdasarkan: a. fungsi substantif; dan b. fungsi fasilitatif.

(1) Fungsi substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3) huruf a merupakan pengelompokkan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan pokok. (2) Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3) huruf b merupakan pengelompokkan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan penunjang (3) Fungsi substantif dan fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) berada pada: a. Kementerian; dan b. PTN.

(1) KA sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 ayat (1) merupakan dasar penentuan sistematika JRA. (2) JRA dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. (3) JRA paling sedikit memuat jenis Arsip, retensi Arsip, dan keterangan. (4) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelompokkan menjadi: a. fungsi substantif; dan b. fungsi fasilitatif. (5) Fungsi substantif dan fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (4) berada pada: a. Kementerian; dan b. PTN.

(6) Jenis Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) merupakan Arsip yang tercipta dari pelaksanaan fungsi suatu organisasi. (7) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) merupakan akumulasi dari retensi aktif dan retensi inaktif. (8) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (9) Penetapan JRA harus mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Penghitungan retensi Arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai dan berkas sudah dinyatakan lengkap serta tidak berubah. (2) Penghitungan retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan antara lain: a. sejak berakhirnya masa 1 (satu) tahun anggaran; b. setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan; c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; e. setelah perjanjian, kontrak, kerja sama berakhir, dan kewajiban para pihak telah ditunaikan; f. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan; g. setelah perkara mempunyai kekuatan hukum tetap; h. setelah kegiatan diaudit; i. setelah serah terima hasil kegiatan dan retensi pemeliharaannya berakhir; j. setelah suatu perizinan masa berlakunya berakhir; k. setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; l. setelah data diperbaharui; dan/atau m. setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan.

(3) Penentuan retensi Arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip. (4) Retensi Arsip ditentukan dengan masa simpan paling sedikit: a. 2 (dua) tahun untuk nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi, dan teknologi; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

(1) Penetapan rekomendasi suatu jenis Arsip berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada Arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan keraguan. (2) Penetapan rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat ditetapkan pada series, sub-series, file atau item suatu jenis Arsip.

(1) Jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (6) dapat dipergunakan sebagai dasar dalam penentuan sistematika SKKAAD. (2) SKKAAD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelompokkan menjadi 2 (dua) yang terdiri atas: a. fungsi substantif; dan b. fungsi fasilitatif.

(3) SKKAAD fungsi substantif dan fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berada pada: a. Kementerian; dan b. PTN. (4) SKKAAD sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan pedoman dalam melakukan pengamanan dan pemberian akses terhadap arsip dinamis di lingkungan Kementerian.

SKKAAD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dikategorikan: a. sangat rahasia, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa; b. rahasia, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro; c. terbatas, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan d. biasa/terbuka, apabila dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

KA, JRA, dan SKKAAD untuk Kementerian tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.

Penyusunan KA, JRA, dan SKKAAD untuk PTN mengacu pada Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dalam Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, KA, JRA, SKKAAD di lingkungan Kementerian harus menyesuaikan dengan Peraturan Menteri ini paling lambat 1 (satu) tahun sejak Peraturan Menteri ini diundangkan

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Juli 2018

MENTERI RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MOHAMAD NASIR

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 23 Juli 2018

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA