Peraturan Menteri Nomor 52 Tahun 2011 tentang STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI DAN KABUPATEN/KOTA

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan:

1. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah.

2. SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.

3. SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.

4. Format Standar Operasional Prosedur adalah bentuk penuangan SOP berupa tulisan dan diagram alur.

5. Verifikasi SOP adalah proses memeriksa kebenaran dan kesesuaian SOP.

6. Uraian prosedur adalah langkah-langkah yang sistematis dalam melaksanakan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja tertentu. www.djpp.kemenkumham.go.id

7. Diagram alur adalah gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi.

8. Hasil akhir adalah produk/output dari suatu pekerjaan yang dilaksanakan berupa barang dan jasa.

9. Penyempurnaan Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian kegiatan dalam rangka meningkatkan kualitas standar operasional prosedur yang terdiri dari melengkapi, membuat, menambah/ mengurangi, menyusun, dan mengevaluasi standar operasional prosedur.

10. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan SOP dalam pekerjaannya.

11. Tingkatan unit kerja adalah unit kerja yang lebih rendah sebagai pendukung unit kerja diatasnya.

12. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota.

13. Kepala Daerah adalah Gubernur dan Bupati/Walikota.

14. Unit kerja adalah Satuan kerja pada SKPD.

Prinsip Penyusunan SOP meliputi: a. efisiensi dan efektifitas; b. berorientasi pada pengguna; c. kejelasan dan kemudahan; d. keselarasan; e. keterukuran; f. dinamis; g. kepatuhan hukum; dan h. kepastian hukum.

(1) Prinsip efisiensi dan efektifitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, prosedur yang distandarkan singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan dan memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. (3) Prinsip kejelasan dan kemudahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. (4) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, SOP yang dibuat selaras dengan SOP lain yang terkait. (5) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, meliputi hasil, waktu dan proses pencapaian hasil pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya. (6) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, bahwa SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, bahwa SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi pelaksana dan mutu baku karena ditetapkan dengan keputusan Kepala Daerah.

(1) SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja. (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui tahapan penyusunan sebagai berikut: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. analisis kebutuhan SOP; d. penulisan SOP; e. verifikasi dan ujicoba SOP; f. pelaksanaan; g. sosialisasi; h. pelatihan dan pemahaman; dan i. monitoring dan evaluasi. www.djpp.kemenkumham.go.id

(3) Tahapan penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.

(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (2) huruf a dilakukan dengan membentuk tim, pembekalan tim, menyusun rencana tindak dan sosialisasi. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau mengkoordinasikan semua tahapan penyusunan SOP, menyusun rencana pelaksanaan dan sosialisasi kegiatan penyusunan SOP pada masing-masing SKPD. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Tim pada tingkat Provinsi meliputi:

1. Ketua: Kepala Biro organisasi 2) Sekretaris: Sekretaris yang ditunjuk oleh Sekda 3) Anggota: Para sekretaris SKPD b. Tim pada tingkat Kabupaten/Kota meliputi:
2. Ketua: Kepala Bagian organisasi 2) Sekretaris: Sekretaris yang ditunjuk oleh Sekda 3) Anggota: Para sekretaris SKPD c. Tim pada tingkat SKPD dibentuk untuk menyusun rancangan SOP pada masing-masing unit kerja

(1) Identifikasi kebutuhan SOP masing-masing SKPD dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi SKPD. (2) Identifikasi kebutuhan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada masing-masing SKPD dan disusun menurut tingkatan unit kerja. (3) Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP. www.djpp.kemenkumham.go.id

(1) Dokumen inventarisasi judul SOP sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat (3) dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP. (2) Hasil analisis dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP yang ditetapkan dengan keputusan kepala daerah. (3) Format nama dan kode nomor SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran I Peraturan Menteri ini.

SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2).

(1) Penyusunan SOP dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut: a. mengacu pada peraturan perundang-undangan; b. ditulis dengan jelas, rinci dan benar; c. memperhatikan SOP lainnya; dan d. dapat dipertanggungjawabkan. (2) Kegiatan yang memerlukan SOP memenuhi kriteria sebagai berikut: a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; b. menghasilkan output tertentu;dan c. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang/pihak.

(1) SOP dibuat dalam bentuk tabel, tertulis dan diagram alur. www.djpp.kemenkumham.go.id

(2) Format SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteri ini.

(1) Pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja melakukan penyusunan SOP. (2) Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD dan/atau Pejabat yang membidangi ketatausahaan. (3) Penyusunan SOP lintas SKPD dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah.

(1) Rancangan SOP yang dibuat pelaksana sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 ayat (1) di verifikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP. (3) Rancangan SOP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan ujicoba. (4) Ujicoba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang.

Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba ditetapkan menjadi SOP dengan keputusan kepala daerah.

Syarat pelaksanaan SOP meliputi: a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan; b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; c. sumberdaya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; www.djpp.kemenkumham.go.id

d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan pemerintah daerah; dan e. mudah diakses dan dilihat.

(1) Pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai dilingkungan unit kerja. (2) SOP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan lainnya di dalam organisasi.

Pelatihan dan pemahaman sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf h dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis, pendampingan ataupun pada pelaksanaan sehari-hari.

Monitoring sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf i dilakukan dengan cara observasi, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja.

(1) Untuk mengetahui efektifitas dan kualitas SOP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP. (2) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai bahan penyempurnaan SOP. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setiap akhir tahun. www.djpp.kemenkumham.go.id

(4) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan koordinator sebagaimana dimaksud dalam pasal 11 ayat (2) serta berkoordinasi dengan Biro Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.

(1) Atasan langsung secara melekat dan terus menerus melakukan pengawasan pelaksanaan SOP. (2) Hasil pengawasan pelaksanaan SOP dilaporkan kepada Kepala SKPD setiap triwulan.

(1) SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang minimal sekali dalam 2 (dua) tahun. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja yang menangani SOP. (3) SOP yang telah disempurnakan ditetapkan dengan keputusan kepala daerah.

(1) Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Bupati/Walikota. (2) Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota dilaporkan kepada Gubernur. (3) Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Provinsi dilaporkan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. www.djpp.kemenkumham.go.id

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan menempatkannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 4 November 2011 MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA, GAMAWAN FAUZI Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 11 November 2011 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

AMIR SYAMSUDIN www.djpp.kemenkumham.go.id