Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA

adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu

penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan

yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis

arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau

dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan dan penyelamatan arsip.

1. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut

JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip

Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman

penyusutan arsip substantif bidang kebijakan,

pembinaan manajemen kepegawaian, hukum, mutasi

pegawai, sistem informasi kepegawaian, pengawasan

dan pengendalian, perencanaan kepegawaian dan

formasi, pembinaan jabatan fungsional kepegawaian,

pengembangan sistem rekrutmen aparatur sipil

negara, penilaian kompetensi, pusat pengembangan

aparatur sipil negara serta konsultasi dan bantuan

hukum kepegawaian.

1. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut

JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip

fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman

penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, keuangan,

kepegawaian, organisasi dan tata laksana, kearsipan,

perlengkapan, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat

serta audit internal.

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara

langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.

1. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta

arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah

diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung

oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

1. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan

tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Negara yang

meliputi kebijakan, pembinaan manajemen

kepegawaian, peraturan perundangan, mutasi

kepegawaian, sistem informasi kepegawaian,

pengawasan dan pengendalian kepegawaian,

kebutuhan pegawai, pembinaan jabatan fungsional

kepegawaian, pengembangan sistem rekrutmen

aparatur sipil negara, penilaian kompetensi aparatur

sipil negara, pengembangan aparatur sipil negara

serta konsultasi dan bantuan hukum.

1. Arsip Fasilitatif adalah Arsip yang berkaitan dengan

bidang fasilitatif yang meliputi perencanaan, keuangan,

kepegawaian, umum, hubungan masyarakat serta

pengawasan.

1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang

wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.

1. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis

Arsip pada Unit Pengolah.

1. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis

Arsip pada Unit Kearsipan.

1. Keterangan adalah uraian untuk menerangkan sesuatu

yang menjadi petunjuk, seperti bukti, tanda, yang sudah

diketahui atau yang menyebabkan menjadi tahu.

1. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan

bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka

waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai

guna lagi.

1. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang

menyatakan bahwa suatu jenis Arsip belum dapat

ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau

permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian dan

pengkajian kembali.

1. Keterangan Permanen adalah keterangan yang

menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai

guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib

diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia

sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup

kewenangan masing-masing.

1. Dokumen Kepegawaian adalah dokumen di bidang

Kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang

berwenang.

1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat

BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang

diberi kewenangan melakukan pembinaan dan

menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara

secara nasional sebagaimana diatur dalam undang-

undang.

(1) JRA BKN digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan

Arsip di lingkungan BKN.

(2) JRA BKN memuat jenis Arsip, retensi Arsip dan

keterangan.

(3) JRA BKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri

dari JRA Substantif dan JRA Fasilitatif.

(4) Ketentuan mengenai JRA Substantif dan JRA Fasilitatif

sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam

Lampiran I dan Lampiran II yang merupakan bagian

tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat

(2) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif.

(2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif

dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut:

• Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk

kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah;

dan

• Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan

untuk kepentingan unit kerja terkait dan

kepentingan lembaga.

(3) Retensi Arsip dihitung sejak Arsip diciptakan dan

diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai

diproses.

(4) Pengelolaan Arsip dalam masa Retensi Aktif sebagaimana

dimaksud dalam Lampiran I dan Lampiran II yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Badan ini dilakukan dalam central file pada masing-

masing Unit Pengolah setingkat jabatan pimpinan tinggi

pratama di lingkungan BKN Pusat, Pusat Pengembangan

ASN, dan setingkat jabatan administrator di lingkungan

Kantor Regional BKN.

(5) Pengelolaan Arsip dalam masa Retensi Inaktif

sebagaimana dimaksud dalam Lampiran I dan Lampiran

II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Badan ini dilakukan dalam record center pada

Unit Kearsipan I Biro Umum dan Unit Kearsipan II

Bagian Tata Usaha di lingkungan Kantor Regional BKN.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat

(2) memuat rekomendasi yang menetapkan Arsip

dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.

(2) Penetapan rekomendasi suatu jenis Arsip dimusnahkan,

dinilai kembali, atau dipermanenkan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan

pertimbangan:

• keterangan “Musnah” ditentukan dalam hal pada

masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki

nilai guna;

• keterangan “Permanen” ditentukan dalam hal

dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan

• keterangan “Dinilai Kembali” ditentukan dalam hal

Arsip dianggap berpotensi menimbulkan sengketa

atau perselisihan.

(3) Selain keterangan memuat rekomendasi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dapat juga memuat rekomendasi

yang berupa “Berkas Perseorangan”.

(4) Keterangan “Berkas Perseorangan” ditentukan dalam hal

jenis Arsip merupakan Dokumen Kepegawaian.

(5) Berkas Perseorangan sebagaimana dimaksud pada ayat

(4) terdiri atas:

• Berkas Perseorangan Pejabat Negara dan Pejabat

lainnya yang disetarakan, memiliki masa

penyimpanan Permanen;

• Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil, memiliki

masa penyimpanan sampai dengan hak dan

kewajiban yang bersangkutan dinyatakan selesai;

• Berkas Perseorangan Pegawai Pemerintah dengan

Perjanjian Kerja, memiliki masa penyimpanan sampai

dengan hak dan kewajiban yang bersangkutan

dinyatakan selesai;

• Berkas Perseorangan Pegawai Pemerintah Non

Pegawai Negeri Sipil, memiliki masa penyimpanan

sampai dengan hak dan kewajiban yang

bersangkutan dinyatakan selesai.

(6) Dalam hal Unit Kearsipan tidak memiliki daya tampung

yang memadai, “Berkas Perseorangan” yang memasuki

masa Retensi Inaktif dapat dititipkan pada unit pengolah

yang mengelola “Berkas Perseorangan” pada saat masih

aktif.

(1) Jenis Arsip Substantif BKN terdiri

atas:

• pembinaan manajemen kepegawaian;

• peraturan perundangan;

• mutasi kepegawaian;

• sistem informasi kepegawaian;

• pengawasan dan pengendalian kepegawaian;

• kebutuhan pegawai;

• pembinaan jabatan fungsional kepegawaian;

• pengembangan sistem rekrutmen aparatur sipil

negara;

• penilaian kompetensi aparatur sipil negara;

• pengembangan aparatur sipil negara; dan

• konsultasi dan bantuan hukum.

(2) Jenis Arsip Fasilitatif BKN terdiri atas:

• perencanaan;

• keuangan;

• kepegawaian;

• organisasi dan tata laksana;

• kearsipan;

• perlengkapan;

• kerumahtanggaan;

• hubungan masyarakat; dan

• audit internal.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

LAMPIRAN I

PERATURAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 19 TAHUN 2020

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

I PEMBINAAN MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

A. Kinerja Aparatur Sipil Negara

1. Sistem penilaian kinerja dan standar kerja

• Sistem penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
• Berkas Penyusunan sistem Penilaian tidak berlaku

• Standar kinerja jabatan pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen
• Berkas Penyusunan standar kinerja jabatan tidak berlaku
• Laporan Asistensi standar kinerja jabatan

• Program penilaian kinerja pegawai Aparatur Sipil Negara 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Berkas Perencanaan
• Laporan pelaksanaan

• • Formulir Coaching Clinic dan Laporan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pengelolaan Data Base & Analisis Sistem Informasi kinerja pegawai ASN

• Laporan Pengelolaan database penilaian kinerja pegawai ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Berkas Analisis sistem informasi kinerja pegawai ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Laporan Teknis penilaian kinerja AS 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Resume Data E-Kinerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Evaluasi dan pemantauan penilaian kinerja dan standar kinerja jabatan pegawai ASN

• Laporan Pemantauan (Laporan E-Monev) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Berkas evaluasi dan pelaporan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Laporan E-Lapkin by Online 2 Tahun 3 Tahun Musnah

B. Jabatan Aparatur Sipil Negara

1. Penyusunan bahan kebijakan teknis jabatan administrasi, jabatan fungsional 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali dan jabatan pimpinan tinggi rancangan final

• Pengumpulan bahan rumusan kebijakan, Permanen
• Analisis dan pengolahan
• Rumusan bahan kebijakan teknis

1. Penyusunan rumusan bahan pertimbangan teknis jabatan administrasi, 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali jabatan fungsional dan jabatan pimpinan tinggi rumusan pertimbangan final, Permanen

• Pengumpulan bahan
• Analisis dan pengolahan
• Rumusan bahan pertimbangan teknis

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Bimbingan teknis dan fasilitasi jabatan administrasi, jabatan fungsional dan 2 Tahun 3 Tahun Musnah jabatan pimpinan tinggi

• Bahan bimbingan teknis
• Hasil bimbingan teknis/laporan

1. Sosialisasi jabatan administrasi, jabatan fungsional dan jabatan pimpinan 2 Tahun 3 Tahun Musnah tinggi
2. Monitoring dan evaluasi pembinaan jabatan administrasi, jabatan fungsional 2 Tahun 3 Tahun Musnah dan jabatan pimpinan tinggi

C. Kompensasi Aparatur Sipil Negara

1. Gaji dan fasilitas

• Bahan rumusan gaji pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Bahan rumusan gaji pejabat pemerintah dan pegawai pemerintah dengan 2 Tahun 3 Tahun Musnah perjanjian

• Bahan rumusan dan pengembangan kebijakan teknis Fasilitas PNS dan 2 Tahun 3 Tahun Musnah Pejabat Negara

1. Jaminan pensiun, perlindungan dan penghargaan

• Bahan rumusan Jaminan pensiun dan hari tua 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Bahan rumusan perlindungan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Bahan rumusan penghargaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Tunjangan

• Bahan rumusan Pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Bahan rumusan pejabat pemerintah dan pegawai pemerintah dengan 2 Tahun 3 Tahun Musnah perjanjian

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

• Bahan rumusan dan pengembangan Kebijakan Evaluasi dan Klasifikasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah Jabatan ASN

II PERATURAN PERUNDANGAN

A. Kebijakan manajemen kepegawaian/Legislasi kepegawaian 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen tidak berlaku 1. Pengkajian dan Pengusulan Bahan

1. Penyiapan Bahan

2. Perumusan Kebijakan

3. Pemberian masukan dan dukungan dalam penyusunan kebijakan

4. Penetapan Kebijakan

B. Produk Hukum

1. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Pengaturan 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen tidak berlaku

2. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Penetapan 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen tidak berlaku

3. Dokumen kegiatan penyusunan produk hukum yang bersifat Penugasan 3 Tahun 3 Tahun Musnah

C. Dokumentasi kegiatan penyelenggaraan jaringan Produk Hukum dan 3 Tahun 3 Tahun Musnah penyebarluan informasi hukum

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 D. Telaah Hukum

1. Telaah Hukum Peraturan Perundangan-undangan 3 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Telaah Kontrak, Perjanjian, Akta, dan MoU 3 Tahun 3 Tahun Musnah

E. Sosialisasi/Penyuluhan Produk Hukum kepada Instansi dan/atau Pejabat 3 Tahun 3 Tahun Musnah Pemerintah

III MUTASI KEPEGAWAIAN

A. Pengadaan dan Kepangkatan

1. Administrasi pengadaan ASN 2 Tahun 4 Tahun Musnah

• Proses registrasi nomor induk pegawai

• Penetapan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil

• Penetapan kartu pegawai, kartu istri/kartu suami

1. Administrasi Kepangkatan ASN

• Kenaikan pangkat dan jabatan selain pimpinan tinggi utama, pimpinan 2 Tahun 3 tahun Masuk berkas tinggi madya, jabatan fungsional utama perseorangan

• Berkas usul kenaikan pangkat dan jabatan

• Proses penelitian, peninjauan masa kerja

• Nota pertimbangan/persetujuan kenaikan pangkat dan jabatan

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

• Kenaikan pangkat dan jabatan pimpinan tinggi utama, pimpinan tinggi 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas madya, jabatan fungsional utama perseorangan
• Berkas usul kenaikan pangkat dan jabatan
• Proses penelitian, peninjauan masa kerja
• Bahan pertimbangan/persetujuan Kepala BKN kepada Presiden tentang pengangkatan, kenaikan jabatan dan pembebasan sementara dalam jabatan fungsional jenjang utama.

• Mutasi, pengalihan status/penyaluran ASN 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas perseorangan - Berkas usulan
• Hasil penelitian
• Nota pertimbangan/persetujuan

1. Perekaman data pengadaan dan kepangkatan ASN 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah update B. Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah, kecuali hak & pejabat pimpinan tinggi
2. Administrasi pensiun PNS dan Pejabat Negara kewajibannya madya dan pejabat lain

• Administrasi pensiun pegawai negeri sipil habis yang secara individual
• Admnistrasi pensiun pejabat negara ditentukan oleh instansi dan PNS yang c) Laporan perekaman dan pemeliharaan data pensiun berjasa/terlibat

1. Penetapan pensiun pegawai negeri sipil peristiwa berskala

2. Penetapan pertimbangan teknis pensiun pegawai negeri sipil nasional Permanen

3. Pensiun pejabat negara dan janda/dudanya

• Penyiapan pensiun pejabat negara

• Penyiapan pensiun janda/duda pejabat negara

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 C. Status dan kedudukan kepegawaian

1. Pertimbangan status kepegawaian

• Dokumen analisis status kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Penyusunan pertimbangan status kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Pertimbangan kedudukan kepegawaian

• Dokumen analisis kedudukan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Penyusunan pertimbangan kedudukan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

IV SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

A. Pengolahan data dan informasi kepegawaian

1. Pengolahan data

• Dokumen pengelolaan basis data kepegawaian PNS 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan penyelesaian permasalahan data kepegawaian pegawai negeri sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Informasi kepegawaian

• Laporan penyajian informasi dan penyusunan tabel referensi kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah PNS

• Laporan penyajian informasi dan penyusunan tabel referensi kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah non PNS

• Laporan pengembangan dan pemanfaatan kartu pegawai elektronik 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 B. Pengembangan sistem informasi kepegawaian

1. Pengembangan teknologi informasi

• Dokumen pengelolaan perangkat komputer induk 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Dokumen pengelolaan sistem dan jaringan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Dokumen pengembangan dan standardisasi pelayanan teknologi 2 Tahun 3 Tahun Musnah kepegawaian

• ISO 270001 Data Center BKN 5 Tahun 5 Tahun Permanen

1. Pemanfaatan teknologi informasi

• Dokumen pemanfaatan media informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Dokumen integrasi sistem informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Pelayanan teknologi informasi

• Laporan layanan teknis informasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah C. Pengembangan sistem pengelolaan arsip kepegawaian

1. Arsip kepegawaian elektronik

• Laporan Koordinasi dan Evaluasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan pemindaian/scanning data kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan verifikasi dan distribusi arsip kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan validasi arsip kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Laporan pelayanan informasi dokumen elektronik 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Basis Data Image Arsip Kepegawaian 5 Tahun 5 Tahun Permanen

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Penyimpanan arsip kepegawaian secara fisik 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah, kecuali

• Validasi berkas perseorangan/mutasi kepegawaian hak dan pejabat Eselon I dan kewajibannya pejabat lain yang

• Kartu induk dan daftar isi habis secara individual

• Formulir peminjaman tata naskah kepegawaian ditentukan oleh

• Petikan SK Konversi NIP Baru instansi dan PNS yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional, Permanen

• Berkas Pengurusan Perbaikan Konversi NIP Baru 3 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali basis data, Permanen

• Berkas Pembinaan Pengelolaan Arsip kepegawaian di Instansi 3 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali basis Pusat/Daerah data, Permanen

V PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN KEPEGAWAIAN

A. Pengaduan Masalah Kepegawaian

1. Analisis/penelahaan masalah 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Rekomendasi penyelesaian masalah kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah B. Pelaksanaan Kebijakan Teknis
3. Koordinasi dan Monitoring 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Laporan, Rekomendasi dan Evaluasi Monitoring 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5. Laporan Hasil Pengawasan (LHP/LHW) 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 C. Standar Pelayanan

1. SOP 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. Dokumen ISO ( International Organization for Standardization) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
3. Aplikasi Early Warning System (EWS) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
4. Aplikasi Whistle Blowing System (WBS) 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5. E-Advokasi 2 Tahun 3 Tahun Permanen
6. E-Blokir 2 Tahun 3 Tahun Permanen D. Kegiatan Pengawasan lainnya
7. Berkas kegiatan sosialisasi pengawasan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
8. Berkas Pembimbingan dan Konsultasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
9. Berkas pengelolaan pemaparan hasil pengawasan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

VI KEBUTUHAN PEGAWAI

A. Perencanaan kebutuhan ASN

1. Analisis kebutuhan

• Dokumen Pegawai Negeri Sipil 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Dokumen Pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Berkas pengolahan data kebutuhan ASN 2 Tahun 3 Tahun Musnah

B. Perencanaan pertimbangan kebutuhan ASN

1. Pertimbangan teknis penetapan kebutuhan ASN dan ikatan dinas instansi pusat

• Dokumen penetapan kebutuhan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Laporan pemantauan dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pertimbangan teknis penetapan kebutuhan ASN instansi daerah

• Dokumen penetapan kebutuhan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Laporan pemantauan dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

C. Penyusunan standardisasi jabatan

1. Informasi jabatan

• Penyusunan juklak analisis jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
• Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan hasil analisis jabatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Kompetensi jabatan

• Penyusunan standarisasi dan kompetensi jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

• Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan dan standarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah kompetensi jabatan

1. Klasifikasi jabatan

• Penyusunan standarisasi klasifikasi jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

• Laporan pemantauan dan evaluasi pemanfaatan dan standarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah klasifikasi jabatan

VII PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN

A. Pengelolaan jabatan fungsional

1. Dokumen Standarisasi, akreditasi dan sertifikasi. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Berkas penilaian angka kredit 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3. Dokumen pertimbangan pengangkatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 B. Peningkatan kompetensi

1. Dokumen jabatan analisis kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Dokumen jabatan auditor kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3. Dokumen jabatan asesor sumber daya manusia aparatur 2 Tahun 3 Tahun Musnah

C. Pengolahan data dan informasi

1. Pengolahan data

• Dokumen pengelolaan sistem informasi jabatan fungsional kepegawaian 4 Tahun 3 Tahun Permanen

• Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Informasi dan laporan

• Laporan inventarisasi dan pemetaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
• Laporan monitoring dan evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

VIII PENGEMBANGAN SISTEM REKRUTMEN APARATUR SIPIL NEGARA

A. Kebijakan teknis sistem rekrutmen 2 Tahun 3 Tahun Permanen

B. Pengelolaan Sistem Rekrutmen

1. Teknis pelaksanaan rekrutmen dan seleksi pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Kisi-kisi, materi soal kompetensi dasar dan kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Evaluasi dan analisis kelayakan materi kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 C. Pengelolaan Teknologi Informasi Seleksi

1. Pengelolaan dan pengembangan aplikasi. 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Pengelolaan IP Address 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Database Soal Ujian Kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Permanen

D. Fasilitasi Penyelenggaraan Seleksi

1. Dokumen pelayanan administrasi seleksi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Laporan penyelenggaraan dan pengolahan 2 Tahun 3 Tahun Muanah

3. Berkas Sertifikasi 2 Tahun 3 Tahun Masuk berkas perseorangan

IX PENILAIAN KOMPETENSI APARATUR SIPIL NEGARA

A. Kebijakan teknis penilaian kompetensi dan potensi ASN 2 Tahun 3 Tahun Permanen

B. Perencanaan dan Penyelenggaraan Penilaian Kompetensi

1. Dokumen perencanaan program kegiatan penilaian kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Laporan penyelenggaraan penilaian kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

C. Pengembangan Standar dan Penilaian Kompetensi

1. Berkas Pengembangan Metode Penilaian 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. Berkas Akreditasi Lembaga Penilaian Kompetensi 2 Tahun 3 Tahun Permanen

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO. JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN

AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 D. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Penilaian Kompetensi

1. Laporan Monitoring dan Evaluasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Berkas Pelaporan dan Pemanfaatan Hasil Penilaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah

X PENGEMBANGAN APARATUR SIPIL NEGARA

A. Pengelolaan pendidikan dan pelatihan

1. Dokumen analisis kebutuhan pelatihan dan program 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Berkas koordinasi, kerjasama dan fasilitasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Laporan evaluasi dan sertifikasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah

B. Pengelolaan program pendidikan ilmu kepegawaian

1. Berkas kegiatan Akademik 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Berkas kemahasiswaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah C. Berkas Pengkajian dan Penelitian di bidang Kepegawaian 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali hasil pengkajian, permanen

XI KONSULTASI DAN BANTUAN HUKUM

A. Konsultasi Hukum Kepegawaian

1. Dokumen analisis/telaahan, pemberian konsultasi, fasilitasi dan bimbingan 2 Tahun 3 Tahun Musnah penyelesaian permasalahan kepegawaian
2. Laporan dan evaluasi pemantauan implementasi kebijakan dan inventarisasi 2 Tahun 3 Tahun Musnah permasalahan kepegawaian

LAMPIRAN II

PERATURAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 19 TAHUN 2020

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

I. PERENCANAAN

A. Pokok-pokok kebijakan dan Strategi Pembangunan

1. Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen tidak berlaku

2. Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen tidak berlaku

3. Rencana Strategis (Renstra) 2 Tahun setelah 4 Tahun Permanen tidak berlaku B. Program/Rencana Kerja

4. Usulan Perencanaan Kegiatan (KAK/RAB) 3 Tahun 3 Tahun Musnah

5. Program/Rencana Kinerja Tahunan BKN 3 Tahun 3 Tahun Permanen

6. Rencana Kerja berdasar Pagu Indikatif 3 Tahun 3 Tahun Musnah

7. Penyusunan program dan anggaran berdasar inisiatif baru 3 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 C. Perjanjian Kinerja/Penetapan/Kontrak Kinerja

1. Penetapan Kinerja Pimpinan Tinggi Pratama dengan Pimpinan Tinggi 3 Tahun 5 Tahun Musnah kecuali Madya, Pimpinan Tinggi Madya dengan Kepala BKN, Kepala BKN penetapan kinerja dengan Menteri PAN dan RB Kepala BKN dengan MenPANRB, Permanen

D. Perencanaan Anggaran

1. Dokumen Penyusunan Rencana Anggaran yang terdiri dari : RKAKL 3 Tahun 3 Tahun Musnah Pagu Anggaran, RKAKL Pagu Alokasi Anggaran, DIPA Murni dan POK Awal.

2. Dokumen Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 3 Tahun 5 Tahun Musnah

3. Dokumen Standarisasi Harga Satuan Perencanaan Barang 3 Tahun 5 Tahun Musnah (SHSPB)

4. Dokumen Standar Biaya Keluaran (SBK) 3 Tahun 3 Tahun Musnah E. Revisi Dokumen Anggaran

5. Dokumen Revisi DIPA dan POK 3 Tahun 3 Tahun Musnah

6. Dokumen Anggaran Belanja Tambahan (ABT) 3 Tahun 3 Tahun Musnah

7. Dokumen Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara- 3 Tahun 3 Tahun Musnah Perubahan (APBN-P)

F. Evaluasi Program dan Anggaran BKN 3 Tahun 3 Tahun Permanen

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 G. Penyusunan Laporan

1. Laporan Berkala 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali laporan Tahunan - Laporan Triwulan Unit kerja BKN, Permanen

• Laporan Tahunan Unit Kerja
• Laporan Tahunan BKN
• E-monev ke Bappenas

1. Laporan Khusus, antara lain adalah: laporan pemantauan prioritas, 2 Tahun 3 Tahun Musnah laporan pelaksanaan kegiatan atas permintaan eksternal dan laporan atas pelaksanaan

2. Laporan perkembangan (Progress Report ) untuk kegiatan yang 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah berkelanjutan yang memerlukan waktu lebih dari satu tahun. kegiatan yang berkelanjutan selesai

3. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali LAKIP BKN, - LAKIP Unit Kerja Permanen - LAKIP BKN

II. KEUANGAN

A. Pelaksanaan Anggaran

1. Pengajuan Formulir Pembiayaan Kegiatan/Rencana Anggaran Belanja 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah (RAB) tahun anggaran berakhir

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas Penggajian termasuk Daftar Gaji Pegawai dan Bukti Pembayaran 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah gaji. UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan

2. Berkas Pengeluaran Anggaran berupa Petunjuk Pelaksanaan/ 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah Mekanisme Pengelolaan APBN sampai dengan pengajuan pencairan tindak lanjut hasil dana/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) pemeriksaan selesai

B. Pengelolaan Perbendaharaan

1. Pengelolaan Perbendaharaan 1 Tahun 4 Tahun Musnah

• SK Pengangkatan KPA, PPK, Pejabat Penandatangan SPM, Bendahara Penerima dan Bendahara Pengeluaran

1. Kartu Pengendalian Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan

2. Berkas Penerimaan dan pembayaran pajak 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas Penerimaan Non Pajak melalui Surat Setoran Bukan Pajak 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah (SSBP) sampai dengan pengaturan pencairan dana PNBP melalui UU tentang Maksimum Pencairan Dana (MP) pertanggungjawab an APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

2. Berkas Pengembalian Belanja pada tahun anggaran berjalan 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

3. Berkas akuntansi keuangan: Berita Acara Pemeriksaan Kas, register 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah penutupan kas. UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pengelolaan Tuntutan Ganti Rugi 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah tuntutan ganti rugi dilunasi

2. Pengelolaan Pinjaman/Bantuan Luar Negeri 2 Tahun setelah 5 Tahun Dinilai Kembali UU tentang pertanggungjawab an APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai

3. Pembukuan Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Dinilai Kembali UU tentang - Buku Kas Umum (BKU) pertanggungjawab

• Buku Kas Pembantu (BKP) an APBN disahkan
• Kartu realisasi anggaran
• Kartu pengawasan

C. Verifikasi Anggaran 2 Tahun setelah 5 Tahun Musnah UU tentang 1. Pengujian/penelitian kebenaran pertanggungjawab

1. Dokumen pertanggung jawaban penerimaan/pengeluaran anggaran an APBN disahkan

D. Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Tahunan: 2 Tahun setelah 5 Tahun Permanen UU tentang 1. Laporan Keuangan pertanggunjawaba

1. Laporan Realisasi Anggaran n APBN disahkan
2. Neraca dan tindak lanjut
3. Catatan atas Laporan Keuangan (CALK) hasil pemeriksaan selesai

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 E. Pengelolaan Belanja Pegawai

1. Surat Keterangan Penghasilan 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3. Berkas Permohonan Pinjaman 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Iuran Keanggotaan Organisasi tingkat nasional/internasional: mulai 2 Tahun 3 Tahun Musnah dari pendaftaran, pembayaran iuran anggota sampai pelaporan.

III. KEPEGAWAIAN

A. Data Bezetting/Persediaan Pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah

B. Kebutuhan Pegawai

1. Usulan kebutuhan pegawai dari unit kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah

2. Usulan penempatan pegawai dari Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Persetujuan/penetapan kebutuhan pegawai 2 Tahun 3 Tahun Musnah

4. Penetapan kebutuhan khusus 2 Tahun 3 Tahun Permanen C. Pengadaan Pegawai PNS/ASN

2 Tahun 2 Tahun Musnah 1. Penerimaan PNS/ASN

• Pengumuman penerimaan pegawai

• Berkas lamaran pegawai

• Pemanggilan tes (tertulis, wawancara)

• Pengumuman/keputusan penerimaan pegawai

1. Masa Percobaan Calon PNS/ASN 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pengangkatan PNS/ASN 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

2. Berkas Pengadaan PPPK 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

3. Berkas Pengangkatan PPPK 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

4. Seleksi Terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, Madya dan Utama 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali pimpinan tinggi Madya/Utama, Permanen

5. Lamaran pegawai yang tidak diterima 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah tahun anggaran berakhir D. Ujian Kenaikan Pangkat/Jabatan

6. Berkas pelaksanaan Ujian Penyesuaian Ijazah (PI) dan/atau Ujian 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali Penyesuaian Kenaikan Pangkat bagi PNS (UPKP) Sertifikat Ujian PI/UPKP, masuk berkas perorangan

7. Berkas pelaksanaan Ujian Peningkatan Pendidikan bagi PNS (PP) 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali Sertifikat Ujian Peningkatan Pendidikan, Masuk berkas perseorangan

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas pelaksanaan Ujian Dinas Tingkat I dan Tingkat II bagi PNS (UD 1 Tahun 2 Tahun Musnah Tingkat I dan UD Tingkat II) kecuali Sertifikat Ujian Dinas Tingkat I dan Tingkat II Masuk Berkas perseorangan E. Ujian Kompetensi

1 Berkas Pelaksanaan Assessment Test Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah

1. Berkas Pelaksanaan Pemetaan/Talent Mapping Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah

F. Mutasi

1. Berkas Kenaikan Pangkat/Golongan Pegawai 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK ditetapkan Nota persetujuan dan SK, Masuk berkas perseorangan

2. Berkas Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Berkas Penyesuaian Masa Kerja 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK ditetapkan Nota persetujuan dan SK, Masuk berkas perseorangan

4. Berkas Penyesuaian Tunjangan Keluarga 1 Tahun 2 Tahun Musnah

5. Berkas Penyesuaian Kelas Jabatan/perubahan jabatan pegawai 2 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK SK ditetapkan masuk berkas perseorangan

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas Rotasi kerja dalam rangka pemantapan tugas 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK SK ditetapkan masuk berkas perseorangan

2. Berkas Alih Tugas, seperti Mutasi Antar Instansi, Pegawai yang 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali dipekerjakan, Pegawai yang diperbantukan: Surat Pernyataan, SK ditetapkan Nota persetujuan Persetujuan Pindah Instansi. dan SK, Masuk berkas perseorangan

3. Berkas kepegawaian dan daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 Tahun 2 tahun Musnah

G. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian Jabatan 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah, Kecuali SK ditetapkan Nota dan SK masuk 1. Berkas pengangkatan dalam jabatan struktural/ berkas perseorangan fungsional; termasuk proses pelantikan.

1. Berkas pemberhentian pegawai dari jabatan struktural/fungsional

H. Pemberian Kuasa/Mandat

1. Dokumen Penunjukan Pejabat Pelaksana Tugas (Plt) sebelum 1 Tahun 2 Tahun Musnah dilantiknya pejabat definitif
2. Dokumen Penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh) dikarenakan 1 Tahun 2 Tahun Musnah pejabat definitif sedang tugas luar, sakit, mengikuti diklat.

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 I. Pendidikan Pegawai

1. Berkas pegawai Tugas Belajar S2 dan S3 1 Tahun 2 Tahun Musnah kecuali Surat Tugas Belajar, Surat Pengaktifan Kembali, Ijazah & Transkrip masuk berkas perseorangan

2. Berkas pegawai Ijin/tugas Belajar : D-III, S1, S2 dan S3 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali Sertifikat, Ijazah dan SK masuk berkas perseorangan

J. Pelatihan Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali Sertifikat masuk 1. Berkas diklat penjenjangan pegawai Pim IV, III, II dan I berkas perseorangan 2. Berkas kegiatan pelatihan fungsional.

1. Berkas kegiatan pelatihan teknis. K. Profil Pegawai
2. Dokumentasi Identitas Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah

• Usul penetapan Kartu Pegawai/KPE
• Kartu Istri (Karis) atau Kartu Suami (Karsu)
• Kartu Taspen
• Kartu Jaminan Kesehatan
• Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)
• Keanggotaan organisasi profesi
• Berkas Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4)

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas perseorangan PPPK 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah kontrak selesai/berhenti
2. Berkas perseorangan PNS 2 Tahun setelah 8 Tahun Musnah pensiun/ berhenti

.4. Berkas perseorangan Kepala BKN 2 Tahun setelah 1 Tahun Permanen pensiun/ berhenti

L. Cuti Pegawai dan Kehadiran/Presensi Pegawai

1. Berkas Cuti Pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah, kecuali

• Cuti tahunan CLTN dan cuti
• Cuti besar besar, masuk berkas
• Cuti karena sakit perseorangan
• Cuti bersalin
• Cuti karena Alasan Penting
• Pemberian dan Penggantian Cuti Bersama
• Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

1. Berkas kehadiran/presensi pegawai: PNS/PPPK 1 Tahun 1 Tahun Musnah

• Pengurusan Izin, Izin Pulang Cepat, Izin Terlambat Masuk dll
• Izin dinas pagi, izin dinas sore, keterangan tidak terekam.

1. Data/rekapitulasi kehadiran pegawai: PNS/PPPK 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah tahun anggaran berakhir
2. Berkas tunjangan kinerja pegawai dan uang makan 2 Tahun 2 Tahun Musnah

M. Pembinaan Pegawai

1. Berkas Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 1 Tahun 3 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas Penilaian Prestasi Kerja (DUPAK/DUPNK) 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali SK dan PAK, Masuk berkas perseorangan

2. Berkas pembinaan mental pegawai : ceramah keagamaan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

3. Pengaturan kode etik pegawai 1 Tahun 2 Tahun Musnah

4. Proses pemberian hukuman disiplin 1 Tahun SK 2 Tahun Musnah kecuali SK ditetapkan masuk berkas perseorangan

5. Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) 1 Tahun 2 Tahun Masuk berkas perseorangan

6. Pakta Integritas pegawai 1 Tahun setelah 3 Tahun Musnah diperbarui

N. Pembinaan Jabatan Fungsional 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah, kecuali

1. Berkas pengangkatan jabatan fungsional tertentu SK ditetapkan Surat Persetujuan
2. Berkas kenaikan jenjang jabatan dan alih jabatan dan SK masuk
3. Berkas pemindahan jabatan fungsional tertentu berkas perseorangan
4. Berkas pengangkatan jabatan fungsional umum
5. Berkas pemindahan jabatan fungsional umum
6. Berkas Pemberhentian jabatan fungsional tertentu/ pemberhentian sementara O. Kesejahteraan Pegawai
7. Berkas penyelenggaraan kesehatan pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
8. Berkas layanan asuransi keehatan pegawai/BPJS 2 Tahun 1 Tahun Musnah
9. Berkas Medical Record 2 Tahun 1 Tahun Musnah
10. Berkas kegiatan rekreasi, kesenian dan olahraga 2 Tahun 1 Tahun Musnah
11. Berkas pemberian bantuan/tunjangan sosial kepada pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
12. Berkas bantuan kredit perumahan bagi pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Berkas pemberian piagam penghargaan dan tanda jasa 2 Tahun 1 Tahun Musnah
2. Layanan pakaian dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah P. Pemberhentian Pegawai
3. Berkas pemberhentian pegawai dengan hormat, baik atas permintaan 1 Tahun setelah 2 Tahun Masuk berkas sendiri atau bukan atas permintaan sendiri, baik dengan hak pensiun SK ditetapkan perseorangan maupun tidak, mulai dari pengajuan permohonan sampai dengan dikeluarkannya SK pensiun termasuk di dalamnya pensiun/duda/janda/anak dan Taspen
4. Berkas pemberhentian pegawai dengan tidak hormat; proses pengajuan 1 Tahun setelah 2 Tahun Masuk berkas sampai dikeluarkannya SK pemberhentian sebagai PNS. SK ditetapkan perseorangan

Q. Berkas pemberhentian dan penetapan pensiun pegawai/janda/ duda/PNS 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah kecuali SK, yang tewas SK ditetapkan masuk berkas perseorangan

R. Berkas Perselisihan / Sengketa Pegawai 1 Tahun setelah 2 Tahun Dinilai kembali memperoleh keputusan hukum tetap

S. Pengelolaan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri Sipil: petugas keamanan, pengemudi, petugas kebersihan, pramusaji

1. Perjanjian kerja 1 Tahun setelah 4 Tahun Masuk berkas perjanjian kerja perseorangan berakhir
2. Permohonan dan pemberian cuti 1 Tahun 1 Tahun Musnah

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

IV. ORGANISASI TATA LAKSANA

A. Struktur organisasi BKN 1 Tahun setelah 4 Tahun Permanen tidak berlaku - Hasil analisis dan evaluasi struktur organisasi BKN

• Pembentukan, perubahan dan penyempurnaan struktur organisasi BKN

B. Analisis Jabatan

1. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali tidak berlaku spesifikasi atau persyaratan jabatan struktural
2. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan spesifikasi atau 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali persyaratan jabatan fungsional tertentu tidak berlaku
3. Penyusunan informasi jabatan, uraian tugas, dan spesifikasi atau 1 tahun setelah 4 Tahun Dinilai Kembali persyaratan jabatan fungsional umum tidak berlaku C. Standar Kompetensi 1 tahun setelah 4 Tahun Permanen
4. Standar kompetensi dan persyaratan jabatan struktural tidak berlaku
5. Standar kompetensi dan persyaratan jabatan fungsional

D. Analisis Beban Kerja dan Pemetaan Kekuatan Pegawai di Unit Kerja 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah tidak berlaku E. Tata Laksana 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah kecuali

1. Penyusunan dan penyelarasan proses bisnis tidak berlaku SOP, Permanen
2. Hasil evaluasi proses bisnis
3. Penyusunan dan penyelarasan SOP
4. Monitoring dan evaluasi penerapan SOP

F. Internalisasi reformasi birokrasi; mulai dari perumusan sampai dengan 1 tahun 4 Tahun Musnah evaluasi. G. Evaluasi jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu dan jabatan 1 tahun setelah 4 Tahun Permanen fungsional umum di lingkungan Badan Kepegawaian Negara tidak berlaku

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 H. Organisasi Non Kedinasan

1. Berkas kegiatan KORPRI BKN 2 Tahun 3 Tahun Musnah

2. Berkas kegiatan Dharma Wanita BKN 2 Tahun 3 Tahun Musnah

3. Berkas kegiatan organisasi non kedinasan lainnya 2 Tahun 3 Tahun Musnah

V. KEARSIPAN

A. Penyusunan kebijakan arsip dinamis, antara lain: TND, Klasifikasi Arsip, 1 Tahun setelah 3 Tahun Permanen JRA, SKKAA, dan Pedoman Tata Kearsipan ditetapkan

B. Pembinaan kearsipan dinamis meliputi pembinaan arsiparis tingkat 1 Tahun 4 Tahun Musnah instansi, lomba tertib arsip, penilaian arsiparis berprestasi dan bimbingan teknis

C. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Penciptaan Arsip meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar 1 Tahun 4 Tahun Musnah

2. Pemeliharaan arsip berupa Daftar Arsip Aktif, Daftar Arsip Inaktif, 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah, kecuali Daftar Arsip Vital/Aset/Terjaga, dan Daftar Arsip Hasil Alih Media tidak digunakan daftar arsip vital/arsip terjaga, P 3. Penggunaan Arsip berupa Buku Peminjaman Arsip 1 Tahun 4 Tahun Musnah Biasa/Terbatas/Rahasia D. Penyusutan

3. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan berupa Daftar Arsip 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah yang dipindahkan dan Berita Acara pemindahan arsip inaktif tidak berlaku

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Pemusnahan arsip berupa daftar arsip yang dimusnahkan, 2 Tahun 3 Tahun Permanen rekomendasi/pertimbangan pemusnahan arsip, berita acara, surat persetujuan pemusnahan arsip, dan penetapan pemusnahan arsip

2. Penyerahan arsip statis ke ANRI berupa daftar arsip yang diserahkan 2 Tahun 3 Tahun Permanen dan berita acara penyerahan.

E. Monitoring dan Evaluasi Sistem Kearsipan, mulai dari perencanaan, 2 Tahun 3 Tahun Musnah pelaksanaan hingga pelaporan.

VI. PERLENGKAPAN

A. Perencanaan pengadaan barang dan jasa

1. Usulan dan analisa kebutuhan dari unit kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah

2. Pengaturan tata ruang kantor 2 Tahun 2 Tahun Musnah

3. Perkenalan dan penawaran rekanan 2 Tahun 2 Tahun Musnah B. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa

4. Dokumen pengadaan alat tulis kantor sampai dengan Berita Acara 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah Serah Terima pemeriksaan

5. Dokumen pengadaan perlengkapan kantor seperti PC komputer, laptop, 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah meja, kursi, lemari, rak filing kabinet, brankas dan lain sebagainya dari pemeriksaan proses awal sampai Berita Acara Serah Terima

6. Dokumen pengadaan tanah dan bangunan kantor termasuk bukti 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen kepemilikan aset/kekayaan (sertifikat, IMB), dan rumah dinas dari pemeriksaan proses awal sampai Berita Acara Serah Terima

7. Dokumen pengadaan kendaraan dinas, baik kendaraan beroda dua 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah atau beroda empat termasuk bukti kepemilikan (BPKB, STNK) dari penghapusan proses awal sampai Berita Acara Serah Terima

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Dokumen pengadaan instalasi listrik, air, telepon, Local Area Network 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah (LAN), dan sebagainya dari proses awal sampai Berita Acara Serah pemeriksaan Terima
2. Dokumen pengadaan jasa/konsultan dari proses awal sampai Berita 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah Acara Serah Terima pemeriksaan
3. Dokumen pengadaan aplikasi/software dari proses awal sampai Berita 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah Acara Serah Terima pemeriksaan

C. Pengelolaan Barang

1. Penerimaan, penyimpanan (bukti barang masuk dan keluar) 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah pemeriksaan

2. Distribusi barang (intern dan ekstern) 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah pemeriksaan

3. Inventarisasi barang milik negara (BMN) Selama BMN 2 Tahun Musnah, setelah masih ada data diperbaharui

4. Penghapusan BMN; sejak persiapan, pembentukan panitia 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah kecuali penghapusan, usul penghapusan, penilaian, pelelangan, berita acara, pelaksanaan berita acara sampai pelaporan. penghapusan penghapusan/pemi ndahtanganan BMN dan daftar barang yang dihapuskan.

5. Laporan Barang Milik Negara 2 Tahun 3 Tahun Musnah setelah data diperbarui

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

VII. KERUMAHTANGGAAN

A. Pemeliharaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah

1. Pelaporan kerusakan, perawatan bangunan kantor, perawatan inventaris kantor, pemeliharaan alat telekomunikasi dan server/hosting, perbaikan/service kendaraan dinas serta kebersihan taman dan lingkungan kantor. B. Fasilitas
2. Pengelolaan kendaraan dinas: formulir permohonan penggunaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah kendaraan dinas, laporan kehilangan kendaraan
3. Penggunaan ruang rapat berikut sarana kelengkapan rapat penyediaan 2 Tahun 3 Tahun Musnah konsumsi dan administrasi
4. Pengelolaan sarana telekomunikasi, listrik, air 2 Tahun 3 Tahun Musnah

• Perbaikan/pemeliharaan
• Pemasangan C. Pengamanan lingkungan kantor : daftar piket security, buku/ formulir 2 Tahun 3 Tahun Musnah pengaturan akses masuk lingkungan kantor BKN, pengaturan perpakiran termasuk kartu parkir.

VIII. HUBUNGAN MASYARAKAT

A. Publikasi dan Dokumentasi 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali Pemberitaan, pengumpulan dan analisis informasi yang dilakukan oleh BKN Master Permanen baik melalui media cetak maupun media elektronik berupa pemotretan, shooting dan penerbitan buletin/majalah/jurnal.

1 Tahun 4 Tahun Permanen B. Dengar Pendapat / Hearing DPR-RI Berkas kegiatan dengar pendapat/hearing dengan DPR

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

C. Hubungan Media

1. Peliputan/kunjungan wartawan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2. Siaran pers/konferensi pers/press release/wawancara 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali Kepala BKN, Permanen

D. Kerja Sama (Memorandum of Understanding/MoU )

1. Kerja sama dalam negeri 1 Tahun 4 Tahun Permanen

2. Kerja sama luar negeri 2 Tahun 3 Tahun Permanen E. Hubungan Antar Lembaga

3. BKN dengan Instansi Pusat, Instansi/Pemerintah Daerah 1 Tahun 4 Tahun Musnah

4. BKN dengan organisasi nasional/internasional 1 Tahun 4 Tahun Musnah

5. BKN dengan perusahaan (BUMN/BUMD/Swasta) 1 Tahun 4 Tahun Musnah

6. BKN dengan perguruan tinggi/sekolah: orientasi lapangan, praktek 1 Tahun 2 Tahun Musnah kerja lapangan/PKL.

7. Berkas kegiatan forum kehumasan (Bakohumas) 1 Tahun 2 Tahun Musnah F. Keprotokolan

8. Penyelenggaraan acara protokoler kedinasan: upacara bendera, 1 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali peringatan hari besar, upacara pelantikan, upacara serah terima pelantikan Kepala jabatan, peresmian dll. BKN dan pejabat pimpinan tinggi madya, Permanen

9. Kunjungan dinas dalam negeri dan luar negeri 2 Tahun 3 Tahun Musnah kecuali Kepala BKN Permanen

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5

1. Agenda kegiatan pimpinan: perencanaan, penjadwalan dan 1 Tahun 4 Tahun Musnah kecuali pelaksanaan agenda pimpinan termasuk agenda rapat pimpinan. notulen rapim, Permanen

G. Tanda Kenang-kenangan 2 Tahun 3 Tahun Permanen Pemberian kenang-kenangan kepada instansi atau organisasi serta perorangan yang memiliki jasa atau prestasi di bidang kepegawaian H. Ucapan 1 Tahun 1 Tahun Musnah Pemberian ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan bela sungkawa dan ucapan permohonan maaf I. Pengelolaan Website 1 Tahun 4 Tahun Musnah Berkas kegiatan pengelolaan website

IX. AUDIT INTERNAL

A. Audit 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah Berkas pelaksanaan audit seperti audit operasional, audit kinerja, audit tindak lanjut hasil dengan tujuan tertentu serta kegiatan audit lainnya yang meliputi surat pemeriksaan penugasan, surat pemberitahuan, sampai dengan pelaporan. selesai

B. Reviu 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah Berkas pelaksanaan reviu atas dokumen rencana keuangan dan kinerja tindak lanjut hasil pelaksanaan kegiatan dan laporan keuangan baik semesteran dan tahunan, pemeriksaan meliputi surat penugasan, surat pemberitahuan, sampai dengan pelaporan selesai

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO JENIS/ SERIES ARSIP KETERANGAN AKTIF INAKTIF

1 2 3 4 5 C. Evaluasi 1 tahun setelah 4 Tahun Musnah Berkas pelaksanaan evaluasi atas suatu kegiatan seperti evaluasi tindak lanjut hasil Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP), evaluasi reformasi birokrasi pemeriksaan serta evaluasi kegiatan lainnya meliputi surat penugasan, surat selesai pemberitahuan, sampai dengan pelaporan D. Pengaduan Masyarakat 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah ditindaklanjuti Pengaduan masyarakat (internal dan eksternal) 1 Tahun 4 Tahun Musnah E. Pengawasan untuk tujuan tertentu Berkas pengawasan untuk tujuan tertentu 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah F. Laporan Hasil Pengawasan tindak lanjut Laporan hasil pengawasan APIP semesteran dan tahunan meliputi: yang selesai disampaikan ke MENPAN, BPK-RI, maupun BPKP serta tanggapan atas laporan hasil pengawasan BPK-RI mencakup tindak lanjut atas laporan.

G. Pemantauan

1. Dokumen kegiatan proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan 2 Tahun 3 Tahun Musnah dan percepatan penyerapan anggaran dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, termasuk didalamnya kegiatan monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Badan Kepegawaian Negara.
2. Dokumen kegiatan pemantauan terhadap kerugian negara yang 1 Tahun setelah 4 Tahun Musnah meliputi Tuntutan Perbendaharaan (TP)/Tuntutan Ganti Rugi (TGR) tuntutan ganti seperti: Laporan kehilangan, Berita Acara kehilangan barang/uang, SK rugi dilunasi tanggung jawab mutlak/surat kesanggupan untuk mengganti ke Kas Negara, SK penghapusan uang dan barang sampai laporan penyelesaian TP-TGR