Peraturan Badan Nomor 11 Tahun 2012 tentang PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

Dalam Peraturan Kepala Badan ini, yang dimaksud dengan:

1. Standar Operasional Prosedur, yang selanjutnya disebut SOP, adalah proses penyelenggaraan tugas-tugas Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang dibakukan.

2. Format Standar Operasional Prosedur adalah tulisan dan diagram alur proses penyelenggaraan tugas-tugas Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang dibakukan.

3. Verifikasi SOP adalah proses pengecekan kebenaran dan kesesuaian proses penyelenggaraan tugas-tugas Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang dibakukan.

4. Proses kerja adalah langkah-langkah sistematis dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh capaian. www.djpp.kemenkumham.go.id

5. Diagram alur adalah gambar menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen kegiatan dengan menggunakan simbol-simbol atau bentuk- bentuk bidang.

6. Hasil akhir adalah produk suatu pekerjaan berupa barang dan jasa.

7. Penyempurnaan Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian kegiatan dalam rangka meningkatkan kualitas Standar Operasional Prosedur.

8. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan Standar Operasional Prosedur dalam pekerjaannya.

9. Atasan adalah pejabat yang memimpin unit kerja yang lebih tinggi.

10. Unit kerja eselon I adalah Sekretariat dan Kedeputian di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

11. Unit kerja Eselon II adalah Biro dan Asisten Deputi di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

12. Unit kerja Eselon III adalah Bagian dan Bidang di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

13. Unit kerja Eselon IV adalah Subbagian dan Subbidang di Lingkungan Badan Nasional Pengelola Perbatasan.

Prinsip penyusunan SOP meliputi: a. efisiensi dan efektifitas; b. berorientasi pada pengguna; c. kejelasan dan kemudahan; d. keselarasan; e. keterukuran; f. dinamis; g. kepatuhan hukum; dan h. kepastian hukum.

(1) Efektifitas dan efisiensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, berupa prosedur singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, berupa prosedur yang mempertimbangkan kebutuhan pengguna. (3) Kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, berupa prosedur yang mudah dimengerti dan diterapkan. (4) Keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, berupa prosedur yang sejalan dengan prosedur standar lain yang terkait. (5) Keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, berupa hasil dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas dan kualitasnya. (6) Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, berupa prosedur yang disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (7) Kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, berupa prosedur yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (8) Kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, berupa prosedur yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari tuntutan hukum.

Tahapan pengembangan SOP meliputi: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. penyusunan; d. pelaksanaan; e. pengawasan; f. pengkajian ulang dan penyempurnaan; dan g. evaluasi dan pelaporan.

(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a, dapat dilakukan dengan membentuk tim. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau mengoordinasikan tahapan pengembangan SOP, menyusun rencana pelaksanaan, dan sosialisasi pengembangan SOP pada masing-masing unit kerja. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Penyusunan SOP didahului dengan identifikasi kebutuhan SOP menurut tingkatan unit kerja. (2) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirumuskan sesuai dengan tugas dan fungsi. (3) Hasil identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dalam bentuk dokumen inventarisasi judul SOP. (4) Dokumen inventarisasi judul SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan.

Penyusunan SOP dengan syarat sebagai berikut: a. dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil tertentu; b. melibatkan paling sedikit 2 (dua) orang; c. berpedoman pada peraturan perundang-undangan; d. memperhatikan SOP kegiatan lainnya; e. ditulis dengan jelas, rinci, dan benar; dan f. dapat dipertanggungjawabkan.

(1) Tingkatan SOP mengikuti tingkatan unit kerja. (2) SOP unit kerja yang lebih rendah menjabarkan SOP unit kerja diatasnya.

(1) SOP dibuat dalam bentuk tertulis dan diagram alur. (2) Format SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran Peraturan Kepala Badan ini.

(1) Rancangan SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan yang akan dibuatkan SOP-nya. (2) Penyusunan SOP unit kerja eselon I, II, III, dan IV pada sekretariat dan Kedeputian dikoordinasikan oleh Kepala Biro/Asisten deputi.

www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Rancangan SOP yang telah disusun oleh pelaksana pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) dilakukan verifikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP. (3) Rancangan SOP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan ujicoba. (4) Ujicoba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit kerja dan disaksikan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang menangani SOP.

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan Keputusan Kepala Badan.

Pelaksanaan SOP dengan syarat: a. mudah diakses dan dilihat; b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; c. sumberdaya manusia yang kompeten; d. sudah dilakukan sosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh pegawai di lingkungan unit kerja; dan e. diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi.

(1) Pelaksanaan SOP diawasi terus menerus oleh atasan secara berjenjang. (2) Pengawasan pelaksanaan SOP dilakukan terus menerus oleh unit kerja yang membidangi unit kerja yang menangani SOP. (3) Hasil pengawasan pada masing-masing unit kerja disampaikan setiap triwulan kepada atasan secara berjenjang.

(1) Pengkajian ulang SOP paling singkat setiap tahun. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP unit kerja yang menangani SOP. (3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Pelaksanaan SOP dilakukan evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP. (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan unit kerja yang membidangi SOP unit kerja yang menangani SOP. (4) Hasil evaluasi pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaporkan kepada atasan secara berjenjang.

Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 13 Desember 2012 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA SELAKU KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA,

GAMAWAN FAUZI

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

www.djpp.kemenkumham.go.id