Pasal 4
(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat
(2) memuat rekomendasi yang menetapkan Arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.
(2) Penetapan rekomendasi suatu jenis Arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan
pertimbangan:
- keterangan “Musnah” ditentukan dalam hal pada
masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki
nilai guna;
- keterangan “Permanen” ditentukan dalam hal
dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan
- keterangan “Dinilai Kembali” ditentukan dalam hal
Arsip dianggap berpotensi menimbulkan sengketa
atau perselisihan.
(3) Selain keterangan memuat rekomendasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dapat juga memuat rekomendasi
yang berupa “Berkas Perseorangan”.
(4) Keterangan “Berkas Perseorangan” ditentukan dalam hal
jenis Arsip merupakan Dokumen Kepegawaian.
(5) Berkas Perseorangan sebagaimana dimaksud pada ayat
(4) terdiri atas:
- Berkas Perseorangan Pejabat Negara dan Pejabat
lainnya yang disetarakan, memiliki masa
penyimpanan Permanen;
- Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil, memiliki
masa penyimpanan sampai dengan hak dan
kewajiban yang bersangkutan dinyatakan selesai;
- Berkas Perseorangan Pegawai Pemerintah dengan
Perjanjian Kerja, memiliki masa penyimpanan sampai
dengan hak dan kewajiban yang bersangkutan
dinyatakan selesai;
- Berkas Perseorangan Pegawai Pemerintah Non
Pegawai Negeri Sipil, memiliki masa penyimpanan
sampai dengan hak dan kewajiban yang
bersangkutan dinyatakan selesai.
(6) Dalam hal Unit Kearsipan tidak memiliki daya tampung
yang memadai, “Berkas Perseorangan” yang memasuki
masa Retensi Inaktif dapat dititipkan pada unit pengolah
yang mengelola “Berkas Perseorangan” pada saat masih
aktif.