Peraturan Badan Nomor 26 Tahun 2016 tentang Pedoman Keterbukaan Arsip Statis Untuk Penelitian Dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan Serta Penyelidikan Dan Penyidikan

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional

dan/atau lembaga kearsipan. 3. Arsip Statis Tertutup adalah arsip statis yang tidak bisa diakses oleh pengguna arsip, karena pertimbangan kepentingan nasional dan/atau kepentingan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berhak, yang dikemas secara khusus untuk menjamin kerahasiaan fisik maupun informasinya. 4. Arsip Statis Tertutup yang Dinyatakan Terbuka adalah kondisi akses terhadap Arsip Statis Tertutup yang diberlakukan karena ketentuan hukum yang berlaku, sehingga suatu jenis arsip pada jangka waktu tertentu sebelum 25 (dua puluh lima) tahun harus dibuka untuk memberikan layanan kepada pengguna arsip. 5. Daftar Usul Arsip Statis Tertutup adalah daftar arsip sementara yang telah disusun oleh tim penyusun. 6. Daftar Arsip Statis Tertutup adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang dinyatakan tertutup.

7. Khazanah Arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta arsip dan disimpan di lembaga kearsipan.

8. Akses Arsip Statis adalah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

9. Layanan Arsip Statis adalah penyediaan arsip statis kepada pengguna arsip statis yang sah, termasuk penggandaan arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

10. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis atau dokumen permanen dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik INDONESIA, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi.

11. Arsip Nasional Republik INDONESIA adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.

12. Arsip Daerah Provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.

13. Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.

14. Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

15. Pejabat yang Berwenang dalam Unit Kerja Layanan Arsip adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan dan mengesahkan akses pemanfaatan arsip statis di unit Layanan Arsip.

16. Pengguna Arsip Statis adalah perseorangan, kelompok orang, dan badan hukum yang menggunakan dan memanfaatkan arsip statis di lembaga kearsipan.

17. Petugas Layanan Arsip adalah pejabat fungsional umum atau pejabat fungsional Arsiparis yang bertugas memandu penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan menjelaskan fasilitas layanan.

18. Ilmu Pengetahuan adalah rangkaian pengetahuan yang digali, disusun, dan dikembangkan secara sistematis dengan menggunakan pendekatan tertentu yang dilandasi oleh metodologi ilmiah, baik yang bersifat kuantitatif, kualitatif, maupun eksploratif untuk menerangkan pembuktian gejala alam dan/atau gejala kemasyarakatan tertentu.

19. Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan menurut kaidah dan metode ilmiah secara sistematis untuk memperoleh informasi, data, dan keterangan yang berkaitan dengan pemahaman dan pembuktian kebenaran atau ketidakbenaran suatu asumsi dan/atau hipotesis di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta menarik kesimpulan ilmiah bagi keperluan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

20. Lembaga Penelitian dan Pengembangan yang selanjutnya disebut Lembaga Litbang adalah lembaga yang melaksanakan kegiatan penelitian dan/atau pengembangan.

21. Penyelidik adalah pejabat yang diberi wewenang oleh UNDANG-UNDANG untuk melakukan penyelidikan.

22. Penyelidikan adalah serangkaian tindakan penyelidik untuk mencari dan menemukan suatu peristiwa yang diduga sebagai tindak pidana guna menentukan dapat

atau tidaknya dilakukan penyidikan menurut cara yang diatur dalam UNDANG-UNDANG. 23. Penyidik adalah pejabat yang diberi wewenang oleh UNDANG-UNDANG untuk melakukan penyidikan. 24. Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam UNDANG-UNDANG untuk mencari serta mengumpulkan bukti yang dengan bukti itu membuat terang tentang tindak pidana yang terjadi dan guna menemukan tersangkanya.

(1) Maksud dari Pedoman Keterbukaan Arsip Statis untuk Penelitian dan Pengembangan ilmu Pengetahuan serta Penyelidikan dan Penyidikan untuk menyajikan informasi yang berasal dari arsip statis yang dinyatakan tertutup kepada pengguna arsip sesuai dengan pemanfaatan sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan arsip. (2) Tujuan disusunnya Pedoman Keterbukaan Arsip Statis untuk Penelitian dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan serta Penyelidikan dan Penyidikan untuk memberikan panduan kepada Lembaga Kearsipan dalam menyediakan akses arsip yang dinyatakan tertutup dan layanan yang terkait dengan pemanfaatan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan untuk kepentingan penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan serta Penyelidikan, dan Penyidikan.

Ruang Lingkup Pedoman Keterbukaan Arsip Statis untuk Penelitian dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan serta Penyelidikan dan Penyidikan meliputi: a. prinsip keterbukaan Arsip Statis Tertutup, hak dan kewajiban lembaga kearsipan dan pengguna arsip; dan b. mekanisme dan prosedur Arsip Statis Tertutup, penyusunan daftar Arsip Statis Tertutup, prosedur akses dan layanan Arsip Statis Tertutup, dan sarana prasarana layanan Arsip Statis Tertutup.

Prinsip keterbukaan Arsip Statis Tertutup sebagai berikut: a. arsip statis tertutup terbuka untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan serta penyelidikan dan penyidikan sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan arsip; b. lembaga kearsipan wajib MENETAPKAN Daftar Arsip Statis Tertutup yang ditetapkan oleh Kepala Lembaga Kearsipan; c. arsip yang termasuk dalam daftar Arsip Statis Tertutup tidak dapat digandakan atau difotokopi, tanpa izin kepala lembaga kearsipan kecuali untuk penyidikan dan penyelidikan; d. penggunaan arsip asli untuk pengadilan wajib didampingi petugas layanan; dan e. penggunaan arsip asli sebagaimana dimaksud dalam huruf d paling lama 24 (dua puluh empat) jam, dan dapat diperpanjang sesuai dengan kepentingan peradilan.

Lembaga Kearsipan mempunyai hak: a. MENETAPKAN Daftar Arsip Statis Tertutup berdasarkan pertimbangan dari pimpinan pencipta arsip; b. MENETAPKAN prosedur akses dan layanan Arsip Statis Tertutup; c. menolak untuk memberikan akses Arsip Statis Tertutup apabila:

1. digunakan di luar kepentingan penelitian, ilmu pengetahuan serta kepentingan penyelidikan dan penyidikan;
2. pengguna belum memiliki izin penggunaan arsip dari pencipta arsip kecuali terdapat klausul dengan pencipta arsip;
3. belum ada sarana bantu penemuan kembali (finding aids); dan
4. arsip dalam keadaan rapuh atau rusak atau sedang diperbaiki.

Ketentuan mengenai Format Daftar Arsip Tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Lembaga Kearsipan mempunyai kewajiban: a. MENETAPKAN Daftar Arsip Statis Tertutup dengan pertimbangan dari pimpinan pencipta arsip; b. MENETAPKAN prosedur akses dan layanan Arsip Statis Tertutup; c. melakukan koordinasi penggunaan akses Arsip Statis Tertutup dengan pencipta arsip atau pihak yang

menguasai arsip sebelum memberikan akses Arsip Statis Tertutup kepada pengguna arsip; d. menjamin akses Arsip Statis Tertutup kepada pengguna arsip secara adil atau tanpa diskriminasi, tepat, cepat, aman dan transparan; e. menjamin kepastian terhadap autentisitas Arsip Statis Tertutup; f. menyediakan prasarana dan sarana layanan akses Arsip Statis Tertutup; g. menyediakan sumber daya manusia kearsipan untuk layanan penggunaan akses Arsip Statis Tertutup; dan h. memberikan akses dan layanan Arsip Statis Tertutup dalam bentuk dan media apapun yang dimiliki oleh Lembaga Kearsipan.

Pengguna Arsip mempunyai hak: a. memperoleh akses dan layanan Arsip Statis Tertutup secara adil tanpa diskriminasi sesuai prosedur yang ditentukan oleh Lembaga Kearsipan; b. menggunakan arsip aslinya sebagai bahan bukti di pengadilan dengan ketentuan harus didampingi oleh petugas arsip yang ditunjuk Lembaga Kearsipan dengan waktu tidak lebih dari 24 (dua puluh empat) jam dan/atau dapat diperpanjang lagi waktunya sesuai kebutuhan di pengadilan.

Pengguna Arsip mempunyai kewajiban: a. membuat surat permohonan kepada kepala Lembaga Kearsipan; b. apabila ditentukan lain oleh pencipta arsip maka pengguna arsip wajib membuat surat permohonan izin penggunaan Arsip Statis Tertutup kepada pimpinan pencipta arsip kecuali untuk Penyelidikan dan Penyidikan; c. memiliki izin penelitian dari lembaga yang berwenang dan lembaga penjamin dan/atau mitra kerja, izin penggunaan

Arsip Statis Tertutup, tujuan, waktu penggunaan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan prosedur yang telah ditentukan lembaga kearsipan; d. menunjukkan kartu identitas, dan melampirkan surat rekomendasi penggunaan Arsip Statis Tertutup yang telah disetujui oleh kepala Lembaga Kearsipan; e. wajib mencantumkan sumber arsip; dan f. menyerahkan hasil tulisan kepada Lembaga Kearsipan.

Ketentuan mengenai Format Surat Izin Penggunaan Arsip Statis Tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Penyusunan Daftar Arsip Statis Tertutup dilaksanakan oleh Tim Penyusun Daftar Arsip Tertutup. (2) Tim Penyusun Daftar Arsip Tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Arsiparis dari unit kerja yang bertanggung jawab di bidang akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, layanan arsip, dan hukum. (3) Daftar usul Arsip Statis Tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibedakan menjadi: a. daftar Arsip Tertutup pada penyimpanan arsip paling sedikit berisi Khazanah Arsip, nomor arsip,

deskripsi arsip, kurun waktu, media arsip, jumlah arsip, lokasi simpan arsip, dan kondisi fisik arsip; b. daftar Arsip Tertutup pada layanan arsip paling kurang berisi Khazanah Arsip, nomor arsip, deskripsi arsip, tingkat perkembangan, kurun waktu/periode arsip, media arsip, jumlah arsip, kondisi fisik arsip, dan izin akses pencipta arsip.

(1) Penyusunan Daftar Arsip Statis Tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan melalui penyeleksian. (2) Penyeleksian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan: a. arsip yang ditetapkan sebagai Arsip Statis Tertutup dari pencipta arsip ketika menyerahkan ke lembaga kearsipan; b. arsip yang masuk ke dalam kategori sebagai berikut:

1. proses penegakan hukum;
2. pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari usaha tidak sehat;
3. pertahanan dan keamanan negara;
4. kekayaan alam INDONESIA yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
5. ketahanan ekonomi nasional;
6. kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
7. akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada pihak yang berhak secara hukum;
8. rahasia atau data pribadi; dan
9. memorandum atau surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

(1) Daftar usul Arsip Statis Tertutup dikoordinasikan dengan pencipta arsip yang menguasai arsip sebelumnya. (2) Mekanisme koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sebagai berikut: a. Lembaga Kearsipan melalui tim penyusun daftar usul Arsip Statis Tertutup mengundang pencipta arsip untuk membahas daftar usul Arsip Statis Tertutup; b. Lembaga Kearsipan dan pencipta arsip membuat berita acara penetapan Daftar Arsip Statis Tertutup (sesuai dengan provenance/pencipta arsip) dan melaporkan kepada kepala Lembaga Kearsipan untuk ditetapkan dalam keputusan kepala Lembaga Kearsipan mengenai Daftar Arsip Statis Tertutup; c. daftar usul Arsip Statis Tertutup yang sudah dikordinasikan dengan pencipta arsip ditetapkan sebagai Daftar Arsip Statis Tertutup (sesuai dengan provenance atau pencipta arsip); d. Daftar Arsip Statis Tertutup yang berasal dari beberapa provenance atau pencipta arsip dan sudah dilaporkan kepada kepala Lembaga Kearsipan ditetapkan menjadi keputusan kepala Lembaga Kearsipan; dan e. kepala Lembaga Kearsipan melaporkan penetapan Arsip Statis Tertutup kepada DPR sesuai dengan tingkatannya. (3) Ketentuan mengenai Format Daftar Arsip Statis Tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Prosedur akses layanan Arsip Statis Tertutup: a. pengguna arsip membuat surat pemohonan akses dan layanan Arsip Statis Tertutup kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan melampirkan:

1. untuk warga negara INDONESIA fotokopi identitas diri berupa KTP, kartu mahasiswa untuk mahasiswa dan surat keterangan rekomendasi dari instansi pemerintah atau lembaga negara/organisasi/lembaga penjamin /mitra kerja;
2. untuk warga negara asing paspor untuk dan MoU (Memorandum of Understanding) antara lembaga kearsipan dan instansi terkait serta Surat izin dari Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi dan/atau surat keterangan rekomendasi dari lembaga penjamin/mitra kerja;
3. melampirkan proposal tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi)/proposal penelitian/proposal penyusunan buku; b. menyebutkan subyek penelitian atau penyelidikan dan penyidikan dan arsip yang ingin dicari; c. unit layanan arsip membuat telaah terhadap surat permohonan akses dan layanan Arsip Statis Tertutup beserta lampirannya untuk menentukan izin akses layanan Arsip Statis Tertutup paling lambat 5 (lima) hari kerja; d. pengguna arsip akan mendapatkan jawaban dari unit layanan arsip mengenai diizinkan atau tidaknya untuk mengakses arsip; e. setelah mendapatkan izin akses dan layanan Arsip Statis Tertutup dari unit layanan arsip, pengguna

arsip menanyakan waktu ketersediaan arsip yang akan diakses; f. pengguna arsip mendatangi unit layanan arsip dengan membawa persyaratan yang asli, berupa:

1. surat izin akses arsip dari unit layanan arsip;
2. surat izin akses dari pencipta arsip (untuk arsip yang membutuhkan izin akses dari pencipta arsip); dan
3. kartu identitas diri, berupa KTP (Warga Negara INDONESIA) atau paspor (Warga Negara Asing) dan kartu mahasiswa untuk mahasiswa; g. pengguna arsip mengisi buku tamu pengunjung layanan arsip dan menyerahkan dokumen atau berkas persyaratan asli kepada petugas layanan arsip; h. petugas layanan arsip akan memeriksa kelengkapan dokumen atau berkas calon Pengguna Arsip; i. setelah petugas layanan arsip memeriksa dan menyatakan lengkap, pengguna arsip untuk mengisi formulir, peminjaman arsip, dan membuat surat pernyataan kesanggupan penggunaan Arsip Statis Tertutup; j. petugas layanan arsip akan memroses permintaan peminjaman arsip yang diminta oleh pengguna arsip; k. pengguna arsip menerima arsip yang diminta dari petugas layanan; l. untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan arsip dibaca pada ruang baca arsip dan dilarang untuk membawa atau meminjam maupun menggandakan arsip tersebut; m. untuk penyelidikan dan penyidikan berdasarkan permintaan pengadilan pengguna arsip dapat menggandakan arsip sesuai prosedur akses dan layanan keterbukaan Arsip Statis Tertutup di unit layanan dan penggunaan arsip paling lama 24 (dua puluh empat) jam;

n. setelah selesai pengguna arsip mengembalikan arsip kepada petugas layanan arsip; dan o. dalam hal fisik arsip tidak lengkap dan ada beberapa bagian arsip yang cacat atau hilang, pengguna arsip dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Prosedur Akses Pengguna Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Prasarana dan sarana pada ruang baca Arsip Statis Tertutup meliputi: a. pemisahan ruang baca Arsip Statis Tertutup dengan ruang baca arsip; b. kamera pengawas yang menjangkau seluruh ruang baca Arsip Statis Tertutup; c. antar meja baca Arsip Statis Tertutup diberi jarak 1 (satu) meter; dan d. sampul untuk Arsip Statis Tertutup diberi tanda khusus. (2) Pemberian tanda khusus sampul pada Arsip Statis Tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Mei 2016

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 6 Juni 2016

DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA