Peraturan Badan Nomor 32 Tahun 2018 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.

4. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan Arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.

5. Klasifikasi Keamanan Arsip yang selanjutnya disebut Klasifikasi Keamanan adalah kategori kerahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.

6. Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Bawaslu adalah lembaga penyelenggara Pemilu yang mengawasi penyelenggaraan Pemilu di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu digunakan pada: a. Sekretariat Jenderal Bawaslu; b. Sekretariat Bawaslu Provinsi; dan c. Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilaksanakan berdasarkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan cara: a. sentralisasi untuk penetapan kebijakan kearsipan; dan b. desentralisasi untuk pelaksanaan kearsipan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, dan sarana serta prasarana.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu; b. menyediakan layanan informasi Arsip Dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi Bawaslu yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik sesuai dengan lampiran Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; d. terjaminnya keamanan Arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan Bawaslu. (2) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu berfungsi untuk: a. mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip Dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar Arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit-unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas, dan realibilitas Arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi Arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

(1) Arsip dinamis Bawaslu terdiri atas: a. Arsip biasa; b. Arsip terbatas; dan c. Arsip rahasia. (2) Arsip biasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. (3) Arsip terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. (4) Arsip rahasia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan klasifikasi informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

Arsip dinamis Bawaslu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 diklasifikasikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. semakin tinggi tingkat kerahasiaan informasi Arsip semakin ketat tingkat pengamanan; b. setiap pegawai Bawaslu hanya dapat mengakses Arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; dan c. publik dapat mengakses informasi Bawaslu yang dikategorikan terbuka sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Sarana dan prasarana Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu

menggunakan sarana perangkat keras dan perangkat lunak. (2) Perangkat keras sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. sarana penyimpanan Arsip konvensional berupa rak Arsip untuk menyimpan Arsip biasa dan terbatas, serta brankas atau lemari besi untuk Arsip rahasia; b. sarana penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip yang disesuaikan dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif yang disesuaikan dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. daftar Arsip aktif, inaktif, terjaga, dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip aktif dan inaktif.

(1) Prasarana berupa ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c perlu dilakukan pengamanan. (2) Pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas, kunci pengamanan ruangan, dan media simpan Arsip. (3) Pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan cara: a. penyimpanan pada rak besi untuk Arsip kategori umum; b. penyimpanan pada rak Arsip untuk Arsip kategori terbatas; dan c. penyimpanan pada lemari besi untuk Arsip kategori rahasia.

(1) Pengelolaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu dilakukan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan dan/atau jabatan fungsional Arsiparis. (2) Arsiparis dan/atau pengelola Arsip aktif mempunyai tanggung jawab mengelola Arsip di pusat Arsip. (3) Arsiparis dalam mengelola Arsip inaktif berperan dalam pengamanan arsip di pusat Arsip serta MENETAPKAN hak akses Arsip.

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Bawaslu tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Penyebutan Sekretariat Bawaslu Provinsi dan Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota dalam Peraturan Badan ini termasuk juga sekretariat pada Panitia Pengawas Pemilihan Aceh dan Panitia Pengawas Pemilihan Kabupaten/Kota.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 November 2018

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ABHAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 28 November 2018

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

ttd

ABHAN