Peraturan Badan Nomor 1 Tahun 2021 tentang KLASIFIKASI ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMISDI LINGKUNGAN BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
4. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
5. Jenis arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan

secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 6. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses penyelengaraan arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistem meliputi penciptaan, pengunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 7. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 8. Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan. 9. Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip. 10. Pengamanan arsip adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 11. Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. 12. Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum. 13. Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan/atau keselamatan bangsa.

14. Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
15. Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari luar instansi Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
16. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai acuan penyusutan dan penyelamatan arsip.
18. Jangka Waktu Simpan yang selanjutnya disebut Retensi adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
19. Retensi Aktif adalah Retensi yang dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
20. Retensi Inaktif adalah Retensi yang harus dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan.
21. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi.
22. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan arsip memiliki nilai guna sekunder dan wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.
23. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

(1) Klasifikasi Arsip di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana dalam rangka pengelolaan arsip dinamis. (2) Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri atas: a. fungsi fasilitatif; dan b. fungsi substantif. (3) Fungsi fasilitatif sebagaimana dimakud pada ayat (2) huruf a merupakan kelompok arsip yang menyangkut kegiatan-kegiatan yang menghasilkan produk administrasi atau penunjang dari tugas yang dilakukan di kesekretariatan. (4) Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan kelompok arsip yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok Badan Nasional Penanggulangan Bencana.

(1) Klasifikasi arsip menggunakan kode arsip dalam bentuk gabungan huruf dan angka. (2) Kode klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai dasar untuk penomoran surat, pemberkasan dan penyusunan JRA. (3) Teknik penulisan klasifikasi arsip paling sedikit memuat unsur kelengkapan klasifikasi arsip yang meliputi nomor urut, kode klasifikasi, judul pokok masalah, dan sub masalah. (4) Ketentuan mengenai Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) JRA Badan Nasional Penanggulangan Bencana digunakan sebagai pedoman dalam Penyusutan Arsip di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf a merupakan daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusunan arsip fasilitatif meliputi: a. retensi arsip keuangan; b. retensi arsip kepegawaian; dan c. retensi arsip fasilitatif nonkeuangan dan nonkepegawaian. (3) JRA Substantif sebagaimana dimakud pada ayat (1) huruf b merupakan daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman Penyusutan Arsip substantif meliputi: a. retensi arsip bidang sistem dan strategi; b. retensi arsip bidang pencegahan; c. retensi arsip bidang penanganan darurat; d. retensi arsip bidang rehabilitasi dan rekontruksi; dan e. retensi arsip bidang logistik dan peralatan.

Komponen JRA di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana sebagaimana dimaksud pada Pasal 4 meliputi: a. jenis arsip;

b. jangka waktu penyimpanan arsip; dan c. keterangan yang berisi pernyataan musnah dan permanen.

(1) Jenis retensi arsip meliputi: a. Retensi Aktif; dan b. Retensi Inaktif. (2) Retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah. (3) Retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses. (4) Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan Badan Nasional Penanggulangan Bencana.

(1) Jangka waktu penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b ditujukan untuk penentuan retensi arsip. (2) Penentuan retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban, atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi. (3) Penentuan retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan pola: a. 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, ilmiah dan teknologi; atau c. 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi

keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

(1) Keterangan Musnah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf (c) ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna. (2) Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf (c) ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan.

Ketentuan mengenai JRA Badan Nasional Penanggulangan Bencana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Komponen sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c mencakup: a. klasifikasi keamanan arsip dinamis; b. pengamanan arsip; dan c. klasifikasi dan pengaturan akses arsip.

(1) Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan

kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana dan prasarana.

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana diatur dengan ketentuan: a. arsip yang tercipta di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana dapat diklasifikasikan menjadi informasi biasa, terbatas, rahasia dan sangat rahasia; b. keempat tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; c. keempat tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a, berbeda dalam pengaturan aksesnya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnya; d. setiap pegawai Badan Nasional Penanggulangan Bencana hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya; dan e. publik dapat mengakses informasi Badan Nasional Penanggulangan Bencana yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang diatur berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. sarana penyimpanan arsip konvensional berupa rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/terbuka dan terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk arsip rahasia dan sangat rahasia; b. sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. daftar arsip aktif, arsip inaktif, arsip terjaga dan arsip vital; dan b. aplikasi pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif.

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis Badan Nasional Penanggulangan Bencana terbagi menjadi tiga kategori, meliputi: a. biasa; b. terbatas; dan c. rahasia.

(1) Kategori arsip biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a, merupakan arsip yang dihasilkan Pencipta Arsip tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja Badan Nasional Penanggulangan Bencana meliputi: a. Arsip Dinamis pada lingkungan Sekretariat Utama; b. Arsip Dinamis pada lingkungan Deputi Bidang Sistem dan Strategi;

c. Arsip Dinamis pada lingkungan Deputi Bidang Pencegahan; d. Arsip Dinamis pada lingkungan Deputi Bidang Penanganan Darurat; e. Arsip Dinamis pada lingkungan Deputi Bidang Rehabilitasi dan Rekontruksi; f. Arsip Dinamis pada lingkungan Deputi Bidang Logistik dan Peralatan; g. Arsip Dinamis pada lingkungan Inspektorat Utama; h. Arsip Dinamis pada lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Penanggulangan Bencana; i. Arsip Dinamis pada lingkungan Pusat Data, Informasi dan Komunikasi Kebencanaan; dan j. Arsip Dinamis pada lingkungan Pusat Pengendalian Operasi. (2) Arsip biasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) juga meliputi arsip umum dan arsip terbuka.

Kategori arsip terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf (b), merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana, meliputi: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi inspektorat meliputi laporan hasil pemeriksan auditor internal dan eksternal, laporan hasil pemeriksaan auditor independen; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Deputi Bidang Sistem dan Strategi meliputi dokumen sistem dan strategi, dokumen pengembangan strategi penanggulangan bencana, dan dokumen sistem penanggulangan bencana; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Deputi Bidang Pencegahan meliputi dokumen mitigasi bencana, dokumen kesiapsiagaan dan dokumen peringatan dini;

d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Deputi Bidang Penanganan Darurat meliputi dokumen dukungan sumber daya darurat, dokumen dukungan infrastruktur darurat, dan dokumen fasilitasi penanganan korban dan pengungsi; e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Deputi Bidang Rehabilitasi dan Rekontruksi meliputi dokumen perencanaan rehabilitasi dan rekontruksi, dokumen pemulihan dan peningkatan fisik, dan dokumen pemulihan dan peningkatan sosial, ekonomi dan sumber daya alam; f. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Deputi Bidang Logistik dan Peralatan meliputi dokumen pengelolaan logistik dan peralatan dan dokumen optimasi jaringan logistik dan peralatan; g. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Biro Perencanaan meliputi dokumen program dan anggaran, dokumen monitoring dan evaluasi, dan laporan kinerja instansi. h. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Biro Keuangan meliputi daftar gaji pegawai, berkas pengelolaan anggaran di setiap unit kerja, dan laporan keuangan; i. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Biro Hukum, Organisasi dan Kerja Sama meliputi peraturan perundang-undangan, dokumen advokasi hukum, dokumen penataan organisasi dan tata laksana dan dokumen kerja sama dalam negeri dan internasional di bidang penanggulangan bencana; j. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan meliputi dokumen instalasi air bersih, dokumen instalasi kabel dokumen denah ruang bangun Badan Nasional Penanggulangan Bencana; k. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Sumber Daya Manusia meliputi personal file, hasil pertimbangan Badan Pertimbangan Jabatan dan

Kepangkatan, Sasaran Kinerja Pegawai, dan rekam medis pegawai; dan l. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi bagian tata usaha dan kearsipan meliputi daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.

Kategori arsip rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf (c), memiliki kriteria mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja Badan Nasional Penanggulangan Bencana, meliputi: a. Arsip Dinamis terkait kasus atau sengketa hukum, hak kekayaan intelektual, dan perjanjian kerja sama; dan b. Arsip Dinamis terkait sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instalasi listrik, daftar arsip vital, dan personal file.

(1) Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip. (2) Pengamanan arsip kategori biasa disimpan pada rak besi, arsip kategori rahasia di simpan pada filing cabinet, dan Pengamanan arsip kategori sangat rahasia disimpan pada lemari besi.

(1) Penentuan pengelola arsip yang dimaksud meliputi Pejabat Fungsional Arsiparis di Biro Sumber Daya Manusia dan Umum dan pengelola arsip pada Unit Kerja di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana. (2) Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip Aktif mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengelola arsip di central file.

(1) Pengamanan informasi arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana meliputi penciptaan daftar arsip rahasia dan daftar arsip sangat rahasia. (2) Pelaksanaan pengamanan merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di records centre dan central file.

(1) Akses Arsip Dinamis dilaksanakan sesuai klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14, dengan ketentuan semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnya. (2) Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. akses terbatas; b. akses terbuka; dan c. akses tertutup. (3) Akses terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan akses atas arsip yang berada pada tanggung jawab, tugas dan kewenangannya. (4) Akses terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan akses publik atas arsip yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. (5) Akses tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c merupakan arsip yang memiliki pembatasan akses.

(1) Akses Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 diberikan kepada: a. Pengguna Internal; dan

b. Pengguna Eksternal. (2) Pengguna Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diberi akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2). (3) Pengguna Eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b diberi akses terbuka.

Tabel sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku: a. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 21 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Badan Nasional Penanggulangan Bencana; b. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 26 Tahun 2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Badan Nasional Penanggulangan Bencana (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2014 Nomor 1555); c. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 18 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Badan Nasional Penanggulangan Bencana (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2014 Nomor 1558); d. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 1 Tahun 2014 tentang Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Badan Nasional Penanggulangan

Bencana (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2014 Nomor 205); e. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 5 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Badan Nasional Penanggulangan Bencana (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2014 Nomor 325); dan f. Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 2 Tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 1460, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, instrumen hukum yang dibentuk berdasarkan peraturan yang lama dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 2021

KEPALA BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA,

ttd.

DONI MONARDO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 30 Maret 2021

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

WIDODO EKATJAHJANA