Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2019 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Arsip Konvensional adalah Arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.

4. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

5. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip aktif sebagai berkas kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya.

6. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

7. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan tingkat seriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perorangan.

8. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.

9. Publik adalah warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses Arsip Dinamis.

10. Biasa/Terbuka (B/T) adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

11. Terbatas (T) adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak

yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 12. Rahasia (R) adalah klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, dan/atau ketertiban umum. 13. Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan Arsip yang berasal dari lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik INDONESIA. 14. Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan Arsip yang berasal dari luar Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik INDONESIA.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dimaksudkan untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip Dinamis secara tertib yang disertai dengan daftar Arsip aktif; b. memberikan petunjuk kepada unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan realibilitas Arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai dengan aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

(2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan; b. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. menyediakan informasi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang dikategorikan Biasa/Terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya oleh Publik; d. menjamin keamanan Arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. menciptakan kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis meliputi: a. klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis; b. pengelola Arsip; c. pengamanan Arsip; dan d. pengguna Arsip.

(1) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. klasifikasi Arsip; b. Jenis Arsip; c. klasifikasi keamanan; d. hak akses; e. dasar pertimbangan; dan f. Unit Pengolah.

(2) Hak akses sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencantumkan tingkat paling rendah dari pejabat yang mempunyai kewenangan untuk mengakses Arsip Dinamis. (3) Klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. pejabat fungsional arsiparis; dan/atau b. pengelola Arsip non arsiparis. (2) Pengelola Arsip non arsiparis sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan pegawai yang memiliki kemampuan substansi kearsipan.

(1) Pengamanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. sarana; dan b. pengamanan ruang simpan. (2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. perangkat keras (hardware); dan b. perangkat lunak (software). (3) Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, meliputi: a. sarana penyimpanan Arsip Konvensional berupa filing cabinet atau rak Arsip untuk menyimpan Arsip Biasa/Terbuka dan Terbatas serta brankas atau lemari besi untuk Arsip Rahasia; b. sarana penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan

c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (4) Perangkat lunak (software) sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b meliputi: a. daftar Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip terjaga, dan Arsip vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip aktif dan Arsip inaktif.

Pengamanan ruang simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf b paling sedikit meliputi: a. pemasangan kamera pengawas (CCTV); b. kunci pengamanan ruangan; c. media simpan Arsip; dan d. tempat penyimpanan Arsip.

Pengguna Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d terdiri atas: a. Pengguna Internal; dan b. Pengguna Eksternal.

(1) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a terdiri atas: a. Menteri Koordinator; b. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Eselon I meliputi Sekretaris Kementerian Koordinator dan Deputi; c. Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Eselon I Staf Ahli; d. Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama/Eselon II dan Pejabat Administrator/Eselon III; dan e. Pejabat Pengawas/Eselon IV, Pejabat Fungsional, dan Pejabat Pelaksana; dan f. Pengawas internal. (2) Menteri Koordinator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dapat mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya.

(3) Sekretaris Kementerian Koordinator dan Deputi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dapat mengakses Arsip di bawah kewenangannya, tapi tidak dapat mengakses Arsip yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi dan pimpinan unit kerja lainnya yang setingkat/sederajat, kecuali telah mendapatkan izin. (4) Staf Ahli sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c, dapat mengakses seluruh Arsip sesuai bidangnya setelah mendapatkan izin dari pimpinan tinggi pada unit kerja terkait. (5) Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama/Eselon II dan Pejabat Administrator/Eselon III sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dapat mengakses seluruh Arsip di bawah kewenangannya, namun tidak dapat mengakses Arsip yang terdapat pada pimpinan tingkat lebih tinggi dan pimpinan unit kerja lainnya yang setingkat/sederajat, kecuali telah mendapatkan izin. (6) Pejabat Pengawas/Eselon IV, Pejabat Fungsional, dan Pejabat Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e hanya dapat mengakses seluruh Arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya, dengan tingkat klasifikasi Biasa/Terbuka. (7) Pengawas internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf f mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b terdiri atas: a. pengawas eksternal; b. aparat penegak hukum; dan c. Publik. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi

pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai hak untuk mengakses Arsip pada Pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum. (4) Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dapat mengakses informasi di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang dikategorikan Biasa/Terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan prosedur yang telah ditentukan.

Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 16 September 2019

MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIRANTO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 september 2019

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA