Pasal 6

(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a, dilakukan berdasarkan : a. asas usul yaitu untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya; dan b. asas aturan asli yaitu untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. (2) Arsip yang sudah memasuki masa inaktif, dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan untuk dilakukan penataan. (3) Arsip yang diterima Unit Kearsipan harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA; b. telah dinilai unit pengolah/unit kerja bahwa arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif; c. fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar Arsip Inaktif; d. fisik dan daftar arsip telah dilakukan pemeriksaan oleh unit pengolah dan Unit Kearsipan secara bersama-sama; dan e. berita acara pemindahan dan daftar arsip yang akan dipindahkan telah ditandatangani oleh unit pengolah dan Unit Kearsipan. (4) Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b. pengolahan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (5) Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan ke dalam boks, dengan rincian kegiatan : a. menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;

b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif ke dalam boks arsip; dan c. memberi label boks arsip, dengan keterangan nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. (6) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan. (7) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. (8) Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. (9) Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat : a. Pencipta Arsip; b. unit pengolah; c. nomor arsip; d. kode klasifikasi arsip; e. kurun waktu; f. jumlah ; dan g. keterangan.