Peraturan Daerah Nomor 62 Tahun 2020 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN PERATURAN DAERAH KABUPATEN LUMAJANGNOMOR 13 TAHUN 2017 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan :

1. Daerah adalah Kabupaten Lumajang.

2. Pemerintah Daerah adalah Bupati beserta Perangkat Daerah.

3. Bupati adalah Bupati Lumajang.

4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Lumajang.

5. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lumajang.

6. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

8. Arsip Dinamis adalah arsip yan digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

9. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

10. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

11. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

12. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

13. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam arsip terjaga.

14. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan.

15. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kopetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

16. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

17. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.

18. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

19. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab.

20. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan penemuan kembali Arsip Inaktif.

Pengelolaan Arsip Inaktif bertujuan untuk : a. mewujudkan pengelolaan Arsip Inaktif yang mampu menjamin tersedianya Arsip Inaktif dengan cepat, tepat dan aman; b. mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi di unit kerja; dan c. mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber pada Arsip Inaktif.

(1) Sumber Daya Manusia kearsipan pada pengelolaan Arsip Inaktif adalah pengelola arsip yang diberi kewenangan untuk mengelola arsip di Unit Kearsipan. (2) Sumber Daya Manusia pengelola arsip wajib melaporkan pengurangan dan penambahan berkas Arsip Inaktif yang ada di Unit Kearsipan kepada kepala Unit Kearsipan dengan melampirkan daftar Arsip Inaktif yang dikelolanya.

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan : a. penataan Arsip Inaktif; dan b. penyimpanan Arsip Inaktif.

(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a, dilakukan berdasarkan : a. asas usul yaitu untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya; dan b. asas aturan asli yaitu untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. (2) Arsip yang sudah memasuki masa inaktif, dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan untuk dilakukan penataan. (3) Arsip yang diterima Unit Kearsipan harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA; b. telah dinilai unit pengolah/unit kerja bahwa arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif; c. fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar Arsip Inaktif; d. fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan Unit Kearsipan secara bersama-sama; dan e. berita acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditandatangani oleh unit pengolah dan Unit Kearsipan. (4) Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (5) Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan ke dalam boks, dengan rincian kegiatan : a. menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;

b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif ke dalam boks arsip; dan c. memberi label boks arsip, dengan keterangan nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. (6) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan. (7) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. (8) Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. (9) Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat : a. Pencipta Arsip; b. unit pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi arsip; e. kurun waktu; f. jumlah ; dan g. keterangan.

Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 5 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap Arsip Inaktif yang sudah di daftar dalam daftar arsip.

Penyimpanan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.

Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

Pedoman Pengelolaan Arsip Vital sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Bupati ini.

Pedoman Pengelolaan Arsip Vital digunakan sebagai acuan bagi Pemerintah Kabupaten dalam melaksanakan pengelolaan Arsip Vital di lingkungan pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan serta lembaga kearsipan.

Penyusutan Arsip meliputi kegiatan : a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.

Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA.

(1) Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan : a. penyeleksian Arsip Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten Lumajang dilakukan sebagai berikut : a. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; dan b. pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari Pencipta Arsip ke lembaga kearsipan.

(1) Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati retensi Arsip Aktif. (3) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan. (4) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.

Pemindahan Arsip Inaktif dilingkungan Badan Usaha Milik Daerah diatur oleh pimpinan Badan Usaha Milik Daerah berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip. (2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip : a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip.

Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut : a. pembentukan panitia penilai arsip; b. penyeleksian arsip; c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai arsip; e. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g. pelaksanaaan pemusnahan, dilakukan dengan :

1. secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dikenali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan 3) disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a, ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip. (2) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. (3) Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur : a. pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan c. Arsiparis sebagai anggota.

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah Kabupaten Lumajang yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan organisasi perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah Kabupaten setelah mendapat : a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Bupati. (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintah daerah Kabupaten sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di organisasi perangkat daerah Kabupaten atau penyelenggara pemerintahan daerah Kabupaten.

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah Kabupaten yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh bupati setelah mendapat : a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah Kabupaten sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah Kabupaten.

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan Badan Usaha Milik Daerah setelah mendapat : a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari pimpinan Badan Usaha Milik Daerah. (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah.

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah Kabupaten yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Bupati setelah mendapat : a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. (2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan Badan Usaha Milik Daerah.

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang : a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.

(1) Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut : a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; d. verifikasi dan persetujuan dari kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;

e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip; dan f. pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. (2) Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan. (3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip meliputi : a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. surat persetujuan dari lembaga kearsipan; e. surat pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan; f. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksana penyerahan Arsip Statis; g. berita acara penyerahan Arsip Statis; dan h. daftar Arsip Statis yang diserahkan. (4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib disimpan oleh Pencipta Arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai Arsip Vital.

(1) Arsip Statis Pemerintahan Daerah Kabupaten wajib diserahkan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. (2) Penetapan Arsip Statis pada pemerintahan daerah Kabupaten sebagaimana dimaksud pada Pasal 26 ayat (1) huruf e, ditetapkan oleh Bupati. (3) Pelaksanaan penyerahan Arsip Statis yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan organisasi perangkat daerah Kabupaten atau penyelenggara pemerintahan daerah Kabupaten. (4) Pelaksanaan penyerahan Arsip Statis yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah Kabupaten.

(1) Arsip Statis Badan Usaha Milik Daerah wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan. (2) Penetapan Arsip Statis pada Badan Usaha Milik Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 ayat (1) huruf e, ditetapkan oleh pimpinan Badan Usaha Milik Daerah. (3) Arsip Statis yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diserahkan oleh pimpinan Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten kepada lembaga kearsipan Kabupaten.

(1) Arsip Statis perusahaan swasta diserahkan kepada lembaga kearsipan. (2) Penyerahan Arsip Statis perusahaan swasta ditetapkan oleh pimpinan perusahaan swasta.

(1) Arsip Statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah dilakukan setelah penetapan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah. (2) Penetapan penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat.

Penyerahan arsip perseorangan dilakukan oleh yang bersangkutan atau pihak yang mewakili kepada lembaga kearsipan.

Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, maka Peraturan Bupati Lumajang Nomor 48 Tahun 2017 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Bupati ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Lumajang. Ditetapkan di Lumajang pada tanggal 31 Agustus 2020 BUPATI LUMAJANG, ttd. H. THORIQUL HAQ, M.ML. Diundangkan di Lumajang pada tanggal 31 Agustus 2020 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN LUMAJANG, ttd. Drs. AGUS TRIYONO, M.Si. NIP.19690507 198903 1 004 BERITA DAERAH KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2020 NOMOR 62 PARAF KOORDINASI JABATAN PARAF TANGGAL Sekretaris Daerah Asisten Plt.Ka.Disparpus Plt.Kabag.Hukum