Peraturan Badan Nomor 03 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Komisi Pemberantasan Korupsi

Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan:

1. Komisi Pemberantasan Korupsi yang selanjutnya disebut KPK adalah sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi sebagaimana telah diubah dengan UNDANG-UNDANG Nomor 10 Tahun 2015 tentang Penetapan PERATURAN PEMERINTAH Pengganti UNDANG-UNDANG Nomor 1 Tahun 2015 tentang Perubahan

3. 2015 tentang Perubahan atas UNDANG-UNDANG Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi menjadi UNDANG-UNDANG (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 107, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5698); UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5071); PERATURAN PEMERINTAH Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA Nomor 5286); Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 14 Tahun 2015, tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 550);

atas UNDANG-UNDANG Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi Menjadi UNDANG-UNDANG. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh KPK dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau Lembaga Kearsipan. 6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit memuat mengenai jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 7. JRA Fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif, meliputi bidang keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. 8. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya.

9. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan di lingkungan KPK, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.
10. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan KPK dan instansi/ lembaga lain serta umum.
11. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan KPK.
12. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar KPK dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional.
13. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
14. Retensi Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah yang jangka waktunya dihitung sejak arsip diciptakan dari mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
15. Retensi Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip yang jangka waktunya dihitung sejak habisnya masa retensi Arsip Aktif sampai nilai gunanya untuk kepentingan referensi berakhir.

JRA Fasilitatif dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi KPK dalam melakukan penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Fasilitatif.

(1) Jenis Arsip Fasilitatif meliputi arsip-arsip di bidang : a. keuangan; b. kepegawaian; c. non-keuangan dan non-kepegawaian, meliputi :

1. perencanaan;
2. hukum;
3. organisasi dan tata laksana;
4. kearsipan
5. ketatausahaan dan kerumahtanggaan;
6. perlengkapan;
7. kehumasan;
8. kepustakaan; dan
9. pengawasan. (2) Penyimpanan dan pemusnahan terhadap arsip Fasilitatif disusun secara terjadwal dalam bentuk JRA Fasilitatif yang memuat paling sedikit: a. Jenis Arsip yang diretensi; b. Jangka waktu retensi; dan c. Keterangan terhadap Arsip yang diretensi. (3) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disusun sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Komisi ini.

Retensi Arsip Fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) terdiri atas Retensi Aktif dan Retensi Inaktif sebagai berikut : a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah yang dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses; dan

b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga yang dihitung sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.

(1) Keterangan terhadap Arsip yang diretensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c memuat rekomendasi yang MENETAPKAN: a. arsip musnah; b. arsip dinilai kembali; atau c. arsip permanen. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan : a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Peraturan Komisi ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Komisi ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta, pada tanggal 18 April 2016

KETUA KOMISI PEMBERANTASAN KORUPSI,

ttd.

AGUS RAHARDJO

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Juni 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

WIDODO EKATJAHJANA